Để có thể thực hiện các phép tính trong Excel, chúng ta sẽ cần sử dụng đến các hàm công thức. Chẳng hạn như để tính giá trị trung bình cộng sẽ cần hàm AVERAGE, tính tổng sẽ dùng hàm SUM. Và nếu như bạn cần phải làm việc với bảng tính gồm nhiều số liệu, cột và dòng khác nhau thì thao tác sao chép công thức từ dòng này sang dòng khác là điều cần thiết. Bạn sẽ không cần phải kỳ công ngồi tính toán từng dòng, mà có thể có ngay kết quả chỉ với vài thao tác mà thôi. Hãy cùng xem cách sao chép, copy công thức trong Excel như thế nào trong bài hướng dẫn dưới đây của Quản trị mạng.
Trong ví dụ bài dưới đây, tôi sẽ thực hiện với hàm tính AVERAGE và hàm SUM trong bảng dữ liệu thống kê điểm. Chúng ta sẽ tiến hành sao chép công thức ở ô E2 và F2 xuống các ô trong hai cột E và F.
Cách 1: Sử dụng thao tác Copy và Paste:
Bước 1:
Trước hết, bạn cần bôi đen hai ô E2 và F2, sau đó nhấn chuột phải chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2:
Tiếp đối bôi đen vùng từ E3 đến F6 rồi cũng nhấn chuột phải và chọn Paste hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V. Excel sẽ tiến hành sao chép công thức và định dạng của ô E2 và F2 xuống những ô còn lại.
Kết quả sẽ được như hình dưới.
Cách 2: Sử dụng Copy và Paste Special:
Cách sử dụng này sẽ khác hơn so với cách 1 khi copy toàn bộ công thức và định. Chúng ta sẽ sử dụng tùy chọn Paste Special [sao chép đặc biệt] để chọn sao chép mỗi công thức và giữ nguyên định dạng.
Bước 1:
Bạn cũng bôi đen ô E2 và F2 rồi nhấn Copy.
Bước 2:
Bạn bôi đen vùng từ E3 đến F6 rồi nhấn chuột phải, chọn Paste Special.
Bước 3:
Xuất hiện giao diện hộp thoại Paste Special, chúng ta tích chọn vào mục Formulas rồi nhấn OK.
Kết quả cũng cho ra tương tự như ở cách 1 nhưng định dạng ở hai ô E2 và F2 đã không bị copy xuống những ô còn lại.
Trên đây là 2 cách copy công thức trên Excel, copy toàn bộ và copy chỉ công thức và không có định dạng. Tùy theo yêu cầu tính toán trong bảng Excel mà chúng ta chọn loại copy công thức phù hợp.
Tham khảo thêm các bài sau đây:
- Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel
- Đây là những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn cần nắm rõ
- MS Excel - Bài 4: Thao tác với dòng, cột, sheet
Chúc các bạn thực hiện thành công!
Chương trình Excel có tính năng giúp người dùng dễ dàng sao chép công thức cho cả dòng hoặc cột, nhưng không phải lúc nào bạn cũng nhận được kết quả như ý. Khi nhận được kết quả không như mong đợi hoặc gặp lỗi #REF và /DIV0, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy không vui. Tuy nhiên, đừng lo lắng - bạn không cần chỉnh sửa từng ô trong bảng tính 5.000 dòng. Bài viết này sẽ cung cấp một số cách đơn giản giúp bạn sao chép công thức sang những ô khác.
-
1
Mở bảng tính Excel. Chắc hẳn sẽ có lúc bạn phải xử lý bảng tính lớn với nhiều công thức, và muốn sao chép đầy đủ thông tin. Việc thay đổi mọi thông tin thành tham chiếu ô tuyệt đối sẽ có phần khó khăn, đặc biệt khi bạn muốn xem lại thông tin gốc ngay sau đó. Hãy áp dụng phương pháp này để nhanh chóng di chuyển công thức với tham chiếu ô tương đối đến nơi khác mà không cần thay đổi tham chiếu.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Với bảng tính mẫu sau đây, chúng ta sẽ sao chép công thức từ cột C sang cột D mà không thay đổi yếu tố nào.
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C Cột D dòng 1 944 Ếch =A1/2 dòng 2 636 Cóc =A2/2 dòng 3 712 Thằn lằn =A3/2 dòng 4 690 Rắn =A4/2 - Nếu bạn muốn sao chép công thức trong một ô, hãy chuyển sang bước cuối cùng ["Thử các cách khác"] của phần này.
-
2
Ấn Ctrl+H để mở cửa sổ Find [Tìm]. Phím tắt này sử dụng được trên máy tính Windows và macOS.
-
3
Tìm và thay dấu "=" thành ký tự khác. Nhập "=" vào trường "Find what" [Tìm gì], rồi nhập ký tự khác vào ô "Replace with" [Thay thế bằng]. Nhấp vào Replace All [Thay thế toàn bộ] để chuyển toàn bộ công thức [thường bắt đầu bằng dấu bằng] vào phần chữ bắt đầu bằng ký tự khác. Luôn dùng ký tự mà bạn chưa sử dụng trong bảng tính. Ví dụ, thay bằng dấu # hay &, hoặc chuỗi ký tự dài hơn, chẳng hạn như ##&.
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C Cột D dòng 1 944 Ếch ##&A1/2 dòng 2 636 Cóc ##&A2/2 dòng 3 712 Thằn lằn ##&A3/2 dòng 4 690 Rắn ##&A4/2 - Không sử dụng ký tự * hay ? để tránh gặp khó khăn ở các bước sau.
-
4
Sao chép và dán ô. Tô sáng ô mà bạn muốn sao chép, và ấn Ctrl + C [trên Windows] hoặc Cmd + C [trên Mac] để sao chép. Tiếp theo, chọn ô mà bạn muốn dán thông tin, và ấn Ctrl + V [trên Windows] hoặc Cmd + V [trên Mac] để dán. Vì chúng không còn được xem là công thức, nên sẽ được sao chép chính xác.
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C Cột D dòng 1 944 Ếch ##&A1/2 ##&A1/2 dòng 2 636 Cóc ##&A2/2 ##&A2/2 dòng 3 712 Thằn lằn ##&A3/2 ##&A3/2 dòng 4 690 Rắn ##&A4/2 ##&A4/2 -
5
Sử dụng Find & Replace [Tìm và Thay thế] một lần nữa để đảo ngược thay đổi. Bây giờ bạn đã có các công thức theo ý muốn, hãy dùng "Replace All" [Thay thế toàn bộ] một lần nữa để đảo ngược thay đổi. Trong bảng tính mẫu sau đây, chúng ta sẽ tìm chuỗi ký tự "##&" và thay bằng dấu "=" một lần nữa, để những ô đó trở thành công thức ban đầu. Bây giờ bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa bảng tính như thường lệ:
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C Cột D dòng 1 944 Ếch =A1/2 =A1/2 dòng 2 636 Cóc =A2/2 =A2/2 dòng 3 712 Thằn lằn =A3/2 =A3/2 dòng 4 690 Rắn =A4/2 =A4/2 -
6
Thử cách khác. Nếu cách trên không hiệu quả, hoặc nếu bạn lo lắng về việc vô tình thay đổi nội dung trong ô khác bằng tính năng "Replace all" [Thay toàn bộ], bạn có thể thử vài cách sau:
- Để sao chép công thức trong một ô mà không thay đổi tham chiếu, bạn sẽ chọn ô đó, rồi sao chép công thức hiển thị trong thanh công thức ở gần phía trên cửa sổ [không phải trong ô đó]. Ấn Esc để đóng thanh công thức, rồi dán công thức vào bất kỳ đâu cần dùng.
- Ấn Ctrl và ` [cũng là phím ~] để xem bảng tính ở chế độ xem công thức. Sao chép công thức và dán chúng vào công cụ chỉnh sửa văn bản chẳng hạn như Notepad hoặc TextEdit. Sao chép chúng một lần nữa, rồi dán chúng vào vị trí mà bạn muốn trong bảng tính. Tiếp theo, ấn Ctrl và ` một lần nữa để trở về chế độ xem thông thường.
