Cách trộn thư trong Word 2010 dùng tính năng Mail Merge trong Microsoft Word. Các thao tác sử dụng trộn thư Mail Merge trong Word 2010 giống Word 2017, 2013.
Bạn đang xem: Trộn văn bản trong word 2010
Trộn thư Mail Merge trong Word
Trộn thư [Mail Merge] là tính năng vô cùng hữu ích trong Microsoft Word. Đặc biết là sử dụng Mail Merge trong trộn thư trong Word 2010.
Đây là tính năng có thể giúp nhiều bạn tiết kiệm được thời gian. Ví dụ như khi xử lý việc chèn danh sách vô 1 mẫu cố định nào đó như: thư cảm ơn, thư mời, tin thông báo, phiếu điểm, …
Đây là một tính năng rất hay nhưng nhiều bạn vẫn chưa để ý tới tính năng trộn thư trong Word 2010 này từ Mail Merge. Hãy tham khảo bài viết về cách trộn thư trong Word 2010, 2007 của chúng tôi.
Để trộn thư Word 2010, trước tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn 2 file tài liệu bao gồm:
Văn bản gốc: Đây chính là văn bản bạn cần gửi đi đến từng người. Trên nội dung văn bản với các thông tin thay đổi theo từng đối tượng người gửi: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND hay các thông tin dữ liệu khác bạn cần để trống.
Dữ liệu gốc: Đây chính là các dữ liệu để bạn bổ sung vào các vị trí phần thiếu trong dữ liệu văn bản gốc. Để đơn giản, tối ưu và dễ hình dung nhất các thông số này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu, excel, …
Cách trộn thư trong Word 2010 chi tiết
Sau khi soạn thảo văn bản gốc, thiết lập được bảng dữ liệu gốc. Để trộn thư trong Word 2010 bạn làm tuần tự các bước sau:
Bước 1: Mở file word văn bản gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.
Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merger” chọn “Step Mail Merge Wizard” và chọn “Letter”. Sau đó nhấn Next.
Bước 3: Giao diện tiếp theo hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Tại đây bạn chọn và mở file danh sách dữ liệu cần bổ sung các vị trí thiếu dữ liệu gốc.
Đáng chú ý: Top 12 Thủ thuật tìm kiếm trên Google bạn không thể bỏ quaBước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Sau đó tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn những nội dung không cần bổ sung. Tiếp tục chọn Ok và nhấn Next.
Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” chọn “More items”.
Bước 7: Lúc này, hiện ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong đó đúng với nội dụng như ở cạnh con trỏ chuột trên máy tính. Sau đó nhấn Insert để chèn vào.
Ví dụ:
– Tại Họ tên nhân viên bạn chọn trường là Họ tên nhân viên.
– Tại chức vụ bạn chọn trường là chức vụ, … Sau đó bạn nhấn next để tiếp tục.
Trong trường hợp bạn muốn in luôn các phiếu lương; Thì lúc này bạn hãy chọn Print. Còn nếu như bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn hãy chọn “Edit indidual letters”.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc toàn bộ các phiếu lương gửi cho một số người. Bạn nên vào trong hộp thoại “Merge to new Document”. Và sau đó là làm theo bảng hướng dẫn hiển thị trên.
– Chọn All: bạn chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ.– Chọn Current Record: bạn chọn cái này nếu muốn xuất vị trí mà bạn đang xem.– Chọn From … To …: bạn chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.
Xem thêm: Cách Mở Task Manager Win 10 Chỉ Với Vài Thao Tác Đơn Giản, 6 Cách Mở Task Manager Trên Windows Đơn Giản Nhất
Đó là toàn bộ hướng dẫn trộn thư trong word 2010. Tương tự bạn có thể áp dụng Mail Merge ở trường hợp trộn thư trong Word 2007, Word 2013, …
Trên đây là bài viết kinh nghiệm số hướng dẫn bạn cách trộn thư trong word 2010. Đồng thời những thủ thuật nhỏ giúp công việc soạn thảo văn bản của bạn trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Hi vọng đó là những thông tin hữu ích bạn đang cần đến.
Thanh Hoàng 01/11/2021
Tiệc Sale Lớn Nhất Năm - Xả Kho Giảm Hết
Mail merge [hay còn gọi là chức năng trộn thư] là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…
Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào.
Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.
- Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.
- Vào File Word có mẫu đơn > Tab Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
- Ở hộp thoại bên phải > Step 1 chọn cách viết > Step 2 chọn mẫu thư > Step 3 Chọn các dữ liệu từ file Excel > Step 4 chỉnh sửa những phần sai hoặc thiếu > Step 5 điền tên > Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để tạo các mẫu thư hàng loạt bằng Mail merge.
Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.
Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu:
2 file dữ liệu
Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word
Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Step-by-Step Mail Merge Wizard
Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step.
Hộp thoại
Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge
Trong đó:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Lables: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Nhấn Next
Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge.
Trong đó:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word [Nếu bạn chưa có mẫu thư nào].
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.
Viết Thư
Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:
Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.
Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.
Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua.
Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge
Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:
Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy.
Mẹo: Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được.
Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge
Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word.
Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu
XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:Đó là 9 bước có thể giúp bạn tạo, làm 1 mail merge cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!