Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử MISA

1. Nội dung

Hướng dẫn lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại NĐ119/2018/NĐ-CP để nộp cho cơ quan thuế trong trường hợp: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng bị sai sót, phải thực hiện xóa hóa đơn và lập hóa đơn điện tử thay thế.

2. Hướng dẫn

Lập thông báo hủy hóa đơn điện tử

Sau khi xóa hóa đơn điện tử , Kế toán có thể lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử để nộp cho cơ quan thuế theo một trong hai trường hợp sau: Lập thông báo hủy từng hóa đơn điện tử 1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, mở chứng từ Xóa hóa đơn muốn lập thông báo hủy hóa đơn điện tử. 2. Nhấn Thông báo hủy HĐĐT. 3. Chương trình hiển thị mẫu thông báo hủy HĐĐT theo đúng quy định tại NĐ119/2018/NĐ-CP. Lập thông báo hủy hàng loạt hóa đơn điện tử 1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Xóa hóa đơn. 2. Nhấn Thông báo hủy HĐĐT. 3. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm các chứng từ xóa hóa đơn điện tử muốn lập thông báo. Nhấn Lấy dữ liệu. 4. Tích chọn các hóa đơn muốn lập thông báo. 5. Nhấn Đồng ý, chương trình hiển thị mẫu thông báo hủy HĐĐT theo đúng quy định tại NĐ119/2018/NĐ-CP.

Gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Sau khi in thông báo hủy hóa đơn điện tử, kế toán đem nộp cho cơ quan thuế. Chức năng gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm đang trong giai đoạn phát triển.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán còn thắc mắc: khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Bài viết này  ACC sẽ Hướng dẫn Cách xóa, hủy bỏ hóa đơn điện tử Misa & lập hóa đơn thay thế

Cách xóa, hủy bỏ hóa đơn điện tử Misa & lập hóa đơn thay thế

Cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành [đã ký điện tử], nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn [nếu hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn thì không cần thực hiện bước này].

1. Vào mục Xử lý hóa đơn, chọn Xóa bỏ hóa đơn.

2. Nhấn Lập biên bản hủy hóa đơn.

3. Chọn hóa đơn cần lập biên bản.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
• Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.

4. Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.

• Khai báo lý do hủy hóa đơn.
• Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.
• Nhấn Lưu và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.
• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này [nếu cần].
• Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
• Nhấn Gửi.

Lưu ý: Có thể chỉnh sửa lại biên hủy hóa đơn nếu cần. Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót

1. Nhấn Xóa bỏ hóa đơn.

2. Chọn hóa đơn cần xóa bỏ.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
• Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách, nhấn Đồng ý.

3. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

Lưu ý: Có thể đính kèm biên bản hủy hóa đơn để tiện tra cứu khi cần bằng cách nhấn Chọn tệp.

4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ, tích chọn Gửi thông báo xóa bỏ hóa đơn cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email: Tự động lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này [nếu cần].
• Trường hợp muốn gửi SMS thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng nhấn Thiết lập dịch vụ SMS ngay. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

5. Nhấn Xóa bỏ HĐ.

Lưu ý:

• • • Sau khi xóa bỏ trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ xóa bỏ trên danh sách Hóa đơn điện tử.

• • • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.

• • • Để gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng [trong trường hợp đã xóa hóa đơn nhưng chưa gửi cho khách hàng hoặc gửi lại khi có yêu cầu], nhấn biểu tượng

• • • Có thể xóa hàng loạt các hóa đơn chưa phát hành hoặc phát hành lỗi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 3: lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

Lưu ý: Việc lập và phát hành hóa đơn thay thế không áp dụng với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ và Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

1. Sau khi xóa bỏ hóa đơn chương trình xuất hiện cảnh báo, nhấn Có.

2. Hoặc có thể vào mục Hóa đơn, chọn hóa đơn đã bị xóa bỏ muốn lập hóa đơn thay thế.
3. Nhấn biểu tượng

, chọn Lập HĐ thay thế. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.

4. Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Lưu và phát hành hoặc nhấn Lưu nếu chưa muốn phát hành ngay hóa đơn.

Lưu ý: Có thể gửi trước hóa đơn thay thế cho khách hàng kiểm tra và xác nhận thông tin rồi mới phát hành bằng cách nhấn Gửi hóa đơn nháp.

6. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

• • • Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.

• • • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

1. Vào mục Hóa đơn.

2. Chọn hóa đơn muốn xóa, nhấn biểu tượng

, chọn Xóa bỏ hóa đơn.

3. Nếu hóa đơn được chọn chưa lập biên bản hủy, nhấn Có để lập biên bản hủy hóa đơn.

4. Khai báo các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn và thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.

– Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót

– Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].

Khi hết hạn thuê bao nhưng khách hàng chưa sử dụng hết số lượng hóa đơn điện tử đã đăng ký, khách hàng vẫn được sử dụng phần mềm để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không được phát hành tiếp các hóa đơn điện tử còn lại. Để sử dụng tiếp các hóa đơn điện tử còn lại, khách hàng cần thanh toán phí gia hạn thuê bao theo thời gian thuê bao khách hàng đăng ký thêm.

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan