Quản lý dự án là một kỹ năng không thể tranh cãi quan trọng đối với bất kỳ nhà tiếp thị kỹ thuật số, nhưng đó là một trong đó là thường bị bỏ qua - ở giữa một loạt các luôn thay đổi thời hạn và phân phôi, nhiều nhà tiếp thị có thể quên đi những hành động đơn giản tham gia một trở lại bước lên kế hoạch ra yêu cầu của họ và các bước tiếp theo. Ở dạng đơn giản nhất, quản lý dự án là về sự hợp tác, sự khéo léo, và cách sử dụng một tập hợp các năng lực tổ chức cốt lõi để thực hiện một cách hiệu quả và hiệu quả càng tốt.
Quản lý dự án có lợi cho tất cả các bên liên quan chủ chốt [và ngày càng trở nên quan trọng hơn có], từ các nhà quản lý, các nhà tiếp thị, các nhà thiết kế, cho các khách hàng. Khối lượng của các công cụ quản lý dự án cung cấp cho các nhà tiếp thị là minh chứng cho sự cần thiết của nó, và sẽ giúp bạn thực hiện và quản lý một quá trình đó sẽ đơn giản hóa nghiêm túc nỗ lực tiếp thị của bạn.
Nếu bạn mới sử dụng phần mềm quản lý dự án, chúng tôi đã liệt kê một số mục đích đơn giản nhất của nó dưới đây:
1. Tạo danh sách kiểm tra cá nhân để quản lý khối lượng công việc của bạn
Trello là một công cụ quản lý dự án rất phù hợp để quản lý các nhiệm vụ cá nhân, mà phục vụ như là giới thiệu hoàn hảo về quản lý dự án như một phần của chức năng tiếp thị.
Là một công cụ, Trello bổ sung hoàn hảo những gì được gọi là phương pháp "Kanban", có từ những năm 1940. Toyota bắt đầu triển khai một hệ thống trên sàn nhà máy của mình, với mục tiêu sắp xếp các mức tồn kho với việc tiêu thụ nguyên liệu thực tế để ngăn chặn chất thải. Giao tiếp thời gian thực được yêu cầu để chuyển tiếp công suất, vì vậy công nhân sẽ vượt qua một thẻ, hoặc "Kanban" giữa công nhân, nhà kho và nhà cung cấp để cho biết vật liệu nào là cần thiết và bao nhiêu và chỉ when it was needed.
Với Trello, bạn có thể tạo thẻ của riêng mình hoặc Kanbans trên bảng của riêng bạn. Một bảng Kanban cơ bản có một quá trình ba bước: "để làm", "đang tiến hành" và "đã hoàn thành". Bạn có thể sử dụng quy trình làm việc đơn giản này để giúp bạn hình dung khối lượng công việc bạn phải làm và tối ưu hóa hiệu suất của mình cho phù hợp.
Nếu bạn có thể trở nên lão luyện trong việc tổ chức và cấu trúc trách nhiệm cá nhân của mình trong một ngày làm việc, những kỹ năng này sẽ có thể mở rộng và bạn có thể áp dụng chúng cho một kịch bản chiến dịch tiếp thị rộng lớn hơn.
2. Ưu tiên các nhiệm vụ
Ưu tiên khối lượng công việc của bạn liên quan đến việc xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn nên tập trung vào và giúp một cảm giác cấp bách đối với các nhiệm vụ chiến dịch của bạn sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn và hoàn thành nhiều hơn nữa. Nói tóm lại, nếu bạn dành thời gian để ưu tiên các tác vụ trong phần mềm quản lý dự án của mình, bạn sẽ có thể nâng cao năng suất của mình.
Sử dụng cấu trúc ưu tiên đơn giản để phác thảo các ưu tiên chính của bạn. Bạn có thể phân định chúng trong công cụ quản lý dự án của mình một cách thích hợp, theo thứ tự thời gian hoặc bằng cách đánh dấu chúng a, b hoặc c:
A - Ưu tiên khẩn cấp: Việc hoàn thành các mặt hàng này càng sớm càng tốt là rất quan trọng đối với chiến dịch của bạn. Nếu bạn không hoàn thành chúng, điều này sẽ dẫn đến sự thất bại của chiến dịch của bạn.
B - Ưu tiên quan trọng: Theo tên của chúng, các mục này rất quan trọng và không hoàn thành chúng sẽ có những hậu quả tiêu cực nghiêm trọng cho chiến dịch của bạn. Tuy nhiên, chúng ít cần thiết hơn hoặc nhạy cảm với thời gian so với những người được đánh dấu "A".
c - Ưu tiên tùy chọn: Các mục này không có nghĩa là cần thiết và có thể được xem nhiều hơn là thêm tiền thưởng, I.E. Nhiều tùy chọn sáng tạo mà bạn có thể chọn. Việc không hoàn thành sẽ không có tác động đáng kể đến việc thực hiện chiến dịch của bạn.
3. Thêm ngày giao hàng
Tính kịp thời mà bạn thực hiện và khởi chạy một chiến dịch tiếp thị có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại, đặc biệt nếu hoạt động tiếp thị kỹ thuật số của bạn bị ảnh hưởng bởi thời vụ. Khi lập kế hoạch và quản lý một dự án, sau khi bạn đã chỉ định các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, điều quan trọng là đánh dấu ngày quan trọng chống lại họ.
Cài đặt thời hạn nghiêm ngặt trở nên quan trọng hơn vô hạn, một chiến dịch phức tạp và nhiều mặt nhiều hơn, và các bên liên quan nhiều hơn được tham gia. Bí quyết là cẳng tay, vì vậy nếu bạn có thể thấy những nhiệm vụ và hoạt động nào sắp xảy ra, bạn sẽ có thể lập kế hoạch cho các mốc quan trọng này cho phù hợp.
Bạn có thể đặt ngày giao hàng cho nhân viên nội bộ và các bên liên quan bên ngoài, ví dụ, nếu bạn đang làm việc với một cơ quan. Điều đặc biệt quan trọng là truyền đạt các thời hạn này nếu họ có tác dụng gõ cửa và có khả năng ảnh hưởng đến sự khởi đầu của các hoạt động khác trong chiến dịch của bạn.
Bạn có thể tạo ngày giao hàng thực tế bằng cách dành thời gian trong quá trình lập kế hoạch chiến dịch để suy nghĩ về những gì cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong chiến dịch của bạn. Những nguồn tài nguyên nào bạn cần? Những bên liên quan nào có liên quan? Luôn luôn nhớ kết hợp một bộ đệm trong thời hạn của bạn để đảm bảo bạn sẽ gặp nó.
Sử dụng một công cụ quản lý dự án như Asana cho phép bạn dễ dàng thêm ngày giao hàng cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn thông báo qua email khi các tác vụ này đã được các cá nhân hoàn thành mà các cá nhân mà họ được chỉ định, và khi họ quá hạn.
4. Theo dõi ngân sách của bạn
Điều quan trọng là phải theo dõi những gì bạn dành và cách bạn tiêu nó. Ngân sách là không thể thiếu đối với hiệu quả đang diễn ra trong chiến dịch của bạn, đặc biệt nếu tiền của bạn bị hạn chế. Trong tiếp thị kỹ thuật số, chi phí rất dễ dao động, đặc biệt là nếu bạn kết hợp quảng cáo phải trả tiền vào chiến dịch của mình. Các chiến dịch tìm kiếm và tìm kiếm phải trả tiền luôn được tính trên cơ sở mỗi lần nhấp hoặc mỗi lần hiển thị và đo lường hiệu suất và theo dõi chi tiêu khi bạn đi sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các mô hình này.
Một lợi thế đáng kể trong việc duy trì nhất quán ngân sách của bạn là nó giúp bạn tránh sốc chi phí không lường trước được thường có thể cản trở hoặc làm hỏng một chiến dịch hoàn toàn. Đó cũng là một yếu tố cần được tính đến khi đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ khác nhau. Theo dõi ngân sách của bạn sẽ giúp bạn duy trì kỷ luật và tổ chức, một thái độ thiết yếu khi bạn đang tiến hành và quản lý một chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số liên quan.
Dự án Genius là một công cụ quản lý ngân sách và quản lý dự án so sánh các khoản chi tiêu theo kế hoạch so với thực tế so với công việc ước tính để hoàn thành để bạn có thể làm nổi bật và duy trì sự trôi dạt ngân sách. Bảng điều khiển chi tiết, có thể tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi mọi yếu tố của ngân sách và nó cũng tự động tính toán chi phí thực tế và ước tính lại.
5. Theo dõi tiến trình của bạn
Phần mềm quản lý dự án làm cho nó cực kỳ dễ dàng để bạn theo dõi và theo dõi tiến trình chiến dịch của bạn. Bằng cách phá vỡ chiến dịch của bạn thành các nhiệm vụ riêng lẻ và chỉ định chúng ngày giao hàng, bạn có thể dễ dàng đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mình, khu vực nào trong chiến dịch đang chạy liền mạch và nơi tạo ra các tắc nghẽn đang được tạo ra. Ngày giao hàng đặc biệt quan trọng vì họ giúp bạn tạo đường cơ sở cho chiến dịch của mình có thể so sánh với tiến trình của các nhiệm vụ của bạn.
Bạn có thể đạt được các cập nhật trạng thái thủ công, bằng cách liên hệ với người tham gia dự án hoặc bạn có thể tận dụng chức năng trong công cụ quản lý dự án của mình. Các công cụ như Basecamp giúp bạn tránh cách tiếp cận có khả năng phân mảnh của email, văn bản và các cuộc họp có lợi cho một trung tâm truyền thông tập trung. Thậm chí còn có một tab tiến trình đặc biệt cung cấp cho bạn một dòng thời gian rõ ràng, hữu hình cho phép bạn xem những gì đang xảy ra trong dự án của bạn.
Để hỗ trợ tab tiến trình này, có khả năng đăng các tin nhắn mà mọi người khác sử dụng công cụ có thể nhìn thấy và phản hồi. Điều này hữu ích, không chỉ để cung cấp các cập nhật trạng thái mà cung cấp phản hồi và thảo luận về sự liên quan của các nhiệm vụ nhất định liên quan đến các mục tiêu chiến dịch bao quát. Nếu bạn đã thêm các bên liên quan bên ngoài vào công cụ, bạn có thể chọn ẩn các tin nhắn nhất định từ chúng, chỉ hiển thị chúng cho các thành viên trong nhóm nội bộ của bạn. Ngoài ra còn có khả năng đính kèm các tập tin theo yêu cầu.
Các quy tắc và công cụ chính của bạn để quản lý dự án hiệu quả như một chuyên gia tiếp thị kỹ thuật số là gì? Chúng tôi muốn nghe những lời khuyên và hiểu biết của bạn trong phần bình luận bên dưới!