Hướng dẫn product database excel - cơ sở dữ liệu sản phẩm excel

Lưu ý: & NBSP; Microsoft Access không hỗ trợ nhập dữ liệu Excel với nhãn độ nhạy ứng dụng. Là một cách giải quyết, bạn có thể xóa nhãn trước khi nhập và sau đó áp dụng lại nhãn sau khi nhập. & NBSP; Để biết thêm thông tin, hãy xem Áp dụng nhãn nhạy cảm với các tệp và email của bạn trong văn phòng.Microsoft Access doesn’t support importing Excel data with an applied sensitivity label. As a workaround, you can remove the label before importing and then re-apply the label after importing. For more information, see Apply sensitivity labels to your files and email in Office.Microsoft Access doesn’t support importing Excel data with an applied sensitivity label. As a workaround, you can remove the label before importing and then re-apply the label after importing. For more information, see Apply sensitivity labels to your files and email in Office.

Nội dung chính ShowShow

  • So sánh lợi ích của từng chương trình
  • Khi nào sử dụng quyền truy cập
  • Khi nào nên sử dụng Excel
  • Sử dụng quyền truy cập và Excel cùng nhau
  • Cơ sở dữ liệu Microsoft Excel là gì?
  • Microsoft Excel có thể được sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu không?

Access và Microsoft Excel sở hữu nhiều điểm tương đồng, điều này có thể gây khó khăn cho việc quyết định chương trình nào bạn nên sử dụng. Ví dụ, cả hai chương trình đều có thể lưu trữ một lượng lớn dữ liệu, chạy các truy vấn và công cụ phân tích mạnh mẽ để cắt và xúc xắc dữ liệu đó và thực hiện các tính toán tinh vi trả về dữ liệu mà bạn cần.

Tuy nhiên, mỗi chương trình có lợi thế rõ ràng, tùy thuộc vào loại dữ liệu mà bạn đang quản lý và những gì bạn muốn làm với dữ liệu đó. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là duy trì tính toàn vẹn dữ liệu theo định dạng có thể được truy cập bởi nhiều người dùng, truy cập là lựa chọn tốt nhất của bạn, trong khi Excel phù hợp hơn với dữ liệu số phức tạp mà bạn muốn phân tích theo chiều sâu.

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng cả hai chương trình, sử dụng từng chương trình cho mục đích phù hợp nhất. Nói chung, quyền truy cập tốt hơn để quản lý dữ liệu: giúp bạn giữ nó được tổ chức, dễ tìm kiếm và có sẵn cho nhiều người dùng đồng thời. Excel thường tốt hơn để phân tích dữ liệu: thực hiện các tính toán phức tạp, khám phá các kết quả có thể xảy ra và tạo ra các biểu đồ chất lượng cao. Nếu bạn sử dụng quyền truy cập để lưu trữ dữ liệu của mình và Excel để phân tích nó, bạn có thể đạt được lợi ích của cả hai chương trình.

Trước khi bạn quyết định sử dụng chương trình nào, bạn có thể muốn so sánh lợi ích của từng chương trình, hãy tìm hiểu khi nào tốt nhất nên sử dụng cái này hay cái kia và tìm hiểu cách làm việc với cả hai chương trình để đạt được chính xác kết quả mà bạn muốn.

Lưu ý: & nbsp; Tất cả các bộ Microsoft Office bao gồm Excel, nhưng không phải tất cả các bộ đều bao gồm truy cập.All Microsoft Office suites include Excel, but not all suites include Access.All Microsoft Office suites include Excel, but not all suites include Access.

So sánh lợi ích của từng chương trình

Khi nào sử dụng quyền truy cập

Khi nào nên sử dụng Excel    To help decide which program is best for storing your data, ask yourself the following question: is the data relational or not? Data that can be efficiently contained in a single table or worksheet is called flat or nonrelational data. For example, if you want to create a simple list of customers, with only one address and contact person for each customer, Excel might be the better choice. However, if you want to store a more complex customer list that contains billing and shipping addresses for each customer, or multiple contact persons for each customer, Access is the better solution.

Sử dụng quyền truy cập và Excel cùng nhau

Dữ liệu địa phương so với dữ liệu bên ngoài & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể sử dụng quyền truy cập để kết nối với dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài để bạn có thể xem, truy vấn và chỉnh sửa dữ liệu đó mà không phải nhập. Ví dụ: Access cung cấp các lệnh kết nối với dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, tệp DBase hoặc thư mục Outlook, cùng với nhiều nguồn dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng Excel để kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau bao gồm truy cập, cơ sở dữ liệu dịch vụ phân tích và máy chủ SQL, các tệp văn bản và XML và các nguồn dữ liệu ODBC và OLE DB. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu để thay đổi dữ liệu nguồn thông qua giao diện người dùng Excel.    You can use Access to connect to data from a variety of external data sources so that you can view, query, and edit that data without having to import it. For example, Access provides commands to connect to existing data in a Microsoft SQL Server database, a dBASE file, or an Outlook folder, along with many other data sources. You can use Excel to connect to a wide variety of data sources including Access, SQL Server and Analysis Services databases, text and XML files, and ODBC and OLE DB data sources. However, you cannot edit the data to change the source data through the Excel user interface.

Cả Access và Excel đều cung cấp các lệnh kết nối với dữ liệu trong danh sách Dịch vụ Windows SharePoint. Tuy nhiên, Excel chỉ cung cấp một kết nối chỉ đọc đến danh sách SharePoint; Trong khi truy cập cho phép bạn đọc và ghi dữ liệu vào danh sách SharePoint.

Tính toàn vẹn của dữ liệu so với tính linh hoạt & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; định danh duy nhất giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu của bạn và chúng đảm bảo rằng không có hai hàng [hoặc bản ghi] chứa chính xác cùng một dữ liệu. Định danh duy nhất cũng cung cấp cách nhanh nhất để truy xuất dữ liệu khi bạn tìm kiếm hoặc sắp xếp dữ liệu của mình. Trong Access, bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Autonumber để tự động tạo một mã định danh duy nhất cho mỗi bản ghi. Sau đó, bạn có thể sử dụng các định danh này để liên hệ các bản ghi trong một bảng với một hoặc nhiều bản ghi trong một bảng khác.    Unique identifiers help preserve the integrity of your data, and they ensure that no two rows [or records] contain exactly the same data. Unique identifiers also provide the quickest way to retrieve data when you search on or sort your data. In Access, you can use the AutoNumber data type to automatically generate a unique identifier for each record. You can then use these identifiers to relate records in one table to one or more records in another table.

Cấu trúc truy cập áp dụng cho dữ liệu của bạn giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Truy cập có thể yêu cầu các bản ghi mới trong một bảng có giá trị tương ứng hiện có trong một bảng khác, để bạn không thể tạo các bản ghi "Orphan". Ví dụ: bạn sẽ không muốn có một đơn đặt hàng không bao gồm thông tin khách hàng. Truy cập có thể yêu cầu mọi bản ghi mới trong bảng đơn đặt hàng của bạn có giá trị khách hàng tương ứng trong bảng khách hàng của bạn. Sự tương ứng yêu cầu này của các giá trị được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu.

Bạn cũng có thể áp đặt các ràng buộc và quy tắc của riêng bạn để đảm bảo thêm rằng dữ liệu được nhập chính xác. Excel cho phép bạn nhập dữ liệu theo cách tự do hơn, nhưng vì Excel không hỗ trợ dữ liệu quan hệ, nên nó không thể hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng lệnh xác thực dữ liệu để kiểm soát nhập dữ liệu trong Excel.Data Validation command to control data entry in Excel.

Truy vấn & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; nếu bạn thường phải xem dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện hoặc sự kiện thay đổi, truy cập có thể là lựa chọn tốt hơn để lưu trữ và làm việc với dữ liệu của bạn. Truy cập cho phép bạn sử dụng các truy vấn ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc [SQL] để nhanh chóng truy xuất chỉ các hàng và cột dữ liệu mà bạn muốn, liệu dữ liệu có chứa trong một bảng hoặc nhiều bảng. Bạn cũng có thể sử dụng các biểu thức trong các truy vấn để tạo các trường được tính toán. Sử dụng một biểu thức trong Access tương tự như quá trình sử dụng các công thức trong Excel để tính toán các giá trị. Bạn cũng có thể sử dụng các truy vấn truy cập để tóm tắt dữ liệu và trình bày các giá trị tổng hợp, chẳng hạn như tổng, trung bình và số đếm.    If you often have to view your data in a variety of ways, depending on changing conditions or events, Access might be the better choice for storing and working with your data. Access lets you use Structured Query Language [SQL] queries to quickly retrieve just the rows and columns of data that you want, whether the data is contained in one table or many tables. You can also use expressions in queries to create calculated fields. Using an expression in Access is similar to the process of using formulas in Excel to calculate values. You can also use Access queries to summarize data and to present aggregate values, such as sums, averages, and counts.

