Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Bạn có thể thay đổi tần suất nhận thông báo qua email về các nhận xét trong Google Tài liệu, Bản vẽ, Trang tính hoặc Trang trình bày. Trong Google Tài liệu và Trang tính, bạn cũng có thể thay đổi chế độ cài đặt thông báo đối với nội dung chỉnh sửa. Bạn có thể chọn nhận thông báo qua email hoặc trên trình duyệt.

Quan trọng: Nội dung thay đổi trong chế độ cài đặt thông báo sẽ chỉ áp dụng cho tệp mà bạn đang sử dụng.

Quản lý thông báo về các nhận xét

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu, bản vẽ, bảng tính hoặc bản trình bày.
  2. Bạn có thể:
  3. Trong phần "Nhận xét", hãy chọn trường hợp bạn muốn nhận thông báo:
    • Tất cả nhận xét: Bạn sẽ được thông báo về tất cả nhận xét mới.
    • Nhận xét liên quan đến bạn: Bạn sẽ được thông báo về những lượt đề cập bằng @ và những chuỗi nhận xét liên quan đến bạn.
    • Không: Không bao giờ nhận email về nhận xét cho tệp đó.

Mẹo: Bạn cũng có thể thay đổi chế độ cài đặt thông báo ngay trong thông báo qua email. Khi bạn nhận được thông báo qua email về nhận xét, hãy nhấp vào phần Cài đặt thông báo trong email. Bên cạnh mục "Nhận xét" bạn có thể cập nhật lựa chọn ưu tiên của mình cho tệp đó.

Quản lý thông báo về nội dung chỉnh sửa 

Trên các tệp trong Google Tài liệu và Trang tính, bạn có thể thay đổi chế độ cài đặt để nhận thông báo khi người khác chỉnh sửa nội dung.

Trong Google Tài liệu

Bạn sẽ không được thông báo khi bạn chỉnh sửa tài liệu, nhưng sẽ nhận được thông báo khi có người thêm hoặc xoá nội dung.

  1. Mở Google Tài liệu trên máy tính.
  2. Bạn có thể:
  3. Trong mục "Chỉnh sửa" hãy chọn trường hợp bạn muốn nhận thông báo:
    • Nội dung đã thêm hoặc bị xoá: Bạn sẽ được thông báo bất cứ khi nào có người thêm hoặc xoá nội dung trong tệp đó.
    • Không: Không bao giờ nhận email về các nội dung chỉnh sửa trong tệp đó.

Lưu ý:

  • Bạn cũng có thể thay đổi chế độ cài đặt thông báo ngay trong thông báo qua email. Khi bạn nhận được thông báo qua email về nhận xét hoặc nội dung chỉnh sửa, hãy nhấp vào phần Cài đặt thông báo trong email. Bên cạnh mục "Chỉnh sửa", bạn có thể cập nhật lựa chọn ưu tiên cho tệp đó.
  • Nếu có quá nhiều nội dung chỉnh sửa hoặc tài liệu quá lớn, thì thông báo qua email có thể không cho thấy tất cả nội dung thay đổi. Để xem tất cả nội dung thay đổi, hãy mở tài liệu.

Trong Google Trang tính

Bạn chỉ có thể thiết lập thông báo cho chính mình. Bạn sẽ không nhận được thông báo khi thực hiện thay đổi trên bảng tính của mình, nhưng bạn sẽ nhận được thông báo khi người khác thay đổi.

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
  2. Ở phía trên cùng, nhấp vào Công cụ
    Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi
    Cài đặt thông báo
    Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi
     Chỉnh sửa thông báo.
  3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn "trường hợp" bạn muốn nhận thông báo. Thông báo cho bạn khi:
    • Mọi thay đổi được thực hiện: Đặt thông báo khi có người thực hiện thay đổi đối với bảng tính.
    • Người dùng gửi biểu mẫu: Đặt thông báo khi người điền vào biểu mẫu.
  4. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn "tần suất" bạn muốn nhận thông báo. Thông báo cho bạn bằng:
    • Email – thông báo hàng ngày: Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi.
    • Email – ngay lập tức: Gửi email về mọi nội dung thay đổi.
  5. Nhấp vào Lưu.

Xem người chỉnh sửa nội dung trong Google Trang tính

Bạn có thể xem ai thực hiện thay đổi đối với bảng tính, tùy thuộc vào cấp truy cập của bạn vào bảng tính.

  • Nếu bạn là người chỉnh sửa: Bạn có thể thấy tên người dùng của những người chỉnh sửa nội dung.
  • Nếu bạn là người xem: Bạn có thể thiết lập thông báo nhưng không thể thấy tên người dùng.

