Dễ dàng tìm và loại bỏ các ô trùng lặp trong một bảng tính nhỏ—bạn chỉ cần xem qua dữ liệu của mình, sao chép và dán một vài ô
Nhưng quá trình này có thể trở nên tốn thời gian hơn đáng kể trong một bảng tính lớn
Kasper Langmann, Đồng sáng lập Spreadsheeto
Bạn có thể sử dụng bộ lọc dữ liệu để xem qua từng giá trị riêng lẻ, nhưng điều đó có thể mất hàng giờ
May mắn thay, Excel có một số công cụ tuyệt vời để tìm và xử lý các bản sao
Hãy cùng xem
Mục lục
Tìm trùng lặp một cách dễ dàng
Excel có các công cụ tích hợp để tìm các bản sao và điều đó làm cho quá trình này trở nên rất dễ dàng. Nó thậm chí sẽ làm nổi bật các bản sao cho bạn
Hãy thử điều đó
Lấy bảng tính ví dụ bên dưới để bạn có thể tự mình thử
Nhận tệp bài tập MIỄN PHÍ
Trước khi bạn bắt đầu
Để giúp bạn tìm hiểu cách tìm và quản lý các giá trị trùng lặp, chúng tôi đã tập hợp một sổ làm việc mẫu
Chỉ cần nhấn vào nút bên dưới để tải xuống để bạn có thể làm theo
Tải xuống Tệp bài tập MIỄN PHÍ
Tải file bài tập miễn phí
Mở sổ làm việc mẫu và xem trang tính đầu tiên. Bạn sẽ thấy rằng nó có một số tên bên cạnh số nhân viên
Thật không may, đã xảy ra lỗi trong hệ thống nhân sự mẫu của chúng tôi và một số người đã được đưa vào danh sách hai lần với hai mã số nhân viên khác nhau
Chúng tôi sẽ sử dụng đánh dấu có điều kiện để tìm chúng
Kasper Langmann, Đồng sáng lập Spreadsheeto
Đánh dấu giá trị trùng lặp
Đầu tiên, chọn tất cả các ô trong cột Tên và Mã số nhân viên
Đảm bảo rằng tab Trang chủ đang mở trong Dải băng và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > …
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện
Trong trình đơn thả xuống bên dưới văn bản Định dạng ô có chứa. chọn Sao chép
Menu thả xuống cuối cùng cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn đánh dấu. Để làm điều gì đó khác biệt, chúng tôi sẽ chọn Điền màu vàng với văn bản màu vàng đậm
Cuối cùng, nhấp vào OK
Nếu bạn cuộn qua danh sách, bạn sẽ thấy rằng bất kỳ ô nào khớp chính xác với ô khác đều được đánh dấu bằng màu vàng
Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng không có mã số nhân viên nào được đánh dấu. Mỗi trong số này là duy nhất
Một số bản sao cách xa nhau và điều đó không thuận tiện. Hãy lọc các tên duy nhất ra để chúng tôi chỉ thấy các tên trùng lặp
Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp chuột phải vào ô được tô sáng và chọn Bộ lọc > Lọc theo màu của ô đã chọn
Bạn cũng có thể làm điều này từ tab Dữ liệu
Bắt đầu bằng cách nhấp vào Bộ lọc, thao tác này sẽ thêm các mũi tên bộ lọc vào các ô trên cùng trong mỗi cột
Nhấp vào mũi tên trong cột Tên và chọn Lọc theo màu. Sau đó chọn màu vàng đậm
Bây giờ, bạn sẽ chỉ thấy các ô được đánh dấu và bạn có thể xử lý chúng theo cách bạn muốn
Chúng tôi sẽ xem xét một vài chiến lược để dọn sạch các giá trị trùng lặp trong giây lát
Xóa bản sao
Phương pháp trên rất hay vì nó làm nổi bật các giá trị trùng lặp, vì vậy bạn có thể quay lại bảng tính của mình và tìm lại chúng một cách nhanh chóng
Nếu bạn muốn loại bỏ các bản sao mà không cần đánh dấu, bạn cũng có thể làm điều đó
Ví dụ: chúng tôi sẽ loại bỏ các tên trùng lặp khỏi cột Tên đầy đủ trong bảng tính mẫu của chúng tôi
Nếu bạn đã lọc cột theo màu, hãy xóa bộ lọc ngay bây giờ để hiển thị tất cả các ô
Để bắt đầu, hãy chọn danh sách mà bạn muốn xóa các mục nhập trùng lặp. Ta sẽ chọn cột Họ Tên
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần chọn một ô trong bảng để lọc mọi thứ trong cột của nó
Kasper Langmann, Đồng sáng lập Spreadsheeto
Sau đó, mở hộp thoại Bộ lọc nâng cao bằng cách nhấp vào Nâng cao trong phần Sắp xếp & lọc của tab Dữ liệu
Bạn sẽ thấy một hộp thoại mới
Phạm vi danh sách. hộp có thể chứa phạm vi lớn hơn phạm vi bạn đã chọn ban đầu [bạn có thể thấy rằng các ô trong cột B cũng được bao gồm]. Nếu bạn không muốn sao chép toàn bộ bảng, bạn sẽ cần thay đổi lựa chọn
Trong trường hợp này, nếu chỉ muốn chọn cột A, thì bạn cần thay đổi Phạm vi danh sách. từ $A$1. $B$26 đến $A$1. $A$26
Chọn Lọc danh sách, tại chỗ hoặc Sao chép sang vị trí khác
Chúng tôi khuyên bạn nên sao chép danh sách sang một vị trí mới vì bạn đang xóa dữ liệu ở đây—và nếu bạn muốn lấy lại thì sẽ khá khó khăn
Nhấp vào Sao chép vào. hộp và chỉ định một vị trí mới. Đối với mục đích của chúng tôi, chúng tôi sẽ chỉ cần nhập D1
Đảm bảo rằng tùy chọn Chỉ bản ghi duy nhất được chọn
Sau đó, chỉ cần nhấn OK và bạn sẽ nhận được danh sách đã loại bỏ trùng lặp ở vị trí mới
Hãy nhớ rằng điều này loại bỏ tất cả các bản sao. Nếu bạn muốn giữ một giá trị đã được sao chép nhiều lần, bạn sẽ cần sử dụng một phương pháp khác
Kasper Langmann, Đồng sáng lập Spreadsheeto
Đang hợp nhất các giá trị trùng lặp
Nếu bạn có các giá trị trùng lặp, có khả năng bạn sẽ muốn kết hợp chúng theo cách này hay cách khác
Tính năng hợp nhất của Excel có thể giúp bạn thực hiện việc này [hoặc bất kỳ phương pháp nào trong số 3 phương pháp này]
Menu hợp nhất cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn cho giá trị cuối cùng sau khi hợp nhất; . Lướt qua menu để kiểm tra
Kasper Langmann, Đồng sáng lập Spreadsheeto
Trên trang tính thứ hai và thứ ba trong sổ làm việc mẫu của chúng tôi, bạn sẽ thấy rằng chúng tôi có danh sách các công ty và giá trị cổ phiếu của họ. Trên trang thứ hai, những giá trị đó là từ tháng Năm. Ngày thứ ba, họ đến từ tháng sáu
Hãy tìm giá trị trung bình từ hai ngày đó
Trước tiên, hãy mở bảng Giá trị Cổ phiếu Tháng 5, nhấp vào ô D1 và nhập “Trung bình Cổ phiếu Tháng 5/Tháng 6” để bạn không quên những giá trị này là gì
Tiếp theo, trong tab Dữ liệu của Dải băng, nhấp vào Hợp nhất [nó nằm trong phần Công cụ dữ liệu]. Điều đó sẽ mang đến một cửa sổ mới
Đảm bảo chức năng. trình đơn thả xuống được đặt thành Trung bình [bạn sẽ nhận thấy rằng có rất nhiều tùy chọn; hãy dành thời gian khám phá những tùy chọn này]
Sau đó, nhấp vào Tham khảo. và nhấp và kéo để chọn tất cả các giá trị cổ phiếu trong cột B
Nhấp vào Thêm bên cạnh Tất cả tài liệu tham khảo. hộp. Sau đó bấm vào Tham khảo. hộp một lần nữa, xóa nội dung và chọn các giá trị chứng khoán từ tháng 6 [bạn sẽ cần nhấp vào trang tiếp theo]. Nhấp vào Thêm khi bạn hoàn tất
Đây là những gì nó sẽ trông giống như khi bạn hoàn thành
Bởi vì chúng tôi đã không chọn các nhãn cột, chúng tôi sẽ bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng nhãn trong các hộp kiểm
Cuối cùng, nhấp vào OK và bạn sẽ thấy giá trị cổ phiếu trung bình trong cột D của bảng Giá trị cổ phiếu tháng 5
Kết thúc mọi thứ…
Các giá trị trùng lặp có thể là một vấn đề thực sự—đặc biệt là trong các bảng tính rất lớn
Nhưng với định dạng có điều kiện, bộ lọc nâng cao và hợp nhất, bạn có thể dễ dàng quản lý các bản sao