Cách tính công từ máy chấm công

Cách chấm công tính lương trên máy chấm công như nào là đúng? Cùng ngukiemphithien.vn tìm hiểu dưới đây nhé

Cách chấm công tính lương bạn nên biết

Máy chấm công là một thiết bị hỗ trợ rất tốt cho việc quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp. Ngoài việc quản lý hàng ngày cho nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Thì đây là công cụ giúp quản lý và tính toán một cách nhanh nhất. Vậy cách tính lương từ công ty thiết bị. Mời các bạn đọc bài viết cách tính lương từ công ty chúng tôi.

Xuất dữ liệu từ máy chấm công trong hệ thống doanh nghiệp

Để được tính lương từ thiết bị máy chấm công được thiết lập trong hệ thống doanh nghiệp. Người quản lý cần xuất dữ liệu từ công việc này. Từ đó, bạn sẽ nhận được dữ liệu thô trên máy tính cá nhân. Sau đó, bạn sẽ có thể thực hiện một công việc tính lương từ dữ liệu của công việc này.

Xem thêm > Top 5 hệ thống chấm công bằng khuôn mặt tốt nhất 2021

Dữ liệu xuất thường sẽ được thực hiện vào cuối tháng như ngày công khai. Việc xuất dữ liệu từ dấu chấm công khai được thực hiện theo 2 cách:

Cách 1: Truy cập công cụ trên máy tính -> Danh sách điểm dữ liệu quản lý. Sau đó, bạn chọn nút tải xuống -> chọn thiết bị cần tải về. Tiếp tục, bạn sẽ tích hợp vào thiết bị tải về là địa chỉ IP của công ty.

Xem thêm >>>

Top 5 Máy chấm công khuôn mặt tốt nhất 2021

Cách 2: Truy cập hệ thống -> công cụ thiết bị -> chọn máy -> tải công cụ dữ liệu. Sau đó, một lựa chọn giao diện sẽ xuất hiện để tải dữ liệu. Thông tin đã chọn bao gồm dữ liệu như:

• Chọn tải xuống tất cả các điểm dữ liệu có sẵn trên công nghệ.
• Chọn tải xuống danh sách các điểm dữ liệu trong một công cụ thời gian có thể.
• Chọn lưu điểm lưu trữ dữ liệu mặc định hoặc chọn theo đường dẫn.

Người dùng sẽ tích hợp vào các mục cần thiết và nhấn ok để hoàn thành. Sau đó, dựa trên dữ liệu được xuất vào công cụ quản lý máy tính. Bạn sẽ thực hiện tính lương từ máy tính như sau

Cách tính lương từ máy chấm công cho doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ công việc tính lương của nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng cách tính toán cơ bản truyền thống với Excel. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi điểm dữ liệu sang tệp Excel.

Xem thêm >>> Top máy chấm công nhận diện khuôn mặt 2021

Xuất dữ liệu điểm danh về file Excel

Bạn sẽ xuất dữ liệu thô ở bước trên tệp Excel trong hướng dẫn sau:

Người dùng sẽ mở tệp báo cáo điểm danh mà mình vừa xuất ở bước đầu tiên. Tệp này đã được lưu tại một thư mục trên máy tính của bạn. Sau khi mở báo cáo, bạn tìm kiếm trên thanh công cụ và chọn công cụ mục. Tiếp theo, bạn sẽ chọn “công cụ biểu mẫu” -> Chọn báo cáo thích hợp. Mục này, bạn sẽ chọn 1 trong 3 loại báo cáo như sau:

Xem thêm >>> Thiết bị nhận diện khuôn mặt TimeFace

• Báo cáo chỉnh sửa dữ liệu.
• Ngày báo cáo chi tiết.
• Báo cáo tổng hợp.

Sau khi chọn xong sẽ chọn hợp đồng báo cáo mẫu để xuất ra máy tính. Thông thường, đối với cách tính lương từ máy tính cho nhân viên. Bạn sẽ chọn loại báo cáo tổng tháng để xuất. Cuối cùng, người dùng chọn tệp cần xuất sang Excel để hoàn thành danh sách các điểm dữ liệu đã xuất. Sau đó, bạn sẽ chọn một nơi để lưu trữ kho lưu trữ Excel đã xuất thành công này.

Tính lương với Excel chứa dữ liệu chấm công
Đối với kế toán, công việc tính toán bằng Excel thật đơn giản. Điều quan trọng trong cách tính lương theo máy chấm công các công việc là bạn phải có khả năng xuất tệp sang PC của mình. Khi đó người quản lý chỉ cần dựa vào những dữ liệu này để tính lương cho nhân viên.

Thông thường, dữ liệu từ việc chấm công sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Danh sách tất cả nhân viên của xí nghiệp xí nghiệp.
• Báo cáo chi tiết tháng làm việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
• Trong mỗi nhân viên, công ty sẽ bao gồm các liên kết dữ liệu sau đây đến công việc:
• Số công việc sẽ làm trong tháng, số ngày nghỉ của nhân viên đó.
• Bao nhiêu thời gian là nhiều hơn thời gian trong một tháng?
• Thời gian báo đi sớm của nhân viên.

Các điểm dữ liệu này sẽ được sử dụng trực tiếp để tính lương cho nhân viên. Người quản lý sẽ sử dụng các giám đốc chức năng trên Excel để tính lương. Hệ số chức năng dùng để tính lương trong Excel như:

• Hàm AND / OR.
• Hàm LOOKUP / VLOOKUP
• Hàm SUM / SUMIF / SUMIFS.
• Lệnh IF.

Bài viết trên đây ngukiemphithien.vn đã hướng dẫn cho bạn cách chấm công tính lương. Nhớ like và share để ủng hộ đội ngũ admin nhé

Xem thêm >>> [REVIEW] Kiểm Soát Ra Vào Nhận Diện Khuôn Mặt TimeFace 2021

Máy chấm công là công cụ đã quá quen thuộc tại mỗi cơ quan công ty. Nó giúp người quản lý nhân sự có thể kiểm soát được hoạt động làm việc của các công nhân viên trong công ty nhằm tính lương, thưởng hoặc phạt. Mang lại tiện ích cho doanh nghiệp, thế nhưng việc xử lý máy chấm công lại là một công việc tương đối phiền toái bởi có hàng tá các hoạt động gây ra sai số như nhân viên quên chấm công khiến cho việc đưa sai kết quả khi sàng lọc từ máy chấm công sang quá trình tính lương,...

Trong bài viết này, Gitiho.com sẽ giúp các bạn cách thức lọc thông tin từ máy chấm công qua bảng tính Excel để dễ dàng tính lương, thưởng.

Những công cụ cần thiết

Trước khi đi tới công đoạn sàng lọc, ta cần chuẩn bị trước một file Excel xuất dự liệu từ máy chấm công và một file Excel trống có đuôi .xlsx hoặc xls hoặc cả đuôi .xlsm cho những người đã thành thạo với VBA.

EXG02 - Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng

Thực hiện quá trình sàng lọc

Bước 1: Đánh giá sơ bộ và phân tích dữ liệu cho máy chấm công

Đây là một bước cực kỳ quan trọng khi ta kết xuất dữ liệu từ máy chấm công bởi nếu làm cẩn thận ngay từ bước này thì khi gặp sai sót ta vẫn có thể đưa ra những xử lý chính xác cũng như phù hợp để tránh việc làm lại từ đầu.

Một số nguyên tắc khi phân tích dữ liệu từ máy chấm công:

- Mục đích của công việc [Tính công làm việc theo thời gian]

- Đối tượng để tính toán công: Giờ vào làm, giờ ra khỏi cơ quan, mã nhân viên, ngày trong tháng [những đối tượng này sẽ cho ra kết quả đạt được để cho ra tiêu chí]

+ Giờ vào, ra: Khi tính công làm sẽ dựa vào đánh giá của giờ làm, giờ ra để tính ra các loại công.

+ Mã nhân viên: Liên tục theo dòng, không để dòng trống

+ Ngày trong tháng: Cần xác định rõ ngày trong tháng, ngày trong tuần. Bên cạnh đó là phân biệt những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ,...

