Xác thực ô trong Excel

MS Excel là phần mềm bảng tính phổ biến nhất với nhiều tính năng, công thức và chức năng. Xác thực dữ liệu là một trong những tính năng cần thiết trong MS Excel. Khi tạo một trang tính Excel cho người dùng hoặc khách hàng, chúng tôi thường có thể cần hạn chế các đầu vào dựa trên các tiêu chí khác nhau để đảm bảo rằng tất cả các mục hoặc đầu vào đều chính xác và nhất quán. Data Validation là giải pháp giúp chúng ta kiểm soát đầu vào của người dùng vào các ô cụ thể hoặc một phạm vi theo các quy tắc được chỉ định

Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel và phương pháp chèn/áp dụng nó trong trang tính Excel. Bài viết cũng giải thích các ví dụ liên quan bằng hình ảnh để giúp chúng ta hiểu rõ các khái niệm về Xác thực dữ liệu

Xác thực dữ liệu là gì?

Xác thực dữ liệu là một tính năng thiết yếu của Excel giúp kiểm soát hoặc hạn chế đầu vào/mục nhập của người dùng trong các ô đã chọn. Nó cho phép người dùng đặt các quy tắc xác thực mong muốn để kiểm soát loại dữ liệu họ có thể nhập vào các ô tương ứng trong trang tính Excel. Chẳng hạn, chúng tôi có thể hạn chế người dùng nhập các giá trị từ 1 đến 10, nhập tên hoặc mật khẩu dưới 30 ký tự, nhập hoặc chọn một mục nhập từ danh sách các giá trị được chấp nhận được xác định trước, v.v.

Một số tác vụ thiết yếu (hạn chế/xác thực) mà chúng tôi có thể đặt bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu như sau

• Cho phép người dùng chỉ nhập các mục số hoặc văn bản
• Cho phép nhập các số nhỏ hơn, nhiều hơn và nằm trong một khoảng xác định
• Cho phép nhập dữ liệu có độ dài cụ thể
• Hạn chế các mục vào các giá trị được xác định trước trong danh sách thả xuống
• Hạn chế các mục nhập ngày và giờ bên ngoài hoặc trong một phạm vi cụ thể
• Xác thực một mục nhập cụ thể dựa trên một ô khác
• Hiển thị một thông báo đầu vào thông báo cho người dùng những gì ô tương ứng chấp nhận khi người dùng chọn một ô
• Hiển thị cảnh báo hoặc thông báo lỗi khi người dùng nhập sai dữ liệu
• Xác định vị trí các mục nhập không chính xác hoặc sai trong các ô đã xác thực

Ghi chú. Cần lưu ý rằng tính năng xác thực dữ liệu không phải là cách hoàn toàn đáng tin cậy để kiểm soát đầu vào và có thể dễ dàng bị đánh bại. Nếu chúng tôi sao chép dữ liệu từ các ô không có quy tắc xác thực và sau đó dán các ô đó vào các ô có xác thực dữ liệu, thì quy tắc xác thực sẽ bị hủy. Cụ thể, các quy tắc xác thực được xóa hoặc thay đổi khỏi ô tương ứng dựa trên các ô được sao chép

Xác thực dữ liệu hoạt động như thế nào trong Excel?

Áp dụng Xác thực dữ liệu trên bất kỳ ô hoặc phạm vi ô nào trong trang tính Excel sẽ hạn chế người dùng nhập bất kỳ mục nhập không mong muốn nào vào các ô tương ứng dựa trên các quy tắc xác thực. Ví dụ: nếu chúng tôi đặt xác thực để chỉ chấp nhận các số hoặc giá trị số, những người dùng khác hoặc chúng tôi sẽ không thể nhập bất kỳ giá trị nào ngoài số

Xác thực dữ liệu có thể được định cấu hình để hiển thị thông báo đầu vào cho người dùng khi ô tương ứng được chọn, thông báo cho họ những gì được phép trong ô đó, như minh họa bên dưới

