Bài học kinh nghiệm sau khi tổ chức sự kiện

Những kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện mà bạn nhất định không thể bỏ qua

Để một sự kiện có thể thành công thì cần phải phối hợp rất nhiều khâu với nhau. Và, chắc chắn rằng bạn sẽ có một sự kiện thành công nếu như bản thân bạn có sự sự chuẩn bị chu đáo nhất. Dưới đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện chúng tôi đã rút ra được.

1/ Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện

Thông thường, chúng ta thường chọn những tiêu chí của địa điểm cao cấp để tổ chức sự kiện cho mình. Điều này một phần thể hiện được sự đẳng cấp cũng như chu đáo của của đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất không phải cứ chọn những địa chỉ hoành tráng là được. Bạn nên cân nhắc vào khả năng tài chính của đơn vị mình mà có thể chọn một địa điểm phù hợp nhất.

Lưu ý gì khi tổ chức một sự kiện?

Cũng có rất nhiều nhà hàng, khách sạn, phòng trà chất lượng mà bạn có thể chọn lựa. Tại đây bạn hoàn toàn có được không gian rộng rãi, cơ sở vật chất hiện đại và đủ sức chứa cho số lượng khách mời tham dự…

Nên chọn địa điểm tại những trục đường chính hoặc ít nhất thì cũng phải dễ tìm để những người tham dự có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng cũng như dễ dàng nhất. Đây chính là một trong những ưu điểm nổi bật khi bạn quyết định tổ chức sự kiện tại Hà Nội tại Trixie 165 Thái Hà.

2/ Những sai lầm dễ mắc phải khi tổ chức sự kiện

2.1 Về MC:

Nên có một chương trình từ trước không nên để MC tự biên, tự diễn. Điều này sẽ giúp cho chương trình đi theo đúng kế hoạch từ trước tránh tình trạng dở khóc, dở cười, kéo dài thời gian hay thậm chí còn làm bể show.

2.2 Sao tham dự:

Trong một số chương trình bắt buộc phải có sao tham dự thì phải làm việc với họ trước, thông qua chương trình cũng như quy định. Nhiều sao có tính cách rất có chiều khiến cho chương trình của bạn bị dán đoạn.

Bạn nên chọn một sao chuyên nghiệp tham dự sự kiện của mình

2.3 Luôn có trong tay danh mục công việc cần làm:

Đây thực sự là kinh nghiệm tổ chức sự kiện quan trọng. Bạn cần phải có trong tay danh sách công việc cần làm, từ đó mới có thể kiểm soát được công việc đã làm tới đâu, còn công việc nào dang dở hay không. Không được xem nhẹ bất cứ công việc nào hết vì khi có sự cố xảy ra thì một vấn đề nhỏ thôi cũng có thể ảnh hưởng tới sự kiện của bạn.

2.4 Dự trù phương án hai:

Trong một số trường hợp chẳng may sự kiện đang diễn ra mà có vấn đề gì bạn phải nhanh chóng sử dụng phương án hai. Nó sẽ giúp cho chương trình được liền mạch và không ảnh hưởng tới tâm trạng của những người tham dự.

Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên hi vọng có thể giúp bạn có được sự lựa chọn hoàn hảo nhất khi tổ chức sự kiện cho đơn vị của mình. Nếu như bạn chưa biết chọn cho mình một địa điểm nào phù hợp, thì tổ chức tại quán cafe đẹp nhất tại Hà Nội là 1 gợi ý tuyệt vời phải không nào.

TRIXIE Cafe & Lounge

✪ Address: 165 Thái Hà - Hà Nội

✆ Hotline: 0977.165.165 - 0888.165.165

Xem thêm về:

Tổ chức sự kiện là gì? Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện

Nếu bạn mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thì việc lắng nghe kinh nghiệm của các chuyên gia trong lĩnh vực này là những lời khuyên hết sức có ích cho bạn. Kinh nghiệm của các chuyên gia là la bàn dẫn lối cho bước đường thành công của các nhà tổ chức sự kiện tương lai.

Tự biết đánh giá kỹ năng hiện có của bản thân

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một nhà chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm của bạn là phải tự đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bản thân để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một nhà tổ chức sự kiện hay không? Để là một nhà tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

Tự tạo kinh nghiệm bản thân

Bạn có thể học được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc những người đi trước. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng. Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tại nơi bạn đang công tác và làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên... để tìm kiếm cơ hội làm thêm. Từ những kinh nghiệm được đúc kết qua quá trình tổ chức sự kiện thuê này, bạn sẽ sẵn sàng hơn cho những dự án lớn tiếp theo của bản thân. Mỗi lần bạn tổ chức sự kiện thuê là một lần bạn tích góp thêm kinh nghiệm cũng như năng lực lãnh đạo, đầu óc quan sát tổ chức cho những lần sau.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn đáp ứng nhiều nhất có thể những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng. Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển sau khi đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoạt động xã hội.

Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy. Bạn cần phải đặt ra được các mục tiêu cụ thể để chương trình đi đúng hướng và làm việc hiệu quả hơn.

Chuẩn bị chu đáo nhất có thể

Muốn tổ chức sự kiện tốt thì công tác chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Từ bước lên kế hoạch đến bước duyệt chương trình cần được chuẩn bị một cách chu đáo. Bạn nên viết ra một danh sách những việc cần làm cùng với những yêu cầu chi tiết. Bạn luôn phải đặt mọi thứ trong tư thế sẵn sàng và trong tầm kiểm soát của bạn. Nếu bạn không làm được điều đó thì khi bắt tay vào công việc nào bạn cũng gặp trục trặc hoặc thiếu sót, chắc chắn chương trình của bạn sẽ không thể thành công được,

Kinh nghiệm của các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ giúp các bạn đạt được thành công một cách dễ dàng hơn. Việc vận dụng một cách hợp lý các lời khuyên trên sẽ giúp bạn sớm trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công trong tương lai.

Nguồn : //www.tuvanhotro.vn/bai-viet/chuyen-gia-chia-se-ve-nhung-kinh-nghiem-trong-chuc-su-kien.tvht
Ban biên tập Cổng thông tin Tư Vấn Hỗ Trợ - www.tuvanhotro.vn

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được xây dựng và đúc kết lại sau nhiều năm tổ chức các chương trình với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bài viết dưới đây Vietpower sẽ chia sẻ với các bạn những lưu ý về tổ chức sự kiện để các bạn có thể vận hành chương trình thành công và trọn vẹn nhất.

I. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

► Tìm hiểu ngay: Tổ chức sự kiện ? Kịch bản và Quy trình tổ chức sự kiện

Vai trò của tổ chức sự kiện

Chương trình tổ chức sự kiện là tạo ra một hoạt động nhằm thu hút sự quan tâm của đông đảo cộng đồng mục tiêu và sự chú ý của giới truyền thông.

Tổ chức sự kiện như một công cụ để quảng bá, tiếp thị những tin tức về một vấn đề nào đó mà nhà tổ chức muốn công khai và phát triển rộng rãi đến với tất cả mọi người. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm khẳng định tên tôi và vị trí thương hiệu của mình để từ đó tạo sự uy tín và tin tưởng của khách hàng, tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Lựa chọn mục đích tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện đưa ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình diễn ra sự kiện đó. Một sự kiện có thể nhằm đến nhiều mục đích khác nhau, các mục đích được ưu tiên hướng đến thông thường sẽ là:

– Xây dựng, giới thiệu, phát triển hình ảnh của công ty, thương hiệu, sản phẩm, dịch và hình ảnh của nhà đầu tư.

– Cải thiện hoặc làm thay đổi cách nhìn nhận của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của công ty.

– Tìm hiểu thông tin của khách hàng, khảo sát xin ý kiến của khách hàng về sản phẩm và các dịch vụ.

– Thiết lập mối quan hệ với nhiều khách hàng mới tiềm năng, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, lâu dài với đối tác thân thiết.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu và văn hóa truyền thông nội bộ của công ty.

2. Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Để tránh bị cập rập và xảy ra những vấn đề phát sinh thì nhà tổ chức cần phải ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Địa điểm cần phải phù hợp đáp ứng được các nhu cầu từ thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check in, địa điểm đón đưa, gửi xe cho khách tham dự. Luôn phải khảo sát địa điểm, tìm hiểu ưu nhược điểm và đầy đủ thông tin trước khi lựa chọn.

Các nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý về những thay đổi thất thường của thời tiết, khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện có ảnh hưởng và thức sự phù hợp với concept của chương trình hay không.

Việc quyết định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp:

– Đầu năm: thường tổ chức hội nghị, hội thảo, gala dinner, ra mắt sản phẩm mới phục vụ cho đầu mùa tiêu dùng.

– Giữa năm: sự kiện gây quỹ, những sản phẩm phục vụ thích hợp, tương ứng với thời gian,…

– Cuối năm: tri ân, tổng kết, tiệc tất niên cuối năm,….

Có thể bạn quan tâm: 25+ Đại điểm tổ chức sự kiện tổng hợp tại Hà Nội chất lượng

3. Xây dựng kịch bản, timeline

Xây dựng kịch bản sự kiện chi tiết như một kim chỉ nam giúp cho sự kiện được diễn ra theo một quy trình nhất định, suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục đích muốn hướng tới.

Bản kịch bản bao gồm:

– Kịch bản tổng quát: Với nội dung chính các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Cùng với đó là timeline chi tiết trình bày rõ về thời gian của từng tiết mục.

– Kịch bản MC: Một kịch bản MC dẫn chương trình chi tiết với câu từ được trau chuốt kỹ lưỡng. Nội dung ấn tượng để thu hút sự chú ý của khán giả.

– Kịch bản Âm thanh, Ánh sáng: Âm thanh, ánh sáng là một hiệu ứng rất quan trọng trong việc tác động trực tiếp đến mạch cảm xúc của người xem. Bởi vậy rất cần một kịch bản dành cho đội nhân sự kỹ thuật khớp với các nội dung chính diễn ra trong sự kiện.

4. Liệt kê các hạng mục có trong sự kiện

Tổ chức sự kiện có rất nhiều những hạng mục mà ta cần phải chuẩn bị.. Việc xác định các thành phần tạo nên chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, thực hiện các công việc cho từng hạng mục sao cho hiệu quả. Người tổ chức chương trình cũng không bỏ sót bất kì khâu nào của chương trình.

Việc sắp xếp và cân nhắc các hạng mục cần thiết cho tổ chức sự kiện cũng quyết định đến quy mô, tính chất của chương trình. Kinh phí thực hiện cho từng hạng mục cũng được quyết định khi lãnh đạo chương trình nhìn thấy được danh sách tạo nên sự kiện.

5. Thiết kế hình ảnh ấn phẩm cho sự kiện

Chương trình sự kiện thành công phải mang lại cho khách mời những cảm xúc mạnh mẽ, sự bất ngờ, truyền tải thông điệp đến khách hàng một cách ấn tượng nhất. Mỗi chương trình tổ chức sự kiện khi được tổ chức đều có mục đích mang tới khán giả một thông điệp nhất định. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết tạo ra sự đặc biệt cho chương trình vào thời điểm và sử dụng những ấn phẩm thích hợp để tạo điểm nhấn. Từ những sự sáng tạo độc đáo kết hợp cùng màu sắc hài hòa, thông điệp rõ ràng, tạo được một sức hút đối với khách hàng ngay từ khi bước vào cổng tham dự sự kiện đó.

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình,… và quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động.

Việc lập thông điệp kế hoạch truyền thông cho sự kiện bạn phải chú ý đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng mục tiêu. Việc đặt ra thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí đó là thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu.

Ở đây có: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn

7. Phân công đầu công việc cho từng nhân sự

Đối với bất kỳ một cơ qua, đơn vị hay doanh nghiệp nào để làm việc hiệu quả và mang lại năng xuất cao thì bắt buộc phải thực hiện quá trình phân công nhiệm vụ cho từng người. Trong việc tổ chức chương trình sự kiện cũng vậy. Khi các mục đầu công việc được phân công rõ ràng thì tiến độ công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn, chất lượng nhiệm vụ sẽ được nâng cao hơn vì đó là trách nghiệm của người được giao, phải hoàn thành và chú ý đến nó.

Đồng thời thông qua hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ nhân viên trong cơ quan, tổ, nhóm, đội có cơ hội chứng minh năng lực của bản thân, đưa ra nhiều ý tưởng mới để xây dựng chương trình sự kiện thật ấn tượng, độc đáo, thu hút nhiều người tham gia.

8. Dự trù ngân sách

Trong hoạt động tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí là sự chuẩn bị sẵn sàng, xây dựng danh sách tất cả các hạng mục để dựa vào đó có thể điều phối mọi diễn biến theo quy trình nhất định tạo nên một chương trình thành công. Để tránh gặp phải những khó khăn, thậm chí là những rủi ro phát sinh không đáng có người chịu trách nhiệm và thực hiện chúng phải liệt kê và tính toán kỹ lưỡng.

Sau khi thống nhất được kịch bản chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần phải đưa ra mức kinh phí phù hợp để có thể sử dụng những dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên mức chi phí đó.

9. Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Để chương trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất thì BTC chương trình cần phải lường trước được những rủi ro có khả năng xảy ra. Tìm ra cách xử lý và lên phương án dự phòng luôn. Tránh để chương trình rơi vào trạng thái bị động. Trong một số trường hợp chẳng may sự kiện đang diễn ra mà có vấn đề gì bạn phải nhanh chóng sử dụng phương án hai. Nó sẽ giúp cho chương trình được liền mạch và không ảnh hưởng tới tâm trạng của những người tham dự.

10. Thuê công ty tổ chức sự kiện

Với nhiều kinh nghiệm làm việc, tổ chức sự kiện các bên đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đã có sẵn chuyên môn nên việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Các hoạt động trong chương trình đều được diễn ra theo quy trình và được giám sát bởi các nhân sự chuyên nghiệp, từ đó sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Việc thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm thời gian, sức lực, công việc hơn so với việc doanh nghiệp tự tổ chức. Bạn chỉ cần nêu rõ yêu cầu, mong muốn về mục đích đạt được sau khi tổ chức chương trình, những vấn đề còn lại sẽ được bên công ty tổ chức sự kiện quản lý.

Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí. Bên công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp báo giá trọn gói với đầy đủ các hạng mục diễn ra trong chương trình. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về vấn đề phát sinh thêm nhiều chi phí.

Trên đây là 10 lưu ý khi tổ chức sự kiện mà các bạn có thể tham khảo. Vietpower chúc quý doanh nghiệp, công ty có một chương trình team building thú vị và ý nghĩa. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email:

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM