Trong bài biết này, Học Excel Online sẽ giải thích tại sao cần xóa những hàng trống trong bảng tính, đồng thời hướng dẫn bạn những cách nhanh và chính xác nhất để loại bỏ hàng trống mà không làm hỏng dữ liệu của bạn.
Đừng bao giờ xóa hàng trống bằng cách chọn những ô trống:
Bạn có thể dễ dàng tìm được những phương pháp xóa hàng trống sau đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn
Bước 2: Nhấn F5, hộp thoại Go To xuất hiện.
Bước 3: Nhấn nút Special… trong hộp thoại.
Bước 4: Trong hộp thoại Go to special, chọn nút Blanks và nhấn OK.
Bước 5: Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn vào và chọn Delete….
Bước 6: Trong hộp thoại Delete, chọn Entire row và nhấp vào Entire row.
Đây là một cách rất dở, chỉ sử dụng cho bảng biểu đơn giản gồm vài hàng và thậm chí, đừng bao giờ sử dụng cách này.
Nguyên nhân giải thích cho việc này là nếu hàng chứa dữ liệu quan trọng nhưng có một ô trống, toàn bộ hàng vẫn bị xóa bỏ.
Ví dụ, tôi có bảng danh sách khách hàng sau, gồm 6 hàng. Tôi muốn xóa hàng 3 và 5 vì chúng rỗng.
Thực hiện theo các thao tác trên và kết quả hiển thị như thế này:
Hàng 4 [Roger] đã bị xóa vì ô D4 trong cột ‘Traffic source’ bị rỗng
Xóa hàng trống thông qua cột chính:
Phương pháp này có hiệu quả nếu có một cột trong bảng của bạn giúp quyết định rằng hàng đó có trống hay không [cột chính]. Ví dụ, đó có thể là cột ‘customer ID’ hoặc ‘order number’…
Việc giữ thứ tự cho các hàng rất quan trọng, vậy chúng ta không nên sắp xếp các hàng trống xuống dưới cùng bảng dữ liệu thông qua cột đó.
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu [nhấn Ctrl + Home, hoặc Ctrl + Shift +End]
- Thêm AutoFilter vào bảng, di chuyển đến thẻ Data và nhấp nút Filter.
- Áp dụng nút lọc vào cột ‘Cust#’: nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột, bỏ chọn Select All, lăn thanh cuốn xuống cuối danh sách và đánh dấu chọn Blanks. Nhấn OK.
- Chọn tất cả các hàng được lọc: nhấn Ctrl + Home, nhấn phím mũi tên â để di chuyển đến hàng đầu tiên, sau đó nhấn Ctrl + Shift + End.
- Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn nào và chọn Delete row từ danh sách tùy chọn, hoặc chỉ nhấn Ctrl + –
- Nhấn vào nút OK trong hộp thoại “Delete entire sheet row?”.
- Bỏ nút lọc: di chuyển đến thẻ Data và nhấn nút Clear.
- Tất cả các hàng trống đều được loại bỏ nhưng dòng 3 [Roger] vẫn được giữ nguyên.
Xem thêm: Khóa học lập trình VBA trong excel
Xóa hàng trống khi bảng dữ liệu không có cột chính:
Phương pháp này được sử dụng khi bảng dữ liệu có nhiều ô trống rải rác ở nhiều cột khác nhau, nhưng bạn chỉ muốn xóa những hàng không có ô chứa dữ liệu.
Trong trường hợp này, bạn không có cột chính để cân nhắc xem hàng đó có trống hay không, vậy nên chúng ta chèn thêm cột phụ:
- Thêm cột ‘Blanks’ vào cuối bảng dữ liệu. Nhập công thức vào ô đầu tiên của cột: =COUNTBLANK[A2:C2].
Công thức này sẽ đếm số ô trống trong vùng dữ liệu cụ thể, A2 và C2 lần lượt là ô đầu và ô cuối của hàng hiện tại.
- Sao chép công thức sang toàn bộ cột. Mời các bạn xem thêm bài viết Cách nhập cùng một công thức vào tất cả các ô được chọn cùng lúc.
- Bây giờ chúng ta đã có cột chính. Tương tự như phần hướng dẫn trước, gắn nút lọc vào cột ‘Blanks’ để chỉ hiển thị những hàng chứa giá trị lớn nhấn [3]. Số 3 nghĩa là tất cả ô tính trong cột hiện tại đã được xóa.