Ngay khi chúng tôi cố gắng nhập bất kỳ loại dữ liệu nào khác vào các ô bị hạn chế, Excel sẽ ngay lập tức hiển thị thông báo lỗi và thậm chí có thể hiển thị loại dữ liệu mà các ô tương ứng có thể chấp nhận. Thông báo lỗi có thể có nhiều kiểu khác nhau và được tùy chỉnh hoặc tạo thủ công trong khi thiết lập quy tắc xác thực trên trang tính Excel

Kiểm soát xác thực dữ liệu

Bạn có thể tìm thấy tính năng Xác thực dữ liệu hoặc các điều khiển của nó trên ruy-băng bên dưới tab Dữ liệu. Theo mặc định, nó được đặt trong danh mục 'Công cụ dữ liệu'

Ngay khi chúng tôi nhấp vào biểu tượng 'Xác thực dữ liệu' từ dải băng, nó sẽ ngay lập tức khởi chạy hộp thoại Xác thực dữ liệu

Ngoài phím tắt Xác thực dữ liệu trên ruy-băng, chúng ta cũng có thể sử dụng phím tắt 'Alt + D + L' mà không có dấu ngoặc kép. Nó sẽ khởi chạy hộp thoại Xác thực dữ liệu ngay lập tức

Sử dụng Hộp thoại Xác thực Dữ liệu để Xác định Quy tắc Xác thực

Hộp thoại Xác thực dữ liệu chứa ba tùy chọn/tab cần thiết. Cài đặt, Thông báo đầu vào và Cảnh báo lỗi

Hãy để chúng tôi hiểu chi tiết từng tab

Thẻ Cài đặt

Tab cài đặt cung cấp cho chúng tôi các tùy chọn để đặt tiêu chí xác thực. Tab giúp chúng tôi chọn các quy tắc xác thực mong muốn từ các tùy chọn tích hợp sẵn mà chúng tôi muốn cho phép trong các ô đã chọn. Hơn nữa, chúng tôi cũng có thể đặt quy tắc tùy chỉnh với công thức tùy chỉnh để xác thực đầu vào của người dùng. Tab cài đặt chứa tất cả các tùy chọn xác thực dữ liệu có trong Excel

Tab tin nhắn đầu vào

Tab nhập tin nhắn có một hộp văn bản để nhập tin nhắn hiển thị ngay khi ô tương ứng được chọn. Thông báo đầu vào là một tính năng tùy chọn của Xác thực dữ liệu. Nếu chúng tôi không xác định bất kỳ thông báo nào là thông báo đầu vào, excel sẽ không hiển thị bất kỳ thông báo nào khi người dùng chọn ô tương ứng có xác thực dữ liệu. Nó không ảnh hưởng đến hoạt động xác thực dữ liệu và không có tác dụng hay kiểm soát những gì người dùng nhập vào một ô. Tuy nhiên, có thể hữu ích khi thông báo cho người dùng về các giá trị dữ liệu được phép hoặc dự kiến

Thẻ cảnh báo lỗi

Tab cảnh báo lỗi cung cấp cho chúng tôi các tùy chọn để kiểm soát cách thực thi xác thực. Chúng tôi có thể đặt tiêu chí và sau đó sử dụng bất kỳ kiểu lỗi mong muốn nào để chấp nhận hoặc từ chối đầu vào của người dùng tương ứng. Ngoài ra, chúng tôi cũng có thể hiển thị thông báo cho người dùng thông báo lỗi là gì hoặc giá trị nào phải được nhập vào các ô tương ứng

Hiện tại có ba loại kiểu lỗi trong MS Excel, như được liệt kê bên dưới

• Dừng lại. Khi kiểu lỗi được đặt thành 'Dừng', Excel sẽ ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào các ô tương ứng. Nếu người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, nó sẽ kích hoạt cửa sổ bật lên với thông báo được chỉ định và dữ liệu đầu vào bị từ chối. Cửa sổ Cảnh báo dừng hiển thị hai tùy chọn. Thử lại (để chỉnh sửa dữ liệu không hợp lệ) và Hủy (để xóa dữ liệu không hợp lệ). Mặc dù cửa sổ Cảnh báo dừng hiển thị các tùy chọn để thử lại, nhưng người dùng phải nhập giá trị chính xác để vượt qua xác thực khi thử lại
  
