Để biết được một ô có dữ liệu là giá trị hay công thức thì ta chọn ô đó và xem ô

[Excel] 8 Thông báo lỗi phổ biến trong ô tính Excel

ngày 03-11-2021

Khi làm việc với các ô tính trong Excel, bạn thường thấy những báo lỗi khó hiểu như ####, #REF, #N/A… Nếu không hiểu được ý nghĩa của các lỗi này, bạn sẽ phải mất thời gian để sửa lỗi và làm chậm tốc độ thao tác trên Excel của bạn.

Hãy cùng khám phá và giải mã ý nghĩa của những lỗi thường thấy trong Excel:

1. Lỗi hiển thị: #####

• Lỗi này thường xuất hiện khi ô tính nằm trong cột quá hẹp, không thể hiện thị hết dữ liệu trong ô. Thông báo lỗi này không ảnh hưởng đến giá trị ô tính mà chỉ gặp vấn đề trong hiển thị kết quả ô.
• Giải pháp: Thay đổi chiều rộng cột có chứa ô báo lỗi.
• Lưu ý: Trong một trường hợp ít gặp khác, giá trị trong ô là thời gian hoặc ngày tháng với kết quả âm hoặc giá trị quá lớn để hiển thị được ngày tháng. Khi đó, việc thay đổi độ rộng của cột liên quan không có tác dụng. Bạn chỉ cần thay đổi định dạng ô tính dưới dạng Number để hiện kết quả giá trị số của thời gian hay ngày tháng trong ô tính.

2. Lỗi sai ký tự: #NAME!

• Đây là lỗi thường gặp khi nhập sai tên hàm, công thức, quên đặt chuỗi văn bản vào dấu kép đôi "" dẫn đến việc Excel không hiểu công thức bạn vừa nhập.
• Giải pháp: Kiểm tra lại cẩn thận từng ký tự trong công thức từ đầu đến cuối và sửa lại. Ví dụ: =SUN(12,13) | =SUM(A1B2) | =LEN(3hoc) hiển thị lỗi #NAME! được chỉnh tương ứng thành =SUM(12,13) | =SUM(A1:B2) | =LEN("3hoc")
• Lưu ý: Một số hàm Excel chỉ sử dụng được ở những phiên bản MS Office mới hơn hoặc phải cài đặt thêm thì vẫn hiện lỗi này vì Excel không nhận diện được công thức bạn nhập.

3. Lỗi không tìm thấy dữ liệu: #N/A

• Lỗi này thường xảy ra khi không tìm thấy hoặc mất dữ liệu, thường gặp khi sử dụng các hàm tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH…
• Giải pháp: Kiểm tra lại bảng dữ liệu đối chiếu trong các hàm tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu so sánh trong bảng theo giá trị từ nhỏ đến lớn. Đảm bảo dữ liệu tìm kiếm và đối chiếu phải cùng một kiểu định dạng dữ liệu đồng thời giá trị của dữ liệu tìm kiếm không được nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của dữ liệu đối chiếu.

4. Lỗi sai giá trị: #VALUE!

• Đây là lỗi phổ biến khi nhập giá trị không cùng kiểu dữ liệu (hàm sử dụng số nhưng lại nhập chuỗi văn bản), thừa giá trị (hàm yêu cầu đối số là giá trị nhưng chọn mảng có nhiều hơn 1 giá trị)...
• Giải pháp: Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng đúng từng giá trị tương ứng với đối số của hàm.

5. Lỗi không thể tham chiếu: #REF!

• Lỗi này thường gặp khi công thức Excel có chứa dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết nhưng không thể tìm thấy. Lý do thường là sai liên kết hoặc tham chiếu đến số hàng, cột vượt quá dữ liệu vùng tham chiếu.
• Giải pháp: Kiểm tra phần dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết trong công thức và cập nhật lại.

6. Lỗi số: #NUM!

• Khi tính toán số trong Excel, khi gặp kết quả quá lớn nằm ngoài khả năng tính toán hoặc giá trị số không phù hợp để sử dụng trong hàm thì Excel sẽ hiện giá trị #NUM!
• Giải pháp: sử dụng những tính toán với số quá lớn và chú ý điều kiện sử dụng số (số nguyên, số âm hay dương…)

7. Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!

