Sở đồ tổ chức công việc Phòng khám đa khoa
|
Lập phương án kinh doanh phòng khám đa khoa không phải là chuyện mà ai cũng có thể làm được. Để đi đến thành công đòi hỏi các kế hoạch marketing của bạn phải dựa trên nhận định phân tích thực tế và rõ ràng. Nhằm giúp cho bạn có những định hướng tốt hơn về việc kinh doanh phòng khám đa khoa, bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn một số vấn đề cốt lõi, giúp phòng khám của bạn hoạt động được thuận lợi nhất. Show
Điều kiện cần và đủ để kinh doanh phòng khám đa khoaĐể xây dựng được một phương án kinh doanh phòng khám đa khoa không phải chuyện đơn giản mà một người có thể làm được. Bạn cần có một kế hoạch chi tiết, cụ thể về giấy tờ, nhân lực, kinh phí, mục tiêu dài hạn, ngắn hạn,…. Dưới đây là một số điều kiện cần thiết để bạn có thể mở được một phòng khám đa khoa: Cơ sở vật chất
Trang thiết bị y tế
Nhân lựcMỗi cơ sở khám chữa bệnh đều phải có một người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật. Người chịu trách nhiệm về chuyên môn kỹ thuật và trưởng các khoa chuyên môn của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:
Ngoài ra, các đối tượng khác làm việc tại cơ sở nếu có thực hiện việc khám chữa bệnh thì phải có chứng chỉ hành nghề và chỉ được thực hiện công việc trong phạm vi được phân công. Căn cứ vào phạm vi hoạt động chuyên môn, chứng chỉ, văn bằng, chứng nhận đào tạo và năng lực của người hành nghề, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phân công người hành nghề được thực hiện các kỹ thuật chuyên môn bằng văn bản.
Quy mô phòng khám đa khoa
Xây dựng phương án kinh doanh phòng khám đa khoaĐể quá trình vận hành phòng khám đa khoa được diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả. Những người chủ cần có những phương án kinh doanh phòng khám đa khoa phù hợp và khả thi. Dưới đây là một số kinh nghiệm mở phòng khám đa khoa dành cho người mới bắt đầu. Lập kế hoạch phương án kinh doanh phòng khám đa khoaBước đầu tiên để mở một phòng khám đó là xây dựng một phương án kinh doanh phòng khám đa khoa thật kỹ lưỡng. Đây sẽ là kim chỉ nam giúp bạn có được những định hướng đúng đắn, giúp phòng khám có thể đi vào hoạt động ổn định và lâu dài. Trước tiên bạn phải lập một dự toán về tất cả các khoản chi phí cùng với doanh thu dự đoán trong suốt ba năm đầu. Chi phí này của bạn sẽ bao gồm tất cả mọi thứ, từ thiết bị đến hợp đồng thuê mặt bằng (dù đó là nhà của bạn). Trong kế hoạch kinh doanh của bạn cũng cần xác định thị trường mục tiêu là gì, các khách hàng tiềm năng bao gồm những ai. Sau đó, hãy đặt ra chiến lược tiếp thị một cách phù hợp nhất. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình lập kế hoạch, hãy nhờ đến sự tư vấn của nhà chiến lược gia kinh doanh hoặc các luật sư. Kế hoạch tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân sựĐây là một bước rất quan trọng mà bạn cần chú trọng. Sở hữu một đội ngũ nhân sự thiện chiến, có tay nghề, kỹ năng tốt, chăm chỉ, trung thực,… sẽ giúp người chủ cảm thấy yên tâm hơn. Kể cả khi bạn có vắng mặt tại phòng khám trong thời gian dài thì mọi thứ vẫn sẽ được vận hành một cách bài bản nhất. Do đó, khâu tuyển chọn và đào tạo và quản lý nhân sự trong bệnh viện là vô cùng quan trọng.
Ngoài ra, bạn cũng cần có chế độ đãi ngộ thích hợp cho từng vị trí. Khen thưởng, kỷ luật theo đúng nguyên tắc và quy định sẽ giúp bạn điều hành phòng khám được dễ dàng hơn. Chuẩn bị kế hoạch về tài chínhĐể đưa ra một phương án kinh doanh phòng khám đa khoa hiệu quả, bạn không thể bỏ qua các kế hoạch về tài chính. Tuy nhiên ngân sách để bắt đầu phòng khám đa khoa là không hề rẻ. Điều này có thể khiến cho các ông chủ gặp nhiều khó khăn. Nếu không có quá nhiều vốn, bạn có thể đi vay tại các tổ chức tài chính. Hiện nay có rất nhiều tổ chức có chính sách ưu tiên duyệt các khoản vay cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe. Họ hiểu những khó khăn, thách thức mà các bác sĩ phải đối mặt và có thể tài trợ vốn cho bạn. Việc bạn cần làm đó là gửi kế hoạch kinh doanh cùng với đề nghị vay vốn. Tuy nhiên bạn cần phải hết sức cẩn thận với các chi phí trong kế hoạch kinh doanh của mình, đặc biệt là liên quan đến thiết bị y tế. Bạn có thể gửi hồ sơ vay vốn ở một số ngân hàng. Điều này sẽ cho phép bạn xem một số ưu đãi khác nhau và các điều khoản của các ngân hàng đó. Sau đó, bạn sẽ phải đợi các ngân hàng xem xét kế hoạch kinh doanh của bạn và có đồng ý cho vay hay không. Xem xét vị trí địa lý của phòng khámBạn cần nghiêm túc nghiên cứu và tìm kiếm một vị trí hoàn hảo cho phòng khám đa khoa của bạn. Có một số yếu tố quan trọng bạn cần xem xét trong quá trình lựa chọn vị trí phòng khám đó chính là nhóm đối tượng bệnh nhân mục tiêu của bạn là những ai. Phòng khám của bạn sẽ có cơ hội phát triển tốt hơn nếu nó nằm gần nhóm khách hàng của bạn. Bạn cũng cần xem xét về tính thẩm mỹ của thiết kế phòng khám. Bầu không khí thân thiện, thoải mái cũng rất quan trọng giúp cho phòng khám có thể giữ chân bệnh nhân. Ngoài ra, hãy nhớ rằng đây là nơi bạn cùng các nhân viên sẽ dành nhiều thời gian và tâm huyết của mình. Một số yếu tố khác như bãi đậu xe rộng rãi, không gian văn phòng sạch sẽ, thoáng mát cũng là những yếu tố góp phần xây dựng một quy trình làm việc trơn tru. Kế hoạch lựa chọn trang thiết bị vật chấtSau khi đã xây dựng được kế hoạch về tài chính và nhân sự, bạn cần có trang thiết bị để vận hành phòng khám của mình. Các thiết bị y tế mà bạn sử dụng sẽ tùy thuộc vào loại phòng khám mà bạn mở và không có một quy chuẩn chung nào cả. Tuy nhiên nếu bạn đang lên phương án kinh doanh phòng khám đa khoa thì các trang thiết bị vật chất của bạn sẽ cần phong phú hơn các phòng khám chuyên khoa khác. Bên cạnh các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho việc thăm khám, những món đồ nội thất như bàn ghế cho bệnh nhân ngồi chờ, vật tư văn phòng, hệ thống máy tính, thông tin liên lạc cho phòng khám. Điều này sẽ giúp xử lý giao tiếp bên ngoài và nội bộ. Cụ thể, một số trang thiết bị, vật chất cho phòng khám trong lập kế hoạch mở phòng khám đa khoa bao gồm:
Một điều lưu ý đó khi trang bị phòng khám phòng khám đó là bạn có thể cân nhắc lựa chọn cho thuê thiết bị y tế. Điều này có thể giúp cắt giảm một số chi phí ban đầu. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn lựa chọn được các thiết bị phù hợp ngân sách và nhu cầu của mình là được. Xây dựng mối quan hệ với bác sĩKế hoạch xây dựng mối quan hệ với bác sĩ cũng là một phương án kinh doanh phòng khám đa khoa hiệu quả mà bạn nên chú trọng. Mục đích chính của điều này đó là tạo được niềm tin của bệnh nhân với đội ngũ bác sĩ liên kết giỏi chuyên môn đa khoa. Bên cạnh đó, bạn có thể dựa vào danh tiếng của những bác sĩ nổi tiếng này để tạo tiếng vang cho phòng khám. Càng nhiều bác sĩ giỏi, phòng khám của bạn sẽ càng lấy được niềm tin của khách hàng. Bởi lẽ các bác sĩ chữa được cho bệnh nhân khỏi bệnh nhanh, thì phòng khám của bạn càng uy tín và thu hút được càng nhiều bệnh nhân mới.
Tuy nhiên, kế hoạch xây dựng mối quan hệ với bác sĩ liên kết không hề đơn giản. Bởi đa phần các bác sĩ giỏi thường tự mở phòng khám riêng và có thể trở thành đối thủ trực tiếp với bạn. Do đó để họ nhận lời giúp đỡ bạn thì phải nhờ vào mối quan hệ của bạn và họ như thế nào. Xây dựng các dịch vụ khách hàngThái độ và dịch vụ luôn là một phần không thể thiếu trong các phương án kinh doanh phòng khám đa khoa. Nhân viên phải luôn có thái độ tốt với bệnh nhân và đáp ứng được mọi nhu cầu của người bệnh. Ngoài ra, bạn phải nắm được thông tin và đặc điểm của khách hàng mục tiêu bao gồm: Khách hàng của bạn là ai? Họ ở đâu? Nhu cầu của họ là gì? Khả năng chi trả của họ?…. Xây dựng quy trình khám chữa bệnhViệc xây dựng một quy trình khám chữa bệnh chi tiết rất quan trọng. Như đã chia sẻ ở trên, yếu tố đem lại doanh thu cho phòng khám vẫn là khách hàng. Vì vậy mà khi lập phương án kinh doanh phòng khám đa khoa bạn cần lưu ý đến quy trình khám chữa bệnh. Bởi đây là cách hiệu quả nhất để tăng mức độ hài lòng của khách hàng đối với phòng khám của bạn. Nên nhớ rằng, khách hàng thích các dịch vụ nhanh gọn, hiệu quả mà chi phí lại không được quá đắt. Chính vì vậy, việc bạn sở hữu một quy trình khám chữa bệnh nhanh gọn, tối giản để rút ngắn thời gian, gia tăng sự hài lòng của khách hàng là điều thực sự cần thiết. Bạn có thể xem xét việc thuê ngoài thanh toán nếu bạn có đủ khả năng. Điều này giảm nhiều khối lượng công việc và tránh gây nhầm lẫn cho nhân viên của bạn. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng một phần mềm thanh toán uy tín để giúp quy trình thanh toán và khiếu nại diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn. Nếu bạn quen biết các bác sĩ từng mở phòng khám, hãy hỏi họ cách xử lý các dịch vụ thanh toán để nhận được những lời khuyên hữu ích.
 Phương án marketing phòng khám đa khoaSau khi phòng khám của bạn được khai trương, hãy bắt đầu các kế hoạch marketing phòng khám để gia tăng thương hiệu và thu hút khách hàng đến với mình. Bạn hãy xem xét đầu tư vào một trang web được thiết kế chuyên nghiệp và chắc chắn rằng nó thân thiện với cả giao diện PC, ipad và mobile để mọi người có thể định vị bạn trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng. Nhìn chung, cách để thu hút khách hàng đến với phòng khám của bạn thì không thể không nhắc đến các chiến lược kinh doanh phòng khám marketing online. Đây là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất thời điểm hiện tại bởi số lượng người truy cập internet hiện nay vô cùng lớn. Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng thu hút được khách hàng từ mọi nơi về với phòng khám của mình. Các trang mạng xã hội, website, diễn đàn,… chính là nơi bạn có thể thực hiện quảng bá hình ảnh phòng khám của mình. Trên đó, bạn có thể tiếp cận lượng khách hàng khổng lồ một cách hoàn toàn miễn phí thông qua hình thức quảng cáo, PR, xây dựng video viral,… Bạn cũng có thể bắt đầu với một chiến dịch email marketing cho các khách hàng tiềm năng trong khu vực. Điều này sẽ giúp họ nhanh chóng biết phòng khám của bạn. Hãy tìm hiểu về Google My Business và quảng cáo trong bất kỳ danh bạ y tế trực tuyến nào ở gần với bạn nhất. Bên cạnh hình thức marketing online bạn cũng có thể tham khảo phương thức triển khai truyền thống như: Dùng banner, treo các băng rôn, biểu ngữ, phát tờ rơi, phiếu giảm giá,…. Đây là những phương pháp marketing khá cũ nhưng vẫn mang lại hiệu quả trong một số trường hợp, giúp đánh trúng vào nhóm khách hàng mục tiêu. Lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám đa khoaĐiều quan trọng nhất trong việc lập ra phương án kinh doanh phòng khám đa khoa đó chính là chọn được một công công cụ quản lý phòng khám phù hợp. Đó chính là yếu tố giúp bạn có thể quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của phòng khám được tốt nhất.
Một phần mềm quản lý phòng khám mang lại hiệu quả là phần mềm có thể giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh và kiểm soát chi tiết từng bộ phận. Giúp bạn không chỉ nắm được tình hình tài chính, doanh thu, vật dụng y tế, khách hàng, mà còn theo dõi được quy trình làm việc và hiệu suất của từng bộ phận một cách chính xác nhất. Bạn có thể kiểm tra mọi hoạt động của phòng khám từ xa, bởi hầu hết những phần mềm quản lý phòng khám đa khoa đều được lưu trữ trên bộ nhớ đám mây. Đồng thời cũng giúp tăng cường bảo mật thông tin, chống hacker và rò rỉ thông tin. WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý phòng khám đa khoa hàng đầu hiện nayWeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản lý tổng thể phòng khám đầu tiên được WeUp Group nghiên cứu và phát triển. Phần mềm được xây dựng dựa trên góc độ quản lý tổng thể, giải quyết triệt để bài toán quản lý chuyên biệt tại các phòng khám đa khoa hiện nay. Bằng cách sử dụng nền tảng công nghệ thông minh, WeUp ERP For Healthcare giúp loại bỏ quy trình làm việc rườm rà, các thủ tục hành chính tốn nhiều thời gian. Qua đó biến quy trình làm việc cồng kềnh thành một quy trình chuẩn hóa theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, nhanh gọn và hiệu quả. Phần mềm WeUp ERP For Healthcare chính là trợ thủ thông minh mà mọi phòng khám nên lựa chọn để nâng cao hiệu quả và đột phá doanh thu. Được thiết kế và phát triển dựa trên quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng tại hơn 1000+ phòng khám, WeUp ERP For Healthcare đã được chuẩn hóa với nhiều tích hợp tính năng đáp ứng các nghiệp vụ chuyên môn tại các phòng khám như: – Quản lý tiếp đón bệnh nhânToàn bộ thông tin bệnh nhân đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, bao gồm cả bệnh nhân mới và bệnh nhân tái khám. Nhờ đó, quy trình tiếp đón bệnh nhân trở nên đơn giản chỉ bằng một vài thao tác tra cứu và xác nhận thông tin. Bệnh nhân có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục hành chính và được thăm khám ngay sau đó, hạn chế tình trạng quá tải khiến bệnh nhân phải chờ đợi lâu. – Quản lý lịch hẹn khám bệnhDựa trên trên lịch tái khám hoặc đăng ký khám lần đầu của bệnh nhân, phòng khám có thể chủ động trong việc sắp xếp lịch khám, lịch chăm sóc của các bác sĩ. Nhờ vậy, phần mềm giúp giảm tải tình trạng bệnh nhân xếp hàng dài chờ đợi khiến trải nghiệm khách hàng không tốt tại các phòng khám. – Quản lý hồ sơ bệnh ánThông tin bệnh nhân được lưu trữ và đồng bộ trên hồ sơ bệnh án điện tử, giúp cho việc tra cứu của đội ngũ bác sĩ nhanh chóng và chính xác hơn, bao gồm: thông tin bệnh nhân, các chỉ định cận lâm sàng, lịch sử khám bệnh, tiền sử bệnh nền,… Qua đó, các bác sĩ có cơ sở đưa ra các chỉ định cận lâm sàng, chẩn đoán và lên đơn chính xác, nhanh chóng cho bệnh nhân. – Quản lý lên đơnPhần mềm hỗ trợ các bác sĩ thực hiện thao tác lên đơn một cách nhanh chóng và thuận tiện. Dựa trên các chẩn đoán bệnh và các đơn thuốc mẫu trước đó, các bác sĩ dễ dàng lên đơn cho bệnh nhân mà không phải viết tay hay nhập liệu thủ công mất thời gian. Qua đó các bác sĩ có thể tập trung dành nhiều thời gian cho việc khám bệnh và tư vấn, thực hiện thăm khám được cho nhiều bệnh nhân hơn mỗi ngày. – Quản lý cận lâm sàngPhần mềm được kết nối trực tiếp với hệ thống máy siêu âm, xét nghiệm máu,… giúp quản lý phiếu chỉ định cận lâm sàng của bệnh nhân chính xác và thuận tiện. Nhờ đó, tối ưu hóa được quá trình khám bệnh nhờ việc theo dõi kết quả cận lâm sàng chính xác. Đồng thời, phần mềm cũng cho phép đồng bộ hóa kết quả chỉ định cận lâm sàng giữa các phòng khoa khác nhau. – Quản lý kho dược và vật tưPhần mềm giúp quản lý hiệu quả và chính xác mọi thông tin kho dược như: thông tin danh mục thuốc và vật tư, số lượng tồn, giá bán, hạn sử dụng,… Nhờ đó, phòng khám có thể tối ưu hóa quy trình quản lý kho từ nhập xuất, kiểm kê hàng tồn, điều chuyển nội bộ,… Đồng thời với hệ thống cảnh báo tự động kho dược, phòng khám có thể chủ động trong việc theo dõi hàng hóa đang thiếu và lên kế hoạch nhập hàng kịp thời cho việc khám chữa bệnh. – Quản lý chăm sóc khách hàngPhần mềm tự động phân loại các dữ liệu khách hàng theo: khách hàng tiềm năng, khách hàng khám lần đầu, khách hàng tái khám, khách hàng VIP,… Nhờ đó, các phòng khám có thể lên kế hoạch marketing chăm sóc khách hàng phù hợp với từng nhóm đối tượng. Đồng thời phần mềm cũng hỗ trợ nhiều công cụ chăm sóc khách hàng như: SMS Marketing, Zalo Zns, Email Marketing nhằm hỗ trợ triển khai đa dạng các chiến dịch chăm sóc như: nhắc hẹn lịch khám, chúc mừng sinh nhật, khuyến mãi,… – Quản lý kế toán – thu chiPhần mềm hỗ trợ việc lập phiếu thu chi minh bạch và chính xác, từ thu chi hóa đơn khách hàng, hóa đơn công nợ nhà cung cấp,… Nhờ vậy, phòng khám có thể tổng hợp dễ dàng cho việc báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận. – Quản lý nhân sự phòng khámWeUp ERP For Healthcare là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ các phòng khám trong việc quản lý nhân sự, từ quản lý lịch trực bác sĩ, nhân viên, quản lý ca làm việc, quản lý chấm công, quản lý làm thêm giờ, quản lý tính lương, quản lý tính KPI,… Nhờ đó giúp chuẩn hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp tại phòng khám đa khoa. – Quản lý báo cáoTích hợp hơn 50+ báo cáo tổng hợp chi tiết từ kế toán tài chính, báo cáo số lượng bệnh nhân, báo cáo nhân sự, báo cáo doanh thu, báo cáo kho vận,… Các nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình phòng khám một cách trực quan đa chiều ở mọi thời điểm mà không bị hạn chế về thời điểm báo cáo như trên báo cáo giấy tờ. Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tổng thể Spa, Thẩm mỹ viện WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:
Trên đây là một số kế hoạch về phương án kinh doanh phòng khám đa khoa bạn có thể tham khảo. Việc tự bỏ vốn kinh doanh loại hình dịch vụ y tế không phải là một điều đơn giản, bởi nó còn liên quan đến rất nhiều vấn đề, đòi hỏi bạn phải trau chuốt trong từng chiến lược của mình. Chỉ cần lơ là một chút thì mọi chuyện có thể bị đổ vỡ. Do đó lời khuyên cho bạn đó là hãy tìm thêm những người cộng sự giỏi, đáng tin cậy để hợp tác, hoặc hỏi ý kiến của những người đã từng có kinh nghiệm trước đó. |