Mô hình hóa & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong Excel, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích what-if để dự báo kết quả của mô hình bảng tính. Phân tích What-if cho phép bạn chạy các kịch bản khác nhau trên dữ liệu của mình, chẳng hạn như trường hợp tốt nhất và trường hợp xấu nhất và so sánh dữ liệu kết quả của một số kịch bản trong một báo cáo tóm tắt. Không có tính năng tương tự có sẵn trong Access.    In Excel, you can use what-if analysis tools to forecast the outcome of a worksheet model. What-if analysis allows you to run different scenarios on your data, such as best case and worst case scenarios, and compare the resulting data of several scenarios in a summary report. No similar feature is available in Access.

Xoay và biểu đồ & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong cả hai chương trình, bạn có thể tạo các báo cáo có thể pivotta và bảng xếp hạng có thể pivott. Tuy nhiên, Excel cung cấp các tính năng báo cáo và biểu đồ pivottable nâng cao hơn so với truy cập. Nếu bạn có kế hoạch tạo các báo cáo có thể phân tích rộng rãi hoặc cung cấp các biểu đồ tìm kiếm chuyên nghiệp thường xuyên, bạn nên sử dụng báo cáo có thể sử dụng được hoặc biểu đồ có thể pivot trong Excel thay vì các tính năng tương tự trong Access.    In both programs, you can create PivotTable reports and PivotTable charts. However, Excel provides more advanced PivotTable reporting and charting features than Access does. If you plan to create extensive PivotTable reports or provide professional looking charts regularly, you should use PivotTable reporting or PivotTable charting in Excel instead of the same features in Access.

Cả Access và Excel đều có thể được sử dụng trong môi trường hợp tác, chẳng hạn như Windows SharePoint Services và Mạng chia sẻ tệp mạng, nhưng có sự khác biệt trong cách truy cập dữ liệu của nhiều người dùng.

Nhiều người dùng truy cập vào dữ liệu & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong hoạt động bình thường, truy cập cho phép nhiều người dùng mở một cơ sở dữ liệu cùng một lúc; Điều này hoạt động tốt vì chỉ khóa truy cập dữ liệu đang được chỉnh sửa; Do đó, người dùng khác có thể chỉnh sửa các hồ sơ khác nhau mà không có xung đột. Trong Excel, bạn có thể chia sẻ một sổ làm việc với người dùng khác, nhưng các chức năng cộng tác nhiều người dùng tốt nhất khi người dùng làm việc trên dữ liệu trong sổ làm việc đó vào các thời điểm khác nhau thay vì đồng thời. Trên thực tế, người dùng của cơ sở dữ liệu truy cập hợp tác trên một bộ dữ liệu và người dùng của một cuốn sách bài tập Excel hợp tác trên một tài liệu.    Under normal operation, Access lets multiple users open a single database at the same time; this works well because Access locks only the data that is being edited; as a result, other users can edit different records without conflicts. In Excel, you can share a workbook with other users, but multi-user collaboration functions best when users work on the data in that workbook at different times instead of simultaneously. In effect, users of an Access database collaborate on a set of data, and users of an Excel workbook collaborate on a document.

Sử dụng Windows SharePoint Services để cộng tác & NBSP; & NBSP; & NBSP; & NBSP; Cả hai chương trình đều tích hợp với các công nghệ dịch vụ Microsoft Windows SharePoint, như Danh sách SharePoint và Thư viện tài liệu.    Both programs integrate with Microsoft Windows SharePoint Services technologies, such as SharePoint lists and document libraries.

