Loại cơ sở dữ liệu nào là Excel?

Excel sở hữu sức mạnh cơ sở dữ liệu ghê gớm. Việc tạo một cơ sở dữ liệu quan hệ bắt đầu với một bảng Master liên kết nó với các cấp dưới, được gọi là (lúng túng) bảng Slave, Child hoặc Detail.  

Trước khi chúng tôi đi sâu vào, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một sổ làm việc mẫu mà bạn có thể sử dụng để làm theo hướng dẫn và thực hành từng bước của chúng tôi. Chỉ cần nhấp vào mũi tên hoặc liên kết bên dưới để bắt đầu tải xuống.  

Tải xuống

Sổ làm việc dành cho Cơ sở dữ liệu quan hệ, Báo cáo và Bảng Pivot

Đây là sổ làm việc có nhiều bảng tính có nội dung có thể được sử dụng để thực hành các tác vụ Excel trong cơ sở dữ liệu quan hệ, báo cáo và bảng tổng hợp. JD Sartain

Cơ sở dữ liệu quan hệ hoạt động như thế nào

Cấu trúc tổ chức của Excel phù hợp với cách thức hoạt động của cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mục được kết nối (bảng tính), khi được liên kết, sẽ tạo một bản ghi (hàng) bên trong một nhóm gồm nhiều bản ghi (bảng).  

Một bảng tính riêng lẻ là một cơ sở dữ liệu, nhưng không phải là một cơ sở dữ liệu quan hệ. Cơ sở dữ liệu quan hệ là sự kết hợp của bảng bảng tính Master và tất cả các bảng hoặc bảng tính Slave của nó

Văn phòng tại nhà và doanh nghiệp 2016

Ví dụ: giấy phép lái xe của bạn là một bản ghi duy nhất trong cơ sở dữ liệu tệp phẳng nằm trên máy tính tại Bộ Phương tiện Cơ giới (DMV). Giấy phép của bạn có tên, giới tính, chiều cao, cân nặng, mắt và màu tóc, địa chỉ, ngày sinh, ngày cấp và ngày hết hạn của giấy phép, hạng giấy phép

Bởi vì có thể có nhiều người có cùng tên, địa chỉ, giới tính và mô tả (như cha và con), tất cả các giấy phép lái xe đều có số giấy phép. Số duy nhất này được gọi là Trường khóa, được sử dụng để kết nối cơ sở dữ liệu tệp phẳng với các cơ sở dữ liệu được liên kết khác (được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ)

Cơ sở dữ liệu bảng tính tệp phẳng cơ bản

Cơ sở dữ liệu chính cơ bản này (trong ví dụ này) chứa tất cả thông tin có trên giấy phép lái xe của bạn. Một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu có liên quan, được gọi là cơ sở dữ liệu Slave, Child hoặc Detail, chứa thông tin bổ sung liên quan đến từng trình điều khiển (được xác định bằng trường khóa duy nhất Số giấy phép). Ví dụ: một cơ sở dữ liệu Slave có thể chứa tất cả các lỗi vi phạm lái xe của cá nhân, trong khi một cơ sở dữ liệu khác có thể chứa tất cả các địa chỉ trước đây của từng trình điều khiển. Loại cơ sở dữ liệu quan hệ này được gọi là mối quan hệ Một-Nhiều, nghĩa là mỗi trình điều khiển có thể có nhiều vi phạm hoặc nhiều địa chỉ, nhưng cơ sở dữ liệu vi phạm và/hoặc địa chỉ không thể có nhiều trình điều khiển

Các loại mối quan hệ khác bao gồm Một-một và Nhiều-nhiều. Trong cơ sở dữ liệu Bán hàng nơi khách hàng mua sản phẩm, một số khách hàng có thể nhận được mức chiết khấu đặc biệt (chẳng hạn như bán buôn, bán lẻ, miễn thuế, v.v. ), sẽ yêu cầu cơ sở dữ liệu Tỷ lệ chiết khấu. Đó sẽ là mối quan hệ một đối một với cơ sở dữ liệu Khách hàng. Khi một khách hàng có thể mua nhiều sản phẩm và nhiều khách hàng có thể mua cùng một sản phẩm, bạn có mối quan hệ nhiều-nhiều