Nếu bạn muốn đặt quy tắc thông báo cụ thể hơn, ví dụ: khi ai đó sửa đổi một dải ô nhất định, hãy sử dụng Apps Script.

Bài viết liên quan

  • Sử dụng nhận xét và các mục hành động
  • Nhận thông báo khi có câu trả lời trong biểu mẫu
  • Thay đổi chế độ cài đặt thông báo cho Google Drive

Thông tin này có hữu ích không?

Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?

Switching to Sheets from Microsoft Excel

Tiếp theo: 7. Xuất bảng tính

6.1 Chia sẻ bảng tính

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel: 
Chia sẻ bảng tính

Trang tính: 
Chia sẻ với những người cụ thể hoặc chia sẻ bằng đường liên kết

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013
 

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

Chia sẻ với những người cụ thể

  1. Mở tệp (bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa) mà bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào Chia sẻ.
  3. Nhập địa chỉ email hoặc nhóm bạn muốn chia sẻ.
  4. Chọn loại quyền truy cập mà bạn muốn cấp cho mọi người: Có thể chỉnh sửa, Có thể nhận xét hoặc Có thể xem.
  5. Nhấp vào Gửi.


Chia sẻ bằng đường liên kết:

  1. Mở tệp và nhấp vào Chia sẻ.
  2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào tùy chọn Nhận đường liên kết có thể chia sẻ.
  3. Bên cạnh tùy chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống  và chọn cấp độ truy cập bạn muốn cấp cho mọi người.
  4. Sao chép và dán đường liên kết đó vào email hoặc bất kỳ nơi nào bạn muốn chia sẻ.

Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Chia sẻ tệp trên Google Drive.

6.2 Thêm nhận xét và phân công nhiệm vụ

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel:
Nhận xét

Trang tính:
Thêm nhận xét và phân công nhiệm vụ

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013
 

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

  1. Trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, hãy chọn văn bản bạn muốn nhận xét.
  2. Nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét .
  3. Nhập nhận xét của bạn vào hộp.
  4. (Tùy chọn) Để chuyển công việc hoặc nhận xét của bạn cho một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) rồi nhập địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được email có nhận xét của bạn và đường liên kết đến tệp.
  5. (Tùy chọn) Để chỉ định nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định cho.
  6. Nhấp vào mục Nhận xét hoặc Chỉ định.

6.3 Gửi email cho cộng tác viên

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel:
Gửi dưới dạng tệp đính kèm

Trang tính:
Gửi email cho cộng tác viên

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

Để nhận xét trong một cuộc trò chuyện quá dài, hãy gửi email cho cộng tác viên ngay từ Trang tính.

  1. Nhấp vào TệpGửi email cho cộng tác viên.
  2. (Không bắt buộc) Để xóa cộng tác viên khỏi email đó, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh tên của họ.
  3. Thêm tiêu đề và nội dung thư.
  4. (Không bắt buộc) Để gửi một bản sao của email đó cho chính bạn, hãy chọn hộp Gửi một bản sao.
  5. Nhấp vào Gửi.

6.4 Chuyển về phiên bản cũ hoặc đặt tên cho phiên bản

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Nếu sở hữu bảng tính hoặc có quyền chỉnh sửa đối với bảng tính, bạn có thể xem các phiên bản trước đây và khôi phục các phiên bản này.

Trang tính: Xem các phiên bản hoặc khôi phục một phiên bản:

  1. Chọn TệpLịch sử phiên bảnXem lịch sử phiên bản.
  2. (Tùy chọn) Để chỉ xem những phiên bản có tên trong danh sách, hãy nhấp vào mục Chỉ hiển thị các phiên bản có tên.
  3. Nhấp vào một dấu thời gian để xem một phiên bản trước đó của tệp.

    Bên dưới dấu thời gian, bạn sẽ thấy:

    • Tên của người đã chỉnh sửa tài liệu.
    • Màu bên cạnh tên của mỗi người. Nội dung chỉnh sửa họ thực hiện sẽ xuất hiện bằng màu đó.
  4. (Tùy chọn) Để làm cho phiên bản này hoạt động trở lại, hãy nhấp vào tùy chọn Khôi phục phiên bản này.


Đặt tên cho phiên bản:

6.5 Tạo bộ lọc và chế độ xem bộ lọc

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel:
Lọc dữ liệu

Trang tính:
Bộ lọc và chế độ xem bộ lọc

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013
 

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

Để lọc dữ liệu trong bảng tính, hãy tạo một bộ lọc. Nếu bạn muốn các bộ lọc không ảnh hưởng đến chế độ xem của bất kỳ ai khác, hãy tạo chế độ xem bộ lọc.

Cách tạo bộ lọc:

  1. Chọn một dải ô.
  2. Nhấp vào Dữ liệuTạo bộ lọc.
  3. Chuyển đến đầu dải ô rồi nhấp vào Bộ lọc
    Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi
     để xem các tùy chọn bộ lọc.

Cách tạo chế độ xem bộ lọc:

  1. Nhấp vào một ô có dữ liệu.
  2. Nhấp vào Dữ liệuChế độ xem bộ lọcTạo chế độ xem bộ lọc mới.
  3. Trong tiêu đề cột, hãy nhấp vào một danh sách rồi chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Hoặc, trong hộp tìm kiếm, hãy nhập văn bản để tìm kiếm dữ liệu bạn muốn lọc.
  4. Nhấp vào OK.
  5. Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho chế độ xem bộ lọc của bạn.
  6. Nhấp vào Dữ liệuChế độ xem bộ lọc để mở chế độ xem bộ lọc của bạn bất cứ lúc nào.

 Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn và phần Tạo, đặt tên và lưu chế độ xem bộ lọc. 

6.6 Bảo vệ nội dung

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel:
Bảo vệ trang tính hoặc bảng tính

Trang tính:
Trang tính và dải ô được bảo vệ

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013
 

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

Nếu có nội dung nhạy cảm trong bảng tính, bạn có thể hạn chế người có thể cập nhật.

  1. Mở trang tính và nhấp vào mục Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ.
  2. Nhấp vào mục +Thêm trang tính hoặc dải ô.
  3. Nhấp vào mục Dải ô để bảo vệ một dải ô chứa nội dung hoặc Trang tính để bảo vệ toàn bộ trang tính.
  4. Nhấp vào mục Thiết lập quyền và chọn hiển thị cảnh báo hay hạn chế người có thể chỉnh sửa nội dung.
  5. Nhấp vào Xong.

Để biết chi tiết, hãy xem phần Bảo vệ nội dung trong bảng tính.

6.7 Giới hạn quyền chia sẻ, tải xuống, in hoặc sao chép

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel:
Mã hóa bằng mật khẩu

Trang tính:
Tùy chọn giới hạn quyền chia sẻ

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2013
 

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Excel 2010

Nếu có nội dung nhạy cảm trong bảng tính, bạn có thể ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép nội dung đó.

  1. Ở đầu bảng tính, hãy nhấp vào Chia sẻ.
  2. Ở phía dưới cùng, hãy nhấp vào Nâng cao.
  3. Chọn hộp kiểm Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép đối với người nhận xét và người xem.
  4. Nhấp vào Xong.

6.8 Đặt ngày hết hạn chia sẻ

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Trang tính: Đặt thời hạn chia sẻ

Khi làm việc với những người bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như khách hàng hoặc đại lý, bạn nên hạn chế quyền truy cập của họ vào một số tệp nhất định khi hoàn thành dự án.

Đặt ngày hết hạn:

  1. Ở đầu bảng tính, hãy nhấp vào Chia sẻ.
  2. Hãy chia sẻ tệp nếu cần.
  3. Nhấp vào Nâng cao.
  4. Di chuột qua tên của một người rồi nhấp vào biểu tượng Đặt ngày hết hạn .
  5. Thay đổi ngày hết hạn truy cập.

    Lưu ý: Bạn không thể đặt ngày hết hạn cho ngày hiện tại. Nếu bạn cần hạn chế quyền truy cập ngay lập tức, hãy hủy chia sẻ tệp.

  6. Nhấp vào Lưu các thay đổiXong.

6.9 Xem ai đã xem bảng tính

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi

Trang tính: Xem ai đã xem bảng tính

Trong Trang tính, nếu có quyền chỉnh sửa đối với bảng tính, bạn có thể xem:

  • Bảng tính được chia sẻ với những ai
  • Ai đã xem bảng tính
  • Biểu đồ người xem theo thời gian

Để xem Trang tổng quan về hoạt động, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào mục Trang tổng quan về hoạt động

Báo cáo khi google sheet có sự thay đổi
.

Nếu không muốn lịch sử xem của mình xuất hiện trong Trang tổng quan về hoạt động, bạn có thể thay đổi chế độ cài đặt quyền riêng tư của mình.

Tiếp theo: 7. Xuất bảng tính

Thông tin này có hữu ích không?

Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?