Access cung cấp nhiều cách khác nhau để hợp tác với nhiều người dùng trên trang web SharePoint. Ví dụ: bạn có thể tải lên cơ sở dữ liệu đầy đủ lên thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, cung cấp các biểu mẫu và báo cáo có sẵn dưới dạng chế độ xem Windows SharePoint Services và liên kết cơ sở dữ liệu với dữ liệu được lưu trữ trong danh sách SharePoint.

Excel chỉ cung cấp một cách để hợp tác với nhiều người dùng trên trang web SharePoint Services. Bạn có thể tải lên sổ làm việc lên thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, nơi người dùng cá nhân có thể kiểm tra sổ làm việc để thay đổi, ngăn người dùng khác sửa đổi sổ làm việc cùng một lúc. Người dùng có thể chỉnh sửa sổ làm việc mà không cần kiểm tra nó ra khỏi thư viện tài liệu, trong trường hợp đó họ phải phối hợp với người dùng khác để tránh xung đột dữ liệu.

Sử dụng các thư mục mạng để cộng tác & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Nếu bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu truy cập trong thư mục mạng được chia sẻ, nhiều người dùng có thể mở cơ sở dữ liệu và làm việc đồng thời với dữ liệu của mình. Hồ sơ cá nhân bị khóa khi người dùng chỉnh sửa chúng. Nếu bạn lưu trữ một sổ làm việc Excel trong thư mục mạng được chia sẻ, chỉ có một người dùng có thể chỉnh sửa sổ làm việc tại một thời điểm. Để xem mục đích, nhiều người dùng có thể mở sổ làm việc trong khi một người dùng khác đang chỉnh sửa nó nhưng những người dùng đó không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu cho đến khi người dùng đang chỉnh sửa sổ làm việc sẽ đóng nó.    If you store an Access database in a shared network folder, multiple users can open the database and work with its data simultaneously. Individual records are locked when a user edits them. If you store an Excel workbook in a shared network folder, only one user can edit the workbook at a time. For viewing purposes, multiple users can open the workbook while another user is editing it but those users cannot make any changes to the data until the user who is editing the workbook closes it.

Cả hai chương trình đều cung cấp các tính năng tương tự & nbsp; - Mật khẩu và mã hóa & nbsp; - có thể giúp bạn ngăn ngừa mất dữ liệu và bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi truy cập trái phép. Tuy nhiên, có một số khác biệt giữa truy cập và Excel trong cách bảo vệ dữ liệu cấp người dùng hoạt động.

Phòng ngừa mất dữ liệu & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong truy cập, công việc của bạn được lưu liên tục để, trong trường hợp thất bại bất ngờ, bạn không có khả năng mất nhiều công việc [nếu có]. Tuy nhiên, vì Access tiết kiệm công việc của bạn liên tục, bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi mà sau này bạn quyết định bạn không muốn cam kết. Để đảm bảo rằng bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu của mình theo cách bạn muốn, bạn nên tạo một bản sao lưu của tệp cơ sở dữ liệu trên một lịch trình phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể khôi phục toàn bộ cơ sở dữ liệu từ bản sao lưu hoặc bạn có thể khôi phục chỉ bảng hoặc đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà bạn cần. Nếu bạn sử dụng tiện ích sao lưu hệ thống tệp, bạn cũng có thể sử dụng bản sao của cơ sở dữ liệu từ bản sao lưu hệ thống tệp để khôi phục dữ liệu của bạn. Trong Excel, bạn có thể lưu thông tin autorecover trong các khoảng thời gian đã đặt trong khi bạn cập nhật dữ liệu của mình.    In Access, your work is continuously saved so that, in the event of an unexpected failure, you are unlikely to lose much work [if any]. However, because Access saves your work continuously, it is also possible for you to make changes that you later decide you did not want to commit. To ensure that you can restore your database to the way you want, you should create a backup copy of the database file on a schedule that fits your needs. You can recover an entire database from a backup, or you can restore just the table or other database object that you need. If you use a file system backup utility, you can also use a copy of a database from a file system backup to restore your data. In Excel, you can save AutoRecover information at set intervals while you update your data.

