BƯỚC 1️⃣: PHÂN TÍCH NHIỆM VỤ VÀ THIẾT LẬP THANG ĐÁNH GIÁ
Khởi đầu của kỹ năng phân tích là bạn hãy làm một bản liệt kê. Danh sách này gồm toàn bộ nhiệm vụ cụ thể trong một ngày làm việc của bạn. Mục đích của phân tích là chia nhỏ nhiệm vụ để dễ quản lý hơn.
Tiếp theo, hãy áp dụng công cụ mang tên ma trận Eisenhower. Ma trận này giúp bạn nhận biết rõ ràng về mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Bạn cần đặt từng nhiệm vụ vào 4 ô tương ứng với 4 cấp độ gồm: [1] quan trọng và khẩn cấp; [2] quan trọng và không khẩn cấp; [3] không quan trọng và khẩn cấp; [4] không quan trọng và không khẩn cấp.
Hãy ưu tiên chọn cấp độ [1] quan trọng và khẩn cấp trước để tăng tốc thời gian hoàn thành. Sau khi làm tốt nhiệm vụ thuộc cấp độ [1], bạn hãy làm tiếp công việc theo thứ tự cấp độ [3], [2], [4].
Điều cần ghi nhớ tại bước này là “thiết lập thang đo lường” để bạn tự đánh giá tốc độ thực hiện ở thời điểm hiện tại. Hãy áp dụng thang đo màu sắc đèn giao thông: Màu xanh - tốt, Màu vàng - cần cải thiện thêm, Màu đỏ - cải thiện ngay.
BƯỚC 2️⃣: ĐO LƯỜNG THỜI GIAN THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ
Ở bước này, hãy áp dụng tư duy “vẫn có thể tốt hơn nữa”. Tư duy này là đòn bẩy giúp bạn luôn có động lực để duy trì và cải tiến liên tục. Cụ thể bạn cần làm 2 điều:
a. Đo lường thời gian thực hiện thực tế của từng nhiệm vụ, sau đó tiến hành đánh giá theo bảng màu sắc xanh, vàng, đỏ ở trên. Hãy nhớ là bạn đang tự đánh giá nên cần trung thực với bản thân và đặt sự cải tiến tốc độ làm mục tiêu hàng đầu.
b. Với các nhiệm vụ màu vàng và màu đỏ, hãy khoanh vùng, tập trung sự chú ý và tìm cách tăng tốc. Hãy ưu tiên màu đỏ trước.
BƯỚC 3️⃣: HỌC KỸ NĂNG MỚI ĐỂ RÚT NGẮN THỜI GIAN
Không thể có một kết quả mới với cách làm cũ. Vì thế, hãy tư duy và tìm ra các cách làm mới, khác lúc trước để tăng năng suất. Câu hỏi là bạn sẽ tìm như thế nào?
Điều đầu tiên là nhìn nhận nhiệm vụ theo quy trình gồm 3 thành phần: đầu vào, xử lý và đầu ra. Ở mỗi thành phần hãy phân tích nguyên nhân đầu vào và xem xét cách xử lý hiện tại của bạn như thế nào. Thay đổi nguyên nhân sẽ thay đổi kết quả. Hãy tìm kiếm, học hỏi và áp dụng các cách xử lý mới từ người đã làm rất tốt quy trình này mà bạn biết. Bạn có thể tìm trên mạng hoặc xin lời khuyên từ các chuyên gia trong mối quan hệ của mình. Cuối cùng là đặt mục tiêu cải thiện từng bước nhỏ và thực hiện mỗi ngày cho đến khi nào bạn đánh giá tốc độ thực hiện nhiệm vụ ở mức màu xanh.
Có phong cách làm việc nhanh chóng và hiệu quả bạn sẽ có lợi thế thăng tiến trên con đường sự nghiệp nhanh hơn người khác. Hãy rèn luyện cách gia tăng tốc độ làm việc của bạn để bắt kịp hoặc vượt lên tốc độ của môi trường hiện tại nhé. 🏃♀️
Trong công việc, bên cạnh kỹ năng, chuyên môn thì tốc độ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ cũng là một trong những yếu tố để nhà lãnh đạo đánh giá một nhân viên tài năng. Nếu như bạn đang trong tình trạng thường xuyên “đau đầu” bởi những công việc bị dồn đọng mà không kịp giải quyết thì bài viết này là dành cho bạn.
Làm thế nào để vừa tăng năng suất làm việc vừa không tốn công sức
Chắc hẳn, bạn sẽ không muốn mình là người bị bỏ lại phía sau của những dự án, trở thành nhân tố khiến công việc bị chậm chễ. Lindsay McGregor – đồng tác giả của cuốn sách Primed to Perform và đồng sáng lập Vega Factor cho biết “Khi mọi người đang phải chịu áp lực khi cần được chuyển giao công việc, bất cứ điều gì gây trì trệ có thể làm cho cả đội thực sự không còn động lực.”, điều này cho thấy nếu như bạn chậm trễ có thể sẽ khiến cả đội mất đi tinh thần làm việc theo. Hãy tự ý thức được điều này và làm một số điều để cải thiện nó.
Nội dung chính
- Bước 1: Tìm hiểu nguồn gốc gây ra sự chậm trễ của bản thân
- Bước 2: Thiết lập một lịch trình, mục tiêu cụ thể
- Bước 3: Xem xét chia nhỏ công việc
- Bước 3: Tin tưởng bản thân và động viên mình một cách tích cực:
- Bước 4: Ứng dụng công nghệ kém chuyên nghiệp
Bước 1: Tìm hiểu nguồn gốc gây ra sự chậm trễ của bản thân
Bạn hãy tự nhìn nhận lại bản thân xem đã và đang gặp phải vấn đề gì trong công việc của mình. Liệu có phải là do bản thân lười biếng, trì hoãn công việc hay do công việc thực sự quá tải hay bạn đang làm việc thiếu hiệu quả, … Hiểu được gốc rễ vấn đề một cách tự thân hoặc nhờ đến sự trợ giúp của những người có kinh nghiệm, hoặc đơn giản là những người đồng nghiệp để thấy rằng mình đang gặp phải vấn đề gì và tìm cách khắc phục sau.
Bước 2: Thiết lập một lịch trình, mục tiêu cụ thể
Nếu vấn đề của bạn là quá tải công việc, xử lý công việc chưa hợp lý, do chính bản thân bạn lười biếng,… thì hãy làm ngay cho mình một check-list hoặc tốt hơn là thời gian biểu hợp lý để hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong công việc, tránh tình trạng công việc chồng chất khiến bạn rối mù lên và quên nọ quên kia. Tuy nhiên, bước này có hiệu quả không phụ thuộc vào tính tự giác cũng như khả năng sắp xếp khoa học, hợp lý của bạn.
Bước 3: Xem xét chia nhỏ công việc
Nếu một dự án có quá nhiều công đoạn và quy trình khiến bạn đau đầu thì hãy nghĩ tới việc chia nhỏ từng quy trình một và đặt deadline cho nó. Việc thực hiện từng quy trình nhỏ sẽ khiến bạn bớt lười biếng và “ngại” việc hơn. Hơn nữa từ những thành công nhỏ sẽ tạo động lực lớn để bạn tiến tới những quy trình rắc rối, phức tạp hơn.
Trong quá trình chia nhỏ các quy trình, Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE có thể giúp bạn không chậm trễ trong hàng tá những công việc ở công ty. Cụ thể, WEONE giúp cho bạn lên kế hoạch, quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo để thực hiện công việc một cách khoa học.
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE có thể giúp bạn quản lý dữ liệu và công việc hiệu quả
Bước 3: Tin tưởng bản thân và động viên mình một cách tích cực:
Nhiều nhân viên cho rằng stress cũng là một trong những lý do khiến họ không thể đẩy nhanh tiến độ công việc. Có những người quá áp lực về giới hạn thời gian và tốc độ khiến họ không thể tập trung làm việc và dẫn đến làm việc kém hiệu quả
Bước 4: Ứng dụng công nghệ kém chuyên nghiệp
Nếu bạn và công ty bạn vẫn đang làm việc một cách thủ công, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban và làm mọi bước quản lý một cách thủ công thì hãy nghĩ tới việc đề xuất một nền tảng làm việc thống nhất – All in one để công việc thực hiện được trơn tru, minh bạch hơn.
WEONE – Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp có thể trở thành trợ thủ đắc lực để bạn làm việc một cách chủ động và không bị trễ deadline vì đã được nhắc nhở thường xuyên. Dựa vào tiến độ công việc realtime, bạn có thể bớt trì trệ các công việc và nhanh chóng hoàn thành nó.
Ngoài ra, nếu bạn là một thư ký hay phải ghi chép những văn bản cuộc họp dài, tốn kém thời gian thì hãy thử nghĩ đến giải pháp công nghệ V-IONE của công ty FSI để tăng năng suất cho những bản báo cáo, ghi chép cuộc họp của mình hơn. Với độ chính xác cao [lên đến 98%] và công nghệ nhận dạng giọng nói 3 miền, V-IONE có thể giúp bạn làm việc hiệu quả mà không tốn sức.
Sản phẩm V-IONE là giải thưởng đạt giải Nhất Nhân tài Đất Việt 2019
TẠM KẾT:
Trong thời đại số ngày nay, máy móc đang dần thay thế con người trở thành nguồn lao động chính. Tận dụng công nghệ hoặc bị công nghệ đánh mất đi vị trí công việc của mình là lựa chọn của riêng bạn, hãy là người đưa ra những quyết định sáng suốt.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ mà FSI mang lại, hãy truy cập website: //fsivietnam.com.vn/ hoặc liên hệ Hotline: 0904 805 255