Hệ thống thông tin Information System là gì

a. Khái Niệm

– Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.

–  Vídụ: Khái niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày: Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học v.v..

–  Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý.

b. Phân loại hệ thống

• Hệ thống mở: có tương tác với môi trường
• Hệ thống đóng: không tương tác với môi trường (chỉ có trên lý thuyết).
• Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài của nó (các thực thể tồn tại bên ngoài hệ thống)

Đặc trưng của hệ thống mở
– Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra nhất định.

c. Tổ chức theo cách tiếp cận hệ thống

–  Tổ chức là một tập hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung.

–  Các loại tổ chức:

• Tổ chức hành chính, sự nghiệp
• Tổ chức thương mại
• Tổ chức sản xuất (nhà máy, xí nghiệp)
•  Tổ chức dịch vụ

Ví dụ:

• Cơ quan hành chính sự nghiệp: Nhân viên, văn bản pháp quy, quy định, tập luật, v.v.. là các thành phần của hệ thống. Mục tiêu của hệ thống là phục vụ cho lợi ích của nhân dân.
• Xí nghiệp: Các phần tử là tập hợp gồm nhân viên, trang thiết bị, nguyên vật liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách thức tổ chức v.v.., nhằm đạt mục tiêu là lợi nhuận tối đa.

Ví dụ:

• Một xí nghiệp tương tác với môi trường của nó để đạt được các yếu tố đầu vào cần thiết như: nguyên vật liệu, dịch vụ, nhân công, kiến thức sản xuất, vốn v.v… Xí nghiệp chỉ hoạt động được khi có đủ các yếu tố đầu vào kể trên.
• Đầu ra của xí nghiệp có thể là sản phẩm cuối cùng, phế phẩm và công nghệ sản xuất v..v.
• Phản hồi của khách hàng sẽ làm thay đổi yêu cầu của sản phẩm đầu ra

Cấu trúc của tổ chức:

– Cấu trúc cây: Tổ chức là một hệ thống cấp bậc các hệ thống con, mỗi hệ thống con có chức năng nhiệm vụ riêng, theo sự phân công của tổ chức.

Ví dụ: Cấu trúc hình cây của xí nghiệp

d. Hệ thống và các hệ thống con

• Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (cha)
• Một tổ chức kinh tế thường được phân làm ba hệ thống con:
  • Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định
  • Hệ thống thông tin
  • Hệ thống tác nghiệp là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện mục tiêu kinh doanh (sản xuất trực tiếp)

HỆ THỐNG THÔNG TIN (INFORMATION SYSTEM)

a. Khái niệm

• Hệ thống thông tin, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
• Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút.
• Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.

• Dữ liệu đầu vào gồm hai loại:
  • Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: (tiếng nói, công văn, hình ảnh v.v..)
  • Có cấu trúc: được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định (sổ sách, bảng biểu v.v..)
• Thông tin đầu ra:
  • Được phân tích, tồng hợp v.v.. từ dữ liệu vào và tùy thuộc vào từng nhu cầu (quản lý) trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể thuộc tổ chức (báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo v.v..)
• Xử lý tự động chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc.
• Hoạt động của httt:
  • Thu thập: Lọc, cấu trúc hoá dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học.
  • Xử lý
    • Phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin kết quả
    • Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu
    • V.v..
  • Phân phát thông tin cho từng đối tượng

b.Các đặc trưng của hệ thống thông tin hiện đại

• Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT).
• Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ con này được nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức.
• Hệ thống thông tin hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tin cần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của tổ chức cũng như các hành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu trách nhiệm.
• Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa. Một hệ thống thông tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu không có khả năng thay đổi mềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của tổ chức

c. Nhiệm vụ và vai trò của HTTT trong tổ chức kinh tế

Vai trò

– Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.

Nhiệm vụ

• –  Đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài
  • Ví dụ: thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá
• –  Đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định
  • Ví dụ:
    • –  Thông tin phản ánh tính trạng nội bộ của cơ quan tổ chức
    • –  Thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức