Hướng dẫn sách đây excel pdf

Việc thêm file PDF vào Excel sẽ giúp quá trình làm việc với công cụ tạo bảng tính này trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Nếu thường xuyên phải làm việc với các bảng tính hay tệp *.pdf thì đây cũng là một trong những thủ thuật Excel mà bạn cần, nên biết.

Thêm văn file PDF vào bảng tính Microsoft Excel

  • Microsoft Excel cho iOS
  • Microsoft Excel cho Android

Excel của Microsoft Office là một trong những bộ công cụ văn phòng được sử dụng nhiều và phổ biến nhất hiện nay. Càng nắm được nhiều về cách dùng phần mềm tạo bảng tính này, công việc của chúng ta sẽ càng hiệu quả và trôi chảy hơn. Để add văn bản PDF vào file Excel, các bạn làm như sau:

Bước 1: Các bạn mở file đang cần chèn tệp PDF vào. Từ giao diện chính, chuột trái vào thẻ Insert, chọn Object. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 2: Cửa sổ Insert Object xuất hiện như dưới đây, làm lần lượt:

  • Chọn mục Create new.
  • Chọn tiếp phần mềm đọc file PDF (trong bài này người viết đang sử dụng Foxit Reader, nếu bạn đang cài đặt và sử dụng phần mềm khác, như Adobe Reader, Sumatra PDF Viewer... thì chọn vào mục hiển thị tương ứng của ứng dụng đó trong danh mục của Object type), sau đó OK để tiếp tục.

Bạn cũng có thể chọn thêm mục Display as icon để hiển thị thêm biểu tượng của công cụ đọc file Pdf. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 3: Cửa sổ Windows xuất hiện, tìm tới vị trí lưu file PDF cần sử dụng, sau đó chuột trái vào nó, chọn tiếp Open. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 4: Thực hiện xong, ngay lập tức bạn sẽ thấy file PDF vừa chọn hiển thị trong bảng tính của mình. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Tùy chỉnh file PDF trong Excel

Sau khi chèn thành công file PDF vào bảng tính, các bạn có thể thực hiện một số thao tác nhanh với file đó, như:

  • Thay đổi vị trí: Nhấn chuột trái vào file, giữ và kéo sang vị trí mới.
  • Thay đổi kích thước: Bạn cũng có thể thay đổi kích thước file bằng cách click chuột trái vào các dấu vuông màu ghi, giữ và kéo để thay đổi.

Nếu muốn thực hiện các thay đổi, thao tác nâng cao hơn, bạn có thể bấm chuột phải vào file PDF vừa chèn, chọn tiếp Format Object... 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Cửa sổ Format AutoShape hiện ra, tại đây, các bạn có thể sử dụng các tùy chọn có sẵn để thao tác với file PDF đã chèn vào Excel. Cụ thể như sau:

- Nhấn chuột trái sang thẻ Properties, đồng thời lựa chọn một trong ba tùy chọn bên dưới, bao gồm:

  • Move and resize cells - Di chuyển vị trí và thay đổi kích thước.
  • Move but do not resize cells - Di chuyển và không thay đổi vị trí của.
  • Do not move or resize cells - Không di chuyển hay thay đổi kích thước.
  • Chọn xong nhấn vào Ok để hoàn tất. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Chọn sang tab Size, chúng ta có thể thay đổi kích thước của file PDF:

  • Size and rotate: Thay đổi chiều dài và chiều rộng của file (trong Height và Width).
  • Scale: Xoay file theo các chiều khác nhau. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

- Nếu cảm thấy màu sắc của file không ổn hoặc sẽ làm che mất một phần văn bản, bạn có thể click chọn tab Colors and Lines, sau đó thay đổi độ mờ của file tại Transparency (thay đổi tỷ lệ % hoặc kéo thanh trượt). Tuy nhiên, cũng cần chú ý, thao tác này chỉ làm mờ màu nền của file chứ biểu tượng và kích thước file vẫn được giữ nguyên. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

- Ngoài ra, nếu nhấn trỏ chuột trái vào biểu tượng thùng sơn tương ứng ngay bênh cạnh biểu tượng PDF bạn có thể chọn một màu bất kỳ để đổ và thay đổi màu nền cho file nổi bật, ấn tượng hơn. 

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Đó là toàn bộ hướng dẫn để người dùng máy tính có thể thêm file Pdf vào Excel cũng như thực hiện một số thao tác, thay đổi với file này trong quá trình làm việc.

Bằng cách chuyển file Excel sang PDF để cho phép tất cả người dùng có thể mở xem file ngay cả khi chưa cài đặt bộ phần mềm các ứng dụng văn phòng Office, thậm chí giúp cho việc in các file bảng tính Excel trở lên dễ dàng hơn.

Trên Excel được tích hợp sẵn các tùy chọn cho phép người dùng chuyển file Excel sang PDF mà không cần cài đặt các phần mềm của bên thứ 3. Trong bài viết dưới đây Ben Computer sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện.

TÓM TẮT NỘI DUNG

  • Top 5 cách chuyển file Excel sang PDF nhanh nhất
    • Cách 1: Lưu file Excel dưới dạng PDF
    • Cách 2: X
    • Cách 3: Thêm lệnh Publish as PDF or XPS
    • Cách 4: Thêm lệnh E-mail as PDF Attachment
    • Cách 5: Chuyển file Excel sang PDF bằng công cụ trực tuyến

Top 5 cách chuyển file Excel sang PDF nhanh nhất

Cách 1: Lưu file Excel dưới dạng PDF

Cách đơn giản nhất để chuyển file Excel sang PDF là lưu file dưới dạng PDF. Để làm được điều này, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chuyển đổi và click chọn File => Save a Copy.

Bước 2: Chọn PDF là định dạng file đầu ra.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 3: Cuối cùng, click chọn nút Save để lưu file Excel dưới dạng PDF. File PDF mới được tạo sẽ được lưu tại cùng vị trí file Excel ban đầu.

Cách 2: X

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Export để xuất và chuyển file Excel sang PDF. Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn xuất, chuyển đổi sang PDF.

Bước 2: Click chọn File => Export.

Bước 3: Trên cửa sổ tiếp theo, chọn Create PDF/XPS Document => Create PDF/XPS.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 4: Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Publish as PDF or XPS. Trong menu Save As chọn tùy chọn là PDF và chọn vị trí, thư mục mà bạn muốn lưu file.

Cách 3: Thêm lệnh Publish as PDF or XPS

Một cách khác để chuyển file Excel sang PDF là thêm lệnh Publish as PDF or XPS vào thanh công cụ truy cập nhanh.

Để làm được điều này:

Bước 1: Kích chuột phải vào khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ truy cập nhanh, chọn Customize Quick Access Toolbar từ menu.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Thao tác này để mở menu Excel Options, tại đây bạn có thể thêm lệnh Publish as PDF or XPS.

Bước 2: Trong menu Excel Options, tìm và click chọn tab Quick Access Toolbar.

Bước 3: Tìm và click chọn tùy chọn All Commands.

Bước 4: Cuộn xuống tìm và chọn tùy chọn Publish as PDF or XPS.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 5: Click chọn nút Add để thêm lệnh vào danh sách các lệnh trên thanh công cụ truy cập nhanh.

Bước 6: Click chọn OK.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 7: Lúc này bạn đã có thể sử dụng lệnh Publish as PDF or XPS trên thanh công cụ Quick Access Toolbar để xuất, chuyển file Excel sang PDF.

Cách 4: Thêm lệnh E-mail as PDF Attachment

Với cách chuyển file Excel sang PDF này, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên kích chuột phải vào khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Quick Access Toolbar chọn Customize Quick Access Toolbar.

Bước 2: Ở bước này chúng ta sẽ thêm lệnh E-mail as PDF Attachment trong menu Excel Options.

Bước 3: Trong menu Options trong tab Quick Access Toolbar, tìm và chọn tùy chọn All Commands.

Bước 4: Tiếp theo cuộn xuống tìm và chọn tùy chọn E-mail as PDF Attachment.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 5: Click chọn nút Add để thêm lệnh vào danh sách các lệnh rồi click chọn OK.

Bước 6: Cuối cùng, tìm và click chọn lệnh E-mail as PDF Attachment mà bạn vừa thêm trên thanh công cụ truy cập nhanh để chuyển file Excel sang PDF là xong.

Cách 5: Chuyển file Excel sang PDF bằng công cụ trực tuyến

Ngoài những cách trên, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để chuyển file Excel sang PDF. Công cụ chuyển file Excel sang PDF trực tuyến mà Ben Computer muốn giới thiệu cho bạn ở đây là Small PD, một trong những công cụ chỉnh sửa, chuyển đổi các định dạng file sang PDF và ngược lại phổ biến và dễ sử dụng nhất hiện nay.

Để chuyển file Excel sang PDF bằng Small PD, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở trình duyệt bất kỳ trên máy tính của bạn và truy cập trang chủ Small PDF: https://smallpdf.com/excel-to-pdf

Bước 2: Click chọn nút Choose files và chọn file Excel mà bạn muốn chuyển đổi.

Hướng dẫn sách đây excel pdf

Bước 3: Quá trình chuyển đổi có thể mất một khoảng thời gian, sau khi hoàn tất bạn có thể tải file về máy hoặc chia sẻ lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hay Dropbox.

Như vậy trên đây Ben Computer vừa hướng dẫn bạn 5 cách chuyển file Excel sang PDF. Ngoài ra nếu đang cần tìm kiếm các phần mềm chuyển PDF sang Excel và ngược lại để sử dụng, bạn đọc có thể tham khảo một số bài viết đã có trên Ben Computer để tìm hiểu thêm nhé.