Để mở Trình kiểm tra tài liệu, bấm vào Tệp > Thông tin > Kiểm tra sự cố > Kiểm tra tài liệu. Cửa sổ Kiểm tra Tài liệu Excel được hiển thị bên dưới sẽ mở ra
Nhấp vào Kiểm tra để xác định nội dung ẩn, sau đó nhấp vào Xóa tất cả để xóa mục bạn chọn
Sau khi bạn hoàn thành các bước này, hãy lưu tài liệu và bảng tính sẽ không chứa dữ liệu ẩn mà bạn đã xóa
Chỉnh sửa thuộc tính tài liệu, thông tin cá nhân và dữ liệu tài liệu khác
Để chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu tài liệu một cách có chọn lọc, hãy nhấp vào Tệp > Thông tin > Thuộc tính. Nhấp vào Hiển thị tất cả thuộc tính. Xóa hoặc sửa thông tin
Chọn lọc Xóa hoặc Chỉnh sửa Nhận xét
Microsoft Excel cung cấp khả năng thêm nhận xét vào sổ làm việc. Thông thường, nhận xét chứa tên của người tạo ra chúng và chúng xuất hiện dưới dạng một hình tam giác nhỏ màu đỏ ở góc trên bên phải của ô
Để xem nhận xét, hãy nhấp vào ô và nhận xét sẽ bật lên
Để xóa chú thích, bấm chuột phải vào ô chứa chú thích, rồi bấm Xóa chú thích trên menu lối tắt
Mỗi bậc thầy Excel cần phải bắt đầu từ đâu đó. Trong chương này, bạn sẽ học cách tạo một bảng tính cơ bản. Trước tiên, bạn sẽ tìm hiểu cách di chuyển xung quanh lưới ô của Excel, nhập số và văn bản khi bạn di chuyển. Tiếp theo, bạn sẽ xem nhanh dải băng Excel, thanh công cụ được chia theo thẻ chứa các lệnh nằm phía trên bảng tính của bạn. Bạn sẽ tìm hiểu cách kích hoạt dải băng bằng phím tắt và thu gọn dải băng khi bạn không cần đến. Cuối cùng, bạn sẽ chuyển đến chế độ xem hậu trường của Excel, trung tâm quản lý tệp nơi bạn có thể lưu công việc của mình cho hậu thế, mở các tệp gần đây và điều chỉnh các tùy chọn Excel
Khi khởi động Excel lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một trang chào mừng nơi bạn có thể chọn mở bảng tính Excel hiện có hoặc tạo một bảng tính mới []
Hình 1-1. Â Trang chào mừng của Excelâ cho phép bạn tạo một trang tính trống mới hoặc một sổ làm việc có sẵn từ một mẫu. Hiện tại, hãy nhấp vào ảnh Blank workbook để tạo bảng tính mới không có định dạng hoặc dữ liệu
Excel lấp đầy phần lớn trang chào mừng bằng các mẫu, tệp bảng tính được định cấu hình sẵn cho một loại dữ liệu cụ thể. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo báo cáo chi phí, bạn có thể chọn mẫu âBáo cáo chi phí du lịchâ của Excel làm điểm bắt đầu. Bạnsẽ tìm hiểu thêm về các mẫu trong Chương 16, nhưng bây giờ, chỉ cần nhấp vào Sổ làm việc trốngâ để bắt đầu với một bảng tính hoàn toàn mới không có thông tin trong đó
Ghi chú
Sổ làm việc là biệt ngữ Excel cho âbảng tính. â Excel sử dụng thuật ngữ này để nhấn mạnh thực tế là một sổ làm việc có thể chứa nhiều trang tính, mỗi trang tính có lưới dữ liệu riêng. Bạn sẽ tìm hiểu về tính năng này trong Chương 4, nhưng hiện tại, mỗi sổ làm việc bạn tạo sẽ chỉ có một trang tính thông tin duy nhất
Bạn không được đặt tên cho sổ làm việc của mình khi tạo lần đầu tiên. Điều đó xảy ra sau đó, khi bạn lưu sổ làm việc của mình []. Hiện tại, bạn bắt đầu với một canvas trống sẵn sàng nhận thông tin chi tiết về số của bạn
Khi bạn nhấp vào âBlank workbook,â Excel sẽ đóng trang chào mừng và mở một trang tính trống mới, như minh họa trong. Trang tính là một lưới các ô nơi bạn nhập thông tin và công thức. Lưới này chiếm phần lớn cửa sổ Excel. Đó là nơi bạn sẽ thực hiện tất cả công việc của mình, chẳng hạn như nhập dữ liệu, viết công thức và xem lại kết quả
Hình 1-2. Â Phần lớn nhất của cửa sổ Excel là lưới trang tính, nơi bạn nhập thông tin của mình
Dưới đây là một vài điều cơ bản về lưới của Excel
Lưới chia trang tính của bạn thành các hàng và cột. Excel đặt tên cột bằng chữ cái [A, B, Câ¦] và gắn nhãn hàng bằng số [1, 2, 3â¦]
Đơn vị nhỏ nhất trong trang tính của bạn là ô. Excel xác định duy nhất từng ô theo chữ cái cột và số hàng. Ví dụ: C6 là địa chỉ của một ô trong cột C [cột thứ ba] và hàng 6 [hàng thứ sáu]. hiển thị ô này, trông giống như một hộp hình chữ nhật. Ngẫu nhiên, một ô Excel có thể chứa khoảng 32.000 ký tự
Một trang tính có thể trải rộng đến 16.000 cột và 1 triệu hàng. Trong trường hợp không chắc là bạn muốn vượt quá những giới hạn đó—giả sử, nếu bạn đang theo dõi các ngọn cỏ trên bãi cỏ của Nhà Trắng—bạn sẽ cần tạo một trang tính mới. Mỗi tệp bảng tính có thể chứa số lượng trang tính hầu như không giới hạn, như bạn sẽ tìm hiểu trong Chương 4
Khi bạn nhập thông tin, hãy nhập từng ô một. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo bất kỳ trình tự đã định nào. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách nhập thông tin vào ô A40 mà không phải lo lắng về việc điền bất kỳ dữ liệu nào vào các ô xuất hiện ở các hàng trước đó
Ghi chú
Rõ ràng, khi bạn vượt quá 26 cột, bạn sẽ hết chữ cái. Excel xử lý việc này bằng cách nhân đôi [rồi nhân ba] các chữ cái. Ví dụ: sau cột Z là cột AA, rồi đến AB, rồi đến AC, cho đến hết AZ rồi đến BA, BB, BCâbạn sẽ có được hình ảnh. Và nếu bạn tạo một trang tính quá lớn, bạn sẽ thấy rằng cột ZZ được theo sau bởi AAA, AAB, AAC, v.v.
Hình 1-3. Â Trong bảng tính này, ô đang hoạt động là C6. Bạn có thể nhận ra một ô đang hoạt động [hoặc hiện tại] bằng đường viền đen đậm của nó. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng Excel tô sáng chữ cái tương ứng của cột [C] và số hàng [6] ở các cạnh của trang tính. Ngay phía trên trang tính, ở phía bên trái của cửa sổ, thanh công thức cung cấp cho bạn địa chỉ của ô đang hoạt động
Cách tốt nhất để cảm nhận về Excel là đi sâu vào và bắt đầu tập hợp một trang tính. Các phần sau đây bao gồm từng bước lắp ráp một trang tính đơn giản. Cái này theo dõi chi tiêu hộ gia đình, nhưng bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự với bất kỳ bảng tính cơ bản nào
Excel cho phép bạn sắp xếp thông tin theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Không có gì ngăn cản bạn phân tán các số sang trái và phải, trên bao nhiêu ô tùy thích. Tuy nhiên, một trong những cách phổ biến nhất [và hữu ích nhất] để sắp xếp thông tin là trong một bảng, với các tiêu đề cho mỗi cột.
Điều quan trọng cần nhớ là ngay cả với trang tính đơn giản nhất, các quyết định bạn đưa ra về nội dung sẽ đi vào mỗi cột có thể ảnh hưởng lớn đến mức độ dễ thao tác thông tin của bạn. Ví dụ, trong một trang tính lưu danh sách gửi thư, bạn có thể có hai cột. một cho tên và một cho địa chỉ. Nhưng nếu bạn tạo nhiều hơn hai cột, cuộc sống của bạn có thể sẽ dễ dàng hơn vì bạn có thể tách tên riêng khỏi địa chỉ đường phố khỏi mã ZIP, v.v. cho thấy sự khác biệt
Hình 1-4. Â Hàng đầu. Nếu bạn nhập cả họ và tên vào một cột, bạn chỉ có thể sắp xếp cột theo tên. Và nếu bạn nhóm các địa chỉ và mã ZIP lại với nhau, bạn sẽ không có cách nào để đếm số người trong một thị trấn hoặc vùng lân cận nhất định. Đáy. Lợi ích của bảng sáu cột là đáng kể. Nó cho phép bạn chia nhỏ [và do đó phân tích] thông tin một cách chi tiết. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách của mình theo họ của mọi người hoặc nơi họ sống. Sự sắp xếp này cũng cho phép bạn lọc ra từng mẩu thông tin riêng lẻ khi bạn bắt đầu sử dụng các hàm ở phần sau của cuốn sách này
Tất nhiên, bạn luôn có thể thêm hoặc xóa các cột. Nhưng bạn có thể tránh bị bạc tóc bằng cách bắt đầu một trang tính với tất cả các cột mà bạn nghĩ mình sẽ cần
Bước đầu tiên trong việc tạo trang tính là thêm tiêu đề của bạn vào hàng ô ở đầu trang tính [hàng 1]. Về mặt kỹ thuật, bạn không cần phải bắt đầu ngay ở hàng đầu tiên, nhưng trừ khi bạn muốn thêm thông tin khác trước bảng của mình—chẳng hạn như tiêu đề cho biểu đồ hoặc ngày hôm nay—thì chẳng ích gì . Thêm thông tin thật dễ dàng—chỉ cần nhấp vào ô bạn muốn và bắt đầu nhập. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấn Tab để hoàn thành mục nhập của mình và di chuyển đến ô bên phải hoặc nhấp Enter để chuyển đến ô ngay bên dưới
Ghi chú
Thông tin bạn đưa vào trang tính Excel không cần phải ở trong các cột gọn gàng, có thứ tự. Không có gì ngăn bạn phân tán số và văn bản trong các ô ngẫu nhiên. Tuy nhiên, hầu hết các trang tính Excel đều giống với một số loại bảng, vì đó là cách dễ dàng và hiệu quả nhất để quản lý một lượng lớn thông tin có cấu trúc
Để có một bảng tính chi phí đơn giản được thiết kế để lưu giữ hồ sơ về những khoản mua sắm xa xỉ và thận trọng nhất của bạn, hãy thử ba tiêu đề sau
Ngày mua. Lưu trữ ngày khi bạn tiêu tiền
Mục. Lưu trữ tên của sản phẩm mà bạn đã mua
Giá bán. Ghi lại nó có giá bao nhiêu
Ngay lập tức, bạn phải đối mặt với trục trặc đầu tiên của mình. văn bản đông đúc một cách vụng về. chỉ cách điều chỉnh độ rộng của cột cho phù hợp với phòng thở
Hình 1-5. Â Hàng đầu. Chiều rộng tiêu chuẩn của một cột Excel là 8. 43 ký tự, hầu như không cho phép bạn lấy một từ theo chiều dọc. Đây là cách tạo thêm không gian cho bạn. Đầu tiên, di chuột vào đường viền bên phải của tiêu đề cột mà bạn muốn mở rộng để con trỏ chuột thay đổi thành biểu tượng thay đổi kích thước [trông giống như mũi tên hai đầu]. Bây giờ hãy kéo đường viền cột sang bên phải theo ý muốn. Khi bạn kéo, chú giải công cụ sẽ xuất hiện, cho bạn biết kích thước ký tự và độ rộng pixel của cột. Cả hai phần thông tin này đều đóng vai trò giống nhau—chúng cho bạn biết độ rộng của cột. Chỉ thay đổi đơn vị đo lường. Đáy. Khi bạn nhả chuột, Excel sẽ thay đổi kích thước toàn bộ cột ô theo chiều rộng mới
Ghi chú
Độ rộng ký tự của một cột không thực sự phản ánh có bao nhiêu ký tự [hoặc chữ cái] phù hợp trong một ô. Excel sử dụng phông chữ tỷ lệ, trong đó các chữ cái khác nhau chiếm số lượng phòng khác nhau. Ví dụ: chữ W thường rộng hơn nhiều so với chữ I. Tất cả điều này có nghĩa là độ rộng ký tự mà Excel hiển thị cho bạn không phải là dấu hiệu thực sự về số lượng chữ cái có thể vừa với cột, nhưng đó là một cách hữu ích để so sánh độ rộng cột
Bây giờ bạn có thể bắt đầu thêm dữ liệu của mình. Chỉ cần điền vào các hàng dưới tiêu đề cột. Mỗi hàng trong bảng tính chi phí đại diện cho một giao dịch mua riêng. [Nếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu, bạn có thể coi mỗi hàng là một bản ghi riêng biệt. ]
Như hiển thị, cột đầu tiên dành cho ngày tháng, cột thứ hai lưu trữ văn bản và cột thứ ba chứa số. Hãy nhớ rằng Excel không áp đặt bất kỳ quy tắc nào đối với nội dung bạn nhập, vì vậy bạn có thể tự do nhập văn bản vào cột Giá. Nhưng nếu bạn không giữ một loại dữ liệu nhất quán trong mỗi cột, bạn sẽ không thể dễ dàng phân tích [hoặc hiểu] thông tin của mình sau này
Hình 1-6. Â Danh sách chi phí cơ bản này có ba mục trong đó [ở hàng 2, 3 và 4]. Theo mặc định, Excel căn chỉnh các mục trong một cột theo kiểu dữ liệu của chúng. Nó căn chỉnh số và ngày ở bên phải và văn bản ở bên trái
Đó là nó. Bây giờ bạn đã tạo một bảng tính sống động, đang thở. Phần tiếp theo giải thích cách bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu bạn vừa nhập
Mỗi khi bạn bắt đầu nhập vào một ô, Excel sẽ xóa mọi nội dung hiện có trong ô đó. [Bạn cũng có thể nhanh chóng loại bỏ nội dung của một ô bằng cách di chuyển đến ô đó và nhấn Delete, tác vụ này sẽ xóa nội dung của ô đó. ]
Nếu bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu ô thay vì thay thế nó, bạn cần đặt ô ở chế độ chỉnh sửa, như thế này
Di chuyển đến ô bạn muốn chỉnh sửa
Sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên để đến đúng ô
Đặt ô ở chế độ chỉnh sửa bằng cách nhấn F2 hoặc nhấp đúp vào ô đó
Chế độ chỉnh sửa trông giống như chế độ nhập văn bản thông thường, nhưng bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để định vị con trỏ trong văn bản bạn đang chỉnh sửa. [Khi bạn không ở chế độ chỉnh sửa, việc nhấn các phím này chỉ di chuyển bạn đến một ô khác. ]
Hoàn thành chỉnh sửa của bạn
Sau khi bạn sửa đổi nội dung ô, nhấn Enter để xác nhận các thay đổi của bạn hoặc Esc để hủy chỉnh sửa và để lại giá trị cũ trong ô. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào một ô khác để chấp nhận giá trị hiện tại và đi đến một nơi khác. Nhưng khi đang ở chế độ chỉnh sửa, bạn không thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển ra khỏi ô
Mẹo
Nếu bạn bắt đầu nhập thông tin mới vào một ô và bạn quyết định muốn di chuyển đến vị trí trước đó trong mục nhập của mình [ví dụ: để thực hiện thay đổi], chỉ cần nhấn F2. Hộp ô trông vẫn như cũ, nhưng bây giờ bạn đang ở chế độ chỉnh sửa, có nghĩa là bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển trong ô [thay vì đi từ ô này sang ô khác]. Nhấn F2 lần nữa để quay lại chế độ nhập dữ liệu, nơi bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển đến các ô khác
Khi bạn nhập dữ liệu, bạn có thể phát hiện ra Sự cố hiển thị Bigtime Excel [được người hâm mộ gọi là BEDP]. Các ô trong các cột liền kề có thể chồng lên nhau. minh họa vấn đề. Một cách để khắc phục BEDP là thay đổi kích thước cột theo cách thủ công, như minh họa trong. Một tùy chọn khác là bật tính năng ngắt dòng văn bản để bạn có thể vừa nhiều dòng văn bản trong một ô, như được mô tả trên
Hình 1-7. Â Các ô chồng chéo có thể khiến bạn đau đầu. Ví dụ: nếu bạn nhập một lượng lớn văn bản vào A1 và sau đó bạn nhập một số văn bản vào B1, thì bạn chỉ thấy một phần dữ liệu của A1â trong trang tính của mình [như được hiển thị ở đây]. Phần còn lại bị ẩn khỏi chế độ xem. Nhưng nếu, giả sử, A3 chứa một lượng lớn văn bản và B3 trống, thì Excel sẽ hiển thị nội dung trong A3 trên cả hai cột và bạn không gặp vấn đề gì
Chỉnh sửa ô bằng thanh công thức
Ngay bên trên lưới trang tính nhưng bên dưới ruy-băng là một công cụ chỉnh sửa không thể thiếu được gọi là thanh công thức []. Nó hiển thị địa chỉ của ô đang hoạt động [như A1] ở cạnh trái và hiển thị cho bạn nội dung của ô hiện tại
Hình 1-8. Â Thanh công thức [ngay phía trên lưới] hiển thị thông tin về ô đang hoạt động. Trong ví dụ này, bạn có thể thấy rằng ô hiện tại là B4 và nó chứa số 592. Thay vì chỉnh sửa giá trị này trong ô, bạn có thể bấm vào bất kỳ đâu trong thanh công thức và thực hiện các thay đổi của mình ở đó
Bạn có thể sử dụng thanh công thức để nhập và chỉnh sửa dữ liệu thay vì chỉnh sửa trực tiếp trong trang tính của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi một ô chứa công thức hoặc một lượng lớn thông tin. Đó là vì thanh công thức cung cấp cho bạn nhiều không gian làm việc hơn so với một ô thông thường. Cũng giống như với các chỉnh sửa trong ô, bạn nhấn Enter để xác nhận các chỉnh sửa trên thanh công thức hoặc Esc để hủy bỏ chúng. Hoặc bạn có thể sử dụng chuột. Khi bạn bắt đầu nhập vào thanh công thức, dấu kiểm và biểu tượng âXâ sẽ xuất hiện ngay bên trái hộp nơi bạn đang nhập. Nhấp vào dấu kiểm để xác nhận mục nhập của bạn hoặc âXâ để quay lại
Thông thường, thanh công thức là một dòng. Nếu bạn có một mục thực sự dài trong một ô [chẳng hạn như văn bản có giá trị bằng một đoạn văn], bạn cần cuộn từ bên này sang bên kia. Tuy nhiên, có một tùy chọn khác—bạn có thể thay đổi kích thước thanh công thức để nó phù hợp với nhiều thông tin hơn, như được hiển thị trong
Hình 1-9. Â Để phóng to thanh công thức, hãy nhấp vào cạnh dưới cùng và kéo xuống. Bạn có thể làm cho nó lớn hai, ba, bốn hoặc nhiều dòng hơn. Hơn hết, khi bạn có được kích thước mình muốn, bạn có thể sử dụng nút mở rộng/thu gọn ở bên phải thanh công thức để nhanh chóng mở rộng nó sang kích thước ưa thích của bạn và thu gọn nó trở lại chế độ xem một dòng
Tâm điểm của cửa sổ Excel là lưới trang tính. Đó là nơi bạn nhập và chỉnh sửa thông tin, cho dù đó là bảng khấu hao cho khoản vay kinh doanh hay danh mục truyện tranh Người Nhện quý hiếm của bạn. Tuy nhiên, sẽ không lâu nữa trước khi bạn cần hướng sự chú ý của mình lên trên, tới siêu thanh công cụ nằm ở đầu cửa sổ Excel. Đây là dải băng, và nó đảm bảo rằng ngay cả những tính năng phức tạp nhất của Excel cũng chỉ cần một hoặc hai cú nhấp chuột
Mọi thứ bạn sẽ muốn thực hiện trong Excel—từ chọn màu nền ưa thích đến lấy thông tin ra khỏi cơ sở dữ liệu—được gói gọn trong dải băng. Để chứa tất cả các nút này mà không trở thành một con gà tây nhồi quá nhiều, dải băng sử dụng các tab. Bạn bắt đầu với bảy tab. Khi bạn nhấp vào một nút, bạn sẽ thấy một bộ nút hoàn toàn mới []
Hình 1-10. Â Khi khởi chạy Excel, bạn bắt đầu từ tab Trang đầu. Nhưng đây là điều sẽ xảy ra khi bạn bấm vào tab Bố cục Trang. Giờ đây, bạn có nhiều tùy chọn cho các tác vụ như điều chỉnh kích thước giấy và tạo ra một bản in đẹp. Excel nhóm các nút trong một tab thành các phần nhỏ hơn để tổ chức rõ ràng hơn
Dải băng giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tính năng vì Excel nhóm các tính năng liên quan trong cùng một tab. Thậm chí tốt hơn, khi bạn tìm thấy nút mình cần, bạn thường có thể tìm thấy các lệnh khác được liên kết bằng cách xem các nút khác trong tab. Nói cách khác, ribbon không chỉ là một công cụ tiện lợi mà còn là một cách tuyệt vời để khám phá Excel
Ruy băng có đầy đủ các chi tiết giống như thợ thủ công. Ví dụ: khi di chuột qua một nút, bạn sẽ không thấy mô tả ngắn gọn gồm hai hoặc ba từ trong hình chữ nhật màu vàng. Thay vào đó, bạn sẽ thấy một hộp bật lên thân thiện với mô tả nhỏ về tính năng và [thường] một phím tắt cho phép bạn kích hoạt lệnh từ bàn phím. Một chi tiết thú vị khác là cách bạn có thể chuyển từ tab này sang tab khác với tốc độ cao bằng cách định vị con trỏ chuột trên dải băng và lăn bánh xe cuộn [nếu chuột của bạn có bánh xe cuộn]. Và bạn chắc chắn sẽ nhận thấy cách dải băng sắp xếp lại các nút của nó khi bạn thay đổi kích thước của cửa sổ Excel [xem ]
Hình 1-11. Â Hàng đầu. Một cửa sổ Excel lớn mang đến cho bạn nhiều không gian để chơi. Dải băng sử dụng không gian hiệu quả, làm cho các nút quan trọng nhất lớn hơn. Đáy. Khi bạn thu nhỏ cửa sổ Excel, dải băng sẽ thu nhỏ một số nút hoặc ẩn văn bản của chúng để tạo khoảng trống. Thu nhỏ đủ nhỏ và Excel bắt đầu thay thế các phần chật chội bằng một nút duy nhất, chẳng hạn như các phần Căn chỉnh, Ô và Chỉnh sửa được hiển thị ở đây. Nhấp vào nút và các lệnh bị thiếu xuất hiện trong bảng điều khiển thả xuống
Xuyên suốt cuốn sách này, bạn sẽ tìm hiểu kỹ các tab của dải băng để tìm các tính năng quan trọng. Nhưng trước khi bạn bắt đầu hành trình của mình, đây là tổng quan nhanh về những gì mỗi tab cung cấp
Tệp không thực sự là một tab thanh công cụ, mặc dù nó xuất hiện đầu tiên trong danh sách. Thay vào đó, nó là cổng vào chế độ xem hậu trường của Excel, như được mô tả trên
Trang chủ bao gồm một số nút được sử dụng phổ biến nhất, chẳng hạn như các nút để cắt và dán văn bản, định dạng dữ liệu và tìm kiếm thông tin quan trọng bằng các công cụ tìm kiếm
Chèn cho phép bạn thêm các thành phần đặc biệt vào bảng tính của mình, chẳng hạn như bảng, đồ họa, biểu đồ và siêu liên kết
Bố cục trang là tất cả về việc chuẩn bị trang tính của bạn để in. Bạn có thể điều chỉnh lề, hướng giấy và các cài đặt trang khác
Công thức là các hướng dẫn toán học để thực hiện các phép tính. Tab này giúp bạn xây dựng các công thức siêu thông minh và giải quyết các lỗi khó hiểu
Dữ liệu cho phép bạn lấy thông tin từ nguồn dữ liệu bên ngoài [chẳng hạn như cơ sở dữ liệu hạng nặng] để bạn có thể phân tích thông tin đó trong Excel. Nó cũng bao gồm các công cụ để xử lý một lượng lớn thông tin, như sắp xếp, lọc và phân nhóm dữ liệu
Đánh giá bao gồm các công cụ kiểm lỗi Office quen thuộc [như trình kiểm tra chính tả]. Nó cũng có các nút cho phép bạn thêm nhận xét vào trang tính và quản lý các bản sửa đổi
Chế độ xem cho phép bạn bật và tắt nhiều tùy chọn xem khác nhau. Nó cũng cho phép bạn thực hiện một số thủ thuật thú vị nếu bạn muốn xem nhiều tệp bảng tính Excel riêng biệt cùng một lúc;
Ghi chú
Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy các tab không có trong danh sách này. Lập trình viên vĩ mô và các loại kỹ thuật cao khác sử dụng tab Nhà phát triển. [Bạn sẽ tìm hiểu cách hiển thị tab này trên. ] Tab Phần bổ trợ xuất hiện khi bạn mở sổ làm việc được tạo trong các phiên bản Excel trước sử dụng thanh công cụ tùy chỉnh. Và cuối cùng, bạn có thể tạo một tab của riêng mình nếu đủ tham vọng để tùy chỉnh dải băng, như được giải thích trong Phụ lục
Hầu hết mọi người đều hài lòng khi có dải băng nằm ở đầu cửa sổ Excel, với tất cả các nút của nó trên tay. Nhưng những người nghiền số nghiêm túc yêu cầu không gian tối đa cho dữ liệu của họ—họ muốn nhìn vào một hàng số khác hơn là một thanh công cụ được bơm đầy. Nếu điều này đúng với bạn, thì bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn có thể thu gọn dải băng, thao tác này sẽ thu nhỏ dải băng xuống thành một hàng duy nhất của tiêu đề tab, như minh họa trong. Để thu gọn nó, chỉ cần nhấp đúp vào tiêu đề tab hiện tại. [Hoặc nhấp vào biểu tượng hướng lên nhỏ ở góc trên cùng bên phải của dải băng, ngay bên cạnh biểu tượng trợ giúp. ]
Hình 1-12. Â Bạn có muốn sử dụng từng inch vuông không gian màn hình cho các ô của mình không? . Bấm vào một tab để mở nó tạm thời hoặc bấm hai lần vào một tab để đưa dải băng trở lại bình thường. Và nếu bạn muốn thực hiện thủ thuật tương tự mà không cần nhấc ngón tay khỏi bàn phím, hãy sử dụng phím tắt Ctrl+F1
Ngay cả khi bạn thu gọn dải băng, bạn vẫn có thể sử dụng tất cả các tính năng của nó. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào một tab. Ví dụ: nếu bạn bấm vào Trang chủ, tab Trang đầu sẽ mở ra trên trang tính của bạn. Ngay sau khi bạn bấm vào nút bạn muốn trong tab Trang đầu [hoặc bấm vào một ô trong trang tính của bạn], dải băng sẽ thu gọn lại. Thủ thuật tương tự cũng hoạt động nếu bạn kích hoạt một lệnh trong ruy-băng bằng bàn phím, như được mô tả trong phần tiếp theo
Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng sử dụng dải băng hoặc nếu bạn muốn sử dụng phím tắt, bạn nên thu gọn dải băng. Ngay cả khi đó, bạn vẫn có thể sử dụng các lệnh trên dải băng—bạn chỉ cần nhấp thêm một lần nữa để mở tab. Mặt khác, nếu bạn thường xuyên sử dụng ruy-băng hoặc bạn đang tìm hiểu về Excel và muốn duyệt qua ruy-băng để xem các tính năng khả dụng, đừng bận tâm đến việc thu gọn nó. Hai hoặc ba hàng bảng tính mà bạn sẽ mất rất xứng đáng
Sử dụng Ribbon với Bàn phím
Nếu bạn là người yêu thích bàn phím, bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn có thể kích hoạt các lệnh ruy-băng bằng bàn phím. Thủ thuật là sử dụng bộ tăng tốc bàn phím, một loạt các lần nhấn phím bắt đầu bằng phím Alt [chính là phím bạn đã sử dụng để truy cập menu]. Khi bạn sử dụng bộ tăng tốc bàn phím, bạn không nhấn giữ tất cả các phím cùng lúc. [Như bạn sẽ sớm thấy, một số tổ hợp phím này chứa rất nhiều chữ cái mà bạn sẽ chơi Finger Twister nếu bạn thử. ] Thay vào đó, bạn nhấn từng phím một
Mẹo để tăng tốc bàn phím là hiểu rằng khi bạn nhấn phím Alt, bạn sẽ làm hai việc theo thứ tự sau
Chọn tab ribbon bạn muốn
Chọn một lệnh trong tab đó
Trước khi bạn có thể kích hoạt một lệnh cụ thể, bạn phải chọn đúng tab [ngay cả khi nó đã được chọn]. Mỗi trình tăng tốc yêu cầu ít nhất hai lần nhấn phím sau khi bạn nhấn phím Alt. Bạn cần nhấn nhiều phím hơn để tìm hiểu các menu con
Đến bây giờ, toàn bộ quá trình này có vẻ như không thực tế một cách vô vọng. Bạn có thực sự muốn ghi nhớ hàng chục tổ hợp phím tăng tốc không?
May mắn thay, Excel đã sẵn sàng trợ giúp bạn với một tính năng có tên là KeyTips. Đây là cách nó hoạt động. Khi bạn nhấn Alt, các chữ cái sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu trên mọi tab trong dải băng. Sau khi bạn nhấn phím tương ứng để chọn một tab, các chữ cái sẽ xuất hiện trên mọi nút trong tab đó []. Một lần nữa, bạn nhấn phím tương ứng để kích hoạt lệnh []
Hình 1-13. Â Khi bạn nhấn Alt, Excel sẽ hiển thị Mẹo phím bên cạnh mỗi tab, trên menu Tệp và trên các nút trong thanh công cụ Truy cập nhanh. Nếu tiếp tục với M [đối với tab Công thức], bạn sẽ thấy các chữ cái bên cạnh mỗi lệnh trong tab đó, như trong Hình 1-11
Hình 1-14. Â Giờ đây, bạn có thể tiếp tục với F để kích hoạt nút Chèn chức năng, U để truy cập tính năng Tự động tính tổng, v.v. Đừng bận tâm đến việc cố gắng ghép các chữ cái với tên tab hoặc nút—có rất nhiều tính năng được đóng gói trong dải băng nên trong nhiều trường hợp, các chữ cái không có ý nghĩa gì cả
Đôi khi, một lệnh có thể có hai chữ cái, trong trường hợp đó bạn cần nhấn cả hai phím lần lượt. [Ví dụ nút Find & Select trên tab Home có chữ FD. Để kích hoạt nó, nhấn Alt, rồi H, rồi F, rồi D. ]
Mẹo
Bạn có thể quay lại một bước trong chế độ KeyTips bằng cách nhấn Esc. Hoặc, bạn có thể dừng nguội mà không cần kích hoạt lệnh bằng cách nhấn lại Alt
Excel cung cấp cho bạn các phím tắt khác không sử dụng ruy-băng. Đây là những tổ hợp phím bắt đầu bằng phím Ctrl. Ví dụ: Ctrl+C sao chép văn bản được đánh dấu và Ctrl+S lưu công việc của bạn. Thông thường, bạn tìm hiểu về một phím tắt bằng cách di chuột qua một lệnh bằng chuột. Ví dụ: di chuột qua nút Dán trong tab Trang chủ của dải băng và bạn sẽ thấy một chú giải công cụ cho bạn biết phím tắt tiết kiệm thời gian của nó, Ctrl+V. Và nếu bạn đã làm việc với phiên bản Excel trước, bạn sẽ thấy rằng Excel 2013 sử dụng gần như tất cả các phím tắt giống nhau
Hình 1-15. Â Khi bạn nhấn Alt+E trong Excel 2013, bạn sẽ kích hoạt menu Chỉnh sửa âtưởng tượngâ ban đầu trong Excel 2003 trở về trước. Bạn thực sự không thể nhìn thấy menu vì nó không tồn tại trong Excel 2013, nhưng chú giải công cụ cho bạn biết rằng Excel đang chú ý. Giờ đây, bạn có thể hoàn thành tác vụ của mình bằng cách nhấn phím tiếp theo cho lệnh menu mà bạn hoài cổ
Những con mắt tinh tường sẽ nhận thấy một chút bất động sản trên màn hình ngay phía trên dải băng. Nó chứa một loạt các biểu tượng nhỏ, giống như các thanh công cụ trong các phiên bản Excel cũ hơn []. Đây là thanh công cụ Truy cập nhanh [hoặc QAT, đối với những người mê Excel]
Hình 1-16. Â Thanh công cụ Truy cập nhanh đặt các lệnh Lưu, Hoàn tác và Làm lại ngay trong tầm tay bạn. Excel cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các lệnh này vì hầu hết mọi người sử dụng chúng thường xuyên hơn bất kỳ lệnh nào khác. Nhưng như bạn sẽ học trong Phụ lục, bạn có thể thêm bất kỳ lệnh nào bạn muốn tại đây
Nếu thanh công cụ Truy cập nhanh không là gì ngoài một phím tắt chuyên dụng cho ba lệnh, thì nó sẽ không đáng bận tâm. Nhưng nó có một thuộc tính đáng chú ý khác. Bạn có thể tùy chỉnh nó. Nói cách khác, bạn có thể xóa các lệnh bạn không sử dụng và thêm các lệnh yêu thích của riêng bạn. Phụ lục của cuốn sách này [] chỉ cho bạn cách
Microsoft đã cố tình giữ thanh công cụ Quick Access rất nhỏ. Nó được thiết kế để cung cấp một ổ cắm được kiểm soát cẩn thận cho những yêu cầu tùy chỉnh đó. Ngay cả khi bạn sử dụng thanh công cụ Truy cập nhanh với các lệnh của riêng mình, phần còn lại của dải băng vẫn không thay đổi. [Và điều đó có nghĩa là đồng nghiệp hoặc vợ/chồng vẫn có thể sử dụng Excel, bất kể bạn thay đổi QAT đột ngột như thế nào. ]
Mặc dù mọi người thường bỏ qua nó, nhưng thanh trạng thái của Excel [] là một cách tốt để theo dõi trạng thái hiện tại của chương trình. Ví dụ: nếu bạn lưu hoặc in tài liệu, thanh trạng thái sẽ hiển thị tiến trình của thao tác lưu hoặc lệnh in. Nếu nhiệm vụ của bạn đơn giản, chỉ báo tiến độ có thể biến mất trước khi bạn có cơ hội nhận ra nó. Nhưng nếu bạn đang thực hiện một thao tác tốn nhiều thời gian, chẳng hạn như in một bảng dài 87 trang về đồ dùng bằng bạc của khách sạn mà bạn tình cờ sở hữu, thì bạn có thể nhìn vào thanh trạng thái để xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào.
Hình 1-17. Â Trong thanh trạng thái, bạn có thể xem văn bản trạng thái cơ bản [trong ví dụ này chỉ có chữ Sẵn sàngâ], các nút xem [hữu ích khi bạn chuẩn bị bảng tính để in] và thanh trượt thu phóng [cho phép bạn
Thanh trạng thái kết hợp một số loại thông tin. Khu vực ngoài cùng bên trái hiển thị Chế độ di động, hiển thị một trong ba chỉ báo
Sẵn sàng có nghĩa là Excel không làm gì nhiều vào lúc này, ngoài việc chờ thực thi lệnh
Enter xuất hiện khi bạn bắt đầu nhập một giá trị mới vào một ô
Chỉnh sửa có nghĩa là bạn hiện có ô ở chế độ chỉnh sửa và nhấn các phím mũi tên trái và phải sẽ di chuyển qua dữ liệu trong một ô, thay vì di chuyển từ ô này sang ô khác. Bạn có thể đặt một ô ở chế độ chỉnh sửa hoặc đưa nó ra khỏi chế độ chỉnh sửa bằng cách nhấn F2
Xa hơn về phía bên phải của thanh trạng thái là các nút xem, cho phép bạn chuyển sang chế độ xem Bố cục trang hoặc Xem trước ngắt trang. Những thứ này giúp bạn xem trang tính của mình sẽ trông như thế nào khi in ra. Chúng được đề cập trong Chương 7
Thanh trượt thu phóng nằm bên cạnh các nút xem, ở cạnh ngoài cùng bên phải của thanh trạng thái. Bạn có thể trượt nó sang trái để thu nhỏ [phù hợp với nhiều thông tin hơn trong cửa sổ Excel của bạn] hoặc trượt nó sang phải để phóng to [và xem kỹ hơn ở ít ô hơn]. Bạn có thể tìm hiểu thêm về phóng to
Ngoài ra, thanh trạng thái hiển thị các chỉ báo linh tinh khác. Ví dụ: nếu bạn nhấn phím Scroll Lock, chỉ báo Scroll Lock sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái [bên cạnh văn bản Sẵn sàngâ]. Chỉ báo này cho bạn biết rằng bạn đang ở chế độ cuộn, trong đó các phím mũi tên không di chuyển bạn từ ô này sang ô khác mà cuộn toàn bộ trang tính lên, xuống hoặc sang một bên. Chế độ cuộn là một cách tuyệt vời để kiểm tra một phần khác của bảng tính mà không phải rời khỏi vị trí hiện tại của bạn
Bạn có thể kiểm soát chỉ báo nào xuất hiện trên thanh trạng thái bằng cách định cấu hình. Để xem danh sách các khả năng, nhấp chuột phải vào thanh trạng thái []. Bảng 1-2 mô tả các tùy chọn
Bảng 1-1. Â Chỉ báo thanh trạng thái
CHỈ SỐ
Ý NGHĨA
Chế độ di động
Hiển thị Sẵn sàng, Chỉnh sửa hoặc Nhập tùy thuộc vào trạng thái của ô hiện tại
Flash điền vào các ô trống và Flash điền vào các ô đã thay đổi
Hiển thị số ô đã bị bỏ qua [để trống] và số ô được điền sau thao tác Flash Fill []
Chữ ký, chính sách quản lý thông tin và quyền
Hiển thị thông tin về các quyền và hạn chế của bảng tính hiện tại. Các tính năng này chỉ phát huy tác dụng nếu bạn sử dụng máy chủ SharePoint để chia sẻ bảng tính giữa các nhóm người [thường là trong môi trường công ty]
Phím Caps Lock
Cho biết bạn có bật chế độ Caps Lock hay không. Khi đó, Excel sẽ tự động viết hoa mọi chữ cái bạn nhập. Để bật hoặc tắt Caps Lock, hãy nhấn phím Caps Lock
Số khóa
Cho biết chế độ Num Lock có đang bật hay không. Khi đó, bạn có thể sử dụng bàn phím số [thường ở bên phải bàn phím] để nhập số nhanh hơn. Khi dấu hiệu này tắt, thay vào đó, bàn phím số sẽ điều khiển điều hướng ô. Để bật hoặc tắt Num Lock, hãy nhấn Num Lock
Khóa cuộn
Cho biết chế độ Scroll Lock có đang bật hay không. Khi bật, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để cuộn qua một trang tính mà không thay đổi ô hiện hoạt. [Nói cách khác, bạn có thể điều khiển thanh cuộn của mình chỉ bằng cách sử dụng bàn phím. ] Tính năng này cho phép bạn xem tất cả thông tin trong trang tính của mình mà không làm mất dấu ô bạn đang ở. Bạn có thể bật hoặc tắt chế độ Scroll Lock bằng cách nhấn Scroll Lock
Số thập phân cố định
Cho biết khi chế độ Số thập phân cố định được bật. Khi đó, Excel sẽ tự động thêm một số vị trí thập phân đã đặt vào các giá trị bạn nhập vào bất kỳ ô nào. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu Excel sử dụng hai chữ số thập phân cố định và bạn nhập số 5 vào một ô, Excel thực sự nhập 0. 05. Tính năng hiếm khi được sử dụng này rất hữu ích cho những người đánh máy tốc độ, những người cần nhập hàng loạt dữ liệu ở định dạng cố định. Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này bằng cách chọn TệpâTùy chọn, chọn phần Nâng cao, sau đó xem bên dưới âTùy chọn chỉnh sửaâ để tìm cài đặt Tự động chèn dấu thập phân. Khi bạn bật hộp kiểm này, bạn có thể chọn số vị trí thập phân được hiển thị [tùy chọn tiêu chuẩn là 2]
Chế độ ghi đè
Cho biết khi bạn đã bật chế độ Ghi đè. Chế độ ghi đè thay đổi cách hoạt động của chỉnh sửa ô. Khi bạn chỉnh sửa một ô có bật chế độ Ghi đè, các ký tự mới mà bạn nhập sẽ ghi đè lên các ký tự hiện có [thay vì thay thế chúng]. Bạn có thể bật hoặc tắt chế độ Ghi đè bằng cách nhấn Chèn
Chế độ kết thúc
Cho biết bạn đã nhấn Kết thúc, đây là phím đầu tiên trong nhiều tổ hợp hai phím; . Ví dụ: nhấn End rồi nhấn Home để di chuyển đến ô dưới cùng bên phải trong trang tính của bạn
Ghi âm vĩ mô
Macro là các quy trình tự động thực hiện một số tác vụ trong bảng tính Excel. Chỉ báo Ghi Macro hiển thị một nút ghi [trông giống như một vòng tròn màu đỏ được đặt chồng lên trên một trang tính] cho phép bạn bắt đầu ghi một macro mới. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về macro trong Chương 29
Chế độ lựa chọn
Cho biết chế độ Lựa chọn hiện tại. Bạn có hai lựa chọn. chế độ bình thường và lựa chọn mở rộng. Khi bạn nhấn các phím mũi tên với Lựa chọn mở rộng được bật, Excel sẽ tự động chọn tất cả các hàng và cột bạn gạch ngang khi bạn di chuyển xung quanh bảng tính. Lựa chọn mở rộng là một giải pháp thay thế bàn phím hữu ích cho việc kéo chuột của bạn để chọn các dải lưới. Để bật hoặc tắt Lựa chọn mở rộng, hãy nhấn F8. Bạnsẽ tìm hiểu thêm về cách chọn các ô và di chuyển chúng xung quanh trong Chương 3
Số trang
Hiển thị trang hiện tại và tổng số trang [như trong â của 4â]. Chỉ báo này chỉ xuất hiện trong chế độ xem Bố cục Trang [như được mô tả trên ]
Trung bình, Đếm, Đếm số, Tối thiểu, Tối đa, Tổng
Hiển thị kết quả của phép tính trên các ô đã chọn. Ví dụ: chỉ báo Sum tính tổng giá trị của tất cả các ô số được chọn. Bạn sẽ xem xét kỹ hơn thủ thuật hữu ích này trên
Trạng thái tải lên
Không làm gì [mà chúng ta biết]. Excel hiển thị một chỉ báo tiện dụng trên thanh trạng thái khi bạn tải tệp lên Web, như bạn sẽ tìm hiểu trong Chương 26. Tuy nhiên, Excel luôn hiển thị trạng thái tải lên khi cần và cài đặt này dường như không có bất kỳ tác dụng nào
Xem phím tắt
Hiển thị ba nút dạng xem cho phép bạn chuyển đổi giữa dạng xem Bình thường, dạng xem Bố cục Trang và Xem trước ngắt trang
Thu phóng
Hiển thị tỷ lệ phần trăm thu phóng hiện tại [chẳng hạn như 100 phần trăm đối với bảng tính có kích thước bình thường và 200 phần trăm đối với bảng tính được phóng đại gấp đôi]
Thanh trượt thu phóng
Cho phép bạn phóng to [bằng cách di chuyển thanh trượt sang phải] hoặc thu nhỏ [bằng cách di chuyển thanh trượt sang trái] để xem thêm thông tin cùng một lúc
Hình 1-18. Â Mọi mục có dấu kiểm sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái khi bạn cần. Ví dụ: nếu bạn chọn Caps Lock, dòng chữ Caps Lockâ sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái bất cứ khi nào bạn nhấn phím Caps Lock. Văn bản xuất hiện ở phía bên phải của danh sách cho bạn biết giá trị hiện tại của chỉ báo. Trong ví dụ này, chế độ Caps Lock hiện đang tắt và văn bản Chế độ di động cho biết Sẵn sàng. â
Dữ liệu của bạn là ngôi sao của chương trình. Đó là lý do tại sao những người tạo ra Excel gọi trang tính của bạn là âon stage. â Auditorium là cửa sổ chính của Excel, mànhư bạn vừa thấybao gồm dải băng tiện dụng, thanh công thức và thanh trạng thái. Chắc chắn, đó là một phép ẩn dụ kỳ lạ. Nhưng khi bạn hiểu nó, bạn sẽ nhận ra lý do căn bản của chế độ xem hậu trường của Excel, chế độ này tạm thời đưa bạn ra khỏi trang tính của mình và cho phép bạn tập trung vào các tác vụ khác không liên quan đến việc nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu. Những tác vụ này bao gồm lưu bảng tính của bạn, mở thêm bảng tính, in công việc của bạn và thay đổi cài đặt Excelâ
Để chuyển sang chế độ xem hậu trường, bấm vào nút Tệp ở bên trái của tab ruy-băng Trang chủ. Excel tạm thời che khuất trang tính của bạn [mặc dù nó vẫn mở và chờ bạn]. Điều này mang lại cho Excel không gian cần thiết để hiển thị thông tin liên quan đến nhiệm vụ hiện tại, như thể hiện trong. Ví dụ: nếu bạn định in bảng tính của mình, chế độ xem hậu trường của Excel sẽ xem trước bản in. Hoặc nếu bạn muốn mở một bảng tính hiện có, Excel có thể hiển thị danh sách chi tiết các tệp bạn đã làm việc gần đây
Hình 1-19. Â Khi bạn lần đầu tiên chuyển sang chế độ xem hậu trường, Excel sẽ hiển thị trang Thông tin, trang này cung cấp thông tin cơ bản về tệp sổ làm việc của bạn, kích thước của tệp, thời điểm chỉnh sửa lần cuối, người đã chỉnh sửa tệp, v.v. [xem cột ở ngoài cùng bên phải]. Trang Thông tin cũng cung cấp cổng vào ba tính năng quan trọng. bảo vệ tài liệu [Chương 21], kiểm tra tính tương thích [trang 31] và sao lưu AutoRecover [trang 38]. Để chuyển sang phần khác, hãy nhấp vào một lệnh khác trong cột ở ngoài cùng bên trái
Để thoát khỏi chế độ xem hậu trường và quay lại trang tính của bạn, hãy nhấn Esc hoặc bấm vào biểu tượng mũi tên trong hình tròn ở góc trên cùng bên phải của chế độ xem hậu trường
Chìa khóa để sử dụng chế độ xem hậu trường là menu các lệnh chạy trong một dải dọc phía bên trái của cửa sổ. Bạn nhấp vào một lệnh để đến trang cho nhiệm vụ bạn muốn thực hiện. Ví dụ: để tạo một bảng tính mới [ngoài bảng tính bạn hiện đang làm việc], bạn bắt đầu bằng cách nhấp vào lệnh Mới, như minh họa trong
Mẹo
Bạn không cần phải chuyển đến chế độ xem hậu trường để tạo một bảng tính mới, trống. Thay vào đó, hãy nhấn phím tắt Ctrl+N khi bạn đang ở trong lưới trang tính. Excel sẽ khởi chạy một cửa sổ mới, với một bảng tính mới, trống sẵn sàng
Hình 1-20. Â Khi bạn nhấp vào Mới, bạn sẽ thấy một trang giống như trang chào mừng chào đón bạn khi bạn khởi động Excel. Để tạo một sổ làm việc mới, trống, hãy nhấp vào âBlank workbook. – Excel mở sổ làm việc trong một cửa sổ mới để sổ làm việc đó tách biệt với sổ làm việc hiện tại của bạn mà Excel không đụng đến
Dưới đây là một số việc bạn sẽ làm trong chế độ xem hậu trường của Excel
Làm việc với các tệp [tạo, mở, đóng và lưu chúng] với sự trợ giúp của các lệnh Mới, Mở, Lưu và Lưu thành. Bạn sẽ dành phần còn lại của chương này để tìm hiểu những cách nhanh nhất và hiệu quả nhất để lưu và mở tệp Excel
In tác phẩm của bạn [Chương 7] và gửi qua email cho người khác [Chương 25] bằng lệnh In và Chia sẻ
Chuẩn bị sổ làm việc bạn muốn chia sẻ với người khác. Ví dụ: bạn có thể kiểm tra khả năng tương thích của nó với các phiên bản Excel cũ hơn [Chương 1] và khóa tài liệu của bạn để ngăn người khác thay đổi số [Chương 24]. Bạn tìm thấy các tùy chọn này trong lệnh Thông tin
Định cấu hình tài khoản Office của bạn—đó là địa chỉ email và mật khẩu bạn sử dụng để truy cập dịch vụ SkyDrive của Microsoft để lưu trữ bảng tính trực tuyến [] hoặc cho tài khoản Office 365 của bạn [nếu bạn là người đăng ký; xem trang xvii]. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào lệnh Tài khoản
Định cấu hình cách Excel hoạt động. Khi bạn đang ở chế độ xem hậu trường, hãy bấm vào Tùy chọn để khởi chạy cửa sổ Tùy chọn Excel, một nơi tất cả trong một để định cấu hình Excel
Như tất cả những người còn sống ít nhất ba ngày đều biết, bạn nên tiết kiệm công việc của mình sớm và thường xuyên. Excel cũng không ngoại lệ. Để lưu tệp lần đầu tiên, hãy chọn TệpLưu hoặc TệpLưu dưới dạng. Dù bằng cách nào, bạn sẽ kết thúc tại trang Lưu dưới dạng ở chế độ xem hậu trường []
Hình 1-21. Â Lần đầu tiên lưu bảng tính của mình, bạn cần chọn vị trí đặt bảng tính. Thông thường, bạn sẽ chọn một vị trí trên ổ cứng của mình [nhấp vào Máy tính trong danh sách Vị trí], nhưng bạn có thể tải vị trí đó lên dịch vụ SharePoint của công ty hoặc SkyDrive của Microsoft để chia sẻ trực tuyến gần như dễ dàng
Cửa sổ Lưu dưới dạng bao gồm một danh sách các địa điểm—các vị trí mà bạn có thể lưu trữ công việc của mình. Danh sách chính xác tùy thuộc vào cách bạn định cấu hình Excel, nhưng đây là một số tùy chọn mà bạn có thể thấy
Máy tính. Chọn tùy chọn này để lưu trữ bảng tính của bạn ở đâu đó trên ổ cứng máy tính của bạn. Đây là tùy chọn phổ biến nhất. Khi bạn bấm vào Máy tính, Excel sẽ liệt kê các thư mục mà bạn đã lưu hoặc mở tệp gần đây [xem , ở bên phải]. Để lưu tệp vào một trong những vị trí này, hãy chọn thư mục. Hoặc, nhấp vào nút Duyệt lớn ở phía dưới để tìm vị trí mới. Dù bằng cách nào, Excel sẽ mở cửa sổ Lưu dưới dạng quen thuộc, nơi bạn nhập tên cho tệp của mình []
Hình 1-22. Â Sau khi chọn vị trí cho tệp của mình, bạn cần đặt tên cho tệp. Cửa sổ này sẽ không làm bạn ngạc nhiên vì nó giống như cửa sổ Lưu dưới dạng xuất hiện trong hầu hết mọi ứng dụng Windows dựa trên tài liệu
SkyDrive. Khi thiết lập Excel, bạn có thể cung cấp địa chỉ email và mật khẩu mà bạn sử dụng cho các dịch vụ của Microsoft như Hotmail, Messenger và SkyDrive, hệ thống lưu trữ tệp trực tuyến của Microsoft. Excel có một số tính năng tích hợp SkyDrive tiện lợi. Ví dụ: bạn có thể tải bảng tính trực tiếp lên Web bằng cách nhấp vào mục SkyDrive được cá nhân hóa của mình trong danh sách Địa điểm, sau đó chọn một trong các thư mục SkyDrive của bạn
Ghi chú
Ưu điểm của việc đặt một tệp trên SkyDrive là bạn có thể mở và chỉnh sửa tệp đó từ một máy tính được trang bị Excel khác mà không cần phải lo lắng về việc sao chép hoặc gửi tệp qua email. Ưu điểm khác là những người khác có thể chỉnh sửa tệp của bạn bằng Excel Web App. Bạnsẽ tìm hiểu thêm về SkyDrive và Ứng dụng web Excel trong Chương 23
Điểm chia sẻ. Nếu bạn đang chạy máy tính trên mạng công ty, bạn có thể lưu trữ công việc của mình trên máy chủ SharePoint. Làm như vậy không chỉ cho phép bạn chia sẻ công việc của mình với mọi người khác trong nhóm mà còn cho phép bạn khai thác các tính năng quy trình công việc tuyệt vời của SharePoint. [Ví dụ: tổ chức của bạn có thể thiết lập một quy trình trong đó bạn lưu các báo cáo chi phí vào máy chủ SharePoint và các báo cáo này sẽ tự động được chuyển cho sếp của bạn để phê duyệt và sau đó tính toán khoản thanh toán. ] Máy chủ SharePoint không nhất thiết phải có từ âSharePointâ trong tên địa điểm, nhưng máy chủ đó sẽ có biểu tượng quả địa cầu và máy chủ để cho bạn biết đó là một vị trí web
Sau khi lưu bảng tính một lần, bạn có thể nhanh chóng lưu lại bảng tính đó bằng cách chọn TệpLưu hoặc nhấn Ctrl+S. Hoặc nhìn lên trên đầu cửa sổ Excel trong thanh công cụ Truy cập nhanh để tìm nút Lưu nhỏ, trông giống như một đĩa mềm kiểu cũ. Để lưu bảng tính của bạn với một tên mới hoặc ở một vị trí mới, hãy chọn TệpLưu dưới dạng hoặc nhấn F12
Mẹo
Lưu bảng tính là thao tác gần như tức thời và bạn nên làm quen với việc thực hiện thường xuyên. Sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi quan trọng nào đối với trang tính, hãy nhấn Ctrl+S để lưu trữ phiên bản mới nhất của dữ liệu của bạn
Thông thường, bạn sẽ lưu bảng tính của mình ở định dạng hiện đại. xlsx, được mô tả trong phần tiếp theo. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ cần chuyển đổi bảng tính của mình sang một loại tệp khác—ví dụ: nếu bạn muốn chuyển chúng cho ai đó sử dụng phiên bản Excel rất cũ hoặc một loại chương trình bảng tính khác. Có hai cách bạn có thể làm điều này
Chọn TệpLưu dưới dạng và chọn một vị trí. Sau đó, trong cửa sổ Lưu dưới dạng [], nhấp vào âLưu dưới dạngâ rồi chọn định dạng bạn muốn từ danh sách dài thả xuống
Chọn TệpâXuất, sau đó nhấp vào Thay đổi loại tệp. Bạn sẽ thấy danh sách 10 định dạng phổ biến nhất. Nhấp vào một để mở cửa sổ Lưu dưới dạng với định dạng được chọn. Hoặc, nếu bạn không thấy định dạng mình muốn, hãy nhấp vào nút Lưu dưới dạng lớn bên dưới để mở cửa sổ Lưu dưới dạng, sau đó tự chọn định dạng từ danh sách thả xuống “Lưu dưới dạng”
Excel cho phép bạn lưu bảng tính của mình ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm định dạng Excel 95 cổ điển từ hơn một thập kỷ trước. Nếu bạn muốn xem bảng tính của mình bằng một chương trình bí ẩn, hãy sử dụng loại tệp CSV. Loại tệp này tạo tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy mà hầu hết tất cả các chương trình bảng tính đều có thể đọc [được phân cách bằng dấu phẩy có nghĩa là dấu phẩy phân tách thông tin trong mỗi ô]. Và trong các phần sau, bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách chia sẻ công việc của mình với các phiên bản Excel cũ [] hoặc đặt công việc đó ở dạng PDF để mọi người có thể xem và in công việc đó []. Nhưng trước tiên, bạn cần xem kỹ định dạng tệp chuẩn của Excel
Các phiên bản Excel hiện đại, bao gồm cả Excel 2013, sử dụng. xlsx [có nghĩa là bảng tính đã lưu của bạn sẽ có tên như HotelSilverware. xlsx]. Microsoft đã giới thiệu định dạng này trong Excel 2007 và nó có những ưu điểm đáng kể
Nó nhỏ gọn. Các. xlsx sử dụng nén tệp ZIP, do đó, tệp bảng tính nhỏ hơn—nhỏ hơn tới 75 phần trăm so với tệp Excel 2003. Và mặc dù ổ cứng trung bình đã đủ lớn để nuốt hàng triệu tệp Excel kiểu cũ, định dạng nhỏ gọn hơn sẽ dễ dàng chia sẻ trực tuyến và qua email hơn
Nó ít bị lỗi hơn. Các. xlsx cẩn thận tách nội dung thông thường, hình ảnh và mã macro thành các phần riêng biệt. Điều đó có nghĩa là nếu một phần của tệp Excel của bạn bị hỏng [ví dụ: do ổ cứng bị lỗi], bạn vẫn có thể truy xuất phần còn lại của thông tin. [Bạn sẽ tìm hiểu về khôi phục thảm họa Excel trên. ]
Nó có thể mở rộng. Các. xlsx sử dụng XML [Ngôn ngữ đánh dấu eXtensible], đây là cách chuẩn hóa để lưu trữ thông tin. [Bạn sẽ tìm hiểu thêm về XML trong Chương 28. ] Lưu trữ XML không mang lại lợi ích cho người bình thường, nhưng nó chắc chắn sẽ nhận được rất nhiều sự yêu thích từ các công ty sử dụng phần mềm tùy chỉnh ngoài Excel. Miễn là bạn lưu trữ các tài liệu Excel ở định dạng XML, các công ty này có thể tạo các chương trình tự động lấy thông tin họ cần ngay từ bảng tính mà không cần thông qua Excel. Các chương trình này cũng có thể tự tạo các tài liệu Excel được đo lường
Vì tất cả những lý do này,. xlsx là định dạng được lựa chọn cho Excel 2013. Tuy nhiên, Microsoft muốn cung cấp cho mọi người tất cả các lựa chọn mà họ có thể cần [hơn là làm cho cuộc sống thực sự đơn giản] và các định dạng tệp Excel cũng không ngoại lệ. Trên thực tế. định dạng tệp xlsx thực sự có hai hương vị bổ sung
Đầu tiên, có liên quan chặt chẽ. xlsm, cho phép bạn lưu trữ mã macro với dữ liệu bảng tính của mình. Nếu bạn thêm macro vào bảng tính, Excel sẽ nhắc bạn sử dụng loại tệp này khi bạn lưu công việc của mình. [Bạn sẽ tìm hiểu về macro trong Chương 29. ]
Thứ hai, có được tối ưu hóa. xlsb, đây là một tùy chọn chuyên dụng có thể nhanh hơn một chút khi mở và lưu các bảng tính khổng lồ. Các. xlsb có cùng khả năng nén và chống lỗi tự động như. xlsx, nhưng nó không sử dụng XML. Thay vào đó, nó lưu trữ thông tin ở dạng nhị phân thô [tốt olâ 1 và 0], nhanh hơn trong một số trường hợp. Để sử dụng. xlsb, chọn FileâExport, nhấp vào Change File Type, sau đó chọn âBinary Workbook [. xlsb]â từ danh sách thả xuống
Hầu hết thời gian, bạn không cần phải suy nghĩ về định dạng tệp Excel. Bạn chỉ có thể tạo bảng tính của mình, lưu chúng và để Excel lo phần còn lại. Lần duy nhất bạn cần dừng lại và suy nghĩ kỹ là khi bạn chia sẻ công việc của mình với những người kém may mắn khác có phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2003. Bạn sẽ học cách đối phó với thử thách này trong các phần sau
Mẹo
Đừng sử dụng. xlsb trừ khi bạn dùng thử và thấy rằng nó thực sự mang lại cho bạn hiệu suất tốt hơn. Thông thường,. xlsx và. xlsb cũng nhanh như vậy. Và hãy nhớ rằng, lần duy nhất bạn sẽ thấy bất kỳ sự cải thiện nào là khi bạn tải hoặc lưu tệp. Sau khi bạn mở bảng tính của mình trong Excel, mọi thứ khác [chẳng hạn như cuộn xung quanh và thực hiện các phép tính] sẽ diễn ra ở cùng một tốc độ
Hình 1-23. Â Bên trong mỗi. xlsx ẩn chứa một số tệp nén, mỗi tệp có thông tin khác nhau. Ví dụ: các tệp riêng biệt lưu trữ cài đặt máy in, kiểu văn bản, tên của người tạo tài liệu, thành phần sổ làm việc của bạn và bản thân các trang tính riêng lẻ
Chia sẻ bảng tính của bạn với các phiên bản Excel cũ hơn
Như bạn vừa tìm hiểu, Excel 2013 sử dụng tương tự. định dạng tệp xlsx như Excel 2010 và Excel 2007. Điều đó có nghĩa là người hâm mộ Excel 2013 có thể trao đổi tệp với người hâm mộ Excel 2010 và sẽ không có bất kỳ sự cố kỹ thuật nào
Tuy nhiên, một số vấn đề vẫn có thể khiến bạn gặp khó khăn khi chia sẻ bảng tính giữa các phiên bản Excel khác nhau. Ví dụ: Excel 2013 giới thiệu một vài hàm công thức mới, chẳng hạn như BASE[]. Nếu bạn viết phép tính trong Excel 2013 sử dụng BASE[], phép tính sẽ không hoạt động trong Excel 2010. Thay vì nhìn thấy kết quả dạng số mà bạn muốn, người nhận của bạn sẽ thấy mã lỗi trộn lẫn với phần còn lại của dữ liệu bảng tính
Để tránh loại vấn đề này, bạn cần sự trợ giúp của một công cụ Excel có tên là Trình kiểm tra tương thích. Nó quét bảng tính của bạn để tìm các tính năng và công thức sẽ gây ra sự cố trong Excel 2010 hoặc Excel 2007
Để sử dụng Bộ kiểm tra tương thích, hãy làm theo các bước sau
Chọn TệpâThông tin
Excel chuyển sang chế độ xem hậu trường
Nhấp vào nút Kiểm tra sự cố và chọn Kiểm tra tính tương thích
Bộ kiểm tra Tương thích quét bảng tính của bạn, tìm kiếm các dấu hiệu của sự cố. Nó báo cáo vấn đề cho bạn []
Hình 1-24. Â Trong ví dụ này, Trình kiểm tra tương thích đã tìm thấy hai vấn đề tiềm ẩn. Lỗi đầu tiên ảnh hưởng đến những người sử dụng Excel 2007 trở lên, trong khi lỗi còn lại ảnh hưởng đến những người sử dụng Excel 2010 trở lên
Theo tùy chọn, bạn có thể chọn ẩn các sự cố tương thích không ảnh hưởng đến bạn
Trình kiểm tra tương thích báo cáo về ba loại sự cố
Các sự cố ảnh hưởng đến các phiên bản cũ—thực sự cũ—của Excel [Excel 97 đến Excel 2003]
Các sự cố ảnh hưởng đến Excel 2007 trở về trước
Các sự cố ảnh hưởng đến Excel 2010 trở về trước
Bạn không nhất thiết phải lo lắng về tất cả các phiên bản Excel này. Ví dụ: nếu bạn định chia sẻ tệp của mình với người dùng Excel 2010 nhưng không chia sẻ với những người sử dụng Excel 2007 trở lên, thì bạn không cần chú ý đến hai danh mục đầu tiên vì chúng không ảnh hưởng đến việc xem của bạn
Để chọn những lỗi mà Bộ kiểm tra tương thích báo cáo, hãy nhấp vào nút Chọn phiên bản để hiển thịâ và tắt các hộp kiểm bên cạnh các phiên bản Excel mà bạn không muốn xem xét. Ví dụ: bạn có thể tắt âExcel 97-2003â nếu bạn không muốn gặp các sự cố chỉ ảnh hưởng đến các phiên bản Excel này
Xem xét các vấn đề
Bạn có thể bỏ qua các sự cố của Bộ kiểm tra tương thích, nhấp vào Tìm để tìm từng vấn đề hoặc nhấp vào Trợ giúp để tìm ra vấn đề chính xác. Bạn cũng có thể nhấp vào Sao chép sang Trang tính Mớiâ để chèn báo cáo tương thích đầy đủ vào bảng tính của mình dưới dạng một trang tính riêng. Bằng cách này, bạn có thể in nó ra và xem lại nó một cách thoải mái trong tủ của bạn. [Để quay lại trang tính có dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào tab Trang tính 1 ở cuối cửa sổ. Chương 4 có thêm thông tin về cách sử dụng và quản lý nhiều trang tính. ]
Ghi chú
Các sự cố mà Trình kiểm tra tương thích tìm thấy sẽ không gây ra các lỗi nghiêm trọng, chẳng hạn như làm hỏng máy tính hoặc làm hỏng dữ liệu của bạn. Đó là vì Excel được thiết kế để xuống cấp một cách nhẹ nhàng. Điều đó có nghĩa là bạn vẫn có thể mở một bảng tính sử dụng các tính năng mới hơn, không được hỗ trợ trong phiên bản Excel cũ. Tuy nhiên, bạn có thể nhận được thông báo cảnh báo và một phần của bảng tính có vẻ như bị hỏng—nghĩa là bảng tính sẽ không hoạt động như bạn dự định
Theo tùy chọn, bạn có thể đặt Bộ kiểm tra Tương thích chạy tự động cho sổ làm việc này
Bật hộp kiểm Kiểm tra khả năng tương thích khi lưu sổ làm việc này. Giờ đây, Bộ kiểm tra Tương thích sẽ chạy mỗi khi bạn lưu bảng tính của mình, ngay trước khi Excel cập nhật tệp
Sau khi công việc của bạn đi qua Bộ kiểm tra tương thích, bạn đã sẵn sàng để lưu nó. Vì Excel 2013, Excel 2010 và Excel 2007 đều có chung định dạng tệp nên bạn không cần thực hiện bất kỳ loại chuyển đổi nào—chỉ cần lưu tệp của bạn bình thường. Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ bảng tính của mình với Excel 2003, hãy làm theo hướng dẫn trong phần tiếp theo
Lưu bảng tính của bạn cho Excel 2003
Chia sẻ sổ làm việc của bạn với ai đó sử dụng Excel 2003 là một sự cân nhắc bổ sung. Excel 2003 sử dụng phiên bản cũ hơn. xls thay vì định dạng ngày nay. định dạng xlsx
Có hai cách để giải quyết vấn đề này
Lưu bảng tính của bạn ở định dạng cũ. Bạn có thể lưu một bản sao bảng tính của mình ở định dạng truyền thống. xls chuẩn Microsoft đã hỗ trợ từ Excel 97. Để làm như vậy, hãy chọn TệpâXuất, nhấp vào Thay đổi loại tệp và chọn Bảng tínhâExcel 97-2003 [*. xls]â từ danh sách các loại tệp
Ghi chú
Nếu bạn giữ bảng tính của mình trong Excel 2013 và chia sẻ nó với người dùng Excel 2003, trang tính có thể hơi khác một chút khi người nhận của bạn mở nó. Đó là bởi vì, nếu Excel 2003 tìm thấy các tính năng mà nó không hỗ trợ, nó sẽ bỏ qua chúng
Sử dụng phần bổ trợ miễn phí cho các phiên bản Excel cũ hơn. Những người bị mắc kẹt với Excel 2000, Excel 2002 hoặc Excel 2003 có thể đọc các tệp Excel 2013 của bạn—họ chỉ cần một phần bổ trợ miễn phí từ Microsoft. Đây là một giải pháp tốt vì nó không yêu cầu bạn thực hiện thêm công việc, chẳng hạn như lưu cả phiên bản hiện tại và phiên bản tương thích ngược của bảng tính. Những người có các phiên bản Excel cũ có thể tìm thấy phần bổ trợ bằng cách lướt tới www. Microsoft. com/downloads và tìm kiếm âđịnh dạng tệp gói tương thíchâ [hoặc sử dụng URL lối tắt bí mật tinyurl. com/y5w78r]. Tuy nhiên, bạn vẫn nên chạy Trình kiểm tra Tương thích để tìm hiểu xem bảng tính của bạn có sử dụng các tính năng mà Excel 2003 không hỗ trợ hay không
Mẹo
Nếu bạn lưu bảng tính Excel của mình ở định dạng Excel 2003, hãy đảm bảo giữ một bản sao ở định dạng chuẩn. định dạng xlsx. Tại sao?
Như bạn đã biết, mỗi phiên bản Excel giới thiệu một tập hợp nhỏ các tính năng mới. Các phiên bản cũ hơn không hỗ trợ các tính năng này. Sự khác biệt giữa Excel 2010 và Excel 2013 là nhỏ, nhưng sự khác biệt giữa Excel 2003 và Excel 2013 là đáng kể hơn
Excel cố gắng giúp bạn theo hai cách. Đầu tiên, bất cứ khi nào bạn lưu một tập tin trong. xls, Excel sẽ tự động chạy Bộ kiểm tra Tương thích để kiểm tra các sự cố. Thứ hai, bất cứ khi nào bạn mở một bảng tính ở chế độ cũ. xls, Excel sẽ chuyển sang chế độ tương thích. Mặc dù Trình kiểm tra tương thích chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn sau khi thực tế, chế độ tương thích được thiết kế để ngăn bạn sử dụng các tính năng không được hỗ trợ ngay từ đầu. Ví dụ: trong chế độ tương thích, bạn sẽ gặp phải những hạn chế này
Excel giới hạn bạn ở một lưới ô nhỏ hơn [65.536 hàng thay vì 1.048.576]
Excel ngăn bạn sử dụng các công thức thực sự dài hoặc được lồng sâu
Excel không cho phép bạn sử dụng một số tính năng của bảng tổng hợp
Trong chế độ tương thích, các tính năng bị thiếu này không được tìm thấy ở bất kỳ đâu. Trên thực tế, chế độ tương thích liền mạch đến mức bạn thậm chí có thể không nhận thấy những hạn chế của nó. Dấu hiệu rõ ràng duy nhất cho thấy bạn đang ở Chế độ tương thích xuất hiện ở thanh tiêu đề ở đầu cửa sổ Excel. Thay vì nhìn thấy một cái gì đó như CateringList. xlsx, bạn sẽ thấy âCateringList. xls [Chế độ tương thích]. â
Ghi chú
Khi bạn lưu sổ làm việc Excel trong. xls, Excel sẽ không chuyển sang chế độ tương thích ngay lập tức. Thay vào đó, bạn cần đóng sổ làm việc và mở lại
Nếu tại một thời điểm nào đó, bạn quyết định rằng mình đã sẵn sàng chuyển sang thế giới hiện đại và chuyển đổi tệp của mình sang định dạng. xlsx được Excel 2013 ưa chuộng, bạn có thể sử dụng lệnh FileSave As đáng tin cậy. Tuy nhiên, có một phím tắt thậm chí còn nhanh hơn. Chỉ cần chọn FileâInfo và nhấp vào nút Convert. Thao tác này sẽ lưu phiên bản Excel 2013 của tệp có cùng tên nhưng có phần mở rộng. xlsx và tải lại tệp để thoát khỏi chế độ tương thích. Tùy thuộc vào bạn để xóa cái cũ của bạn. xls gốc nếu bạn không cần nó nữa
Lưu bảng tính của bạn dưới dạng PDF
Đôi khi, bạn muốn lưu một bản sao bảng tính của mình để mọi người có thể đọc nó ngay cả khi họ không có Excel [và ngay cả khi họ đang chạy một hệ điều hành khác, chẳng hạn như Linux hoặc OS X của Apple]. Một cách để giải quyết vấn đề này là lưu bảng tính của bạn dưới dạng tệp PDF. Điều này mang đến cho bạn những điều tốt nhất của cả hai thế giới—bạn giữ tất cả định dạng phong phú [khi bạn in sổ làm việc của mình] và bạn cho phép những người không có Excel [và thậm chí có thể không có Windows] nhìn thấy công việc của bạn. Điểm bất lợi là các tệp PDF chỉ để xem—không có cách nào để bạn mở một tệp PDF trong Excel và bắt đầu chỉnh sửa nó
Để lưu bảng tính của bạn dưới dạng PDF, hãy chọn TệpâXuất, nhấp vào Tạo tài liệu PDF/XPS [trong phần âLoại tệpâ], sau đó nhấp vào nút Tạo PDF/XPS. Excel sẽ mở phiên bản đã sửa đổi của cửa sổ Lưu dưới dạng có một vài tùy chọn bổ sung []
Hình 1-25. Â Bạn có thể lưu tệp PDF ở các cài đặt chất lượng và độ phân giải khác nhau [phần lớn ảnh hưởng đến đồ họa trong sổ làm việc của bạn, chẳng hạn như ảnh và biểu đồ]. Thông thường, bạn sử dụng cài đặt chất lượng cao hơn nếu muốn in tệp PDF của mình, vì máy in sử dụng độ phân giải cao hơn máy tính
Cửa sổ Publish as PDFâ cung cấp cho bạn một số quyền kiểm soát đối với chất lượng bản in của bạn bằng cách sử dụng các tùy chọn Optimize forâ. Nếu bạn chỉ lưu một bản sao PDF để người khác có thể xem sổ làm việc của mình, hãy chọn âKích thước tối thiểu [xuất bản trực tuyến]â để cắt giảm dung lượng lưu trữ cần thiết. Mặt khác, nếu những người đang đọc tệp PDF của bạn có thể muốn in tệp đó ra, hãy chọn âChuẩn [xuất bản trực tuyến và in]â để lưu tệp PDF lớn hơn một chút giúp bản in đẹp hơn
Bạn có thể bật cài đặt Mở tệp sau khi xuất bảnâ để yêu cầu Excel mở tệp PDF trong Adobe Reader [giả sử bạn đã cài đặt nó] sau khi lưu tệp. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm tra kết quả
Cuối cùng, nếu bạn chỉ muốn xuất bản một phần bảng tính của mình dưới dạng tệp PDF, hãy nhấp vào nút Tùy chọn để mở một cửa sổ có nhiều cài đặt hơn. Bạn chỉ có thể xuất bản một số trang cố định, chỉ các ô đã chọn, v.v. Các tùy chọn này phản ánh các lựa chọn bạn nhìn thấy khi in bảng tính []. Bạn cũng thấy một vài tùy chọn khó hiểu hơn, hầu hết trong số đó bạn có thể bỏ qua một cách an toàn [chúng dành cho những người mê PDF]. Một ngoại lệ là tùy chọn Thuộc tính tài liệuâtắt tùy chọn này nếu bạn không muốn PDF theo dõi một số thông tin nhận dạng bạn, chẳng hạn như tên của bạn. [Các thuộc tính tài liệu Excel được thảo luận chi tiết hơn trên. ]
Mật khẩu bảo vệ bảng tính của bạn
Đôi khi, bạn có thể muốn thêm thông tin bí mật vào bảng tính—ví dụ: danh sách các khách sạn mà bạn đã ăn trộm thìa. Nếu máy tính của bạn kết nối mạng, giải pháp có thể đơn giản là lưu trữ tệp của bạn ở đúng vị trí được bảo vệ. Nhưng nếu bạn sợ rằng mình có thể gửi bảng tính qua email cho nhầm người [chẳng hạn như giám đốc điều hành của Four Seasons] hoặc nếu bạn sắp vạch trần những bất thường về kế toán có hệ thống trong báo cáo cuối năm của công ty, thì bạn . Nó cho phép bạn bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu, điều đó có nghĩa là bất kỳ ai muốn mở chúng đều phải biết mật khẩu bạn đã đặt
Excel thực sự có hai lớp bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn có thể áp dụng cho bảng tính
Bạn có thể ngăn người khác mở bảng tính của mình trừ khi họ biết mật khẩu. Mức độ bảo mật này, sẽ xáo trộn dữ liệu của bạn cho bất kỳ ai không có mật khẩu [một quá trình được gọi là mã hóa], là mức độ mạnh nhất
Bạn có thể cho người khác đọc nhưng không thể sửa trang tính trừ khi họ biết mật khẩu
Để áp dụng một hoặc cả hai hạn chế này cho bảng tính của bạn, hãy làm theo các bước sau
Chọn TệpLưu dưới dạng, sau đó chọn một vị trí
Cửa sổ Lưu dưới dạng mở ra
Từ menu thả xuống Công cụ, chọn Tùy chọn chung
Menu thả xuống Công cụ nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Lưu dưới dạng, ngay bên trái nút Lưu
Cửa sổ Tùy chọn chung xuất hiện
Nhập mật khẩu bên cạnh mức bảo mật mà bạn muốn bật [như minh họa trong ], rồi bấm OK
Cửa sổ Tùy chọn chung cũng cung cấp cho bạn một số tùy chọn không liên quan khác
Bật hộp kiểm Luôn tạo bản sao lưuâ nếu bạn muốn có một bản sao tệp của mình phòng trường hợp xảy ra sự cố với tệp đầu tiên [hãy coi đó là bảo hiểm]. Excel tạo bản sao lưu với phần mở rộng tệp. xlk. Ví dụ: nếu bạn lưu sổ làm việc có tên SimpleExpenses. xlsx với tùy chọn âAlways create backupâ được bật, Excel sẽ tạo một tệp có tên âBackup of SimpleExpenses. xlkâ mỗi khi bạn lưu bảng tính của mình. Bạn có thể mở. xlk trong Excel giống như bạn làm với một tệp Excel thông thường. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ thấy rằng đó là bản sao chính xác tác phẩm của bạn
Bật hộp kiểm Đề xuất chỉ đọcâ để ngăn người khác vô tình thực hiện các thay đổi đối với bảng tính của bạn. Với tùy chọn này, Excel sẽ hiển thị thông báo mỗi khi bạn [hoặc bất kỳ ai khác] mở tệp. Nó gợi ý một cách lịch sự rằng bạn nên mở bảng tính ở chế độ chỉ đọc, điều đó có nghĩa là Excel sẽ không cho phép bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp. Tất nhiên, việc chấp nhận đề xuất này hoàn toàn phụ thuộc vào người mở tệp.
Hình 1-26. Â Bạn có thể sử dụng bất kỳ dãy chữ cái và số nào làm mật khẩu. Mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường [có nghĩa là PanAm khác với panam] và được che dấu [có nghĩa là khi bạn nhập mật khẩu, Excel chỉ hiển thị một loạt dấu hoa thị]
Nhấn Save để lưu file
Nếu bạn sử dụng mật khẩu để hạn chế mọi người mở bảng tính, Excel sẽ nhắc bạn cung cấp âmật khẩu để mởâ vào lần tiếp theo bạn mở tệp [, trên cùng]
Nếu bạn sử dụng mật khẩu để hạn chế mọi người sửa đổi bảng tính, thì lần tiếp theo bạn mở tệp này, Excel sẽ cung cấp cho bạn lựa chọn, được hiển thị ở dưới cùng, để mở tệp ở chế độ chỉ đọc [không yêu cầu mật khẩu] hoặc mở ở chế độ chỉ
Hình 1-27. Â Hàng đầu. Bạn có thể cung cấp cho một bảng tính hai lớp bảo vệ. Chỉ định âmật khẩu để mởâ và bạn sẽ thấy cửa sổ này khi mở tệp. Đáy. Nếu bạn chỉ định âmật khẩu để sửa đổi,â bạn sẽ thấy các lựa chọn trong cửa sổ này. Nếu bạn sử dụng cả hai mật khẩu, bạn sẽ thấy cả hai cửa sổ, lần lượt từng cửa sổ
Hệ quả tất yếu của sắc lệnh “Hãy lưu dữ liệu của bạn sớm và thường xuyên” là một sự thật hiển nhiên “Đôi khi mọi thứ sụp đổ nhanh chóng… trước cả khi bạn có cơ hội sao lưu. â May mắn thay, Excel bao gồm một mạng lưới an toàn vô giá được gọi là Tự động Phục hồi
Tự động Phục hồi định kỳ lưu các bản sao dự phòng của bảng tính của bạn trong khi bạn làm việc. Nếu bạn gặp sự cố hệ thống, bạn có thể truy xuất bản sao lưu cuối cùng ngay cả khi bạn chưa bao giờ tự mình lưu tệp. Tất nhiên, ngay cả bản sao lưu AutoRecover cũng không nhất thiết phải có tất cả thông tin bạn đã nhập trong bảng tính của mình trước khi sự cố xảy ra. Nhưng nếu tính năng Tự động Phục hồi lưu bản sao lưu cứ sau 10 phút [tiêu chuẩn], thì tối đa bạn sẽ mất 10 phút—giá trị công việc
Nếu máy tính của bạn gặp sự cố, khi bạn chạy lại máy tính, bạn có thể dễ dàng truy xuất bản sao lưu AutoRecover cuối cùng của mình. Trên thực tế, lần sau khi bạn khởi chạy Excel, nó sẽ tự động kiểm tra thư mục sao lưu và nếu tìm thấy bản sao lưu, nó sẽ thêm một liên kết có tên Hiển thị tệp đã khôi phục vào trang chào mừng của Excel []. Nhấp vào liên kết đó và Excel sẽ thêm một bảng có tên Khôi phục Tài liệu vào bên trái của cửa sổ Excel []
Hình 1-28. Â Excelâs hỗ trợ bạn—nhấp vào Hiển thị các tệp đã khôi phục để xem những tệp mà nó đã giải cứu
Hình 1-29. Â Bạn có thể lưu hoặc mở bản sao lưu Tự động phục hồi giống như cách bạn làm với tệp Excel thông thường; . Sau khi bạn xử lý tất cả các tệp sao lưu, hãy đóng cửa sổ Khôi phục Tài liệu bằng cách nhấp vào nút Đóng. Nếu bạn chưa lưu bản sao lưu, Excel sẽ hỏi bạn muốn lưu bản sao lưu đó vĩnh viễn hay xóa bản sao lưu đó
Nếu máy tính của bạn gặp sự cố khi đang chỉnh sửa, thì lần tiếp theo bạn mở Excel, bạn có thể thấy cùng một tệp được liệt kê hai lần trong cửa sổ Khôi phục Tài liệu, như minh họa trong. Sự khác biệt là ở trạng thái. â[Autosaved]â cho biết bản sao lưu Excel được tạo gần đây nhất, trong khi â[Original]â có nghĩa là phiên bản cuối cùng của tệp bạn đã lưu [được lưu trữ an toàn trên ổ cứng của bạn, ngay tại nơi bạn mong đợi
Để mở một tệp trong cửa sổ Khôi phục tài liệu, chỉ cần nhấp vào tệp đó. Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống với các tùy chọn bổ sung []. Nếu bạn tìm thấy một tệp mà bạn muốn giữ vĩnh viễn, hãy nhớ lưu tệp đó. Nếu bạn không làm vậy, lần tới khi bạn đóng Excel, nó sẽ hỏi liệu nó có nên vứt bỏ các bản sao lưu không
Nếu bạn cố mở một tệp sao lưu bị xáo trộn theo cách nào đó [về mặt kỹ thuật được gọi là bị hỏng], Excel sẽ cố gắng sửa chữa tệp đó. Bạn có thể chọn Show Repairs để hiển thị danh sách mọi thay đổi mà Excel đã thực hiện để khôi phục tệp
Tự động Phục hồi được bật khi bạn cài đặt Excel, nhưng bạn có thể điều chỉnh cài đặt của nó. Chọn FileâOptions, sau đó chọn phần Save. Trong phần Lưu sổ làm việcâ, đảm bảo bạn đã bật Lưu thông tin Tự động Phục hồiâ
Bạn có thể thực hiện một vài thay đổi khác đối với AutoRecover
Bạn có thể điều chỉnh tần suất sao lưu trong vài phút. [Xem các mẹo về thời gian. ]
Bạn có thể kiểm soát việc Excel có giữ bản sao lưu hay không nếu bạn tạo một bảng tính mới, làm việc trên bảng tính đó trong ít nhất 10 phút rồi đóng bảng tính mà không lưu công việc của bạn. Loại sao lưu AutoRecover này được gọi là bản nháp và nó được thảo luận chi tiết hơn trên. Thông thường, cài đặt Giữ tệp Tự động khôi phục cuối cùng nếu tôi thoát mà không lưu được bật và Excel sẽ giữ các bản nháp. [Để tìm tất cả các bản nháp mà Excel đã lưu cho bạn, hãy chọn TệpMở và cuộn đến cuối danh sách sổ làm việc đã mở gần đây, cho đến khi bạn thấy nút Khôi phục sổ làm việc chưa lưu. Nhấp vào nó. ]
Hình 1-30. Â Bạn có thể định cấu hình tần suất AutoRecover sao lưu các tệp của mình. Thực sự không có nguy hiểm khi quá thường xuyên. Trừ khi bạn làm việc với các bảng tính cực kỳ phức tạp hoặc lớn—có thể ngốn rất nhiều sức mạnh tính toán và mất nhiều thời gian để lưu—bạn có thể đặt Excel lưu tài liệu 5 phút một lần mà hiệu suất không bị chậm lại đáng kể
Bạn có thể chọn nơi bạn muốn Excel lưu các tệp sao lưu. Thư mục tiêu chuẩn hoạt động tốt với hầu hết mọi người, nhưng vui lòng chọn một số nơi khác. Thật không may, không có nút Browse tiện dụng để giúp bạn xác định vị trí thư mục, vì vậy bạn cần tìm thư mục trước [sử dụng công cụ như Windows Explorer], ghi nó ra đâu đó rồi sao chép toàn bộ đường dẫn thư mục vào cửa sổ này
Trong tiêu đề Tự động phục hồi ngoại lệâ, bạn có thể yêu cầu Excel không lưu bản sao lưu của một bảng tính cụ thể. Chọn tên bảng tính từ danh sách [hiển thị tất cả các tệp bảng tính hiện đang mở], sau đó bật cài đặt “Chỉ tắt Tự động Phục hồi cho sổ làm việc này”. Cài đặt này cực kỳ không phổ biến, nhưng bạn có thể sử dụng nó nếu bạn có một bảng tính khổng lồ chứa đầy dữ liệu không cần phải sao lưu. Ví dụ: bảng tính này có thể chứa các bản ghi mà bạn đã lấy ra từ cơ sở dữ liệu trung tâm để bạn có thể xem xét kỹ hơn. Trong trường hợp như vậy, bạn không cần tạo bản sao lưu vì bảng tính của bạn chỉ là bản sao của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. [Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tình huống này, hãy xem Chương 27. ]
Để mở tệp trong Excel, bạn bắt đầu bằng cách chọn TệpâMở [hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+O]. Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang Mở trong chế độ xem hậu trường của Excel. Phía bên trái của trang bao gồm danh sách Địa điểm, phù hợp với danh sách trong trang Lưu thành với một bổ sung. Sổ làm việc gần đây. Nhấp vào đây và bạn sẽ thấy tối đa 25 tệp bảng tính gần đây nhất mà bạn đã làm việc trên đó. Nếu bạn tìm thấy tệp mình muốn, hãy nhấp vào tệp đó để mở
Ghi chú
Khi bạn mở một tệp, Excel sẽ tải tệp đó vào một cửa sổ mới. Nếu bạn đã có sổ làm việc khi đang di chuyển, thì sổ làm việc đó vẫn mở trong một cửa sổ Excel riêng biệt
Phần hay nhất về danh sách Tài liệu Gần đây là cách bạn có thể ghim một tài liệu để nó ở đó mãi mãi, như minh họa trong
Hình 1-31. Â Để giữ một bảng tính trong danh sách Tài liệu gần đây, hãy nhấp vào đinh bấm ở bên phải. Excel di chuyển sổ làm việc của bạn lên đầu danh sách và ghim nó vào vị trí. Điều đó có nghĩa là nó sẽ không bao giờ rời khỏi danh sách, bất kể bạn mở bao nhiêu tài liệu. Nếu bạn quyết định ngừng làm việc với tệp sau này, chỉ cần nhấp lại vào đinh bấm để giải phóng tệp. Ghim là một cách tuyệt vời để giữ các tệp quan trọng nhất của bạn trong tầm tay
Mẹo
Bạn có muốn ẩn công việc chỉnh sửa gần đây của mình không? . â Và nếu sự lộn xộn khiến bạn không tìm được sổ làm việc mình muốn, hãy ghim các tệp quan trọng, sau đó bấm chuột phải vào bất kỳ tệp nào và chọn âXóa sổ làm việc đã bỏ ghim. â Hành động này sẽ xóa mọi tệp không được ghim xuống
Nếu bạn không thấy tệp mình muốn trong danh sách sổ làm việc gần đây, bạn có thể chọn một trong các vị trí khác trong danh sách Địa điểm. Chọn Máy tính để xem danh sách các vị trí trên ổ cứng của bạn
Như với các sổ làm việc đã mở gần đây, bạn có thể ghim các vị trí yêu thích của mình để chúng tồn tại vĩnh viễn trong danh sách này. Để mở một tệp ở một trong những vị trí này, hãy nhấp vào thư mục [hoặc nhấp vào nút Duyệt bên dưới để tìm một nơi khác]. Dù bằng cách nào, Excel sẽ mở cửa sổ Mở quen thuộc, nơi bạn có thể chọn tệp mình muốn
Mẹo
Cửa sổ Mở cũng cho phép bạn mở nhiều bảng tính trong một bước, miễn là tất cả chúng đều nằm trong cùng một thư mục. Để sử dụng thủ thuật này, bạn giữ phím Ctrl và click chọn từng file. Khi bạn nhấp vào Mở, Excel sẽ đặt từng tệp vào một cửa sổ riêng, giống như thể bạn đã mở từng tệp một
Mở tệp ở các định dạng khác
Excel có thể mở nhiều loại tệp khác với tệp gốc của nó. định dạng xlsx. Để mở tệp ở định dạng khác, hãy bắt đầu bằng cách chọn TệpâMở, sau đó chọn một vị trí. Khi cửa sổ Mở xuất hiện, hãy chọn loại định dạng bạn muốn từ danh sách âLoại tệpâ ở dưới cùng
Nếu bạn muốn mở một tệp nhưng không biết tệp đó ở định dạng nào, hãy thử sử dụng tùy chọn đầu tiên trong danh sách, âAll Files. â Sau khi bạn chọn một tệp, Excel sẽ quét phần đầu của tệp và thông báo cho bạn về loại chuyển đổi mà nó sẽ thực hiện [dựa trên loại tệp mà Excel cho là đó]
Ghi chú
Tùy thuộc vào cài đặt máy tính của bạn, Windows có thể ẩn phần mở rộng tệp. Điều đó có nghĩa là thay vì nhìn thấy tệp bảng tính Excel MyCoalMiningFortune. xlsx, bạn sẽ chỉ thấy tên MyCoalMiningFortune [không có. phần xlsx ở cuối]. Trong trường hợp này, bạn vẫn có thể biết đó là loại tệp nào bằng cách nhìn vào biểu tượng. Nếu bạn thấy một biểu tượng Excel nhỏ bên cạnh tên tệp, điều đó có nghĩa là Windows nhận dạng tệp đó dưới dạng bảng tính Excel. Nếu bạn nhìn thấy thứ gì khác [ví dụ như một bảng màu nhỏ], bạn cần đoán hợp lý xem đó là loại tệp gì
Ngay cả thứ gì đó có vẻ vô hại như tệp Excel không phải lúc nào cũng đáng tin cậy. Dạng xem được bảo vệ là một tính năng bảo mật của Excel nhằm giữ an toàn cho bạn. Nó mở các tệp Excel tiềm ẩn rủi ro trong một cửa sổ Excel bị giới hạn đặc biệt. Bạn sẽ biết mình đang ở chế độ xem được bảo vệ vì Excel không cho phép bạn chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nào trong sổ làm việc và nó sẽ hiển thị một thanh thông báo ở đầu cửa sổ []
Excel tự động sử dụng dạng xem được bảo vệ khi bạn tải xuống bảng tính từ Web hoặc mở bảng tính từ hộp thư đến email của mình. Đây thực sự là một tiện ích rất lớn, bởi vì Excel không cần phải làm phiền bạn với những câu hỏi khi bạn cố gắng xem tệp [chẳng hạn như “Bạn có chắc chắn muốn mở tệp này không?”â]. Bởi vì chế độ xem được bảo vệ của Excel có bảo mật chống đạn, đây là một cách an toàn để xem ngay cả bảng tính đáng ngờ nhất
Hình 1-32. Â Hiện tại, tệp này ở chế độ xem được bảo vệ. Nếu bạn quyết định rằng nó an toàn và bạn cần chỉnh sửa nội dung của nó, hãy nhấp vào nút Bật chỉnh sửa để mở tệp trong cửa sổ Excel bình thường mà không có biện pháp bảo vệ an toàn nào
Tại thời điểm này, có lẽ bạn đang thắc mắc về những rủi ro của bảng tính giả mạo. Thành thật mà nói, chúng khá nhỏ. Nguy hiểm rõ ràng nhất là mã vĩ mô. các chương trình thu nhỏ được lưu trữ trong tệp bảng tính thực hiện các tác vụ Excel. Mã macro độc hại hoặc được viết kém có thể can thiệp vào cài đặt Excel của bạn, khóa chương trình và thậm chí xáo trộn dữ liệu của bạn. Nhưng trước khi bạn hoảng sợ, hãy xem xét điều này. Vi-rút macro Excel rất hiếm và. định dạng tệp xlsx thậm chí không cho phép mã macro. Thay vào đó, các tệp chứa macro phải được lưu dưới dạng. xlsm hoặc. tập tin xlsb
Mối nguy hiểm tinh vi hơn ở đây là các tin tặc xảo quyệt có thể tạo các tệp Excel bị hỏng có thể khai thác các lỗ hổng bảo mật nhỏ trong chương trình. Một trong những tệp này có thể xáo trộn bộ não của Excel theo một cách nguy hiểm, có thể khiến nó thực thi một đoạn mã máy tính độc hại có thể thực hiện hầu hết mọi thứ. Một lần nữa, kiểu tấn công này cực kỳ hiếm. Nó thậm chí có thể không thể thực hiện được với bản cập nhật. định dạng tệp xlsx. Nhưng chế độ xem được bảo vệ loại bỏ hoàn toàn mọi cơ hội bị tấn công, điều này giúp các ông lớn của công ty ngủ vào ban đêm
Mở tệp—Bằng một thao tác vặn
Cửa sổ Mở chứa một vài thủ thuật. Để xem những bí mật ẩn giấu này, trước tiên hãy chọn tệp bạn muốn sử dụng [bằng cách bấm vào tệp đó một lần chứ không phải hai lần], sau đó bấm vào mũi tên thả xuống ở bên phải của nút Mở. Một menu với một số tùy chọn xuất hiện, như minh họa trong
Hình 1-33. Â Tại sao lại chấp nhận lệnh Open đơn giản khi bạn có tất cả các lựa chọn này?
Đây là tác dụng của những lựa chọn khác nhau này
Open mở tệp theo cách thông thường
Open-Only Read mở tệp nhưng không cho phép bạn lưu các thay đổi. Tùy chọn này rất phù hợp nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn không vô tình ghi đè lên một tệp hiện có. [Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng hóa đơn bán hàng của tháng trước làm điểm bắt đầu cho hóa đơn của tháng này, thì bạn có thể sử dụng chế độ Chỉ đọc Mở để đảm bảo rằng bạn không thể vô tình xóa sạch tệp hiện có. ] Nếu mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc, bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi—bạn chỉ cần lưu tệp bằng tên tệp mới [chọn Tệp—Lưu dưới dạng]
Open as Copy tạo một bản sao của bảng tính trong cùng một thư mục. Nếu bạn đặt tên cho tệp của mình là Book1. xlsx, bản sao sẽ có tên là Copy of Book1. xlsx. Tính năng này hữu ích nếu bạn sắp bắt đầu chỉnh sửa bảng tính và muốn xem phiên bản cuối cùng mà bạn đã lưu. Excel sẽ không cho phép bạn mở cùng một tệp hai lần, nhưng bạn có thể tải phiên bản trước đó bằng cách chọn cùng một tệp và sử dụng âOpen as Copy. â [Tất nhiên, kỹ thuật này chỉ hoạt động khi bạn có các thay đổi mà bạn chưa lưu. Sau khi bạn lưu phiên bản hiện tại của tệp, Excel sẽ ghi đè lên phiên bản cũ hơn và phiên bản đó sẽ bị mất vĩnh viễn. ]
Mở trong Trình duyệt chỉ khả dụng khi bạn chọn tệp HTML. Tùy chọn này cho phép bạn mở tệp HTML trong trình duyệt web của máy tính. Đó là một phần của tính năng Excel cũ cho phép bạn lưu bảng tính dưới dạng trang web, tính năng này hiện đã được thay thế bằng Ứng dụng web của Excel []
Mở trong Dạng xem được Bảo vệ ngăn tệp nguy hiểm tiềm ẩn chạy bất kỳ mã nào. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ bị hạn chế chỉnh sửa tệp, như đã giải thích trên
Tính năng Mở và Sửa chữa rất hữu ích nếu bạn cần mở một tệp bị hỏng. Nếu bạn cố mở một tệp bị hỏng chỉ bằng cách nhấp vào Mở, Excel sẽ cảnh báo bạn rằng tệp có vấn đề và từ chối mở tệp đó. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể mở tệp bằng tùy chọn âOpen and Repairâ, tùy chọn này sẽ nhắc Excel thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, hiển thị chúng cho bạn trong danh sách, rồi mở tài liệu. Tùy thuộc vào loại sự cố, bạn có thể không mất bất kỳ thông tin nào
Làm việc với nhiều bảng tính mở
Khi bạn mở nhiều bảng tính, Excel sẽ tạo một cửa sổ mới cho từng bảng tính. Mặc dù điều này giúp tách biệt công việc của bạn, nhưng nó có thể gây ra một chút lộn xộn và khiến bạn khó theo dõi cửa sổ mà bạn thực sự muốn. May mắn thay, Excel cung cấp một số phím tắt không thể thiếu khi xử lý nhiều bảng tính cùng một lúc
Để chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, hãy tìm cửa sổ trong danh sách View–WindowâSwitch Windows, danh sách này bao gồm tên tệp của tất cả các bảng tính hiện đang mở []
Hình 1-34. Â Khi mở nhiều bảng tính cùng lúc, bạn có thể dễ dàng di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác bằng danh sách Chuyển đổi Windows
Để chuyển sang bảng tính tiếp theo, hãy sử dụng phím tắt Ctrl+Tab hoặc Ctrl+F6
Để di chuyển đến bảng tính trước đó, hãy sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+Tab hoặc Ctrl+Shift+F6
Ghi chú
Một trong những hạn chế kỳ lạ nhất trong Excel xảy ra nếu bạn cố mở nhiều tệp có cùng tên. Bất kể bạn thực hiện các bước nào, bạn không thể dụ Excel mở cả hai tệp cùng một lúc. Sẽ không có vấn đề gì nếu các tệp có nội dung khác nhau hoặc nếu chúng nằm trong các thư mục khác nhau hoặc thậm chí trên các ổ đĩa khác nhau. Khi bạn cố gắng mở một tệp có cùng tên với một tệp đã được mở, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi và từ chối tiếp tục. Đáng buồn thay, giải pháp duy nhất là mở từng tệp một hoặc đổi tên một trong số chúng