• Trường hợp bạn chọn không đúng vùng dữ liệu, Excel không thể hiểu chính xác vùng bạn chọn thì kết quả sẽ hiện #NULL!
• Giải pháp: kiểm tra vùng dữ liệu trong hàm và cập nhật lại. Ví dụ =SUM(A1 B2) cần sửa thành =SUM(A1,B2) hoặc =SUM(A1:B2)

8. Lỗi chia 0: #DIV/0!

• Lỗi này rất dễ nhận thấy, đó là khi bạn thực hiện phép chia cho 0 hoặc không nhập số chia.
• Giải pháp: thay đổi số chia khác 0. Ví dụ: =MOD(3,0) phải thay bằng =MOD(3,x) với x là số khác 0.

Nguồn: Tổng hợp từ Internet

Chúc các bạn thao tác thành thạo trên Excel!

Tin cùng chuyên mục

• 

  3 PHÍM CHỨC NĂNG TRONG BÀI THI MOS

• 

  Các hàm tài chính trong Excel

• 

  10 bước tạo Form tính trong Word

• 

  [Word] Định dạng viết hoa đầu dòng tự động

Hàm IF là hàm phổ biến và được sử dụng nhiều trong Excel để trả về kết quả theo điều kiện đặt ra. Trong bài viết này, Điện máy XANH sẽ giải thích và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm IF trong Excelnhé!

1Công thức Hàm IF trong Excel

Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.

Một vài ứng dụng thực tế của hàm IF:

• Nếu điểm trung bình của học sinh từ 5 - 6.5 xếp loại trung bình, từ 6.5 - 8 xếp loại khá, từ 8 trở lên xếp loại giỏi.
• Nếu chức vụ là nhân viên thì phụ cấp 300, chuyên viên thì phụ cấp 500, trưởng phòng thì phụ cấp 700.
• Nếu khách hàng mua số lượng từ 100 - 1000 thì giá là 500 đồng, từ 1000 - 10000 thì giá là 450 đồng, từ 10000 trở lên thì giá là 400 đồng.

Xem thêm:Hàm SUMIF

2Ví dụ hàm IF

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, mời bạn cùng xem qua các bài tập đơn giản bên dưới nhé.

Bạn là giảng viên của một lớp học và bạn cần kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với điều kiện như sau:

Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt")

Giải thích:

• C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 (điểm số) có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
• "Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7
• "Không Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 nhỏ hơn 7

Lưu ý: Khi kết quả trả về là dạng chữ, bạn cần thêm dấu ngoặc kép (") như trong công thức ở trên.

Kết quả:

3Một số cách dùng hàm IF

Trong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác.

Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:

• Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
• Nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.

Lồng nhiều hàm IF

Trong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh.

Giả sử bạn là nhân viên tiền lương và phúc lợi của một công ty, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:

Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2="Nhân viên",500000,IF(C2="Chuyên viên",700000,1000000))

Giải thích:

• Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, trả về kết quả 500000, không phải Nhân viên thì kiểm tra tiếp với IF 2
• Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 (vì không phải Nhân viên, không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng)

Kết quả:

Lồng hàm IF với hàm khác

Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.

Tại ô E2, ta dùng công thức:=IF(AND(C2>=5,D2>=5),"Đạt","Không Đạt")

Giải thích:

• AND(C2>=5,D2>=5: Kiểm tra xem ô C2 và D2 xem mỗi ô có lớn hơn hoặc bằng 5 không
• "Đạt": Kết quả trả về khi cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
• "Không Đạt": Kết quả trả về khi một trong hai nhỏ hơn 5

Kết quả:

Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện

Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS.

Công thức:

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Trong đó

• logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
• value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng.
• logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
• value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.

Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã sản phẩm với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua sản phẩm nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.

Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có thể sử dụng hàm IFS như sau:

=IFS(A2="Xà Phòng",0.5, A2="Sữa tắm",0.4, A2="Bột giặt",0.8)

Trong đó:

• A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
• Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
• 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu thỏa điều kiện 1, 2, 3.

Hàm IF kết hợp AND

Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:

Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt

Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:

=IF(AND(A2>=8, B2="Tốt"), "Học Sinh Giỏi", "Học Sinh Tiên Tiến")

Trong đó:

• AND: So sánh cả 2 điều kiện IF (DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt)
• "Học Sinh Giỏi": Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
• "Học Sinh Tiên Tiến": Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa.

4Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF

Mời bạn tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục:

Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)

Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.

Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép (""), hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.

Ví dụ: =IF(A1>5,"Đạt","") hoặc=IF(A1>5,"Đạt","Không Đạt")

Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?

Lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.

Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa (đặc biệt trong hàm IF lồng).

Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH

Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm IF trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hàm IF.