Cách xóa kết nối dữ liệu trong Excel 365

Điều đó có lẽ sẽ làm việc. Tôi muốn xem liệu có bất kỳ phương pháp nào khác để duy trì bộ đệm ẩn trục không. Mối quan tâm của tôi xoay quanh kết nối dữ liệu và đó là nơi lưu trữ tên người dùng và mật khẩu của tôi

Biết cách sử dụng các công thức Excel là một kỹ năng hữu ích, đặc biệt nếu bạn làm việc với các tập dữ liệu lớn và nhiều trang tính cùng một lúc. Trong một bài viết khác, chúng tôi đã chỉ cho bạn hai quy trình cơ bản để tự động chuyển dữ liệu từ một trang tính Excel này sang một trang tính Excel khác, như một giải pháp thay thế đơn giản cho việc sao chép/dán thủ công. Mặc dù các chức năng Sao chép và Dán Liên kết và Tham chiếu Trang tính có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhưng Excel có các tính năng tích hợp đòi hỏi ít nỗ lực hơn

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Power Query trong Excel để nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, kết hợp và hợp nhất các bảng theo sở thích của bạn;

Excel Power Query là gì?

Power Query là một công cụ Microsoft Excel giúp đơn giản hóa hai tác vụ chính của bất kỳ người dùng bảng tính nào. nhập và sắp xếp dữ liệu. Trước khi hiển thị tất cả các ứng dụng, hãy tìm hiểu sơ qua cách chúng hoạt động

Power Query hoạt động như thế nào trong Excel?

Power Queries là các lệnh được thiết lập trong Excel có thể được chia nhỏ thành các bước sau

• Nhập khẩu hoặc kết nối. Bạn có thể kết nối dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, dịch vụ cụ thể hoặc môi trường cục bộ. Hơn nữa, bạn có thể kết nối từ nhiều nguồn để kết hợp tất cả dữ liệu của mình vào một nơi
• Chỉnh sửa hoặc chuyển đổi. Bạn có thể thay đổi dữ liệu theo sở thích của mình vì những dữ liệu này sẽ không ảnh hưởng đến nguồn ban đầu
• Tự động hóa hoặc tải. Sau khi hoàn thành truy vấn của mình, bạn có thể tải nó vào một trang tính hoặc Mô hình Dữ liệu và cập nhật nó thường xuyên mà không cần phải lặp lại quá trình đó

Vì vậy, Power Query có dễ sử dụng không? . Power Query không yêu cầu kiến ​​thức về viết mã hoặc lập trình và kể từ năm 2016, nó đã trở thành một công cụ tích hợp trong Excel, vì vậy không cần phải cài đặt bên thứ ba nữa. Giống như bất kỳ công cụ tự động hóa nào, tính năng hấp dẫn nhất của nó là khả năng đạt được kết quả tương tự trong một nửa thời gian

Làm cách nào để sử dụng Excel Power Query?

Trước khi trình bày cách bạn có thể sử dụng Power Query trong Excel, hãy lưu ý rằng nó chỉ hoạt động trong các phiên bản Excel sau

• Power Query cho Excel 2010 và 2013. Để sử dụng nó, bạn cần bổ trợ Microsoft này. Thật không may, không có phần bổ trợ nào khả dụng cho macOS và bạn chỉ có thể làm mới truy vấn hiện có chứ không thể tạo hoặc chỉnh sửa truy vấn mới
• Power Query cho Excel 2016, 2019 hoặc 365. Tùy thuộc vào phiên bản, Power Query sẽ xuất hiện dưới dạng nút “Lấy dữ liệu & chuyển đổi” hoặc “Lấy dữ liệu”. Tính năng tích hợp này cho phép bạn tạo và chỉnh sửa truy vấn trong Windows và Mac

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Power Query cho Excel 365 trên máy Mac

Làm cách nào để nhập dữ liệu bằng Excel Power Query?

Nhập dữ liệu của bạn bằng Power Query rất đơn giản vì Excel cung cấp rất nhiều kết nối dữ liệu có thể truy cập được từ thanh công cụ của bạn. Bây giờ bạn đã biết Power Query là gì và loại định dạng dữ liệu mà nó có thể nhập, hãy xem cách bạn có thể nhập dữ liệu từ bảng tính Excel

Làm cách nào để nhập dữ liệu từ một trang tính trong Excel Power Query?

Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn phân tích doanh số bán ô tô của một nhân viên vào năm 2021. Sử dụng Power Query, bạn có thể nhập dữ liệu mà hoàn toàn không ảnh hưởng đến tệp nguồn

1. 1. Mở một bảng tính Excel mới và đi đến Dữ liệu > Lấy dữ liệu [Power Query]. Như đã giải thích, có một số tùy chọn tùy thuộc vào loại nguồn. Ở đây, tôi sẽ chọn “Lấy dữ liệu [Power Query]” để nhập bảng tính được lưu trữ cục bộ

1. 2. Chọn “Sổ làm việc Excel”

1. 3. Khi bạn đã chọn nguồn dữ liệu ưa thích của mình, hãy chọn “Cài đặt kết nối”. Tại đây, tôi có thể chọn tệp cục bộ bằng cách nhấp vào “Duyệt”

1. 4. Để tìm kiếm nhanh hơn, hãy nhập tên tệp nguồn vào thanh tìm kiếm. Ở đây, tôi đã gõ 'BÁN HÀNG'. Chọn tệp, nhấp vào “Nhận dữ liệu”, sau đó nhấp vào nút “Tiếp theo” nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ ban đầu

1. 5. Bây giờ bạn có thể thấy cửa sổ xem trước dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng Windows, thì bạn có thể chuyển đổi hoặc chỉnh sửa dữ liệu của mình tại thời điểm này. Tuy nhiên, Mac sẽ chỉ cho phép bạn tải dữ liệu và sau đó áp dụng mọi thay đổi cần thiết

Sau khi bạn tải dữ liệu, Excel sẽ tự động lưu truy vấn trong hệ thống của bạn. Mỗi khi bạn muốn nhập hoặc định dạng [đối với Windows], hãy nhấp vào biểu tượng “Làm mới” ở góc trên cùng bên phải để lặp lại các bước. Điều này sẽ loại bỏ công việc thủ công lặp đi lặp lại và các lỗi con người không cần thiết

Làm cách nào để nhập dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel Power Query?

Như đã đề cập trước đây, Power Query có thể nhập dữ liệu từ nhiều tệp cùng một lúc. Điều này rất hữu ích khi bạn không muốn nhập tất cả dữ liệu từ một tệp lớn hơn và muốn nhập các trang tính cụ thể. Đây là cách bạn có thể lấy dữ liệu từ nhiều sheet

1. 1. Lặp lại các bước 1-3 từ phần trước
2. 2. Tìm kiếm thư mục chung của bạn thay vì một trang tính cụ thể. Tại đây, tôi sẽ tìm kiếm tệp 'SALES2021' của mình. Nhấp vào “Nhận dữ liệu” và sau đó “Tiếp theo” nằm ở góc dưới cùng bên phải

1. 3. Như bạn có thể thấy, bây giờ bạn có thể chọn các trang dữ liệu cụ thể mà bạn muốn nhập. Tôi đã chọn 2 sheet tương ứng với nhân viên kinh doanh mà tôi muốn so sánh. Sau khi chọn, nhấp vào "Tải"

1. 4. Bây giờ bạn sẽ có một sổ làm việc Excel mới với hai trang tính đã tải. Dưới đây là một ví dụ về cách Excel đã chuyển đổi dữ liệu của tôi thành một bảng, mỗi bảng trong một tab riêng biệt

Trong Windows, Power Query cũng cung cấp cho bạn tùy chọn tải vào bảng tổng hợp, biểu đồ tổng hợp hoặc chỉ cần tạo kết nối cho ‌query. Tùy chọn cuối cùng này không nhập dữ liệu, nhưng nó vẫn là một cách hữu ích để tăng tốc bất kỳ quá trình chuyển đổi dữ liệu nào

Bây giờ bạn đã biết cách tải dữ liệu từ một trang tính và nhiều trang tính, hãy xem cách chỉnh sửa truy vấn trong Excel

Làm cách nào để chỉnh sửa Thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài trong Excel?