Cơ sở dữ liệu quan hệ Master và Slaves

Ai cần một cơ sở dữ liệu quan hệ

Có nhiều lý do để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ. Rõ ràng nhất là bạn không lặp lại cùng một dữ liệu trên mọi bảng tính trong sổ làm việc của mình. Ví dụ: việc nhập lại tất cả tên và ngày sinh của trình điều khiển từ cơ sở dữ liệu Chính sang nhiều cơ sở dữ liệu Slave là thừa, tốn thời gian và tài nguyên. Và ngay cả khi bạn sao chép thông tin từ cái này sang cái khác, nó vẫn sử dụng dung lượng ổ đĩa và bộ nhớ không cần thiết, điều này làm mọi thứ chậm lại. Ngoài ra, tên và ngày sinh không thực sự độc đáo. Ví dụ: có thể có hàng trăm Jack Taylors và John Smiths, và một số trong số này có thể dễ dàng có cùng ngày sinh. Nhưng nếu bạn chỉ sử dụng Số giấy phép, bạn không thể xác định trình điều khiển, vì vậy bạn buộc phải (để đảm bảo an toàn) sử dụng cả ba trường (ít nhất)

Lý do thiết yếu nhất đối với cơ sở dữ liệu quan hệ là tạo các truy vấn và bộ lọc có thể trích xuất thông tin cụ thể và in báo cáo. Giả sử sếp của bạn muốn có một báo cáo cho thấy mọi người ở Hạt Santa Rosa, Florida bị phạt giao thông trên 300 đô la; . ”

Báo cáo cơ sở dữ liệu quan hệ–tiền phạt giao thông

Đào tạo thêm Excel

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng thành thạo Excel của mình, có một số khóa học trực tuyến để mở rộng kiến ​​thức của bạn. Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi để bắt đầu

Coursera – Kỹ năng Excel cho doanh nghiệp. yếu tố cần thiết

EDX – Phân tích và trực quan hóa dữ liệu với Excel

lynda. com – Excel. Lập kế hoạch và phân tích kịch bản

Udacity – Nguyên tắc cơ bản của Excel

Tạo cơ sở dữ liệu quan hệ

Hãy tạo một cơ sở dữ liệu quan hệ với một số bảng hoặc bảng tính riêng biệt.  

Tạo bảng chính

1. Sử dụng các trường tương tự được hiển thị trong ảnh chụp màn hình đầu tiên ở trên (“Cơ sở dữ liệu bảng tính tệp phẳng cơ bản”), sau đó điền vào 12-15 bản ghi bằng dữ liệu của riêng bạn (hoặc sử dụng dữ liệu của chúng tôi). Những lĩnh vực đó là. Số giấy phép, Tên, Địa chỉ, Thành phố, Tiểu bang, Zip, Ngày sinh, Ngày hết hạn và Giới tính.  

2. Khi hoàn tất, đánh dấu toàn bộ bảng bao gồm các tiêu đề; . tôi15). Hãy nhớ rằng CTRL+A tô sáng toàn bộ bảng trong một nét, miễn là con trỏ của bạn được định vị ở đâu đó/bất kỳ đâu trong phạm vi bảng

3. Chọn tab và nút. Chèn > Bảng

4. Nếu phạm vi được tô sáng (đúng như vậy), địa chỉ phạm vi sẽ xuất hiện trong trường có tên. Dữ liệu cho bảng của bạn ở đâu trong hộp thoại Tạo bảng. Đánh dấu vào ô có nội dung. Bảng của tôi có tiêu đề, sau đó bấm OK

Tạo/Chèn Master Table

5. Ngay sau khi cửa sổ hộp thoại đó đóng lại, HÃY CHẮC CHẮN đặt tên cho bảng của bạn trong hộp trường Tên Bảng (góc trên cùng bên trái) trong nhóm Thuộc tính (trên màn hình hiện tại). Nhập MASTER, sau đó nhấn phím Return

6. Lưu ý rằng bảng hiện hiển thị các mũi tên xuống bên cạnh mỗi tên trường. Nhấp vào một trong các mũi tên xuống (e. g. , City) và để ý hộp thoại menu xuất hiện. Hộp này chứa các tùy chọn Sắp xếp bao gồm các bộ lọc, cho phép bạn hiển thị thông tin cụ thể dựa trên bộ lọc đã chọn. Ví dụ: nếu bạn bỏ chọn hộp chọn tất cả trường, sau đó chỉ chọn hộp trường có nội dung Miami và Destin, Excel sẽ lọc RA tất cả các thành phố NGOẠI TRỪ Miami và Destin

GHI CHÚ. Đừng hoảng sợ khi tất cả các bản ghi còn lại biến mất. Họ không biến mất, chỉ ẩn. Để xem lại chúng, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh trường Thành phố, sau đó nhấp vào nút Tất cả và chúng sẽ hiển thị lại ngay lập tức

TIỀN BOA. Nhấp vào tùy chọn Bộ lọc Văn bản trên trình đơn thả xuống Bộ lọc để chọn các tùy chọn lọc từ danh sách bật lên (trái ngược với việc chỉ khớp các trường từ Danh sách Hộp kiểm). Các tùy chọn bao gồm Bằng, Không bằng, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng, Chứa, Không chứa, Bộ lọc tùy chỉnh

7. Hãy nhớ thay đổi tab (có tên là Trang tính 1) ở cuối bảng tính thành tab Chính. Bấm đúp vào tab bảng tính để thay đổi tên nhanh chóng

Sử dụng các bộ lọc để trích xuất dữ liệu cụ thể từ bảng bảng tính của bạn

Bàn nô lệ

1. Tiếp theo, tạo các Bảng Slave. Nhấn + (dấu cộng) trên thanh Điều hướng để thêm hai bảng tính bổ sung. Đặt tên cho một trong những Vi phạm này và các Địa chỉ khác.  

2. Sao chép cột A (Số giấy phép) sang cột A trong cả hai bảng tính khác. Điều chỉnh độ rộng cột thành 11

GHI CHÚ. Hãy nhớ rằng, bảng Slave trong ví dụ này là bảng một-nhiều, có nghĩa là có nhiều bản ghi cho mỗi trình điều khiển, vì vậy trường Khóa (Số giấy phép) có thể—và sẽ—được lặp lại nhiều lần. Chúng tôi đang sao chép nó vào các bảng Slave để bạn không phải nhập lại dữ liệu. Đối với mỗi mục nhập nhiều lần, chỉ cần sao chép lại Số Giấy phép trước khi bạn nhập dữ liệu vào phần còn lại của mỗi bản ghi

3. Sử dụng cùng các trường được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau “Cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng nô lệ vi phạm” bên dưới, sau đó điền dữ liệu của riêng bạn (hoặc sử dụng dữ liệu của chúng tôi). Những lĩnh vực đó là. Số giấy phép (tất nhiên là ở cột A), Loại vi phạm, Phí vi phạm, Ngày vi phạm, Ngày hết hạn, Ngày thanh toán phí

4. Nhập khoảng 30 bản ghi với Số Giấy phép lặp đi lặp lại. Ví dụ. Số giấy phép F298-6588 được lặp lại ba lần. Điều này có nghĩa là Roger Anderson (người lái xe mang số giấy phép này) đã vi phạm 3 lỗi lái xe

5. Khi hoàn tất, đánh dấu toàn bộ bảng bao gồm các tiêu đề. A1. H31

6. Chọn Chèn > Bảng

7. Địa chỉ phạm vi xuất hiện trong trường có tên. Dữ liệu cho bảng của bạn ở đâu trong hộp thoại Tạo bảng. Đánh dấu vào ô có nội dung. Bảng của tôi có tiêu đề, sau đó bấm OK

8. Ngay sau khi cửa sổ hộp thoại đó đóng lại, HÃY CHẮC CHẮN đặt tên cho bảng của bạn trong hộp trường Tên Bảng (góc trên cùng bên trái) trong nhóm Thuộc tính (trên màn hình hiện tại). Nhập VIOLATIONS, sau đó nhấn phím Return

9. Nhấp vào một trong các mũi tên xuống bên cạnh một trong các cột/trường. Lưu ý hộp menu hộp thoại xuất hiện. Thử nghiệm với Sắp xếp và Bộ lọc để xem các kết quả khác nhau từ bảng này

Tạo bảng tính Vi phạm Slave Table

10. Đối với bảng Địa chỉ phụ, hãy quay lại Bảng chính và sao chép các cột C, D, E và F (Địa chỉ, Thành phố, Bang, Zip) sang các cột B, C, D và E trong bảng Địa chỉ (hãy nhớ, Số giấy phép— . )

11. Điều chỉnh độ rộng cột để chứa dữ liệu

12. Nhập khoảng 30 bản ghi với Số Giấy phép lặp đi lặp lại. Ví dụ. Số giấy phép F298-6588 được lặp lại ba lần. Điều này có nghĩa là Roger Anderson (người lái xe có số giấy phép này) có ba địa chỉ trước đó

13. Lặp lại các hướng dẫn từ 5 đến 9 ở trên, lần này đặt tên cho Địa chỉ bảng và xác định phạm vi là A1. E31. Và đó là tất cả để có nó

Tạo bảng tính Bảng Slave Địa chỉ

Tác giả. jsartain, nhà báo công nghệ

JD Sartain là một nhà báo công nghệ từ Boston. Cô ấy viết cho PCWorld, Network World, CIO và một số tạp chí công nghệ khác

Excel có phải là cơ sở dữ liệu không?

Excel SQL hay NoSQL?

Excel là DBMS hay Rdbms?

Cơ sở dữ liệu trong Excel là gì?