Khi tạo cấu trúc bảng kiểu dữ liệu được nhập vào cột

1. Tóm tắt lý thuyết

1.1. Các khái niệm chính

Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và hàng.

Bảng:Là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần để khai thác.

Trường (field):Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí.

Ví dụ:Trong bảng trên có các trường: HoDem, Ten, GT,

Bản ghi (record):Mỗi bản ghi là một hàng bao gồm dự liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí.

Ví dụ: Trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ năm có bộ dữ liệu là: {3, Nguyễn Hân, Nữ, 21/01/1991, là đoàn viên, Thái Bình, 2}

Kiểu dữ liệu (Data Type):Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.

Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

1.2. Tạo và sửa cấu trúc bảng

a. Tạo cấu trúc bảng

Bước 1.Nháy Create Table Design

​

Bước 2.Thực hiện các thay đổi cần thiết:

• Tên trường vào cộtField Name;
• Chọn kiểu dữ liệu trong cộtData Type;
• Mô tả nội dung trường trong cộtDescription(không bắt buộc);
• Lựa chọn tính chất của trường trong phầnField Properties.

Cấu trúc của bảng thể hiện bởi các trường, mỗi trường có tên trường (Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), mô tả trường (Descropition) và các tính chất của trường (Field Properties)

Để tạo một trường, ta thực hiện:

• Gõ tên trường
• Chọn kiểu dữ liệu
• Mô tả nội dung
• Lựa chọn tính chất.

Một số tính chất thường dùng của trường:

• Field size:Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểutext,number,autonumber
• Format:Quy định cách hiển thị và in dữ liệu
• Default value:Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới

Để thay đổi tính chất của một trường:

• Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.
• Thực hiện các thay đổi cần thiết

Bước 3.Chỉ định khóa chính (Primary key)

Khóa chính:là một hay nhiều trường mà giá trị của chúng xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng

Các thao tác thực hiện:

• Chọn trường làm khóa chính;
• Nháy nút
  hoặc chọn lệnhEditchọnPrimary keytrong bảng chọnEdit;
• Accesshiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khoá chính.

Lưu ý:

• Khoá chính có thể là một hay nhiều trường.
• Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber

Bước 4.Lưu cấu trúc của bảng

• ChọnFilechọnSavehoặc nháy chọn nút lệnh
• Gõ tên bảng vàoô Table Nametronghộp thoại Save As
• Nháy nútOKhoặc ấn phímEnter

b.Thay đổi cấu trúc của bảng

Thay đổi thứ tự các trường:

• Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ
• Xuất hiện hình nằm ngang trên trường đã chọn
• Rời chuột đến vị trớ mới, thả chuột

Thêm trường:

• Trỏ chuột vào trường đó chọn
• Kích phím phải chuột chọnInsert Rows

Xóa trường:

• Chọn trường muốn xóa
• Kích phải chuột/Delete Rows

Thay đổi khoá chính:

• Chọn trường muốn hủy khóa chính
• Kích vào biểu tượng

c.Xoá và đổi tên bảng

Xóa bảng:

• Trong cửa sổ CSDL, kích phải chuột vào bảng muốn xóa, chọn lệnhDelete/ chọnYesđể khẳng định muốn xóa

Đổi tên bảng:

• Kích phải chuột vào bảng muốn đổi tên
• Chọn lệnhRename
• Nhập vào tên mới vàEnter

2. Bài tập minh họa

Câu 1: Hãy nêu các chác để tạocấu trúc bảng trong chế độ thiết kế trongcửa sổ CSDL đang làm việc?

Hướng dẫn giải

Trong cửa sổ CSDL đang làm việc, để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong cách sau:

• Nháy nút
  , rồi nháy đúp Design View
• Nháy đúp vào Create Table in Design View.

Câu 2: Nêu các cách để nhập dữ liệu cho một bảng?

Hướng dẫn giải

• Muốn nhập dữ liệu vào cho một bảng, ta có thể thực hiện theo các cách sau:
• Nhập trực tiếp trong chế độ trang dữ liệu
• Nháy đúp trái chuột lên tên bảng cần nhập dữ liệu
• Dùng biểu mẫu giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập và hiện thông tin.

3. Luyện tập

3.1. Bài tập tự luận

Câu 1: Hãu nêu các bước để chỉ định khóa chính trong bảng dữ liệu gồm các thuộc tính: Số báo danh, họ và tên, ngày sinh, điểm số)

Câu 2: Khi nhập dữ liệu, trường nào không thể để trống?

Câu 3: Liệt kê một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế bảng.

3.2. Bài tập trắc nghiệm

Câu 1:Thành phần cơ sở của Access là:

A. Table

B. Field

C. Record

D. Field name

Câu 2:Để mở một bảng ở chế độ thiết kế, ta chọn bảng đó rồi:

A. Click vào nút

B. Bấm Enter

C. Click vào nút

D. Click vào nút

Câu 3:Trong các phát biểu sau, phát biểu nào sai?

A. Trường (field): bản chất là cột của bảng, thể hiện thuộc tính của chủ thể cần quản lý

B. Bản ghi (record): bản chất là hàng của bảng, gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lý

C. Kiểu dữ liệu (Data Type): là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường

D. Một trường có thể có nhiều kiểu dữ liệu

Câu 4:Trong Access, khi nhập dữ liệu cho bảng, giá trị của field GIOI_TINH là True. Khi đó field GIOI_TINH được xác định kiểu dữ liệu gì ?

A.Yes/No

B.Boolean

C.True/False

D.Date/Time

Câu 5:Khi chọn kiểu dữ liệu cho trường THÀNH_TIỀN (bắt buộc kèm theo đơn vị tiền tệ), phải chọn loại nào?

A. Number

B. Currency

C. Text

D. Date/time

Câu 6:Chọn kiểu dữ liệu nào cho truờng điểm Tóan, Lý,

A. AutoNumber

B. Yes/No

C. Number

D. Currency

4. Kết luận

Qua bài học này, các em cần nắm được những nội dung sau:

• Tạo cấu trúc bảng.
• Thay đổi cấu trúc bảng.
• Xóa và đổi tên bảng.