- Chọn tất cả các hàng đã lọc và xóa toàn bộ các hàng còn lại như đã hướng dẫn ở trên. Như vậy, hàng 5 bị xóa còn tất cả những hàng còn lại [chứa và không chứa ô trống] đều được giữ nguyên.
- Xóa cột phụ. Hoặc bạn có thể gắn nút lọc mới vào cột này để hiển thị những hàng chứa một hoặc nhiều hơn một ô trống.
Để thực hiện điều này, bỏ chọn “0” và nhấn OK.
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi blog.hocexcel.online
Xóa Dòng Trống trong Excel sử dụng hàm Filter
Trong ví dụ trên, chúng ta cần phải loại bỏ những dòng dữ liệu có ít nhất 1 ô trống hoặc chúng ta chỉ giữ lại những dòng dữ liệu mà cả 3 cột B, C, D được điền đầy đủ thông tin. Việc này có thể được thực hiện rất nhanh chóng và tiện lợi bằng cách sử dụng hàm FILTER. Công thức tương ứng với trường hợp trên là:
=FILTER[B5:D13,[B5:B13""]*[C5:C13""]*[D5:D13""],"Không tìm thấy"]
Như vậy, để hiểu công thức trên, bạn cần hiểu hàm FILTER hoạt động như thế nào, và cụ thể là phần vùng điều kiện [B5:B13""]*[C5:C13""]*[D5:D13""] nghĩa là gì. Mỗi cụm [B5:B13""] sẽ so sánh lần lượt các ô trong vùng B5:B13 với “”, việc so sánh này sẽ trả về 1 mảng các giá trị TRUE / FALSE. Khi nhân 3 mảng giá trị TRUE / FALSE này với nhau thì Excel sẽ hiểu điều kiện là chọn ra những dòng mà cột B không rỗng VÀ cột C không rỗng VÀ cột D không rỗng.
Bạn có gặp khó khăn trong việc sử dụng các hàm của Excel không? Muốn hiểu rõ về các hàm trong Excel, sử dụng tốt các công cụ của Excel, bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này bạn sẽ được học các kiến thức về cách viết các hàm từ cơ bản tới nâng cao, cách sử dụng các công cụ trong Excel, sử dụng PivotTable, vẽ biểu đồ… rất nhiều kiến thức hữu ích và cần thiết trong công việc hàng này.
Một điều hấp dẫn nữa là hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi cho bạn khi đăng ký khóa học này.
Bạn đang phải xử lý một bảng tính có quá nhiều dòng trống nằm xen kẽ giữa các dòng chứa dữ liệu? Hãy xem ngay 2 cách xóa dòng trống trong Excel được hướng dẫn dưới đây.
Xóa dòng trống trong Excel là thao tác quen thuộc mà chúng ta thường xuyên thực hiện. Nếu chỉ có một vài dòng trống thì chỉ việc bôi đen dòng cần xóa rồi bấm chuột phải và chọn Delete được. Nhưng cũng có trường hợp, chúng ta nhận được file Excel từ người khác với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dòng trống nằm xen kẽ trong các dòng chứa dữ liệu như thế này:
Lúc này, nếu muốn xóa nhanh thì các bạn hãy sử dụng 2 cách dưới đây:
2 cách xóa dòng trống trong Excel
Cách 1: Dùng chức năng Go To Special
Go To Special trong Excel là chức năng có tác dụng giúp chúng ta tìm và chọn nhanh các ô dữ liệu có một đặc tính cụ thể nào đó.
Ví dụ: Bạn có thể chọn tất cả các ô chứa công thức trong bảng tính hoặc tìm ra toàn bộ các ghi chú trên bảng tính bằng Go To Special.
Ở đây, chúng ta sẽ dùng Go To Special để chọn toàn bộ dòng trống có trong bảng tính.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa dòng trống nằm xen kẽ với dòng chứa dữ liệu trong Excel. Trong bảng dữ liệu của chúng mình sẽ vùng từ ô A3 đến ô I20.