• Cảnh báo. Khi kiểu lỗi được đặt thành 'Cảnh báo', Excel sẽ cảnh báo người dùng rằng giá trị đã nhập không hợp lệ. Nó cũng hiển thị một biểu tượng khác và thông báo được chỉ định. Tuy nhiên, nó không ngăn người dùng nhập các giá trị không hợp lệ; . Cửa sổ cảnh báo Cảnh báo hiển thị ba tùy chọn. Có (để chấp nhận dữ liệu không hợp lệ), Không (để chỉnh sửa dữ liệu không hợp lệ) và Hủy (để xóa dữ liệu không hợp lệ)
  
• Thông tin. Khi kiểu lỗi được đặt thành 'Thông tin', Excel sẽ thông báo cho người dùng rằng dữ liệu đã nhập không hợp lệ. Nó hiển thị một biểu tượng khác và một thông báo cụ thể. Giống như kiểu lỗi Cảnh báo, kiểu lỗi Thông tin cũng không làm gì để ngăn dữ liệu không hợp lệ. Người dùng có thể bỏ qua thông báo thông tin và đăng ký dữ liệu không hợp lệ mà không cần xác thực. Cửa sổ Cảnh báo thông tin hiển thị hai tùy chọn. OK (để chấp nhận dữ liệu không hợp lệ) và Hủy (để xóa dữ liệu không hợp lệ)
  

Tùy chọn xác thực dữ liệu

Khi tạo quy tắc xác thực dữ liệu từ tab cài đặt, chúng tôi có tám tùy chọn để xác thực đầu vào của người dùng. Chúng như sau

• Bất kỳ giá trị. Nó loại bỏ các hạn chế và cho phép mọi giá trị trong các ô đã chọn, hoàn toàn không xác thực. Tuy nhiên, xác thực dữ liệu trong các ô đã chọn trước đó với thông báo đầu vào sẽ hiển thị thông báo trong khi chọn các ô tương ứng. Do đó, chúng ta phải chỉnh sửa/xóa thông báo nhập khi chọn tùy chọn 'Giá trị bất kỳ'
• số nguyên. Nó hạn chế người dùng chỉ nhập toàn bộ số. Khi chúng tôi chọn tùy chọn 'Số nguyên', chúng tôi sẽ có nhiều tùy chọn hơn liên quan đến việc giới hạn đầu vào của người dùng. Các tùy chọn khác thường bao gồm ít hơn, nhiều hơn, bằng, giữa, v.v. Chẳng hạn, chúng tôi có thể hạn chế người dùng nhập số nguyên từ 1 đến 100 vào các ô bị hạn chế
• Số thập phân. Nó gần giống với tùy chọn 'Số nguyên'. Tuy nhiên, nó cho phép người dùng nhập các giá trị ở dạng thập phân. Chẳng hạn, nếu chúng tôi hạn chế người dùng nhập các giá trị thập phân từ 0 đến 5, các ô tương ứng có thể chấp nhận các giá trị như 2. 3, 0. 5, 0. 9, 4. 1, v.v.
• Danh sách. Đây là một loại xác nhận điển hình. Nó hạn chế người dùng chọn các giá trị từ danh sách được xác định trước. Cụ thể, các giá trị được xác định trước được hiển thị cho người dùng dưới dạng menu thả xuống. Chúng tôi có thể xác định các giá trị trực tiếp trong tab Cài đặt hoặc cung cấp chúng dưới dạng một phạm vi trên trang tính. Chẳng hạn, chúng tôi có thể hạn chế người dùng chọn Giới tính từ danh sách có các giá trị như Nam, Nữ và Khác
• Ngày. Nó hạn chế người dùng nhập giá trị ở dạng ngày tháng. Tuy nhiên, chúng tôi có thể đặt một số quy tắc xác thực để cho phép các ngày trước đó, ngày trong tương lai, ngày giữa phạm vi cụ thể, v.v. Chẳng hạn, chúng ta có thể hạn chế các ô chỉ chấp nhận các ngày trong tương lai trong hàng/cột cuộc hẹn
• Thời gian. Nó gần giống với tùy chọn 'Ngày'. Tuy nhiên, nó hạn chế người dùng nhập thời gian. Chúng tôi có thể đặt xác thực để cho phép thời gian trước, sau một thời gian cụ thể hoặc giữa các khoảng thời gian cụ thể. Chẳng hạn, chúng ta có thể hạn chế các ô chấp nhận thời gian giữa 8. 00 giờ sáng và 7. 00 giờ chiều
• Độ dài văn bản. Nó hạn chế người dùng nhập các giá trị có độ dài cụ thể. Điều này thường có nghĩa là đầu vào được xác thực theo số lượng ký tự hoặc chữ số. Chẳng hạn, nếu chúng tôi hạn chế người dùng nhập các giá trị có độ dài 4 vào các ô mong muốn, các ô được chỉ định chỉ có thể chấp nhận các giá trị có bốn ký tự hoặc chữ số, chẳng hạn như JTP1, 0101, ABCD, v.v.
• Tập quán. Đây là một tùy chọn nâng cao trong xác thực dữ liệu. Có thể sử dụng tùy chọn này để đặt quy tắc xác thực dựa trên công thức tùy chỉnh. Cụ thể, chúng ta có thể nhập công thức tùy chỉnh để xác thực đầu vào của người dùng. Việc sử dụng các công thức mở rộng đáng kể khả năng cho các quy tắc xác thực dữ liệu. Chẳng hạn, chúng ta có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để đảm bảo rằng giá trị đã nhập là chữ hoa hoặc chữ thường, kiểm tra xem các giá trị có bao gồm các ký tự 'abc' hay không, chỉ cho phép các ngày trong tuần, v.v.

Ngoài các tùy chọn xác thực, tab cài đặt cũng hiển thị hai hộp kiểm

• Bỏ qua trống. Nếu tùy chọn này được đánh dấu, nó sẽ hướng dẫn Excel không xác thực các ô trống/trống. Về mặt kỹ thuật, tùy chọn này chủ yếu ảnh hưởng đến lệnh 'khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ'. Khi được chọn là đã đánh dấu, các ô không có giá trị sẽ không được khoanh tròn ngay cả khi chúng không vượt qua xác thực
• Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt. Nếu tùy chọn này được đánh dấu, Excel sẽ cập nhật xác thực được áp dụng cho tất cả các ô khác khi có kết quả khớp với xác thực ban đầu của ô/ô đang được chỉnh sửa

Làm cách nào để thêm Xác thực dữ liệu trong Excel?

Để thêm xác thực dữ liệu trong bảng tính Excel, chúng ta phải thực hiện các bước sau

Bước 1. Khởi chạy hộp thoại Xác thực dữ liệu

Trước tiên, chúng ta phải chọn tất cả các ô hoặc một phạm vi mà chúng ta muốn áp dụng xác thực. Tiếp theo, chúng ta cần điều hướng tab Dữ liệu - nhóm Công cụ dữ liệu và chọn 'Xác thực dữ liệu' để khởi chạy hộp thoại xác thực dữ liệu

Bước 2. Đặt quy tắc xác thực dữ liệu

Sau khi hộp thoại xác thực dữ liệu được hiển thị, chúng ta cần chuyển đến tab Cài đặt để xác định tiêu chí xác thực. Chúng tôi có thể cung cấp các giá trị, tham chiếu ô hoặc công thức mong muốn trong tiêu chí xác thực

Giả sử chúng ta cần hạn chế người dùng nhập điểm cho từng học sinh, nhưng điểm phải được cung cấp trong khoảng từ 0 đến 100. Bằng cách này, chúng ta có thể loại bỏ khả năng nhập sai ở một mức độ nào đó. Để làm được điều này chúng ta cần thiết lập các tiêu chí trong tab Settings như hình sau

