Đặt thời gian tự động trong excel

Khi bạn tạo bảng tính Excel cho doanh nghiệp nhỏ của mình, các hàm thời gian và ngày tháng thường bổ sung cả sự tiện lợi và khả năng lập trình vào sổ làm việc của bạn. Có tin tốt với chức năng ngày tháng. Hiện tại, các phương pháp này vẫn giống như cách đây nhiều năm và các phương pháp bên dưới hoạt động với các phiên bản Excel từ Office 365 hiện tại cho cả PC và Mac, trở lại Excel 2007

Mẹo

Bạn có thể tạo ô cập nhật ngày tháng bằng hàm Excel Today

Đặt ngày hiện tại trong Excel

Cách dễ nhất để thêm ngày hiện tại trong Excel là chỉ cần nhập ngày. Chẳng hạn, nhập "2018-07-31" trong một ô sẽ tự động được phát hiện là ngày. Ô có thể được định dạng để chấp nhận ngày ở dạng đó và bạn có thể chọn định dạng hiển thị mà ngày sẽ chuyển đổi khi bạn nhấn Enter. Ví dụ: "2018-07-31" có thể được tự động định dạng lại thành "Ngày 31 tháng 7 năm 2018. " Điều này có thể làm cho việc nhập dữ liệu trở nên đơn giản trong khi tạo dữ liệu dễ đọc

Tự động cập nhật ngày

Tuy nhiên, ngày nhập thủ công đã được sửa. Ngày 31 tháng 7 năm 2018 sẽ luôn là ngày 31 tháng 7 năm 2018 và trong nhiều trường hợp, đó sẽ là ngày bạn muốn. Nhập dữ liệu bán hàng hàng ngày yêu cầu một ngày tĩnh, ví dụ. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn cần thay đổi ngày mỗi khi mở bảng tính và đôi khi việc hiển thị ngày hiện tại trên trang tính của bạn chỉ đơn giản là hữu ích. Để chèn ngày trong Excel thay đổi theo ngày hiện tại, bạn có thể sử dụng hàm Today

Hàm Excel Hôm nay

Hàm Excel Today rất dễ sử dụng và hoạt động với hầu như tất cả các phiên bản Excel. Bạn có thể nhập hàm Hôm nay theo cách thủ công hoặc bạn có thể chọn nó từ tab Công thức trên Dải băng

Nhập thủ công chức năng hôm nay

Chọn ô mà bạn muốn ngày hiện tại xuất hiện. Nhập "=TODAY()" không có dấu ngoặc kép và nhấn Enter. Ngày hiện tại hiện xuất hiện trong ô, ở định dạng ngày mặc định

Sử dụng tab Công thức

Chọn ô mà bạn muốn ngày hiện tại xuất hiện. Bấm vào tab Công thức, sau đó bấm vào Ngày & Giờ trên Dải băng. Chọn NGAY HÔM NAY từ trình đơn thả xuống. Bấm OK trong hộp thoại Đối số chức năng và ngày hiện tại sẽ xuất hiện trong ô, ở định dạng ngày mặc định

Thay đổi định dạng ngày mặc định

Bấm chuột phải vào ô của bạn với ngày hiện tại và chọn Định dạng ô. Chọn định dạng ngày bạn muốn sử dụng cho ngày. Mỗi khi bạn mở bảng tính, ô này sẽ tự động cập nhật đến ngày hiện tại, theo định dạng bạn chọn

Chuyển đổi ngày cập nhật thành tĩnh

Ví dụ: nếu bạn tạo một bảng tính để theo dõi hàng tồn kho, thì bạn có thể sử dụng cùng một bảng tính mỗi khi bạn đếm hàng tồn kho, nhưng mỗi lần đếm cần một ngày cố định để bạn có thể so sánh hàng tồn kho của tháng 8 với hàng tồn kho của tháng 7 chẳng hạn

Việc thêm ngày cập nhật tự động trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, nhưng bạn sẽ cần chuyển đổi ngày tự động sang định dạng tĩnh để lưu khoảng không quảng cáo hiện tại. Điều này được thực hiện đơn giản, bằng cách nhấn F2 để chỉnh sửa ô, sau đó F9 để tính toán lại ô. Excel thay đổi công thức hàm Today thành giá trị số của ngày hiện tại. Khi bạn nhấn Enter, ngày hiện tại vẫn hiển thị, nhưng ô này không còn cập nhật. Bây giờ bạn có thể lưu hàng tồn kho của tháng 7 với một ngày cố định

Mẹo

Hàm NOW trong Excel hoạt động giống như hàm TODAY, tuy nhiên nó trả về cả ngày và giờ hiện tại khi bảng tính được mở. Điều này rất hữu ích cho bảng tính chính mà bạn có thể sử dụng nhiều lần trong ngày. Được chuyển đổi thành ngày và giờ tĩnh sẽ tạo dấu thời gian, hữu ích khi bạn cần xác định phiên bản mới nhất

Donna cần ghi nhật ký hoạt động diễn ra trong ngày tại trung tâm điều phối của cô ấy. Khi có cuộc gọi đến qua bộ đàm, cô ấy cần ghi lại ai, cái gì, tại sao, v.v. Cô ấy cũng cần ghi lại thời gian (ở định dạng 24 giờ) mà cuộc gọi đến. Donna hiện đang làm tất cả điều này trên giấy. Cô ấy muốn tạo một trang tính mà cô ấy có thể nhập vào và để dấu thời gian tự động điền ngay khi cô ấy nhập văn bản vào ô bên cạnh nó trong hàng đó. Khi ô bên cạnh nó trống, cô ấy muốn ô dấu thời gian của mình trống. Bằng cách này, cô ấy có thể tiết kiệm thời gian từ việc kiểm tra đồng hồ để ghi lại thời gian

Khi tiếp cận vấn đề này, giả sử rằng bạn muốn dấu thời gian đi vào cột A và bạn sẽ nhập "ai, cái gì, tại sao" và thông tin khác bắt đầu từ cột B. Cách đơn giản nhất để thực hiện việc này là sử dụng phím tắt có sẵn của Excel để nhập thời gian hiện tại. nhấn Shift+Ctrl+; . Miễn là ô được định dạng để hiển thị thời gian ở định dạng 24 giờ, bạn sẽ thấy thời gian hiện tại theo ý muốn

Nếu bạn muốn một cách tiếp cận tự động hơn, bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản trong cột A, chẳng hạn như sau

=IF(B2<>"", NOW(), "")

Mặc dù điều này sẽ nhập thời gian vào cột A nếu ô tương ứng trong cột B chứa nội dung nào đó, nhưng nó sẽ không cho kết quả khả quan do cách thức hoạt động của hàm NOW. Hãy nhớ rằng hàm luôn trả về thời gian hiện tại. Do đó, bất cứ khi nào trang tính được tính toán lại, nội dung của ô B2 sẽ được kiểm tra. Nếu có thứ gì đó ở đó, thì hàm NOW được gọi, trả về thời gian tính toán lại hiện tại. Điều này có nghĩa là thời gian hiển thị trong ô cột A chứa công thức này sẽ luôn thay đổi;

Tuy nhiên, bạn có thể làm cho công thức ở cột A phức tạp hơn một chút theo cách này

=IF(B2<>"", IF(A2="",NOW(),A2), "")

Lần đầu tiên bạn nhập này, có khả năng bạn sẽ gặp lỗi vì công thức là vòng tròn. Nói cách khác, công thức tham chiếu đến ô chứa công thức. (Trong trường hợp này, công thức đi vào ô A2 và cũng tham chiếu đến ô A2. ) Để làm cho công thức này hoạt động bình thường, bạn cần làm theo các bước sau

1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, nhấp vào nút Office rồi nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 hoặc các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng rồi bấm vào Tùy chọn. )
2. Nhấp vào Công thức ở bên trái màn hình. (Xem Hình 1. )


Hình 1. Khu vực Công thức của hộp thoại Tùy chọn Excel

1. Đảm bảo rằng hộp kiểm Bật phép tính lặp được chọn
2. Nhấp vào OK

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn đặt thứ gì đó vào ô B2, thời gian sẽ tự động được nhập vào ô A2. Tuy nhiên, thời gian chỉ được đặt ở đó nếu ô A2 trước đó trống. Nếu không (có nghĩa là nó đã chứa thời gian), thì nội dung hiện tại của ô A2 vẫn giữ nguyên vị trí

Nếu bạn không muốn cho phép tham chiếu vòng tròn (bằng cách bật phép tính lặp), thì cách tốt nhất là thông qua macro. Bạn có thể sử dụng sự kiện Worksheet_Change để tự động nhập thời gian vào cột A bất cứ khi nào có nội dung nào đó được nhập vào cột B

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    Dim rInt As Range
    Dim rCell As Range
    Dim tCell As Range

    Set rInt = Intersect(Target, Range("B:B"))
    If Not rInt Is Nothing Then
        For Each rCell In rInt
            Set tCell = rCell.Offset(0, -1)
            If IsEmpty(tCell) Then
                tCell = Now
                tCell.NumberFormat = "mmm d, yyyy hh:mm"
            End If
        Next
    End If
End Sub

Để thiết lập macro, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Xem mã. Sau đó, bạn có thể đặt macro vào cửa sổ mã được hiển thị. (Điều này đặt macro trong mô-đun ThisWorksheet, được yêu cầu vì đây là trình xử lý sự kiện được thực thi bất cứ khi nào có nội dung nào đó trong trang tính thay đổi. )

Macro kiểm tra để đảm bảo rằng một cái gì đó thực sự được nhập vào cột B. Nếu vậy, thì biến tCell được đặt thành ô tương ứng trong cột A. Nếu không có gì trong ô đó, thì ngày và giờ hiện tại được đặt ở đó. Nếu bạn chỉ muốn thời gian, thì hãy thay đổi phần trong cùng của macro thành phần này