Bước 2: Bấm phím tắt Excel là F5 để mở bảng chọn Go To rồi chọn mục Special để đi đến bảng Go To Special:
Trong bảng chọn Go To Special thì các bạn bấm vào tùy chọn Blanks có nghĩa là chọn toàn bộ các dòng trống trong bảng tính:
Lúc này các bạn sẽ thấy toàn bộ dòng trống trong bảng tính đã được chọn:
Bước 3: Các bạn nhấp chuột phải rồi chọn lệnh Delete:
Lúc này Excel sẽ hiện lên bảng chọn Delete, các bạn bấm vào Entire row [Toàn bộ dòng] rồi bấm OK.
Kết quả mà chúng ta thu được khi thực hiện cách xóa dòng trống trong Excel này là những dòng không chứa dữ liệu đã được xóa bỏ, các dòng khác thì được đẩy lên nằm liên tiếp nhau.
Xem thêm: Cách xóa các hàng trống trong Excel với Macro
Cách 2: Dùng công cụ Auto Filter
Auto Filter trong Excel là công cụ tạo bộ lọc tự động của Excel. Chúng ta sẽ sử dụng công cụ này để thực hiện xóa các dòng trống trong Excel nằm xen kẽ nhau như sau:
Bước 1: Vào thẻ Data => chọn mục Filter trong nhóm công cụ Sort & Filter.
Hoặc các bạn có thể truy cập nhanh vào công cụ này bằng phím tắt Excel Ctrl + Shift + L nhé.
Sau đó các bạn sẽ thấy trên đầu tiêu đề của mỗi cột có thêm một biểu tượng như trong hình ảnh dưới đây nghĩa là đã tạo bộ lọc thành công.
Bước 2: Các bạn bấm vào biểu tượng bộ lọc ở trên cột bất kỳ rồi bỏ tích ở mục Select All đi nhé.
Tiếp theo các bạn kéo xuống cuối danh sách rồi tích vào mục Blanks:
Sau đó các bạn sẽ thấy toàn bộ dòng trống trong vùng dữ liệu Excel ban đầu đã được lọc ra. Cách để phân biệt các dòng trống thuộc vùng này với các dòng trống nằm ngoài vùng là bạn nhìn vào số thứ tự dòng. Phần nào có số thứ tự màu xanh có nghĩa là dòng trống thuộc vùng dữ liệu của chúng ta, dòng nào có số thứ tự màu đen là dòng không liên quan.
Bước 3: Các bạn chọn toàn bộ các dòng trống có số thứ tự đầu dòng màu xanh rồi bấm chuột phải và chọn Delete Row.
Sau đó toàn bộ các dòng trống trong vùng dữ liệu ban đầu của chúng ta đã được xóa đi.
Bước 4: Các bạn lại bấm vào biểu tượng bộ lọc của cột mà chúng ta chọn ở bước 1 rồi bấm Clear Filter From… để bỏ bộ lọc. Ở đây chúng mình tạo bộ lọc trên cột Họ nên tùy chọn này sẽ là Clear Filter From “Họ”.
Cuối cùng các bạn sẽ thu được một bảng dữ liệu không chứa các dòng trống nằm xen kẽ nhau nữa:
Cả 2 cách xóa dòng trống trong Excel chúng mình hướng dẫn ở trên các bạn đều có thể áp dụng để xóa tất cả dòng trống trong một sheet. Điều này sẽ giúp bảng dữ liệu của bạn trong gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Chúc các bạn áp dụng thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng bộ lọc FILTER trên nhiều sheet trong Excel
Kết luận
Hy vọng bài hướng dẫn của chúng mình sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc với Excel. Nếu bạn thấy hay và hữu ích thì hãy chia sẻ kiến thức này với người khác nữa nhé.
Để có thể xây dựng tư duy làm việc chủ động với Excel, biết cách ứng dụng các công cụ làm việc phù hợp cho từng vấn đề thực tế thì các bạn hãy đăng ký khóa học:
Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ
Khóa học sẽ cung cấp cho các bạn toàn bộ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng Excel. Các video bài giảng sẽ bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực hành có tính thực tế cao. Học đến đâu các bạn có thể áp dụng vào công việc ngay đến đó để giảm bớt thời gian thao tác mà vẫn nâng cao được hiệu quả. Nếu bạn xem video nhưng chưa hiểu bài hay gặp khó khăn trong lúc thực hành thì có thể thoải mái đặt câu hỏi ngay dưới video bài giảng để được chuyên gia Excel giải đáp chi tiết nhé. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả.
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản