Power Automate Desktop mở tệp Excel và làm mới
|
Đối với hướng dẫn hôm nay, Jarrett sẽ trình bày cách bạn có thể tạo quy trình Power Automate Desktop bằng cách sử dụng tệp Excel trong Sharepoint ***** Chi tiết video ***** ***** Learning Power BI? . // cổng thông tin. dna doanh nghiệp. co/p/ultimate-beginners-guide-to-power-bi #EnterpriseDNA #PowerAutomate #PowerAutomateTutorial #PowerBI #PowerBIDesktop #PowerBITutorial Giúp đỡ thêmTôi cung cấp các dịch vụ tư vấn có giới hạn để có thể hỗ trợ bạn giải quyết các thách thức về dữ liệu, cho dù đó là thiết kế một công thức Excel phức tạp, viết macro hay xây dựng một quy trình hoàn toàn mới để thu thập, lập mô hình và phân tích dữ liệu. Liên hệ với tôi nếu bạn có nhu cầu Vào cuối năm ngoái, hai cải tiến mới, khá nhỏ, đã được thực hiện đối với sự hỗ trợ của Excel VBA cho Power Query. giờ đây bạn có thể làm mới và xóa các truy vấn Power Query riêng lẻ. Những phương pháp này hiện có sẵn cho mọi người sử dụng bản dựng Người dùng nội bộ của Excel. Bản thân nó không đặc biệt thú vị (tôi đã viết một bài cách đây vài năm về Excel VBA và Power Query nếu bạn quan tâm) nhưng nó khiến tôi suy nghĩ lại về chủ đề này. Ngoài ra, vào cuối năm ngoái, tôi đã nâng cấp lên Windows 11 tích hợp sẵn Power Automate cho máy tính để bàn. Power Automate dành cho máy tính để bàn giúp tự động hóa các tác vụ hàng ngày cực kỳ dễ dàng và hỗ trợ tuyệt vời cho Excel – bao gồm khả năng chạy macro VBA của Excel. Vì vậy, tôi tự hỏi. bạn có thể sử dụng Power Automate cho máy tính để tự động làm mới các truy vấn Excel Power Query của mình không? Đây là một ví dụ đơn giản. Tôi đã tạo một truy vấn Power Query có tên là GetTheDateAndTime trả về ngày và giờ hiện tại trong một bảng có một hàng và một cột. Đây là mã M cho truy vấn #table(type table [RunDate=datetime], {{DateTime.FixedLocalNow()}})
Tiếp theo, tôi đã tạo một macro VBA có tên là RunPQQuery để làm mới truy vấn Power Query này bằng phương pháp làm mới mới mà tôi đã đề cập trước đó Sub RunPQQuery()
ActiveWorkbook.Queries("GetTheDateAndTime").Refresh
End Sub
Sau đó, tôi đã lưu sổ làm việc Excel dưới dạng. tập tin xlsm Tiếp theo, tôi đã mở Power Automate cho máy tính để bàn và tạo một dòng máy tính để bàn mới theo hướng dẫn tại đây để mở Excel, chạy macro và đóng lại Excel. Tôi nhận thấy rằng nếu tôi đóng Excel ngay sau khi chạy macro thì nó sẽ đóng Excel trước khi truy vấn Power Query kết thúc, vì vậy tôi đã thêm độ trễ mười giây sau khi chạy macro để có thời gian hoàn thành. Có lẽ có nhiều cách phức tạp hơn để giải quyết vấn đề này. ví dụ: bạn có thể đọc giá trị của một ô trong bảng được trả về bởi truy vấn mà bạn biết sẽ thay đổi, sau đó chạy vòng lặp truy vấn cho đến khi giá trị bạn đã đọc thay đổi. Đây là dòng máy tính để bàn của tôi Tôi đã bắt đầu một vai trò mới vào tháng 10 với nhóm RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) của chúng tôi, bao gồm làm việc với Microsoft Power Automate và Power Automate Desktop (và cả Alteryx). Tôi đã tìm hiểu sơ qua trong vài tháng qua và muốn đưa ra một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng những công cụ này để tự động hóa các tác vụ nhỏ nhưng tầm thường, chẳng hạn như trích xuất một giá trị từ email và cập nhật bảng tính Excel. Bài đăng này sẽ giải thích cách cập nhật tệp Excel bằng Power Automate Desktop Trường hợp sử dụngTrước tiên, hãy biết rằng quy trình Power Automate Desktop (PAD) này là một phần của quy trình Power Automate (PA). Tôi sử dụng Power Automate để kích hoạt quy trình máy tính để bàn. Để giữ cho bài đăng có độ dài hợp lý, tôi sẽ chỉ đề cập đến phần PAD. Trong một bài đăng trong tương lai, tôi sẽ giới thiệu tác phẩm PA. Đây là trường hợp sử dụng đầy đủ của tôi
Thông tin Nếu bảng tính đã được lưu trong Teams hoặc Sharepoint, tôi có thể đã thực hiện tất cả quá trình tự động hóa với PA. Vì tệp nằm trên bộ nhớ dùng chung nên tôi đã tích hợp PAD vào giải pháp. Có thể vẫn ở lại PA, nhưng đây là lựa chọn tôi đã chọn Hành động dòng chảyĐể hỗ trợ luồng này, tôi thiết lập 5 biến đầu vào. Đừng lo lắng về những cái mờ. Kể từ đó, tôi đã làm cho quy trình thực hiện thêm một số việc, nhưng tôi muốn giữ cho trường hợp sử dụng này đơn giản, vì vậy tôi đã làm mờ các biến đầu vào không áp dụng. PA chuyển các giá trị từ luồng PA (nơi chúng được trích xuất từ email) vào luồng PAD thông qua các biến đầu vào. PAD cập nhật tệp Excel. Biến đầu vào excel là vị trí của tệp trên bộ nhớ dùng chung của chúng tôi Các bước chi tiếtBước 1Đầu tiên, PAD mở tệp excel bằng đường dẫn tệp được lưu trong biến đầu vào excel. Điều này tạo ra một biến dòng có tên là ExcelInstance, được tham chiếu trong các hành động khác Bước 2Để đặt dữ liệu vào đúng vị trí, PAD đặt trang tính đang hoạt động thành một trang tính được chỉ định với trang tính biến đầu vào Cảnh báo Nếu người dùng thay đổi tên của trang tính, nó sẽ phá vỡ quy trình Bước 3Tiếp theo, PAD tìm cột và hàng trống đầu tiên. Hàng miễn phí có nghĩa là hàng trống đầu tiên. Điều này rất quan trọng vì tôi luôn muốn thêm vào tập dữ liệu hiện có. Hành động này tạo ra một biến đầu ra được gọi là FirstFreeRow mà tôi sẽ tham khảo trong các hành động trong tương lai Bước 4, 5, 6 (Cập nhật ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thu nhỏ)Bây giờ, tôi bắt đầu ghi vào tệp Excel bằng các biến đầu vào của mình (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thu nhỏ) và biến luồng FirstFreeRow. Cũng lưu ý, biến lưu lượng ExcelInstance được tham chiếu tại đây. Tôi mã hóa cứng cột vì nó sẽ không thay đổi và sử dụng biến dòng FirstFreeRow để chỉ định hàng Bước 7Cuối cùng, tôi sử dụng hành động Đóng Excel để đóng phiên bản Excel và lưu tài liệu Sự kết luậnVà đó là cách tôi cập nhật bảng tính Excel với thông tin từ email. Tôi đặc biệt thích giải pháp này vì nó năng động. Tôi không khó mã hóa cả hàng và cột. Rất nhiều bài đăng tôi tìm thấy trên internet chỉ được mã hóa cứng, điều này dường như vô dụng đối với tôi Tóm lại, bây giờ bạn đã biết cách cập nhật tệp Excel bằng Power Automate Desktop. Tôi sẽ hiển thị phần PA nơi tôi trích xuất dữ liệu từ email trong một bài đăng trong tương lai |
