3.1. Chọn văn bản
Sử dụng thanh công cụ Ribbon
Để lựa chọn văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon
bạn nhấp chọn Tab Home, tìm đến nhóm lệnh Editing. Nhấpchuột chọn Select.
Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bản.
Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tượng [hình ảnh, đốitượng shape] có trên văn bản.
Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung vănbản có định dạng giống như văn bản ở vị trí con trỏ hiện thời.
3.2. Sao chép, cắt, dán, xóa văn bản
Sao chép văn bản
Bước 1: Lựa chọn [bôi đen] nội dung văn bản cần sao chép
Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Nhấp phải chuột chọn Copy
Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhómClipboard chọn nút Copy.
Cắt văn bản
Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt [Cut].
Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Nhấp phải chuột chọn Cut
Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhómClipboard chọn biểu tượng Cut.
Dán văn bản
Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản.
Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Nhấp phải chuột trong mục Paste Options
+ Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lạiđịnh dạng như nguyên gốc.
+ Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn địnhdạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.
+ Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy địnhdạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.
Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhómClipboard.
+ Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định
+ Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lạiđịnh dạng như nguyên gốc.
+ Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn địnhdạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.
+ Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy địnhdạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.
Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhómClipboard.
3.3. Làm việc với đoạn văn bản
Paragraph là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter.Thông thường trong một văn bản ngoài việc bạn phải trình bàyFont chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiểu thì việc trình bàyParagraph sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên phong phú hơn,đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hơn với sự khoa họccủa văn bản.
Sử dụng thanh công cụ Ribbon
Trên thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnhParagraph trong Tab Home.
Để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn cầnnhấp trỏ chuột tới đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉdẫn sau đây:
Căn chữ cho đoạn văn bản:
Chúng ta sử dụng cách lệnhAlignment để căn chữ cho đoạn văn bản [ ].
+ : Căn chữ theo lề trái của văn bản.
+ : Căn giữa chữ cho đoạn văn bản, thường sử dụng cho cáctiêu đề.
+ : Căn chữ theo lề phải của văn bản
+ : Dàn đề chữ theo khổ giấy của văn bản, thường sử dụngho các đoạn nội dung của văn bản, với chức năng này văn bảncủa bạn sẽ được dàn đều không bị thò thụt ở lề trái hay lề phảicủa văn bản.
Dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh LineSpacing, bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trênthanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện. Chúng ta cóthể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn:
+ Add space Before Paragraph: Để thêm khoảng trắng phía trêncủa đoạn văn bản.
+ Remove Space After Paragraph: Để bớt khoảng trắng phía dướicủa đoạn văn bản.Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Line Spacing Options để tùychỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. Tuy nhiêncách này sẽ được chúng tôi hướng dẫn kỹ lưỡng hơn ở các phầntiếp theo.
Căn lề cho cả đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Indent đểcăn lề cho cả đoạn văn bản [ ].
+ : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang bên trái một bước Tab[Một lần nhấn phím Tab trên bàn phím].
+ : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang phải một bước Tab.
Sử dụng hộp thoại Paragraph
Để chỉnh sửa Paragraph cho đoạn văn bản ngoài cách sử dụngcác công cụ trên thanh Ribbon bạn còn có thể sử dụng hộp thoạiParagraph. Để bật hộp thoại này bạn nhấp chuột vào biểu tượngmũi tên phía dưới nhóm lệnh Paragraph trên thanh công cụRibbon.Hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Hộp thoại gồm hai Tab là Indent and spacing và Tab Line andpage breaks. ở đây chúng ta quan tâm đến Tab Indent andspacing.
Alignment: Căn chữ cho đoạn văn bản, nhận 4 giá trị là Left[căn trái], Right [căn phải], Center [căn giữa] và Justified [dànđều].
Outline: Dùng để chọn bậc cho đoạn văn bản phục vụ cho việctạo mục lục tự động.Những đoạn văn bản có Outline từ Level 1 đến Level 9 sẽ có thểlà nội dung của mục lục, các đoạn khác có Outline là Body Textsẽ chỉ là nội dung của văn bản.
Left: Giá trị trong ô này là vị trí về trái của văn bản
Right: Giá trị trong ô này là vị trí về phải của văn bản
Special: Thiết lập vị trí dòng đầu của đoạn văn bản, nhận 3 giátrị None [không thay đổi lề dòng đầu đoạn], Firstline [Lùi về bênphải so với nội dung văn bản], Hanging [Lùi về bên trái so vớinội dung văn bản].Sau khi chọn hai giá trị First line và Hanging bạn có thể thay đổikhoảng cách trong mục By.
Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn vănbản phí trên nó, thông thường chúng ta để giá trị là 6 pt.
After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn vănbạn phía dưới nó, thông thường chúng ta để giá trị là 6 pt.
Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản,thương chúng ta để giá trị Single.
+ Single: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là1 dòng.
+ 1.5 lines: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraphlà 1.5 dòng
+ Double: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là2 dòng.
+ At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõnhập số đo một cách chính xác vào mục At [đơn vị là point].
+ Exactly: Khoảng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mụcAt [đơn vị là point].
+ Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đax gõ nhập trongmục At [đơn vị là Lines].
Lưu ý: Nếu trong mục Line Spacing mà bạn chọn là Exactly vàgõ nhập số quá nhỏ trong mục At bạn sẽ thấy các dòng trongParagraph là rất nhỏ. Do đó nó sẽ làm các dòng chữ trongParagraph chạm hoặc đè chồng lên nhau và điều này sẽ khiến bạnkhông thể đọc được các dòng chữ trong Paragraph đó. Vậy nên
bạn không nên nhập số nhỏ hơn 1.
Sử dụng Menu nhanh
Một tiện ích được cải tiến đáng kể trong các phiên bản từ Office
2007 là sử dụng menu nhanh ngay trên nội dung văn bản. Trước
hết bạn bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh Paragraph, một menu
mờ mờ xuất hiện phía trên con trỏ chuột, bạn hãy mạnh dạn di
chuyển con trỏ chuột tới vùng đó. Một thanh công cụ sẽ sáng lên
cho bạn thao tác, đây chính là menu nhanh trong MicrosoftOffice 2013.
Đối với căn chỉnh Paragraph chúng ta quan tâm đến các công cụAlignment [ ] và Indent [ ], để thao tác bạn chỉ cầnnhấp chuột vào các biểu tượng này. Ý nghĩa của chúng tương tựnhư giải thích ở các phần trước.
3.4. Trình bày ký hiệu đầu đoạn
Để văn bản được trình bày rõ ràng các đề mục và phong phú sinh
động, bạn có thể trình bày văn bản theo kiểu liệt kê. Nghĩa là
trong văn bản sẽ có các gạch đầu dòng, hay các mục 1,2,3, hay
theo bảng chữ cái a, b, c Với Microsoft Ofice 2013 nó có thể
nhận các kiểu liệt kê như vậy nhờ vào khả năng nhận biết các ký
hiệu đứng đầu mỗi Paragraph. Bạn có thể lựa chọn kiểu liệt kê
bằng số thứ tự hay bằng các ký hiệu đặc biệt. Chương trình sẽ
cung cấp cho bạn các ký hiệu đặc biệt.
Sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon
Chúng ta quan tâm đến các công cụ trong nhóm Paragraph bao
gồm Bullets, Numbering, Multilevel list.
Bullets: Chọn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, gồm các bước sau
Bước 1: Chọn những đoạn văn bản cần thiết kế các ký hiệu đầuđoạn.
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Bullets trên thanh Ribbon, lưu ý nếubạn nhấp chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượngmặc định [sử dụng gần đây nhất] sẽ được chọn làm ký hiệu chođầu các đoạn văn bản. Trong trường hợp muốn thay đổi bạn nhấpchuột vào phần mũi tên bên phải của biểu tượng.
Recently Used Bullets: Biểu tượng sử dụng lần gần nhất và đượcchọn là biểu tượng mặc định.
Bullet Library: Danh sách các biểu tượng sẵn có
Document Bullets: Biểu tượng đang sử dụng trong đoạn văn bảnhiện tại.
Change list level: Thay đổi outsite level cho những đoạn văn bảnhiện thời và cùng với nó là thay đổi các biểu tượng đầu đoạn.
Define new bullet: Định nghĩa một Bullet mới, để thực hiện bạn nhấp chọn mục Define New Bullet trong hộp thoại đổxuống, hộp thoại Define New Bullet xuất hiện.
+ Nhấp chọn nút Symbol nếu muốn thay đổi các biểu tượng.Sau khi chọn xong biểu tượng mới nhấp Ok để hoàn tất.
+ Nhấp chọn nút Picture nếu muốn sử dụng các hình ảnh làm kýhiệu đầu dòng cho đoạn văn bản.
Chúng ta có thể chọn ảnh từ thư mục chứa file ảnh trong máytinh bằng cách chọn From a file, hoặc có thể chọn ảnh mẫu tìmkiếm từ thư viện ảnh của Office bằng cách chọn Office.com ClipArt, hay có thể tìm trên mạng internet bằng cách chọn BingImage Search.
Font: Ngoài việc thay đổi các hình ảnh đại diện bạn còn có thểthay đổi cả Font chữ và khoảng cách giữa ký hiệu đầu đoạn vànội dung đoạn văn bản, bằng cách nhấp chọn nút Font.Sau khi khi thay đổi phù hợp bạn nhấp Ok để hoàn tất. Tiếp tụcnhấp ok ở cửa sổ Define New Bullet.
Như vậy là chúng ta đã có một Bullet mới trong danh sách
Numbering: Khác __________với Bullet sử dụng các hình ảnh, biểu tượng
làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, Numbering sử dụng các ký tự liên
tiếp như 1,2,3, hay I,II,III, hay a, b, c, Để sử dụng công cụ
này bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn những đoạn văn bản cần tạo ký hiệu đầu đoạn
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Numbering trên thanh Ribbon, lưu ý
nếu bạn nhấp chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu
tượng mặc định [sử dụng gần đây nhất] sẽ được chọn làm ký hiệu
cho đầu các đoạn văn bản.
+ Trong trường hợp muốn thay đổi bạn nhấp chuột vào phần mũi
tên bên phải của biểu tượng.
+ Trong mục Numbering Library bạn có thể chọn một kiểu bất kỳđể sử dụng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, nếu muốn hủy bỏ bạnchọn mục None.
+ Nếu chưa hài lòng với những mẫu sẵn có bạn cũng có thể tự
thiết kế các mẫu riêng cho mình bằng cách nhấp chọn mụcDefine New Number Format
Trong mục Number style bạn chọn một kiểu nhất định hoặc tựđịnh nghĩa một kiểu ở mục Number Format. Chương trình sẽ
hiển thị kết quả ở mục Preview để bạn có thể xem trước.Giả sử chúng ta muốn đánh đầu mục dạng 1.1, 1.2, 1.3, bạn sẽ
phải sửa lại giá trị trong phần Number Format như sau:Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Như vậy một kiểu mới sẽ xuấthiện trong danh sách.
Lưu ý: Bạn cũng có thể thiết lập giá trị bắt đầu cho danh sách liệtkê bằng cách nhấp chọn mục Set Numbering Value Một hộpthoại sẽ xuất hiện.
Bạn thay đổi giá trị bắt đầu cho danh sách trong mục Set value to,như hình trên danh sách sẽ bắt đầu từ 1.3.
Muntilevel List: Xét trong một quyển sách chúng ta thấy bốcục có thể có như sau:
Chương 1:
Bài 1:
a.
b.
c.
Bài 2:
Chương 2:
Bài 1:
a.
b.
c.
Bài 2:
Với bố cục như vậy thì các Chương trong Word quy định là cùngmột Level và là Level cao nhất, tiếp theo là Bài rồi đến các Mụcnhỏ. Để thuận tiện cho người soạn thảo không phải nhớ xemmình đã viết đến bài hay mục nhỏ nào Microsoft Word 2013cung cấp công cụ Muntilevel List, giúp bạn tự động đánh các đề
mục này. Để thực hiện bạn làm như sau:
Giả sử chúng ta cần trình bày một nội dung văn bản như sau:
Bước 1: Soạn văn bản thô như hình dưới đây:
Bước 2: Bôi đen tiêu đề I và II như hình dưới đây:
Để thực hiện bạn di chuyển con trỏ chuột sang bên trái của dòngchữ Sách tin học cho tới khi con trỏ chuột đổi thành hình mũitên rồi nhấp chọn, toàn bộ nội dung của dòng này sẽ được bôiđen với dòng tiếp theo bạn giữa phím Ctrl là làm tương tự.
Bước 3: Nhấp chuột vào hình mũi tên trỏ xuống trong biểu tượngMultilevel List trên thanh công cụ Ribbon, danh sách xuất hiệnbạn nhấp chọn mục phóng to trong hình ảnh dưới đây:
Bước 4: Tương tự như phần I, II bạn chọn các mục chi tiết.
Làm tương tự như bước 3.Kết quả có vẻ không như mong đợi nhưng bạn đừng lo lắng vìđây là các mục thuộc bậc 2 vì vậy bạn cần phải chọn lại bậc cho
chúng, bằng cách nhấp chọn lại biểu tượng Multilevel List. Trongdanh sách đổ xuống bạn di chuyển tới mục Change list level rồichọn mục A. heading 2 ở menu nhanh bên phải.
Bước 5: Bạn căn lề cho phần nội dung như đã hướng dẫn ở phầntrước chúng ta sẽ được một trang văn bản trình bày hoàn chỉnh vàtốn ít công sức.
3.5. Tùy biến font chữ
Trước hết bạn chọn đoạn văn bản cần tùy biến Font chữ và sử
dụng một trong các công cụ sau đây:
Sử dụng thanh công cụ Ribbon
Để hiệu chỉnh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng taquan tâm đến nhóm lệnh Font.
Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản đượcchọn.
Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản đượcchọn
Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị
Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị
Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữthường
Giả sử chúng ta có đoạn văn bản thô như sau:
+ Sentence case: Giữ nguyên như văn bản thô đã soạn thảo
+ Lowercase: Chuyển toàn bộ thành chữ thường
+ Upper case: Chuyển toàn bộ nội dung thành chữ viết hoa
+ Capitalize Each Word: Viết hoa các chữ cái đầu của từ và viếtthường các chữ còn lại.
+ Toggle Case: Viết thường các chữ cái đầu của từ và viết hoacác chữ còn lại.
Clear Forrmatting: Xóa toàn bộ định dạng Font chữ chođoạn văn bản được chọn
Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng
Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chânbạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồichọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập.Nếu như chưa vừa ý với danh sách kiểu gạch chân hiện tại bạn cóthể nhấp chọn mục Mỏe Underlines [chi tiết hộp thoại này sẽđược hướng dẫn trong các phần sau]. Ngoài ra nếu không vừa ývới mầu đen bạn cũng có thể chọn các mầu khác bằng cách dichuyển chuột tới mục Underline color và chọn mầu tương ứng ởhộp mầu bên phải.
StrikeThrought: Chữ gạch ngang
SubScript: Đánh chỉ số dưới cho chữ [ví dụ X2]
SuperScript: Đánh chỉ số trên cho chữ [Ví dụ X2]
Text Effect: Chữ ứng dụng, để thiết lập chữ ứng dụng bạnnhấp chọn biểu tượng này trong nhóm lệnh Font.
Danh sách đổ xuống bạn chọn tới kiểu chữ ứng dụng cần thiếtlập. Ngoài ra nếu chưa vừa ý bạn có thể thay đổi các tham số nhưbóng đổ, đường viền, ở các mục bến dưới.
Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếunhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đanghiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Đểthay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này,hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trongbản màu.
Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color.
Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấpchọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạnvăn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cáchnhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượngnày.
Sử dụng hộp thoại Font
Để tùy biến Font chữ bằng cách sử dụng hộp thoại Font bạn nhấpchọn biểu tượng Font phía dưới nhóm lệnh Font.
Trong hộp thoại này chúng ta quan tâm đến Tab Font
Font: Danh sách Font chữ hệ thống, bạn có thể chọn một loạiFont chữ bất kỳ trong danh sách này.
Font style: Kiểu chữ, trong danh sách có 4 giá trị:
+ Regular: Bình thường
+ Italic: Chữ nghiêng
+ Bold: Chữ đậm
+ Bold Italic: Chữ đậm nghiêng.
Sử dụng Menu nhanh
Như đã nói ở các phần trước từ phiên bản 2007 Microsoft Wordđã bổ xung một tính năng khá tiện lợi là trang bị thêm menunhanh ngay trên màn hình soạn thảo. Bạn cũng có thể sử dụngmenu này để hiệu chỉnh Font chữ cho văn bản. Các bước thựchiện như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hiệu chỉnh Font chữ
Bước 2: Di chuyển lên menu nhanh phía trên
Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản đượcchọn.
Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản đượcchọn
Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị
Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị
Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng
Underline: Chữ gạch chân
Alignment: Căn lề văn bản, để thay đổi các dạng Alignment bạn nhấp chọn liên tục biểu tượng này.
Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếunhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đanghiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Đểthay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này,hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trongbản màu.
Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color.
Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấpchọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạnvăn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cáchnhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượngnày.