Hầu hết người dùng sử dụng Excel đều biết và thường xuyên dùng chức năng sắp xếp [Sort] theo thứ tự theo chiều dọc từ trên xuống cho một bảng tính. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng cần sắp xếp thứ tự dữ liệu theo chiều ngang từ trái sang phải. Hãy cùng UniTrain xem Excel hỗ trợ người dùng thực hiện các bước nào sau đây:
Sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu.
Bước 2: Chọn [Ribbon] Data -> Group Sort & Filter – > A-Z [or Z-A]
Ngoài ra, nếu bạn muốn sắp xếp nâng cao hơn, có thể chọn [Ribbon] Data -> Group Sort & Filter – > Sort
Trong cửa sổ Sort được mở ra, chúng ta có thể chèn thêm cột muốn sắp xếp, thay đổi thứ tự, thay đổi kiểu sắp xếp, thay đổi thứ tự các điều kiện.
Sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải
Trong bảng dữ liệu sau, các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tháng từ Jan tới Jun.
Do đó, để sắp xếp lại các dữ liệu này theo đúng thứ tự, bạn sử dụng 2 tính năng của chức năng Sort trong Excel như sau:
- Sắp xếp từ trái sang phải.
- Sắp xếp theo Custom List
Để sử dụng 2 tính năng này, chúng ta làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp
Bước 2: Chọn [Ribbon] Data -> Group Sort & Filter -> Sort
Bước 3: Trong hộp thoại Sort, chúng ta chọn nút Options. Trong cửa số Sort Options, chúng ta chọn Sort Left to right -> OK
Bước 4: chúng ta chọn Dòng mà chúng ta muốn sắp xếp. Để sắp xếp theo Custom List, trong Order, chúng ta chọn Custom Lists…
Bước 5: Trong cửa sổ Custom Lists, chúng ta chọn danh sách là Jan, Feb, Mar,…
Sau đó, chọn OK để có kết quả sort từ trái sang phải theo thứ tự tháng.
Lưu ý
Tính năng sắp xếp từ trái sang phải không sử dụng được nếu chúng ta định dạng dữ liệu dưới dạng Excel Table.
Khi sắp xếp theo chiều dọc như bình thường, chúng ta vẫn có thể sử dụng tính năng Custom Lists.
Khi sắp xếp từ trái sang phải, chúng ta sẽ không thể chọn “My data has headers”
Xem thêm
Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu
Khóa học Dashboard Reporting
Khóa học Tổ chức và Quản lý dữ liệu báo cáo trong Excel
Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này Học Excel Online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua hướng dẫn sort trong excel – sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện.
Đề bài
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.
[Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu]
Cách thực hiện sort trong excel:
Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel
Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort
Bước 2: Tìm hiểu nội dung trong bảng sort trong excel
Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng, được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn
Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự từ trên xuống dưới
Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp [với bảng dữ liệu có chứa tiêu đề]
Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần [Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu]
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.
Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.
Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài
Add Level: thêm 2 level cho mục Tên hàng và Màu
Sắp xếp thứ tự: Dựa vào yêu cầu sắp xếp để chọn thứ tự, ở đây thứ tự ưu tiên là Nhà cung cấp > Tên hàng > Màu
Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z nên ta có kết quả như sau:
Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể thấy dữ liệu trông thật gọn gàng và dễ nhìn hơn đúng không nào?
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm
Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online