Bảo vệ dữ liệu cấp người dùng & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong Excel, bạn có thể xóa dữ liệu quan trọng hoặc riêng tư khỏi chế độ xem bằng cách ẩn các cột và hàng dữ liệu, sau đó bảo vệ toàn bộ bảng tính để kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào dữ liệu ẩn. Ngoài việc bảo vệ một bảng tính và các yếu tố của nó, bạn cũng có thể khóa và mở khóa các ô trong bảng tính để ngăn người dùng khác không chủ đích sửa đổi dữ liệu quan trọng.    In Excel, you can remove critical or private data from view by hiding columns and rows of data, and then protect the whole worksheet to control user access to the hidden data. In addition to protecting a worksheet and its elements, you can also lock and unlock cells in a worksheet to prevent other users from unintentionally modifying important data.

Bảo mật cấp tệp & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Ở cấp độ tệp, bạn có thể sử dụng mã hóa trong cả hai chương trình để ngăn người dùng trái phép xem dữ liệu. Bạn cũng có thể yêu cầu một mật khẩu được nhập để mở tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc. Ngoài ra, bạn có thể giúp bảo mật tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc bằng cách sử dụng chữ ký kỹ thuật số.    At the file level, you can use encryption in both programs to prevent unauthorized users from seeing the data. You can also require that a password be entered to open a database file or workbook. In addition, you can help secure a database file or workbook by employing a digital signature.

Truy cập bị hạn chế vào dữ liệu & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Trong Excel, bạn có thể chỉ định các quyền dựa trên người dùng để truy cập dữ liệu hoặc đặt các quyền chỉ đọc để ngăn người dùng khác thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu mà họ có quyền truy cập. Truy cập không cung cấp các tính năng bảo mật cấp người dùng, nhưng Access không hỗ trợ mô hình bảo mật người dùng của bất kỳ máy chủ cơ sở dữ liệu nào mà nó kết nối. Ví dụ: nếu bạn liên kết đến danh sách SharePoint, hãy truy cập các quyền của người dùng cho danh sách SharePoint. Nếu bạn muốn giữ người dùng trái phép ra khỏi dữ liệu truy cập của mình, bạn có thể mã hóa cơ sở dữ liệu của mình bằng cách đặt mật khẩu. Người dùng phải nhập mật khẩu để đọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, ngay cả khi họ truy cập nó bằng cách sử dụng một chương trình khác, chẳng hạn như Excel.    In Excel, you can specify user-based permissions to access the data or set read-only rights that prevent other users from making changes to the data that they have access to. Access does not provide user-level security features, but Access does support the user security model of any database server that it connects to. For example, if you link to a SharePoint list, Access heeds the user permissions for the SharePoint list. If you want to keep unauthorized users out of your Access data, you can encrypt your database by setting a password. Users must enter the password to read data from the database, even if they access it by using another program, such as Excel.

Để biết thêm thông tin về cách giúp bảo vệ dữ liệu của bạn, hãy xem đặt hoặc thay đổi quyền truy cập 2003 Bảo mật cấp độ người dùng trong Truy cập 2007 hoặc cao hơn và bảo vệ và bảo mật trong Excel.

Khi nào sử dụng quyền truy cập

Nói một cách rất chung chung, quyền truy cập là lựa chọn tốt nhất khi bạn phải theo dõi và ghi lại dữ liệu thường xuyên, sau đó hiển thị, xuất hoặc in các tập hợp con của dữ liệu đó. Các biểu mẫu truy cập cung cấp giao diện thuận tiện hơn so với bảng tính Excel để làm việc với dữ liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng quyền truy cập để tự động hóa các hành động được thực hiện thường xuyên và các báo cáo truy cập cho phép bạn tóm tắt dữ liệu ở dạng in hoặc điện tử. Truy cập cung cấp nhiều cấu trúc hơn cho dữ liệu của bạn; Ví dụ: bạn có thể kiểm soát loại dữ liệu nào có thể được nhập, giá trị nào có thể được nhập và bạn có thể chỉ định cách dữ liệu trong một bảng liên quan đến dữ liệu trong các bảng khác. Cấu trúc này giúp bạn đảm bảo rằng chỉ có các loại dữ liệu chính xác được nhập.