Với kiểu dữ liệu nhiều kiểu thế này, chúng ta nên sử dụng những hàm phục vụ tính toán nhiều điều kiện như IF, SUMIFS, COUNTIF

Bước 2: Cấu trúc hoá bảng dữ liệu

Ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu dưới đây để làm ví dụ minh hoạ

- Phần thời gian Tháng, Năm ở dòng 2, 3  sẽ được đặt phía ngoài để tiện viêc thay đổi

- Ngày trong tháng tại dòng 4 ta sẽ dùng hàm DATE để tính từ ngày 26 trước đó [Bởi ngày 26 là ngày bảng nguyên liệu kết xuất. Vậy nên ta sẽ tính công từ ngày 26 tháng này đến 25 tháng sau]. Trong trường hợp như tháng 2 chỉ có 28 hoặc 29 ngày thì 2 ngày cuối tháng có thể dịch được sang tháng tiếp theo nên có thể bỏ trống sang tháng tiếp theo. Hay dễ hiểu hơn thì ngày 27 của tháng này trở đi sẽ kết thúc để bước sang tháng tiếp theo của bảng chấm công.

- Mã nhân viên [cột A, B, C]: Một mã tương ứng với một dòng giúp tập hợp các mã dễ dàng hơn

- Thứ trong tuần [dòng 5]:  Để xác định phần này, ta kết hợp hàm CHOOSE với hàm WEEKDAY và sử dụng Conditional Formatting để bôi đỏ những ngày Chủ Nhật.

- Giờ vào, giờ ra [dòng 6]: Ta có thể quy ước V [vào], R [ra] hoặc 1 là giờ vào, 2 là giờ ra

Chú ý: 1  ngày có 2 giờ, suy ra 2 cột tính cho 1 ngày. Vậy nên khi xử lý dòng 4 ta cần chú ý điều này.

Bước 3: Sàng lọc và lấy dữ liệu

Đầu tiên ta dùng Data/Filter để lọc dòng trống trong cột Mã nhân viên rồi copy qua bảng xử lý. Tiếp theo ta sử dụng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.

Kết quả khi sử dụng Data/Filter trên bảng kết xuất

Kết quả khi sử dụng Copy/Paste Special > Value để sang bảng xử lý

EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Bước 4: Tính công trong ngày

Tới bước này ta cần tạo thêm một vùng để tính giờ công làm việc trong một ngày, trong đó mỗi ngày tương ứng với 1 cột. 

Ta sẽ có công thức sau: Giờ làm việc trong ngày = Giờ làm việc - Giờ ra.

Giờ ra = [Tổng số phút tính từ khi chấm công = Số giờ x 60 + Số phút]/60

Giờ vào = [Tổng số phút từ khi chấm công = Số giờ x 60  + Số phút]/60

Suy ra, ta có công thức BN7

BN7 =ROUND[[[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]]-[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]]]/60,2]

Khi đã có công thức BN7, ta có thể filldown công thức này cho các ô khác.

*Lưu Ý: Nếu như kết quả cho ra số âm thì có nghĩa là người lao động quên chấm công bởi chỉ có giờ ra mà không có giờ vào.

Bước 5: Xác định kết quả chấm công

Chẳng hạn ta có kết quả chấm công như sau

CS7 = COUNTIF[BN7:CR7,”>=”&8]

- Công thức tính khi quên chấm công dựa trên vùng xác định số công với số giờ ”&”8:05″,$D7:$BM7,” CX7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:10″,$D7:$BM7,” CY7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:15″,$D$6:$BM$6,1]

Có công thức này bạn có thể filldown công thức cho các cột tiếp theo.

Tối ưu hoá bảng xử lý dữ liệu

Với việc tối ưu bảng xử lý này thì bạn phải biết một chút về VBA, nhưng nếu không biết thì vẫn có thể dùng được nhưng sẽ mất thời gian hơn.

- Sử dung VBA để sao lưu lại những thông tin cần được xử lý và kết quả sang hẳn một sheet riêng biệt nhằm mục đích lưu lại kết quả. Với cách xử lý này thì ta có thể tiếp tục bảng chấm công từ tháng sau mà không gây ảnh hưởng cho tháng trước.

- Ẩn/hiện dữ liệu bằng VBA: Với chức năng ẩn/hiện Dữ liệu chấm công giờ vào-ra, Dữ liệu giờ làm việc sẽ giúp chúng ta làm gọn bảng xử lý, tránh rối mắt

Vậy nên việc biết thêm VBA cũng vô cùng quan trọng khi ta cần làm những thao tác phức tạp về sau này.

VBAG01 - Tuyệt đỉnh VBA - Viết code trong tầm tay

Ngoài ra bạn đọc cũng có thể tìm hiểu qua những nội dung về Excel trên trang Gitiho.com

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng