Phân tích khối lượng công việc là gì

Một trong những điểm yếu lớn nhất của doanh nhân trẻ chính là chưa có kỹ năng phân bổ khối lượng công việc hợp lý, dẫn đến tình trạng quá tải và phá vỡ cân bằng trong công việc – cuộc sống. Để có những bước tiến vững chắc, dài hạn, doanh nhân trẻ cần học cách làm việc thông minh và khoa học hơn.

Trước khi áp dụng các kỹ năng quản lý khối lượng công việc, doanh nhân trẻ cần phân tích rõ ràng thời gian họ đã sử dụng và đã để lãng phí. Hãy mường tượng lại hoặc nhìn vào thời khóa biểu tuần trước và trả lời vài câu hỏi như: Mình đã tận dụng thì giờ để làm gì và nỗ lực ra sao? Liệu mình có nhận thấy mình hơi sa đà vào việc vụn vặt nhưng lại lơ là với các nhiệm vụ quan trọng?

Từ những phân tích trên, doanh nhân trẻ có thể nhận ra cách chi tiêu thời gian của mình đã hợp lý hay không và nhiều khả năng, chính họ sẽ thấy ngạc nhiên khi phát hiện mình đã dành không ít thời gian cho email hay những việc chưa phải là quan trọng nhất.

Thời gian sẽ không bao giờ là đủ để hoàn thành hết công việc. Thực tế là doanh nhân sẽ không hoàn thành được mọi thứ trong một ngày.

Một trong những cách quản lý khối lượng công việc đơn giản nhất là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành chúng. Lúc này, hãy cố phân biệt cho bằng được việc nào quan trọng và việc nào không, việc gì là khẩn cấp và việc gì có thể giải quyết sau, đâu là chuyện cần phải hoàn thành hôm nay… Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, doanh nhân trẻ sẽ bố trí thời gian để thực hiện chúng sao cho hợp lý.

Những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng phải được đặt hàng đầu trong danh sách những việc phải làm. Thông thường, người ta có xu hướng đặt những công việc khẩn cấp lên trên những việc quan trọng, nhưng đừng để điều này xảy ra và phải đảm bảo mình đang tập trung vào cả hai việc.

Trong tư cách một doanh nhận, bạn không thể dành thời gian làm những thứ mình thích mà thời gian đó cần phải dành cho những công việc quan trọng liên quan đến công ty. Thay vào đó, hãy dành ra khoảng 30 phút dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp email vào đầu ngày hoặc cuối mỗi ngày sao cho bạn có thể bắt đầu ngày mới trong tình trạng đâu đã vào đấy.

Không những vậy, với vai trò một doanh nhân, bạn cần từ bỏ thói quen nói “có” với các công việc được giao như đã từng là nhân viên ở các công ty lớn. Lúc này nói “có” với mọi việc sẽ không giúp bạn đi xa. Trước tiên, với lịch làm việc dày đặc, việc nói đồng ý và gánh vác tất cả là không thể. Nhưng quan trọng hơn, là doanh nhân, bạn cần biết lập ra chương trình làm việc chứ không phải chạy theo mong muốn của người khác. Ngoại trừ những công việc quan trọng cần ưu tiên, hãy quen dần với việc nói “không”.

Trở thành doanh nhân không có nghĩa là bạn có thể vứt đi chiếc đồng hồ báo thức, dành bốn tiếng để nghỉ ngơi, ăn trưa, theo dõi tin tức. Trái lại, doanh nhân muốn thành công cần trở nên có kỷ luật và làm việc hiệu quả. IABM hi vọng những kỹ năng nêu trên sẽ giúp những doanh nhân bị quá tải sắp xếp lại khối lượng công việc dài vô tận của mình.