-
1
Nhập công thức vào một ô trống. Chương trình Excel giúp người dùng dễ dàng nhân bản công thức theo cột hoặc dòng bằng cách "điền" thông tin vào các ô. Tương tự như với mọi công thức khác, bạn sẽ nhập dấu = trước, rồi nhập hàm hoặc phép tính mà bạn muốn. Chúng ta sẽ dùng một bảng tính mẫu đơn giản, và cộng số ở cột A với cột B. Ấn Enter hoặc Return để xem kết quả.
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C dòng 1 10 9 19 dòng 2 20 8 dòng 3 30 7 dòng 4 40 6 -
2
Nhấp vào bên dưới góc phải ô có công thức cần sao chép. Con trỏ sẽ trở thành dấu + in đậm.
-
3
Nhấp và kéo con trỏ trên cột hoặc dòng mà bạn muốn nhân bản công thức. Công thức đã nhập sẽ tự động được nhập vào các ô mà bạn đã tô sáng. Tham chiếu ô tương đối sẽ tự động cập nhật theo ô trong cùng vị trí tương đối thay vì giữ nguyên. Sau đây là bảng tính mẫu hiển thị công thức đã dùng và kết quả:
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C dòng 1 10 9 =A1+B1 dòng 2 20 8 =A2+B2 dòng 3 30 7 =A3+B3 dòng 4 40 6 =A4+B4 Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C dòng 1 10 9 19 dòng 2 20 8 28 dòng 3 30 7 37 dòng 4 40 6 46 - Bạn cũng có thể nhấp đúp vào dấu cộng để điền thông tin vào cả cột thay vì kéo. Chương trình Excel sẽ dừng điền thông tin vào cột khi thấy ô trống. Nếu dữ liệu tham chiếu có khoảng trống, bạn sẽ phải lặp lại bước này để điền cột bên dưới khoảng trống đó.
- Một cách khác để nhân bản công thức cho cả cột là chọn ô ngay bên dưới ô chứa công thức và ấn Ctrl + D.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
1
Nhập công thức vào một ô. Tương tự như với mọi công thức khác, bạn sẽ nhập dấu = trước, rồi nhập hàm hoặc phép tính cần dùng. Trong bảng tính mẫu đơn giản dưới đây, chúng ta sẽ cộng số trong cột A với cột B. Khi bạn ấn Enter hoặc Return, kết quả liền hiển thị.
Bảng tính mẫu
Cột A Cột B Cột C dòng 1 10 9 19 dòng 2 20 8 dòng 3 30 7 dòng 4 40 6 -
2
Chọn ô và ấn Ctrl+C [trên Windows] hoặc ⌘ Command+C [trên Mac]. Đây là thao tác sao chép công vào bộ nhớ tạm.
-
3
Chọn ô mà bạn muốn dán công thức đã sao chép. Nhấp vào một ô và rê chuột lên xuống hoặc sử dụng các phím mũi tên. Không giống như phương pháp nhân bản công thức theo cột hoặc dòng, các ô sắp được dán công thức không nhất thiết phải liền kề với ô có công thức mà bạn đã sao chép. Bạn có thể ấn phím Control trong khi chọn để sao chép các ô và vùng không liền kề.
-
4
Ấn Ctrl+V [trên Windows] hoặc ⌘ Command+V [trên Mac] để dán thông tin. Bây giờ công thức đã hiển thị trong các ô được chọn.
-
1
Sử dụng tham chiếu ô tương đối trong công thức. Trong công thức Excel, "tham chiếu ô" là địa chỉ của ô. Bạn có thể nhập tham chiếu ô này theo cách thủ công, hoặc nhấp vào ô mà bạn muốn dùng trong khi nhập công thức. Ví dụ, bảng tính sau đây có công thức tham chiếu đến ô A2:
Tham chiếu tương đối
Cột A Cột B Cột C dòng 2 50 7 =A2*2 dòng 3 100 dòng 4 200 dòng 5 400 -
2
Tìm hiểu ý nghĩa của tham chiếu tương đối. Trong công thức Excel, tham chiếu tương đối sử dụng vị trí tương đối của địa chỉ ô. Trong ví dụ mẫu, ô C2 có công thức “=A2” là tham chiếu tương đối đến ô giá trị thứ hai bên trái. Nếu bạn sao chép công thức này vào ô C4, giá trị vẫn tham chiếu đến ô thứ hai bên trái, nhưng bây giờ là “=A4”.
Tham chiếu tương đối
Cột A Cột B Cột C dòng 2 50 7 =A2*2 dòng 3 100 dòng 4 200 =A4*2 dòng 5 400 - Cách này cũng áp dụng được với ô bên ngoài bảng tính nhưng trong cùng dòng và cột. Nếu bạn đã sao chép công thức từ ô C1 vào ô D6 [không hiển thị], Excel sẽ thay đổi tham chiếu "A2" thành ô trong cột liền kề bên phải [C→D] và xuống 5 dòng [2→7], hoặc "B7".
-
3
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Giả sử bạn không muốn Excel tự động thay đổi công thức của mình. Thay vì sử dụng tham chiếu ô tương đối, bạn có thể biến nó thành tuyệt đối bằng cách thêm biểu tượng $ trước cột hoặc dòng cần giữ nguyên, bất kể bạn sao chép công thức từ đâu.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Sau đây là các bảng tính mẫu hiển thị công thức gốc với cỡ chữ to và in đậm, cùng kết quả khi bạn thực hiện thao tác sao chép và dán nó vào ô khác:
-
Cột tương đối, dòng tuyệt đối [B$3]: Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến dòng 3, nên nó luôn tham chiếu đến dòng 3:
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =B$3 dòng 2 100 =A$3 =B$3 dòng 3 200 =A$3 =B$3 dòng 4 400 =A$3 =B$3
-
Cột tuyệt đối, dòng tương đối [$B1]: Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B, nên nó luôn tham tham chiếu đến cột B.
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =$B1 dòng 2 100 =$B2 =$B2 dòng 3 200 =$B3 =$B3 dòng 4 400 =$B4 =$B4
-
Cột và dòng tuyệt đối [$B$1]: Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B của dòng 1, nên nó luôn tham chiếu đến cột B của dòng 1.
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =$B$1 dòng 2 100 =$B$1 =$B$1 dòng 3 200 =$B$1 =$B$1 dòng 4 400 =$B$1 =$B$1
-
Cột tương đối, dòng tuyệt đối [B$3]: Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến dòng 3, nên nó luôn tham chiếu đến dòng 3:
-
4
Sử dụng phím F4 để chuyển đổi giữa tuyệt đối và tương đối. Tô sáng tham chiếu ô trong công thức bằng cách nhấp vào đó và ấn F4 để tự động thêm hoặc xóa biểu tượng $. Tiếp tục ấn F4 đến khi tham chiếu tuyệt đối hoặc tương đối mà bạn muốn đã được chọn, rồi ấn Enter hoặc Return.
- Nếu bạn sao chép công thức đến ô mới và thấy hình tam giác màu xanh lá, Excel đã nhận diện lỗi khả thi. Hãy xem kỹ công thức để tìm ra nguyên nhân.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Nếu bạn vô tình thay dấu = thành dấu ? hay * trong phương pháp "sao chép công thức chính xác", việc tìm kiếm "?" hay "*" sẽ không cho bạn kết quả như mong đợi. Bạn có thể khắc phục sự cố bằng cách tìm kiếm "~?" hay "~*".[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Chọn ô và ấn Ctrl' [dấu nháy đơn] để sao chép công thức của ô bên trên vào đó.
- Các phiên bản khác của Excel có thể sẽ có giao diện khác với các ảnh chụp màn hình trong bài viết.
Cùng viết bởi:
Tác giả & Biên tập viên viết về công nghệ
Bài viết này đã được cùng viết bởi Nicole Levine, MFA. Nicole Levine là một tác giả và biên tập viên của wikiHow chuyên viết về công nghệ. Bà có hơn 20 năm kinh nghiệm phát triển tài liệu kỹ thuật và quản lý các nhóm hỗ trợ tại các công ty lớn về phần mềm và dịch vụ lưu trữ trang web. Nicole cũng có bằng MFA về viết sáng tạo của Đại học Bang Portland và dạy sáng tác tác phẩm, viết tiểu thuyết và viết tạp chí tại nhiều tổ chức khác nhau. Bài viết này đã được xem 9.433 lần.
Chuyên mục: Máy tính và Điện tử | Office
Trang này đã được đọc 9.433 lần.