Cách viết mail cho trường Đại học

CÁCH VIẾT THƯ [EMAIL] HỎI THÔNG TIN HỌC BỔNG CHUẨN NHẤT

Xin học bổng du học đòi hỏi nhiều thủ tục và điều kiện, và mỗi trường hay chương trình học bổng có những quy trình khác nhau. Do vậy, việc thu thập nhiều nhất có thể các thông tin liên quan đến chương trình đó là vô cùng cần thiết. Thông thường, trên website của trường hay của các đơn vị chính thống quản lý về vấn đề du học sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những chương trình đó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về chương trình, bạn nên liên hệ tới trường hoặc đơn vị đó để hỏi thêm thông tin. Một trong những phương thức hiệu quả nhất chính là viết email [enquiry/inquiry email].

Việc liên lạc bằng thư có nhiều ưu điểm như nhanh, thuận tiện và nhận được phản hồi chi tiết nhưng do các trường một ngày nhận rất nhiều email, có khả năng sẽ bỏ qua thư của bạn. Vì vậy, viết thư cũng là một nghệ thuật, vì nó quyết định xem bạn có nhận được lời hồi đáp nhanh và chi tiết cũng như để lại ấn tượng tốt đối với người nhận không.

1. Một số lưu ý khi viết thư [email] xin thông tin

• Thư nên ngắn gọn và đúng trọng điểm, không vòng vo, dễ hiểu và dễ trả lời

• Nói rõ ràng và ngắn gọn những gì bạn cần

• Cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác

• Chú ý tới hình thức viết thư, chọn cách thức phù hợp với văn phong của thư

• Đặc biệt lưu ý đến tiêu đề thư [Subject Line] do nó quyết định ấn tượng đầu tiên của người nhận đối với người gửi.

2. Nội dung và cách viết cơ bản trong thử hỏi xin thông tin

a. Tiêu đề thư

Mặc dù tiêu đề không nằm trong nội dung chính của bức thư nhưng lại là một yếu tố quyết định xem thư của bạn có đến được đích và được mở ra không.

Có hai phần chính trong tiêu đề khi viết email: địa chỉ người nhận và chủ đề [như hình dưới đây]

Điều đầu tiên bạn cần đảm bảo chính là mình đang gửi đúng địa chỉ thư chính thống của nơi mình muốn liên hệ. Nó có thể được lấy trên các website của trường và các đơn vị liên quan đến vấn đề du học, cũng có thể lấy từ những hội thảo, quảng cáo của chương trình học bổng đó. Chọn địa chỉ chính xác thì thư của bạn mới tới đúng đích được!

Phần thứ hai cũng là phần quan trọng của tiêu đề chính là Chủ đề [Subject]. Trong phần này, cần viết thật ngắn gọn, đơn giản, trực tiếp và cụ thể chủ đề của bức thư, làm sao để người nhận biết được email này về cái gì và tại sao họ cần phải mở nó.

Ví dụ:

Inquiry about ABC scholarship information.

b. Nội dung thư [Body]

• Phần mở đầu

Một bức thư hỏi xin thông tin không nên quá dài dòng, do đó phần mở đầu cũng cần ngắn gọn và nên có đủ 3 phần Chào hỏi - Giới thiệu - Tham khảo [Greeting - Introduction - Reference]

• Chào hỏi:

Đầu tiên, chào hỏi người nhận theo cách thông thường khi bạn viết thư bằng Tiếng Anh. Nếu bạn không biết tên người nhận, viết Dear Sir/Dear Madam/Dear Sir or Madam. Nếu đã biết tên người nhận, viết Dear Mr/ Ms/ Mrs + họ của người nhận [ví dụ Dear Mr Smith].

• Giới thiệu:

Bạn chỉ cần giới thiệu đơn giản về bản thân để người nhận họ biết rằng bức thư được gửi từ đâu. Ví dụ:

My name is I am a student at ABC high school in Hanoi, Vietnam.

[Tên tôi là Tôi đang học tại trường trung học ABC tại Hà Nội, Việt Nam]

• Tham khảo:

Ở phần này, bạn hãy cho người nhận biết rằng mình lấy thông tin liên lạc của họ từ đâu. Có thể là từ website, từ quảng cáo, hoặc từ các hội thảo du học. Ví dụ:

I was impressed by your study program introduced at the Education Fair in Hanoi, Vietnam. [Tôi rất ấn tượng với chương trình học các ngài đã giới thiệu tại hội thảo du học ở Hà Nội, Việt Nam]

Hoặc: You were recommended to me by A, a study-abroad consultancy organisation. [Tôi tổ chức tư vấn du học gợi ý về chương trình du học của các ngài]

• Phần nội dung chính:

Bạn hãy đi thẳng vào vấn đề, nói rõ mục đích và thông tin bạn muốn họ cung cấp thêm.

Ví dụ:

Could you please provide me detailed information about [deadline/ requirements]? [Ngài có thể cung cấp cho tôi thông tin chi tiết về hạn nộp/ các yêu cầu...không?

Hoặc I would be grateful if you could send me more information about [Tôi rất biết ơn nếu ngài có thể gửi cho tôi thêm thông tin về]

Trong từ tình huống cụ thể, bạn sẽ cần họ cung cấp thêm những thông tin khác mà website chính thức của họ chưa nói rõ. Ví dụ:

If I am awarded a scholarship, how do I receive the funds? [Nếu tôi được trao học bổng thì tôi sẽ nhận kiểu gì?]

Are there any scholarships I qualify for that are renewable? [Có học bổng nào mà có thể tự gia hạn không?]

I saw that the deadline has finished, are there any other scholarships in [ngành học bạn muốn đăng ký] still available? [Tôi thấy rằng học bổng này đã hết hạn đăng ký, liệu có còn học bổng khác về ngành?]

• Phần kết thúc

Hãy viết kết thúc thư thật đơn giản, lịch sự để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thư. Nhắc họ về yêu cầu của mình và cảm ơn họ. Ví dụ:

Thank you for your time. [Cảm ơn]

I look forward to receiving the information. [Tôi mong nhận được thông tin từ ngài]

I look forward to your early reply. [Tôi mong sớm nhận được lời hồi đáp]

Đừng quên viết thật đúng phần ký tên bên dưới nhé!

Yours sincerely, / Yours faithfully,
[ký tên]

Với những lưu ý và cách viết nêu trên, Bloomingkids tin rằng bạn đã để lại ấn tượng tốt đối với người nhận thư, khả năng nhận được lời phản hồi cùng với những thông tin bạn cần sẽ cao hơn!