Truy cập lưu trữ dữ liệu trong các bảng trông giống như bảng tính & nbsp; - nhưng các bảng truy cập được thiết kế để truy vấn phức tạp liên quan đến dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác.

Sử dụng quyền truy cập khi bạn:

  • Dự đoán nhiều người làm việc trong cơ sở dữ liệu và bạn muốn các tùy chọn mạnh mẽ xử lý các bản cập nhật một cách an toàn cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như khóa ghi và giải quyết xung đột.

  • Dự đoán sự cần thiết phải thêm nhiều bảng vào tập dữ liệu có nguồn gốc từ bảng phẳng hoặc phi liên kết.

  • Muốn chạy các truy vấn phức tạp.

  • Muốn tạo ra nhiều báo cáo hoặc nhãn gửi thư.

  • Quản lý danh bạ & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể quản lý danh bạ và địa chỉ gửi thư của mình, sau đó tạo báo cáo trong truy cập hoặc hợp nhất dữ liệu với Microsoft Office Word để in các chữ cái, phong bì hoặc nhãn gửi thư.    You can manage your contacts and mailing addresses, and then create reports in Access or merge the data with Microsoft Office Word to print form letters, envelopes, or mailing labels.    You can manage your contacts and mailing addresses, and then create reports in Access or merge the data with Microsoft Office Word to print form letters, envelopes, or mailing labels.

  • Kiểm kê và theo dõi tài sản & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Bạn có thể tạo một kho vật phẩm trong nhà hoặc doanh nghiệp của bạn và lưu trữ ảnh hoặc các tài liệu liên quan khác cùng với dữ liệu.    You can create an inventory of items in your home or business, and store photos or other related documents along with the data.    You can create an inventory of items in your home or business, and store photos or other related documents along with the data.

  • Theo dõi đặt hàng & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể nhập thông tin về sản phẩm, khách hàng và đơn đặt hàng, sau đó tạo các báo cáo hiển thị doanh số theo nhân viên, khu vực, khoảng thời gian hoặc một số giá trị khác.    You can enter information about products, customers, and orders, and then create reports that show sales by employee, region, time period, or some other value.    You can enter information about products, customers, and orders, and then create reports that show sales by employee, region, time period, or some other value.

  • Theo dõi nhiệm vụ & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể theo dõi các tác vụ cho một nhóm người và nhập các tác vụ mới cùng lúc với những người khác đang cập nhật các tác vụ hiện có của họ trong cùng một cơ sở dữ liệu.    You can track tasks for a group of people, and enter new tasks at the same time others are updating their existing tasks in the same database.    You can track tasks for a group of people, and enter new tasks at the same time others are updating their existing tasks in the same database.

  • Tổ chức các thư viện cho vay & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể sử dụng quyền truy cập để lưu trữ dữ liệu về sách và đĩa CD của bạn, và theo dõi người mà bạn đã cho họ mượn.    You can use Access to store data about your books and CDs, and keep track of whom you have lent them to.    You can use Access to store data about your books and CDs, and keep track of whom you have lent them to.

  • Lập kế hoạch sự kiện & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể nhập thông tin về ngày sự kiện, địa điểm và người tham gia, sau đó in lịch trình hoặc tóm tắt về các sự kiện.    You can enter information about event dates, locations, and participants, and then print schedules or summaries about the events.    You can enter information about event dates, locations, and participants, and then print schedules or summaries about the events.

  • Theo dõi dinh dưỡng & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; theo dõi các công thức nấu ăn, và các hoạt động ăn kiêng và tập thể dục.    Keep track of recipes, and log diet and exercise activities.    Keep track of recipes, and log diet and exercise activities.

Khi nào nên sử dụng Excel

Là một chương trình bảng tính, Excel có thể lưu trữ một lượng lớn dữ liệu trong sổ làm việc có chứa một hoặc nhiều bảng tính. Tuy nhiên, thay vì phục vụ như một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Access, Excel được tối ưu hóa để phân tích và tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng chương trình linh hoạt này để xây dựng các mô hình để phân tích dữ liệu, viết các công thức đơn giản và phức tạp để thực hiện tính toán trên dữ liệu đó, xoay dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn muốn và trình bày dữ liệu trong nhiều biểu đồ tìm kiếm chuyên nghiệp.

Sử dụng Excel khi bạn:

  • Yêu cầu một cái nhìn phẳng hoặc phi liên kết về dữ liệu của bạn thay vì cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhiều bảng và khi dữ liệu của bạn chủ yếu là số.

  • Thường xuyên chạy tính toán và so sánh thống kê trên dữ liệu của bạn.

  • Muốn sử dụng các báo cáo có thể sử dụng PivotTable để xem dữ liệu phân cấp theo bố cục nhỏ gọn và linh hoạt.

  • Lập kế hoạch tạo biểu đồ thường xuyên và muốn sử dụng các định dạng biểu đồ mới có sẵn trong Excel.

  • Muốn nhấn mạnh dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng các biểu tượng định dạng có điều kiện, thanh dữ liệu và thang màu.

  • Muốn thực hiện các hoạt động phân tích what-if tinh vi trên dữ liệu của bạn, chẳng hạn như phân tích thống kê, kỹ thuật và hồi quy.

  • Muốn theo dõi các mục trong một danh sách đơn giản, cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc cho mục đích cộng tác hạn chế.

  • Kế toán & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Bạn có thể sử dụng các tính năng tính toán mạnh mẽ của Excel trong nhiều báo cáo kế toán tài chính & nbsp; - ví dụ: báo cáo lưu chuyển tiền mặt, báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi và lỗ.    You can use the powerful calculation features of Excel in many financial accounting statements — for example, a cash flow statement, income statement, or profit and loss statement.    You can use the powerful calculation features of Excel in many financial accounting statements — for example, a cash flow statement, income statement, or profit and loss statement.

  • Ngân sách & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Cho dù nhu cầu của bạn có liên quan đến cá nhân hoặc kinh doanh, bạn có thể tạo bất kỳ loại ngân sách nào trong Excel & nbsp; - ví dụ: kế hoạch ngân sách tiếp thị, ngân sách sự kiện hoặc ngân sách hưu trí.    Whether your needs are personal or business related, you can create any type of budget in Excel — for example, a marketing budget plan, an event budget, or a retirement budget.    Whether your needs are personal or business related, you can create any type of budget in Excel — for example, a marketing budget plan, an event budget, or a retirement budget.

  • Thanh toán và Bán hàng & NBSP; & NBSP; & NBSP; & NBSP; Excel cũng hữu ích để quản lý dữ liệu thanh toán và bán hàng và bạn có thể dễ dàng tạo các biểu mẫu bạn cần & nbsp; - ví dụ: hóa đơn bán hàng, đóng gói hoặc đơn đặt hàng.    Excel is also useful for managing billing and sales data, and you can easily create the forms that you need — for example, sales invoices, packing slips, or purchase orders.    Excel is also useful for managing billing and sales data, and you can easily create the forms that you need — for example, sales invoices, packing slips, or purchase orders.

  • Báo cáo & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Bạn có thể tạo các loại báo cáo khác nhau trong Excel phản ánh phân tích dữ liệu của bạn hoặc tóm tắt dữ liệu của bạn & NBSP;    You can create various types of reports in Excel that reflect your data analysis or summarize your data — for example, reports that measure project performance, forecast data, summarize data, or present variance data.    You can create various types of reports in Excel that reflect your data analysis or summarize your data — for example, reports that measure project performance, forecast data, summarize data, or present variance data.

  • Lập kế hoạch & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; , các bữa tiệc, hoặc kỳ nghỉ.    Excel is a great tool for creating professional plans or useful planners — for example, a weekly class plan, a marketing research plan, a year-end tax plan, or planners that help you plan weekly meals, parties, or vacations.    Excel is a great tool for creating professional plans or useful planners — for example, a weekly class plan, a marketing research plan, a year-end tax plan, or planners that help you plan weekly meals, parties, or vacations.

  • Theo dõi & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; bạn có thể sử dụng Excel để theo dõi dữ liệu trong bảng thời gian hoặc danh sách & nbsp; - ví dụ: bảng thời gian để theo dõi công việc hoặc danh sách kiểm kê theo dõi thiết bị.    You can use Excel to keep track of data in a time sheet or list — for example, a time sheet for tracking work, or an inventory list that keeps track of equipment.    You can use Excel to keep track of data in a time sheet or list — for example, a time sheet for tracking work, or an inventory list that keeps track of equipment.

  • Sử dụng Lịch & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Vì bản chất giống như lưới của nó, Excel cho vay tốt để tạo ra bất kỳ loại lịch & nbsp; Để theo dõi các sự kiện kinh doanh và các mốc quan trọng.    Because of its grid-like nature, Excel lends itself well to creating any type of calendar — for example, an academic calendar to keep track of activities during the school year, or a fiscal year calendar to track business events and milestones.    Because of its grid-like nature, Excel lends itself well to creating any type of calendar — for example, an academic calendar to keep track of activities during the school year, or a fiscal year calendar to track business events and milestones.

Đối với các mẫu Excel hữu ích trong bất kỳ một trong các danh mục này, hãy xem các mẫu cho Excel trên Microsoft Office Online.

Sử dụng quyền truy cập và Excel cùng nhau

Có thể có nhiều lúc bạn muốn tận dụng lợi ích mà cả hai chương trình phải cung cấp. Ví dụ: bạn đã tạo một bảng tính trong Excel, trong đó bạn có thể tính toán và phân tích dữ liệu, nhưng bảng tính đã trở nên quá lớn và phức tạp, và nhiều người dùng khác cần có quyền truy cập vào dữ liệu. Tại thời điểm này, bạn có thể muốn nhập hoặc liên kết bảng tính của mình vào truy cập và sử dụng nó làm cơ sở dữ liệu thay vì làm việc với nó trong Excel. Hoặc, có lẽ bạn có dữ liệu trong cơ sở dữ liệu truy cập mà bạn muốn tạo một số báo cáo có thể sử dụng chi tiết và các biểu đồ Excel trông chuyên nghiệp.

Bất kể bạn sử dụng chương trình nào trước, bạn luôn có thể chuyển dữ liệu từ chương trình này sang chương trình khác, nơi bạn có thể tiếp tục làm việc với nó. Có hoặc không có kết nối dữ liệu, bạn có thể đưa dữ liệu vào quyền truy cập từ Excel [và ngược lại] bằng cách sao chép, nhập hoặc xuất dữ liệu.

Để biết thêm thông tin về cách trao đổi dữ liệu giữa cả hai chương trình, hãy xem di chuyển dữ liệu từ Excel sang truy cập.

Cơ sở dữ liệu Microsoft Excel là gì?

Cơ sở dữ liệu Excel thường là một bảng tính với các hàng và cột dữ liệu được tổ chức và định dạng theo cách cho phép các công thức bảng tính sử dụng dữ liệu một cách dễ dàng.Nhưng nó cũng có thể là một mô hình dữ liệu trục nguồn, như bạn sẽ thấy trong thời gian ngắn.Các số liệu sau đây cho bạn thấy Excel có thể sử dụng các cơ sở dữ liệu khác nhau của nó như thế nào.a spreadsheet with rows and columns of data—organized and formatted in a way that allows spreadsheet formulas to use the data easily. But it also could be a Power Pivot Data Model, as you'll see shortly. The following figures show you how Excel can use its various databases.a spreadsheet with rows and columns of data—organized and formatted in a way that allows spreadsheet formulas to use the data easily. But it also could be a Power Pivot Data Model, as you'll see shortly. The following figures show you how Excel can use its various databases.

Microsoft Excel có thể được sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu không?

Công cụ này trực quan và dễ sử dụng, vì vậy việc tạo cơ sở dữ liệu đơn giản là nhanh chóng và dễ dàng.Excel là một công cụ bảng, vì vậy bố cục tốt nhất là bảng cơ sở dữ liệu.Tất cả những gì bạn cần làm là tạo các cột và hàng, sẽ đóng vai trò là trường cơ sở dữ liệu và sau đó nhập dữ liệu.Excel is a tabular tool, so the best layout is a database table. All you need to do is create the columns and rows, which will act as the database field and then enter data.Excel is a tabular tool, so the best layout is a database table. All you need to do is create the columns and rows, which will act as the database field and then enter data.

Bài Viết Liên Quan

Chủ Đề