Hướng dẫn bằng Video:
Vào Kênh Youtube để xem nhiều thủ thuật hay
Hướng dẫn bằng văn bản:
Trong nhiều trường hợp ta muốn nhiều người dùng truy cập và cùng chỉnh sửa file Excel / Word. Theo cách truyền thống là người này chỉnh xong sẽ gửi cho người kia chỉnh, làm vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế hướng dẫn sau sẽ giúp mọi người cùng vào chỉnh sửa file trực tuyến, cho dù bạn ở bất cứ đâu miễn có máy tính và lên mạng được là sẽ tham gia chỉnh sửa file được.
Tóm tắt cách làm:
- Ta tạo 1 file dùng chung, sau đó tải lên Google Driver của người mình.
- Ta tiến hành chia sẻ và phân quyền cho phép mọi người có thể chỉnh sửa file
- Ta chia sẻ cho mọi người, ai có link thì có thể vào chỉnh sửa file [Khi vào có hỏi đăng nhập Gmail thì ta phải đăng nhập vào Gmail của mình]
Sau đây là các bước thực hiện:
B1: Nếu bạn chưa có file Excel thì tạo file Excel để mọi người dùng chung
B2: Đăng nhập vào Gmail của bạn, chọn mở " Trang Tính "
B3: Sau khi mở " Trang Tính " ta chọn dấu + để tạo mới
B4: Khi tạo mới trang tính ta vào Tệp/Mở
Chọn Tab "Tải Lên", nhấn nút "Chọn tệp từ thiết bị" và chọn file Excel nằm trên máy để tải file lên ổ Drive
B5: Chọn nút chia sẻ để phân quyền cho mọi người dùng chung
B6: Mặt định khi chia sẻ thì chỉ những người ta thêm địa chỉ mail vô danh sách thì họ mới có quyền xem hay chỉnh sửa file. Nhưng ở đây ta muốn chia sẻ cho bất cứ ai có đường link nên ta chọn vào vị trí chia sẻ như hình sau:
B7: Tại mục chia sẻ ta chọn phân quyền, tại đây ta có 3 quyền:
- Người xem: là mọi người chỉ được vào xem nội dung, không thể nhận xét, không thể chỉnh sửa nội dung.
- Người nhận xét: là mọi người vào xem và có quyền nhận xét file đó nhưng không thể chỉnh sửa nội dung trong file
- Người chỉnh sửa: là mọi người có toàn quyền xem, nhận xét và cùng chỉnh sửa nội dung trong file
Mục đích của ta muốn cho mọi người có thể vào chỉnh sửa nên chọn mục "Người chỉnh sửa". Sau đó nhấn vào "Sao chép đường link" để gửi đường link cho mọi người
B8: Bạn gửi đường link đã copy cho mọi người trong nhóm, ai có đường link thì có thể vào chỉnh sửa file Excel, nội dung file sẽ tự động cập nhật mỗi khi có người chỉnh sửa. Khi mở đường link nếu có yêu cầu đăng nhập Gmail thì người dùng hãy đăng nhập vào Gmail của mình là có thể sử dụng file.
B9: Sau khi file được mọi người chỉnh sửa ta mở file trong " Trang Tính " của Gmail rồi tải file xuống máy
Chúng ta thường sử dụng Email để gởi một tài liệu hoặc một báo cáo cho nhiều người, thật là tiện lợi và nhanh chóng. Tuy nhiên nhu cầu làm việc nhóm, chia sẻ và phản hồi về công việc ngay lập tức thì gởi Email chưa phải là một lựa chọn tối ưu, bởi vì cần có một khoản thời gian chờ phản hồi từ đối tác.
Thế Giới Excel nhận thấy rằng đa số doanh nghiệp đều mong muốn các tài liệu Excel quản lý của họ đều được lưu trữ an toàn, tiện lợi trong việc truy xuất và được chia sẻ ngay lập tức khi cần để có thể đáp ứng ngay nhu cầu cùng làm việc, cùng thao tác. Từ đó công việc được thông suốt, số liệu sẽ giảm bớt rủi ro sai sót.
Hôm nay, Thế Giới Excel sẽ cùng với các bạn có nhu cầu tự học cách sử dụng Excel 2016 tìm hiểu và ứng dụng tính năng share file Excel thông qua mạng cho nhiều người cùng làm việc. Thông qua bài viết, các bạn sẽ tự học được cách sử dụng tính năng share file Excel qua mang nội bộ trong cùng một công ty hay thâm chí là cả môi trường Internet rộng lớn chỉ bằng một địa chỉ Email.
Nếu bài viết quá dài, bạn có thể lưu lại mục Serial cách sử dụng Excel 2016 để tiếp tục quá trình tự học Excel vào ngày mai.
Hướng dẫn chia sẻ file Excel qua mạng Lan [nội bộ] cho nhiều người cùng làm việc
Trước khi tiến hành chia sẽ file Excel trong một mạng nội bộ công ty hoặc giữa các máy tính có sử dụng chung một mạng wifi bạn cần phải bảo đảm rằng file Excel của chúng ta không sử dụng công nghê Excel Table.
Để share một file Excel qua mạng nội bộ của công ty, Thế Giới Excel sẽ tiến hành như sau:
Nếu bảng tính bạn chia sẽ có Data Table thì Excel sẽ yêu cầu bạn gỡ bỏ hết các Table.
1. Mở một file Excel.
2. Tại thanh Ribbon, bạn tìm tab Review, trong nhóm Changes, bạn chọn Share Workbook.
Cửa sổ Share Workbook xuất hiện.
3. Trong tab Editing, bạn click vào Check box duy nhất và nhấn OK.
Tiến hành lưu lại file. Bây giờ bảng tính của bạn đã ở trạng thái Share cho nhiều người cùng làm việc. Hình ảnh phía trên, trong danh sách là tên các máy tính khác đang dùng chung một mạng Wifi hoặc Lan
Chú ý: Khi một file Excel được cài đặt tính năng chia sẽ [Share Workbook], thì sẽ có một số tính năng trong Excel sẽ không sử dụng được.
Vi dụ: Chúng ta sẽ không được Xóa Sheet.
Theo dõi sự thay đổi dữ liệu từ những người khác
Thông thương, bạn cần phải tự học các giải pháp cho vấn đề này bằng cách tìm kiếm bài viết được chia sẽ trên mạng. Thế Giới Excel chúng tôi cung cấp ngay cho bạn giải pháp để theo dõi người dùng thay đổi dữ liệu trên file Excel mà bạn đã chia sẻ.
Excel cung cấp cho bạn tính năng ghi nhận mọi sự thay đổi số liệu trên file Excel.
1. Tại Tab Review, trong nhóm Changes, bạn nhấp vào Track Changes.
2. Chọn Highlight Changes. Cửa sổ làm việc xuất hiện.
3. Bạn có thể check chọn các mục như trong hướng dẫn. Và nhấn OK.
4. Nhấn Yes để tiếp tục.
Kết quả: Excel sẽ báo sự thay đổi như trong hình.
Cho phép lưu hoặc bác bỏ sự thay đổi
Sau khi bạn đã biết được sự thay đổi trên file Excel từ những người cùng làm việc, bạn có thể cho phép hoặc không chấp nhận sự thay đổi này và hoàn lại giá trị ban đầu.
1. Quay trở tab Review, trong nhóm Changes, nhấn chọn Track Changes.
2. Nhấn Accept/Reject Changes.
3. Nhấn tiếp mục OK.
4. Sau đó khi có sự thay đổi dữ liệu trên file, bạn nhấn nút Accept hoặc Reject để cho phép hoặc không cho phép sự thay đổi.
Chú ý: Nếu trường hợp file của bạn chưa được Share Workbook, Excel vẫn cho phép bạn tiến hành theo dõi sự thay đổi [Track Changes] sau đó file của bạn sẽ tự động được cài đặt Share Workbook luôn.
Hạn chế: Tính năng Track Changes không tự động chạy khi chúng ta mở lại bảng tính sau khi đóng [mặc dù bạn vẫn lưu tất cả mọi thay đổi]. Để nhận biết sự thay đổi bạn phải thao tác lại tính năng này từ đầu.
Hủy bỏ tính năng Share file Excel cho nhiều người cùng làm việc
Để huỷ bỏ tính năng chia sẻ file Excel trong mạng Lan, bạn thực hiện tương tự như lúc bạn đầu thiết lập chia sẻ. Tuy nhiên, bạn cần check bỏ mục đầu tiên và nhấn OK.
Excel sẽ hỏi bạn có đồng ý tiếp tục để huy tính năng chia sẻ file hay không, bạn nhấn Yes để đồng ý.
Chia sẽ file Excel trực tiếp cho nhiều người thông qua Email trên Internet
Thế Giới Excel đã hướng dẫn bạn cách share file Excel trong mạng nội bộ cho nhiều người cùng làm việc. Trong phần tự học Excel tiếp theo này, Thế Giới Excel tiếp tục mở rộng bài viết với tính năng chia sẽ file Excel trực tiếp trên môi trường internet.
Điều kiện tiên quyết để có thể tiến hành chia sẻ bảng tính Online là bạn phải có tài khoản Microsoft Account.
Tiếp theo, sẽ có 3 cách chia sẻ trực tiếp một file Excel cho nhiều người thông qua Email:
- Bạn đang làm việc trên file Excel và tiến hành chia sẻ tài liệu ngay.
- Chia sẻ file Excel trên One Drive.
- Chia sẻ file Excel khi làm việc trên Excel Online.
Tiến hành chia sẻ file Excel khi bạn đang làm việc
1. Trong Excel, tại góc phía trên bên phải ngoài cùng, chọn Sign in.
3. Tiếp tục nhập Mật khẩu đăng nhập.
4. Quay trở lại góc phía trên bên phải ngoài cùng, chọn Share.
Chia sẻ tài liệu ngay trên One Drive
Điều kiện cần đầu tiên là tài liệu đã được lưu trên One Drive. Nó là một công nghệ lưu trữ online phổ biến hiện nay. Nếu các bạn nào chưa biết về One Drive và cách nó giúp đỡ chúng ta như thế nào thì hãy tìm hiểu bài viết Giải Pháp Chia Sẻ Và Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân được Thế Giới Excel hướng dẫn gần đây các bạn nhé.
1. Vào đường dẫn này onedrive.live.com
2. Vào thư mục chứa file Excel bạn cần chia sẻ.
3. Nhấp chuột phải vào bảng tính và chọn mục Share.
4. Bạn có thể cấp các quyền sử dụng bảng tính. Sau đó nhấn Email.
5. Điền những Email bạn muốn chia sẽ và nhấn nút Share.
Share file Excel bằng Excel Online
Chúng ta có thể dùng Excel Online để mở các tập tin Excel khi thiết bị, máy tính chưa được cài đặt phần mềm Excel truyền thống. Và việc chia sẻ một file Excel bằng Excel Online hoàn toàn tương tự.
Do đó trong hướng dẫn này bạn sẽ không phải mở file Excel từ máy tính cá nhân của mình nữa. Chúng ta sẽ chia sẻ file Excel trực tiếp ở bất kỳ thiết bị nào, và bất kỳ nơi đâu khi cần thiết.
1. Đầu tiên, bạn phải chắc chắn rằng file Excel của mình đã được lưu trên One Drive.
2. Hãy nhấn vào đường dẫn này onedrive.live.com và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft account.
3. Nhấp chuột vào file Excel bạn muốn chia sẻ.
File Excel chúng ta được mở trong tab mới của trình duyệt Web.
4. Nhấn Chia sẻ ở phía trên cùng bên trái. Và thêm các địa chỉ Email của người dùng bạn muốn chia sẻ. Cuối cùng là nhấn Chia sẻ.
Chú ý: Bạn không cần phải lưu các chỉnh sửa của mình bởi vì mọi sự thay đổi sẽ được tự động lưu liên tục. Hạn chế ở đây là có nhiều tính năng của Excel sẽ không xuất hiện tại Excel Online này.
Khi người dùng đăng nhập vào Email của mình, họ sẽ nhận được một đường dẫn liên kết.
Thế là Thế Giới Excel đã cùng các bạn đi qua nhiều cách để có thể chia sẻ một file Excel cho nhiều người cùng làm việc. Nếu các bạn thấy hay và bổ ích, đừng quên like, share và comment nhận xét của mình ngay phía dưới nhé.
Thế Giới Excel
Một số hình ảnh được lấy từ Excel – Easy