Sau khi tất cả các cài đặt xác thực đã được đặt, chúng ta cần nhấp vào nút OK để đóng hộp thoại xác thực hoặc chuyển sang tab tiếp theo để chèn thông báo đầu vào và/hoặc cảnh báo lỗi. Hai tab còn lại là tùy chọn và được sử dụng để thông báo cho người dùng nhập các giá trị phù hợp theo quy tắc xác thực

Bước 3. Tạo Thông báo Đầu vào để Hiển thị (Tùy chọn)

Nếu chúng tôi muốn hiển thị thông báo cho người dùng biết loại dữ liệu nào được hỗ trợ hoặc cho phép trong ô đã chọn, chúng tôi có thể sử dụng tab thông báo đầu vào. Sử dụng thông báo đầu vào, chúng ta có thể thông báo cho người dùng về định dạng kiểu dữ liệu được phép khi người dùng chọn một ô/các ô tương ứng

Ví dụ: chúng ta có thể hiển thị thông báo sau vào các trường mong muốn (ô/ô/phạm vi)

Sau khi nhập thông báo đầu vào, chúng ta có thể nhấp vào nút OK hoặc chuyển sang tab Cảnh báo lỗi hơn nữa

Sau khi thiết lập một thông báo đầu vào, (các) ô tương ứng sẽ hiển thị thông báo như thế này

Bước 4. Thêm cảnh báo Lỗi (Tùy chọn)

Ngoài thông báo nhập liệu, chúng ta cũng có thể thiết lập hiển thị cảnh báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào các ô tương ứng. Hơn nữa, chúng tôi cũng có thể thêm một thông báo lỗi tùy chỉnh

Trong hình trên, chúng tôi đã sử dụng tùy chọn 'Dừng' làm kiểu cảnh báo lỗi. Chúng ta có thể sử dụng hai phong cách khác, Cảnh báo và Thông tin, tương ứng. Cuối cùng, chúng ta phải nhấp vào nút OK

Khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, nó sẽ kích hoạt cửa sổ lỗi với thông báo và không được phép nhập dữ liệu không hợp lệ

Nếu chúng tôi không đặt cảnh báo lỗi tùy chỉnh và đặt quy tắc xác thực trong (các) ô Excel, thì Excel sẽ tự động hiển thị cảnh báo lỗi mặc định với thông báo lỗi được xác định trước. Nó trông như thế này

Ví dụ xác thực dữ liệu

Sau đây là một số ví dụ cần thiết về Xác thực dữ liệu trong Excel

ví dụ 1. Hạn chế người dùng nhập/chọn các giá trị được chỉ định từ trình đơn thả xuống

Giả sử chúng tôi muốn hạn chế người dùng chọn một tùy chọn/giá trị từ danh sách các giá trị được xác định trước. Trường hợp xác thực dữ liệu này được sử dụng trong hầu hết các trang tính Excel. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn hạn chế người dùng chọn giới tính từ các giá trị được xác định trước, chẳng hạn như 'MALE', FEMALE' hoặc 'OTHER'

Đối với điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau

• Trước tiên, chúng ta cần chọn (các) ô để áp dụng xác thực. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn ô B1
  
• Tiếp theo, chúng tôi khởi chạy hộp thoại Xác thực dữ liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu trong tab Dữ liệu trên thanh công cụ
  
• Sau đó, chúng ta cần chọn tùy chọn Danh sách từ menu thả xuống trong tab Cài đặt và chỉ định các mục danh sách vào hộp nguồn được phân tách bằng dấu phẩy. Tuy nhiên, nếu chúng tôi muốn chỉ định một số mục danh sách, chúng tôi phải tham chiếu đến một phạm vi ô chứa các mục danh sách thay vì nhập chúng trực tiếp vào hộp nguồn
  
• Cuối cùng, chúng ta cần nhấp vào nút OK. Chúng tôi cũng có thể chỉ định thông báo đầu vào từ tab tiếp theo, như thể hiện trong các hình ảnh sau
  
  
  Ngoài thông báo đầu vào, chúng tôi cũng có thể chỉ định thông báo cảnh báo lỗi từ tab tiếp theo
  
  
  Khi người dùng nhấp vào (các) ô bị hạn chế, biểu tượng thả xuống sẽ hiển thị. Người dùng có thể nhấp vào biểu tượng để mở danh sách và chọn tùy chọn mong muốn
  
  
  Khi người dùng nhấp vào (các) ô bị hạn chế, thông báo đầu vào được hiển thị
  
  
  Khi người dùng nhập văn bản tùy chỉnh, thông báo lỗi được hiển thị
  

Đó là cách chúng ta có thể sử dụng tính năng xác thực dữ liệu trong Excel và tạo danh sách thả xuống

ví dụ 2. Hạn chế người dùng nhập Id Email hợp lệ

Giả sử chúng tôi muốn áp dụng xác thực dữ liệu trong các ô cụ thể để hạn chế người dùng nhập id email có định dạng hợp lệ, tôi. e. [email được bảo vệ], trong đó miền đề cập đến một nhà cung cấp dịch vụ email

Đối với điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau

• Trước tiên, chúng ta cần chọn (các) ô cụ thể để áp dụng xác thực dữ liệu. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chọn ô B1
  
• Tiếp theo, chúng ta cần điều hướng đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn 'Xác thực dữ liệu'
  
• Sau đó, chúng tôi cần chọn tùy chọn Tùy chỉnh từ menu thả xuống trong Cài đặt. Chúng tôi chỉ định công thức tùy chỉnh "=ISNUMBER(FIND("@",B1))" không có dấu ngoặc kép bên ngoài để chỉ cho phép các giá trị có dấu '@
  
• Chúng tôi có thể chỉ định thông báo đầu vào để hướng dẫn người dùng nhập id email hợp lệ, như hình bên dưới
  
• Cuối cùng, chúng tôi phải chỉ định thông báo Cảnh báo lỗi, thông báo này sẽ chỉ được hiển thị nếu người dùng nhập id email không hợp lệ
  
• Khi tất cả các tùy chọn được định cấu hình trong hộp thoại xác thực dữ liệu, chúng ta cần nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi đã áp dụng
  Bây giờ, khi người dùng chọn ô tương ứng, thông báo đầu vào sẽ được hiển thị
  
  
  Khi người dùng nhập id email hợp lệ, nó sẽ được chấp nhận trong một ô sau khi vượt qua xác thực được áp dụng
  
  
  Khi người dùng nhập id email không hợp lệ, quá trình xác thực không thành công và kích hoạt cảnh báo lỗi
  

Đó là cách chúng tôi có thể hạn chế các ô cụ thể trong Excel chỉ chấp nhận id/địa chỉ email hợp lệ. Tương tự, chúng ta có thể nhập bất kỳ văn bản cụ thể nào khác để hạn chế đầu vào của người dùng cho phù hợp. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là hàm FIND phân biệt chữ hoa chữ thường. Vì vậy, nếu không cần giới hạn trường hợp của văn bản, chúng ta có thể sử dụng hàm TÌM KIẾM thay cho hàm TÌM KIẾM trong quy trình trên

ví dụ 3. Hạn chế người dùng nhập ngày trong tương lai

Nhập ngày tháng năm trong bảng tính Excel là một trong những thao tác nhập dữ liệu phổ biến. Đôi khi, người dùng có thể nhập sai ngày hoặc ngày trong tương lai, ngay cả khi tất cả các ngày chúng tôi muốn trong một trang tính được ghi trước đó. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể sử dụng xác thực dữ liệu để ngăn các ngày trong tương lai trong (các) ô cụ thể

Đối với điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau

• Trước tiên, chúng ta cần chọn (các) ô cụ thể và nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu từ thanh công cụ. Chúng tôi phải chọn một tùy chọn Ngày trong hộp thoại Xác thực dữ liệu trong tab Cài đặt. Nó sẽ hiển thị thêm 2 phần nữa là Date và End Date. Vì chúng tôi muốn chặn các ngày trong tương lai, chúng tôi chọn các tùy chọn 'nhỏ hơn hoặc bằng' và đặt công thức ngày "=HÔM NAY()" không có dấu ngoặc kép trong các phần tương ứng
  Khi tất cả các xác thực được đặt, tab Cài đặt sẽ trông như thế này
  
• Sau khi đặt quy tắc xác thực, chúng tôi có thể đặt thông báo đầu vào và cảnh báo lỗi bằng cách sử dụng hai tab tiếp theo tương tự như những gì chúng tôi đã thực hiện trong hai ví dụ trên
  Bây giờ, khi người dùng chọn (các) ô tương ứng, thông báo đầu vào sẽ được hiển thị
  
  
  Khi người dùng nhập một ngày trong tương lai, cảnh báo lỗi sẽ được hiển thị
  

Tương tự, chúng ta có thể cho phép các hạn chế khác đối với ngày tháng bằng tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel

Ví dụ 4. Hạn chế người dùng nhập các giá trị có độ dài được chỉ định

Đôi khi, có thể xảy ra trường hợp chúng tôi muốn hạn chế người dùng nhập các giá trị có độ dài hoặc ký tự cụ thể bất kỳ. Giả sử có nhu cầu chấp nhận Số PAN trong các ô do người dùng nhập. Vì số PAN là một số gồm 10 chữ số duy nhất, nên chúng tôi có thể tạo các quy tắc xác thực để chấp nhận các giá trị có độ dài 10

Đối với điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau

• Trước tiên, chúng ta cần chọn (các) ô cụ thể và nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu từ thanh công cụ. Chúng ta phải chọn một tùy chọn Độ dài văn bản trong hộp thoại Xác thực dữ liệu trong tab Cài đặt. Nó sẽ hiển thị thêm 2 phần nữa là Data và End Length. Vì chúng tôi muốn cho phép 10 chữ số, chúng tôi chọn các tùy chọn 'bằng' và lần lượt đặt độ dài '10' không có dấu ngoặc kép trong các phần tương ứng
  Khi tất cả các xác thực được đặt, tab Cài đặt sẽ trông như thế này
  
• Sau khi đặt quy tắc xác thực cho độ dài văn bản cụ thể, chúng ta có thể đặt thông báo nhập và cảnh báo lỗi bằng hai tab tiếp theo
  Bây giờ, khi người dùng chọn (các) ô tương ứng, thông báo đầu vào sẽ được hiển thị
  
  
  Khi người dùng nhập giá trị nhỏ hơn 10 ký tự hoặc nhiều hơn 10 ký tự sẽ hiển thị thông báo lỗi
  

Tương tự, chúng ta có thể đặt các hạn chế khác cho các giá trị dựa trên độ dài bằng tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel

Ví dụ 5. Hạn chế người dùng chỉ nhập giá trị bằng chữ hoa

Nếu chúng tôi chỉ muốn nhận đầu vào của người dùng bằng chữ hoa, chúng tôi có thể đặt xác thực trong Excel. Giả sử chúng tôi muốn chấp nhận mục nhập của số PAN chứa cả văn bản và số. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ muốn viết hoa bởi người dùng

Đối với điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau

• Trước tiên, chúng ta cần chọn (các) ô cụ thể và nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu từ thanh công cụ. Chúng tôi phải chọn tùy chọn Tùy chỉnh trong hộp thoại Xác thực dữ liệu trong tab Cài đặt. Tiếp theo, chúng ta cần áp dụng công thức tùy chỉnh "=EXACT(B1,UPPER(B1))" không có dấu ngoặc kép. Chúng tôi nhập ô B1 vào công thức vì B1 là ô kết quả trong ví dụ của chúng tôi
  
  
  Trong hình trên, chức năng upper được sử dụng để ghép các ký tự với chữ hoa. Hơn nữa, hàm EXACT đảm bảo rằng mục nhập ô khớp với phiên bản chữ hoa
• Sau khi đặt quy tắc xác thực chỉ cho các mục nhập chữ hoa, chúng tôi có thể đặt thông báo nhập và cảnh báo lỗi bằng hai tab tiếp theo
  Bây giờ, khi người dùng chọn (các) ô tương ứng, thông báo đầu vào sẽ được hiển thị
  
  
  Khi người dùng nhập một giá trị không hợp lệ (giá trị viết thường), thông báo lỗi sẽ hiển thị
  

Tương tự, chúng ta có thể đặt các hạn chế khác với công thức tùy chỉnh bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu trong Excel

Làm cách nào để chỉnh sửa Quy tắc xác thực trong Excel?

Giả sử chúng tôi đã áp dụng xác thực dữ liệu trong trang tính Excel trước đó và bây giờ hãy chỉnh sửa các quy tắc xác thực. Chúng tôi phải thực hiện các bước sau để thay đổi hoặc chỉnh sửa quy tắc xác thực

• Chọn các ô có xác thực
• Khởi chạy Hộp thoại Xác thực Dữ liệu từ thanh công cụ
• Thực hiện các thay đổi mong muốn trong các tab tương ứng trong hộp thoại và nhấp vào OK

Làm cách nào để xác định vị trí hoặc tìm Xác thực dữ liệu?

Giả sử chúng ta có một trang tính Excel với các quy tắc xác thực dữ liệu được áp dụng cho nó. Bây giờ, chúng tôi muốn tìm ra các ô có xác thực. Chúng ta phải thực hiện các bước sau để tìm ô có xác thực dữ liệu trong Excel

• Điều hướng tab Trang chủ trên thanh công cụ
• Nhấp vào biểu tượng thả xuống trong lối tắt, 'Tìm & Chọn' trong nhóm 'Chỉnh sửa'
• Chọn tùy chọn 'Xác thực dữ liệu' từ danh sách

Sau khi sử dụng các bước, các ô tương ứng với xác thực sẽ được chọn/tô sáng

Làm cách nào để sao chép Quy tắc xác thực sang các ô khác?

Giả sử chúng tôi có một số ô có quy tắc xác thực và chúng tôi muốn áp dụng các quy tắc xác thực tương tự trên các ô khác. Để làm điều này, chúng ta có thể sử dụng tính năng Dán đặc biệt, như được liệt kê bên dưới

• Chọn và sao chép các ô có xác thực bằng phím tắt Ctrl + C
• Sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V + N để dán các ô đã sao chép vào các ô mà chúng tôi muốn áp dụng xác thực dữ liệu. Ngoài ra, chúng tôi có thể khởi chạy hộp thoại dán đặc biệt bằng cách sử dụng các tùy chọn menu nhấp chuột phải và chọn tùy chọn 'Xác thực'

Điều này sẽ áp dụng xác thực tương tự trên các ô khác mà nội dung được sao chép

Làm cách nào để xóa hoặc xóa Xác thực dữ liệu?

Có hai phương pháp phổ biến được sử dụng để xóa hoặc xóa tất cả xác thực trong Excel

Phương pháp 1. Xóa Xác thực Dữ liệu bằng Hộp thoại Xác thực Dữ liệu

• Chọn tất cả các ô để xóa xác thực dữ liệu
• Khởi chạy hộp thoại Xác thực dữ liệu từ dải băng
• Nhấp vào tùy chọn 'Xóa tất cả' trong tab Cài đặt và nút OK

Thao tác này sẽ xóa/xóa xác thực dữ liệu khỏi (các) ô đã chọn

Phương pháp 2. Xóa Xác thực Dữ liệu bằng Tính năng Dán Đặc biệt

• Chọn các ô trống không có quy tắc xác thực và sao chép bằng phím tắt Ctrl + C
• Chọn (các) ô có xác thực mà từ đó xác thực dữ liệu sẽ bị xóa
• Dán nội dung bằng Ctrl + V và nhấn Enter

Phương pháp này thường thay thế xác thực dữ liệu bằng các ô trống, đây là cách gián tiếp để loại bỏ xác thực dữ liệu trong Excel

Xác thực trong Excel là gì?

3 loại Xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

3 loại Xác thực dữ liệu là gì?

Mục đích của việc sử dụng xác thực ô trong trang tính Excel là gì?