Một cách tuyệt vời để chỉnh sửa các lần nhập trong tương lai bằng Power Query là thay đổi cài đặt cho phạm vi dữ liệu ngoài

1. 1. Chuyển đến Dữ liệu > Thuộc tính để chỉnh sửa bất kỳ thành phần nào sau đây

Dưới đây là tóm tắt về ba thuộc tính hữu ích nhất để xem xét cho các truy vấn trong tương lai

• Định nghĩa truy vấn. Bỏ chọn hộp “Lưu định nghĩa truy vấn” và đổi tên thành tên nào đó dễ nhớ hơn. Đừng quên rằng mục đích của Power Query là giảm số bước trong quy trình chuyển đổi dữ liệu
• Kiểm soát làm mới. Điều quan trọng nhất ở đây là tùy chọn “Làm mới dữ liệu khi mở tệp”. Nếu bạn chọn tùy chọn này, thì bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp gốc sẽ tự động ảnh hưởng đến tệp đích
• Định dạng và bố cục dữ liệu. Nếu bạn chọn “Chèn ô cho dữ liệu mới, xóa ô không sử dụng”, mọi hàng dữ liệu mới được thêm vào tệp nguồn của bạn sẽ được chuyển và định dạng trùng với phần còn lại của bảng Power Query, đồng thời mọi ô không sử dụng sẽ bị xóa

Điều quan trọng là phải hiểu cách Excel có thể tự động chuyển đổi dữ liệu của bạn, ‌để tăng năng suất. Mặc dù các tính năng cơ bản nhất của Power Query trong Excel hoạt động theo cách tương tự trong Windows và Mac, nhưng các tính năng tự động hóa khác có thể thay đổi ở mức độ lớn hơn

Để tránh phiên bản không tương thích và tạo quy trình làm việc bảng tính tự động của riêng bạn bất kể hệ điều hành của bạn là gì, hãy xem các lợi ích của việc sử dụng Lớp thay thế cho Excel Power Query

Làm cách nào để xóa kết nối trong Excel?

Nếu bạn muốn loại bỏ kết nối Power Query trong Excel, hãy làm theo các bước bên dưới

1. 1. Chuyển đến Dữ liệu> Truy vấn & Kết nối

1. 2. Nhấp vào truy vấn bạn muốn xóa và chọn “Xóa”

1. 3. Excel sẽ nhắc bạn bằng một thông báo cảnh báo để đảm bảo bạn muốn tiếp tục

Nếu bạn không sử dụng công cụ tự động hóa quy trình công việc, thì Power Query là một cách tuyệt vời để không chỉ tự động hóa các bản cập nhật, chỉnh sửa hoặc tác vụ lặp lại mà còn để theo dõi mọi sửa đổi được thực hiện đối với tệp

Làm cách nào để tự động hóa các tác vụ trên Google Trang tính?

Lớp là một tiện ích bổ sung trang bị cho bạn các công cụ để tăng hiệu quả và chất lượng dữ liệu trong các quy trình của bạn trên Google Trang tính. Chia sẻ các phần của Google Trang tính của bạn, theo dõi, xem xét và phê duyệt các thay đổi cũng như đồng bộ hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau – tất cả chỉ trong vài giây. Xem làm thế nào nó hoạt động

Sử dụng Layer, bạn có thể

• Chia sẻ & Cộng tác. Tự động hóa việc thu thập và xác thực dữ liệu của bạn thông qua các điều khiển của người dùng
• Tự động hóa và lên lịch. Lên lịch các nhiệm vụ thu thập và phân phối dữ liệu định kỳ
• Tích hợp & Đồng bộ hóa. Kết nối với ngăn xếp công nghệ của bạn và đồng bộ hóa tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi
• Trực quan hóa & Báo cáo. Tạo và chia sẻ báo cáo với dữ liệu thời gian thực và các quyết định khả thi

Ưu đãi trong thời gian có hạn. Cài đặt Tiện ích bổ sung lớp cho Google Trang tính ngay hôm nay và Nhận quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng phải trả phí, để bạn có thể bắt đầu quản lý, tự động hóa và thay đổi quy mô các quy trình của mình trên Google Trang tính

Sự kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Excel Power Query ở mức cơ bản trong Excel 2016, 2019 và Office 365 cho Mac và Windows. Đó là một công cụ truy vấn mạnh mẽ có thể nhập nhiều nguồn dữ liệu khác nhau về loại tệp và hệ thống lưu trữ. Trong một vài bước đơn giản, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại phổ biến nhất của mình, tránh các lỗi thủ công trong tương lai và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn muốn tìm hiểu các phương pháp nâng cao hơn để tự động hóa quy trình làm việc của mình trong Excel, hãy đọc bài viết của chúng tôi về Cách sử dụng Macro trong Excel để tự động hóa các tác vụ