Bảng tính rất tuyệt, chúng là cách xử lý dữ liệu yêu thích của tôi - NHƯNG có những nhược điểm;
Tôi tin rằng mục đích chính của việc chuẩn bị bất kỳ báo cáo nào là để thúc đẩy quá trình ra quyết định đúng đắn;
Có hai loại lỗi cơ bản, cả hai đều là kẻ thù của Bảng tính chính xác
* MỘT. Lỗi định lượng – tạo ra sự cố ngay lập tức trong báo cáo của bạn, một số loại kết quả hoặc thông tin không chính xác
*B. Lỗi định tính – tạo ra sự nhầm lẫn cho người dùng và các vấn đề đang diễn ra, chẳng hạn như nhập đúng dữ liệu vào sai vị trí
Cả hai vấn đề này đều làm giảm độ tin cậy của kết quả cuối cùng và gây ra các báo cáo không đáng tin cậy – và tất cả chúng ta đều biết một báo cáo không đáng tin cậy cũng như vô dụng
A. lỗi định lượng
Có ba cách để tạo lỗi trong các giá trị được báo cáo trên bảng tính
- Lỗi chính tả đơn giản – mắc lỗi cơ học như nhập sai số hoặc chỉ vào ô sai
- Sai lầm trong suy luận – tạo ra một công thức không phù hợp do lỗi logic [thường là do hiểu sai các yêu cầu]
- Bỏ qua một số thứ – bao gồm khoảng trống dữ liệu và sơ suất công thức
Những sai lầm này là do lỗi đơn giản của con người, không nhất thiết là thứ có thể dễ dàng tái tạo – và do đó rất khó tránh hoàn toàn. Tuy nhiên, nhận thức được mức độ dễ mắc phải những sai lầm này là một khởi đầu tốt và các bảng tính được thiết kế thực sự tốt sẽ giúp giảm tỷ lệ mắc các lỗi này trong một chặng đường dài.
B. lỗi định tính
Một bảng tính có Lỗi chất lượng rất khó hoặc thậm chí không thể đọc, chỉnh sửa, cập nhật và duy trì – điều đó có nghĩa là rất khó để xử lý đúng. Lỗi chất lượng trong bảng tính bao gồm các hướng dẫn không chính xác và thường là các lỗi ổ đĩa này khi thực hiện các tác vụ thay đổi cơ bản như bảo trì và cập nhật dữ liệu
Sổ làm việc thường lớn và phức tạp, đồng thời quá trình phát triển và cập nhật thường liên quan đến nhiều người – vì vậy, bạn cũng cần nhớ thiết kế trang tính của mình cho mọi người sử dụng, không chỉ riêng bạn. Tôi thường đến gặp khách hàng và nhân viên kế toán đã tạo ra một bộ công cụ mà không ai khác có thể sử dụng hoặc hiểu cách vận hành. Mặc dù không thể thiếu sẽ tạo ra cảm giác an toàn, nhưng nếu nó cũng mang lại rủi ro thì sẽ không có báo cáo, khi ai đó bị ốm hoặc đi nghỉ – điều này tốt nhất nên tránh
Một lần nữa, việc thiết kế bảng tính của bạn theo cách thân thiện với người dùng đối với nhiều cấp độ kỹ năng excel khác nhau cũng là một chặng đường dài để giảm thiểu các lỗi này
9 cách để tạo bảng tính chính xác
Để cho ngắn gọn, tôi chưa bao gồm bất kỳ ảnh chụp màn hình nào hoặc quá nhiều ví dụ – hãy kiểm tra phần ghi nhận ở cuối bài đăng nếu bạn muốn biết thêm chi tiết. Tôi đang sử dụng “trang tính” để chỉ các tab/bảng tính bổ sung/riêng biệt, mỗi tab có một tập hợp con công việc, trong tệp bảng tính – chúng thường được gắn nhãn “Trang tính 1”, “Trang tính 2”, v.v. trong Excel
1. Sử dụng tên dãy
Giả sử một giá trị trong báo cáo được gắn nhãn Tổng Doanh thu, Khu vực Miền Tây. Và giả sử công thức cho kết quả này là. =SUM[$M$5. $M$34] Làm cách nào bạn có thể biết liệu công thức đó có trỏ đến đúng dữ liệu hay không?
Thay vào đó, giả sử công thức là. =SUM[Dịch vụ bán hàng]. Nếu bạn gán các tên dễ hiểu cho các phạm vi chính trong bảng tính của mình, sau đó sử dụng các tên đó trong công thức, thì các công thức của bạn sẽ dễ hiểu hơn nhiều. Và các lỗi trong công thức của bạn sẽ rõ ràng hơn nhiều
MẸO NHANH
Tạo một trang tính duy nhất cho đầu vào sẽ cho phép bạn cập nhật sổ làm việc của mình mà không phải thay đổi tất cả các công thức – đừng quên xác định tên dải ô của bạn lớn hơn yêu cầu để số lượng đầu vào có thể thay đổi mà không cần xác định lại dải ô tên
2. Xem tiêu đề của bạn
Tránh chỉ sử dụng các số trong ô tiêu đề, cũng bao gồm các ký tự alpha trong nhãn tiêu đề. Bạn có thể nghĩ rằng chúng vô hại, nhưng chúng có thể tạo ra các lỗi rất dễ bỏ sót. Chẳng hạn, trong một trang tính đơn giản với 2012, 2013, 2014, 2015 được sử dụng làm tiêu đề, Autosum sẽ vui vẻ đưa Tiêu đề của bạn làm một trong những số được thêm vào khi cộng tổng thông tin bên dưới các tiêu đề – Đó là một sai lầm mà bạn có thể không . Giải pháp rất đơn giản. Luôn bao gồm các ký tự alpha trong nhãn tiêu đề. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tiêu đề Năm tài chính 2013 hoặc Năm tài chính 2014 hoặc thậm chí chỉ Năm 2015
Cho 3. 4. 5. và 6. bạn sẽ cần tải xuống danh sách kiểm tra – hoặc liên hệ và tôi sẽ gửi cho bạn
NẾU BẠN LÀ SINH VIÊN. Vui lòng KHÔNG đăng ký vì cuối cùng bạn sẽ đăng ký nhận bản tin của tôi
Tôi nhận được hơn 3000 lượt truy cập mỗi năm trên bài đăng này từ các sinh viên, vì vậy tôi đang đưa ra các yêu cầu cụ thể để vẫn giúp ích cho bạn nhưng cũng bảo vệ doanh nghiệp của tôi. Thanks
7. Lưu phiên bản
Lưu các phiên bản mới khi bạn tiến hành, ghi lại những thay đổi lớn trên Bảng/Tab lịch sử với ngày và chi tiết của các lần lặp lại. Tôi biết rằng googlesheets hiện làm điều này [đại loại là như vậy] nhưng thành thật mà nói, tôi vẫn thấy tốt hơn là có các tệp đã lưu để tôi có thể mở và so sánh nếu cần…. [đảm bảo rằng bạn lưu trữ chúng khi hoàn tất để các tệp bổ sung không gây nhầm lẫn cho ai đó sau này…]
Để trống trường này nếu bạn là người.
8. Kiểm tra công việc của bạn [đây là hai bước]
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thật ngạc nhiên là tôi thường xuyên thấy một tờ giấy mà người soạn nó chưa hề xem qua
Ý tôi không phải là xem qua từng dòng công việc của bạn một cách nhàm chán… hai cách tiếp cận này sẽ giúp ích tổng thể
- Thực hiện Kiểm tra “Tính hợp lý” – Thêm toàn bộ trang tính/tab để kiểm tra Lỗi – ví dụ: tất cả các bảng có cộng lại thành một thứ giống nhau từ trên xuống dưới không?
- Kiểm tra kết quả của bạn với một sự thật cuối cùng – Nói chung, dữ liệu trong bảng tính của bạn đến từ một hoặc hai nguồn – luôn theo dõi bảng tính để xem liệu nó có khác với những “sự thật” ban đầu này không
e. g. nếu doanh số bán hàng giảm thì rất có thể doanh thu cũng sẽ có xu hướng giảm, nếu doanh thu tăng mạnh thì hãy đến bộ phận bán hàng và khám phá bất kỳ câu chuyện ngược nào [vâng, bạn có thể phải thực sự nói chuyện với ai đó bên ngoài tài khoản]. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo các báo cáo của mình phản ánh chính xác những gì đang diễn ra trong lĩnh vực này
Mọi bảng tính có nên SIÊU chính xác không?
Mặc dù độ chính xác là rất quan trọng để báo cáo tốt, nhưng đôi khi độ chính xác không phải là tất cả…
Tìm hiểu khi kém chính xác có thể là một lợi ích
Cuối cùng, khi bạn nghĩ rằng trang tính của mình đã hoàn thành; . Đây là hy vọng rằng bạn đã tìm thấy tất cả, nhưng có lẽ bạn đã không tìm thấy