Bộ phận tổng vụ là gì

   総務 [そうむ] – Hành chính tổng hợp hay tổng vụ, là một công việc có ở hầu hết các doanh nghiệp tư nhân, bởi vậy cơ hội xin việc vào công việc này cũng nhiều hơn so với các công việc khác. Ở bài viết dưới đây Tomoni sẽ giới thiệu chi tiết về nội dung công việc của 総務 cũng như các kỹ năng cần thiết và các loại chứng chỉ – kinh nghiệm làm việc có thể áp dụng cho công việc này.

総務 là bộ phận giúp cho tổng thể của doanh nghiệp được hoạt động trơn tru nên bộ phận này sẽ đảm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau. Tất cả các công việc không thuộc vào phòng ban phụ trách riêng nào nhưng lại không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành trơn tru như: phân chia và sắp xếp tài liệu, quản lý thiết bị, tổ chức -điều phối các buổi meeting lớn – các sự kiện quy mô toàn công ty, nghe và trả lời điện thoại, các công việc thư ký,… đều thuộc lĩnh vực công việc của tổng vụ.

Tuy nhiên cần lưu ý tuỳ vào quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mà công việc tổng vụ sẽ được chia rõ người phụ trách hay một người sẽ đảm nhiệm toàn bộ công việc của tổng vụ. Ngoài ra, tuỳ vào từng công ty mà chi tiết công việc của tổng vụ cũng khác nhau, nên cần tra cứu thông tin công việc cụ thể của từng công ty.

Có thể liệt kê các đầu mục công việc của 総務 như dưới đây:

…và nhiều công việc khác

Các chứng chỉ sau được cho là có ích cho công việc của 総務

• Chứng chỉ tiếng Anh TOEIC（※Tuỳ nội dung công việc sẽ đòi hỏi chứng chỉ này）
• Chứng chỉ sử dụng phần mềm office – MOS検定（Word、Excel）
• Chứng chỉ kỳ thi thư ký từ level 3 trở lên 秘書検定3級以上
• Chứng chỉ kỳ thi boki từ level 3 trở lên 簿記検定3級以上
• Chứng chỉ kỳ thi năng lực business ビジネス能力検定
• Chứng chỉ chuyên gia về lao động và bảo hiểm xã hội 社会保険労務士

Các kỹ năng, kinh nghiệm có ích cho công việc này

• Có các kiến thức căn bản của người đi làm [一般常識 ], business manner
• Có kinh nghiệm xử lý và liên lạc – trả lời mail 
• Có kinh nghiệm làm việc văn phòng 
• Có kỹ năng sử dụng máy tính [Word, Excel, Powerpoint, Access]
• Có kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng hành chính hay nhân sự, phòng thư ký, trợ lý
• Có năng lực thu nhập thông tin cũng như khả năng giao tiếp 

Với đặc trưng của công việc 総務 cần xử lý rất nhiều các công việc khác nhau, những người có tính cách dưới đây được cho là phù hợp để làm công việc này.

• Người biết quan tâm, để ý đến người khác, có khả năng phối hợp với mọi người.
• Người quảng giao, nắm rõ các business manner. 
• Người có thể xử lý công việc linh hoạt, biết quan tâm đến người khác một cách tự nhiên, luôn tươi cười rạng rỡ khi tiếp xúc với mọi người. 
• Có năng lực giao tiếp, xử lý được công việc theo đúng deadline.
• Có khả năng bảo mật thông tin và năng lực xử lý nhiều công việc văn phòng một lúc. 

   Khi nhắc đến công việc 総務 nhiều bạn cũng có thắc mắc công việc này khác gì với nội dung công việc của 一般事務 vì hai công việc này tương đối giống nhau. Tuy nhiên nếu 総務 phụ trách các công việc để đảm bảo tổng thể doanh nghiệp – tổ chức được hoạt động trơn tru, thì công việc 一般事務 thường là phụ trách các công việc văn phòng trong bộ phận trực thuộc. 

    Hy vọng qua bài viết trên, các bạn sẽ có hình dung rõ về công việc 総務 cũng như các chứng chỉ và tính cách phù hợp cho công việc này, qua đó sẽ có định hướng về công việc muốn ứng tuyển. Nếu có công việc nào bạn quan tâm và muốn Tomoni giải thích rõ hơn về nội dung cũng như các chứng chỉ, những người phù hợp với từng loại công việc hãy comment bên dưới cho chúng mình nhé!

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

hành chính tổng hợp tìm việc tổng vụ 総務

Xem bình luận và phản hồi

Việc làm tổng vụ là chức danh của các công ty nước ngoài, nhất là Trung Quốc, Đài Loan hay Hàn Quốc.

Chức danh này tương đương với Chánh văn phòng hay Trưởng phòng Hành chánh. Chức vụ và quyền hạn của họ thì chủ yếu là các công việc liên quan đến công tác hành chánh của đơn vị đó như: Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo, công tác vệ sinh, an toàn lao động, bảo vệ, quan hệ với chính quyền địa phương, tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, công tác phòng cháy chữa cháy…

Công việc của tổng vụ nhân sự thường làm:

Mô tả công việc:- Quản lý văn phòng và các vấn đề liên quan đến bộ phận hành chính tổng vụ của công ty.

– Hỗ trợ các công tác xin giấy phép thành lập công ty, các vấn đề nhân sự, giấy phép lao động, visa lưu trú của người nước ngoài …

– Quản lý thu chi trong công ty [kế toán đơn giản].

– Hỗ trợ các công việc thông biên phiên dịch trong văn phòng.

– Phụ trách một số nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thương mại của VPĐD.

– Cụ thể trao đổi thêm khi phỏng vấn trực tiếp.

Yêu cầu chung:

– Nữ. Tốt nghiệp Đại Học. Tuổi từ 27 trở lên.

– Giao tiếp lưu loát tiếng Nhật [trung cao cấp trở lên], biết thêm một ít tiếng Anh là lợi thế.

– Có trên 3 năm kinh nghiệm tổng vụ nhân sự.

– Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm set up công ty mới.

– Hoạt bát, chịu khó, trung thực và biết cách sắp xếp công việc hợp lý.

– Ưu tiên các ứng viên có thể đi làm việc ngay.

Để biết thêm thông tin vào website vieclambank.com nhé!

Nhân viên tổng vụ là gì? Tất tần tật về công việc của một nhân viên tổng vụ

Nhân viên tổng vụ là gì? Tất tần tật về công việc đối với một nhân viên tổng vụ bao gồm những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết mà chúng mình cung cấp dưới đây để có thêm nhiều thông tin về công việc này nhé!

Nhân viên tổng vụ là gì, mức lương tổng vụ có lẽ chính là thắc mắc chung đối với rất nhiều người. Chúng ta đã quen với các công việc HR “quyền lực”. Tuy nhiên một người làm tổng vụ sẽ còn có nhiều trách nhiệm và các quyền hạn hơn thế nữa. Hãy cùng đi tìm hiểu chi tiết hơn đối với vị trí này nhé.

I. Nhân viên tổng vụ là gì?

Nhân viên tổng vụ là gì? Nhiều người đã thường hay nói vui rằng nhân viên tổng vụ giống như “tổng quản mama” ở trong phim Hàn Quốc. Xét về khía cạnh nào đó thì công việc nà đúng là như vậy.Nhân viên tổng vụ là gì hoặc theo chức cao hơn là trưởng ban tổng vụ chính là người điều phối những công việc hành chính văn phòng của tổ chức. Họ không chỉ thực hiện quản lý về nhân sự, phụ trách công việc tuyển dụng nhân sự, giải quyết những vấn đề phát sinh có liên quan đến nhân sự mà họ còn phải phụ trách phân bổ việc lương thưởng và phúc lợi cho toàn thể các nhân viên trong công ty.

Nhân viên tổng vụ là gì?

Ngoài ra, đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì cũng phải chịu trách nhiệm kiểm soát và quản lý bởi các công việc thu chi chính là cấp trên của bộ phận 2 trong trường hợp cần thiết.

Nhìn chung, bởi vì khối lượng công việc củacông việc tổng vụ là gì lớn hơn rất nhiều so với bộ phận nhân sự. Đi cùng với trách nhiệm của họ đương nhiên sẽ có những đãi ngộ hấp dẫn khiến đây sẽ là một vị trí công việc mơ ước của nhiều người hiện nay.

II. Mô tả vị trí công việc nhân viên tổng vụ

Giống như chúng mình đã đề cập bên trên, các “tổng quản mama” sẽ phải thực hiện đồng thời chuyên trách rất nhiều công việc thuộc nhiều các phòng ban khác nhau. Tuy nhiên không chuyên môn hoá hẳn cho bộ phận nào, nhưng chính bởi vì đòi hỏi sự linh hoạt và bao quát được các công việc nên đây chính là vị trí hết sức thử thách đối với nhiều ứng viên. Vậy thìcông việc của nhân viên tổng vụ bao gồm nhữnggì? Thông thường, những công việc tổng vụ là gìthường phải làm bao gồm như sau:

• Thực hiện tất cả những thủ tục có liên quan đến nhân sự. Công việc tổng vụ là gì chi tiết sẽ bao gồm: những quyết định tuyển dụng và luân chuyển công tác; lên nội dung cho thông báo nội bộ; mức lương tổng vụ xây dựng những quy định và các tiêu chuẩn làm việc; chuẩn bị hợp đồng lao động cho những người lao động trong công ty …

• Thực hiện lưu trữ và sắp xếp dữ liệu trong quá trình làm việc dựa theo yêu cầu.

Mô tả vị trí công việc nhân viên tổng vụ

• Tiến hành cập nhật báo cáo liên quan đến nhân sự định kỳ, ví dụ như đối với sự thay đổi số lượng nhân sự…

• Hỗ trợ bộ phận kế toán làm bảng lương và tính toán phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho các nhân viên

• Hỗ trợ những công việc mà có liên quan đến hoạt động tuyển dụng nhân sựvà đào tạo nhân sự của công ty và doanh nghiệp.

• Thực hiện những nhiệm vụ khác có liên quan đến nhân sự.

• Thực hiện mua các thiết bị văn phòng khi mà có yêu cầu mua hàng từ bộ phận

• Giải quyết và thực hiện những yêu cầu thanh toán cho điện thoại và chi phí điện thoại di động hay phí taxi, văn phòng phẩm…

• Liên hệ và tiến hành kiểm soát các nguồn mua - bán của bộ phận xuất nhập khẩu; qua đó hỗ trợ bộ phận xuất nhập khẩu khi có công việc cần thiết [về thủ tục hành chínhvà đối ngoại…]

• Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức thực hiện các sự kiện của công ty.

III. Yêucầu cơ bản đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?

Khối lượng công việc lớn nhưng lại không được chuyên môn hoá cụ thể theo một ngành nghề nào. Chính vì thế nhân viên tổng vụ sẽ là công việc tưởng dễ mà khó. Vị trí này sẽ phải đòi hỏi kiến thức tổng quát và những kỹ năng mềm linh hoạt, hiệu quả từ các bạn ứng viên.

1. Về kiến thức

• Ưu tiên những ứng viên tốt nghiệp bậc cao đẳng/ đại học trở lên những chuyên ngành liên quan có thể kể đến như Quản lý kinh tế hay quản trị kinh doanh…

• Có nền tảng kiến thức tốt về pháp luật tốt chính là lợi thế lớn. Công việc tổng vụ là gì theo luật lao động và những luật về bảo hiểm - xã hội sxe là những kiến thức liên quan sát sườn tới tất cả mọi công việc hàng ngày của tổng vụ viên. Chính vì vậy nếu bạn còn yếu kém sẽ cần phải trau dồi thêm ngay kĩ năng này.

2. Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp chính là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Bởi vì các “tổng quản” chắc chắn sẽ phải giao tiếp với rất nhiều nhân viên đến từ những bộ phận khác nhau, thậm chí chính là những đối tác của tổ chức.

• Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian sẽ là ĩ năng bắt buộc. Khối lượng công việc lớn và bao quát nhiều lĩnh vực cũng đòi hỏi người làm công việc tổng vụ là gìphải có được một sự sắp xếp công việc hợp lý. Tối ưu được thời gian làm việc, mức lương tổng vụ trong ngày. Chì có như vậy mới có thể giải quyết được những “núi” công việc vẫn đang chực chờ.

• Thành thạo kỹ năng ngoại ngữ và tin học văn phòng. Đương nhiên việc giao tiếp ngoại ngữ tốt sẽ có thể giúp bạn mở ra cho nhiều cơ hội mới, không chỉ là thuận lợi ở trong công việc. Còn công nghệ thông tin chắc chắn chính là công cụ bắt buộc. Nếu mà nhân viên tổng vụ là gìkhông có kỹ năng này, bạn nhất định sẽ không thể quản lý dữ liệu và thông tin hoặc giao tiếp kém hiệu quả hơn hẳn trong công việc.

• Kỹ năng làm việc nhómlà kĩ năng mà nhân viên tổng vụ là gì không thể coi nhẹ. Để có thể phối hợp nhịp nhàng với nhiều bộ phận với những đặc thù công việc khác nhau là điều không hề dễ dàng. Ngoài thực hiện công việc làm việc nhóm tốt, công việc tổng vụ là gì còn phải kết hợp được với kỹ năng ra quyết định cũng như giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, tối ưu nhất ở trong mọi tình huống.

3. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm đôi khi sẽ là một điểm bắt buộc ở trong phần mô tả công việc nhân viên tổng vụ. Nhân viên tổng vụ là gì tuy vậy có rất nhiều công ty cũng chỉ coi đó chính là điểm cộng.Nhân viên tổng vụ là gì dù là bạn là người có kinh nghiệm hay chưa, điều quan trọng chính là phải có một thái độ làm việc tốt thì mức lương tổng vụ sẽ cao.

Yêu cầu cơ bản đối với vị trí nhân viên tổng vụ là gì?

Ngoài niềm đam mê, bạn cũng cần có sự cầu tiến và nhanh nhạy để có thể nắm bắt được tình hình công việc. Luôn kiên trì và xác định được rõ trách nhiệm và quyền lợi của bản thân mình. Bởi lẽ tổng vụ là gìchính là công việc được ví như là “làm dâu trăm họ”. Đôi lúc bạn sẽ phải đảm đương các công việc mà không thuộc chuyên môn của mình hoặc bị áp lực công việc… Chính vì thế chỉ có kinh nghiệm và sự quyết mới có thể giúp bạn biết được bản thân mình cần phải làm gì.

VI. Mức lương của nhân viên tổng vụ

Tổng vụ là gì với một khối lượng công việc lớn, sẽ cómức lương tổng vụdao động từ trong khoảng 8 – 16 triệu đồng/tháng và có mức lương phổ biến ở mức 10 – 11 triệu đồng/tháng. Đối với những ai đã có nhiều năm kinh nghiệm, thâm niên lâu năm ở trong các doanh nghiệp thì sẽ được hưởng mộtmức lương tổng vụ khá tốt cùng với nhiều chế độ hấp dẫn khác.

Với một mức lương tương đối cao như vật thì có thể tìm việc làm nhân viên tổng vụ ở đâu? Hiện nay, với sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ, việc làm công việc tổng vụ là gì đã được số hoá và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Cũng chính nhờ vậy mà mọi hoạt động cũng được rõ ràng và minh bạch hơn. Để có thể tìm hiểu thêm về vị trí công việc này, bạn cũng có thể truy cập và tìm kiếm trên 123job.vn.

VII. Kết luận

Hy vọng những thông tin cung cấp về công việc nhân viên tổng vụ đã giúp bạn trả lời được phần nào cho câu hỏi tổng vụ là gì và mức lương tổng vụ là bao nhiêu rồi đúng không?Nếu bạn muốn viết cho mình một bản CV đẹp “chinh phục nhà tuyển dụng” đối với vị trí này hãy truy cập vào trang 123job.vn. Đây chính là nền tảng số cung cấp những tin tức tuyển dụng nhanh chóng, uy tín. Đồng thời có nhiều tính năng hữu ích có bao gồm bộ lọc chi tiết, tạo CV và tự động kết nối việc làm phù hợp đối với thông tin ứng viên,…

Xem tiếp: Top 200+ thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành nhân sự siêu “hot”

Tag:

Bảng mô tả công việc Nhân viên tổng vụ là gì nhân viên tổng vụ

Bài viết nhiều người đọc

• Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hàng ngày

• Shipper nên lựa chọn hãng giao hàng nào để có thể làm việc?

• Nhân viên văn phòng là gì? Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

• Trợ lý và thư ký khác nhau như thế nào?

• Những kỹ năng cần thiết của kiến trúc sư trong phát triển sự nghiệp

• Hành chính nhân sự là gì? Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

• Tất tần tật những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng

• Nhân viên phục vụ là gì? Bí quyết trở thành nhân viên phục vụ chuyên nghiệp

123job.vn - Dream jobs, great places to work, high salary

123job.vn - Trao cơ hội cho hàng triệu người với những công việc mơ ước với môi trường làm việc chuyên nghiệp và mức lương tốt nhất.

Với sứ mệnh: Cung cấp các thông tin việc làm, review công ty hấp dẫn, dịch vụ tư vấn tuyển dụng xác thực và chất lượng cho nhà tuyển dụng và người lao động, chúng tôi luôn tận tâm tận lực, không ngừng sáng tạo nhằm đem lại chất lượng dịch vụ hàng đầu, giúp tất cả mọi người có được một công việc phù hợp nhất.

Tự hào: Là trang tuyển dụng uy tín, là cầu nối của hàng triệu người tìm việc và nhà tuyển dụng.

Giá trị cốt lõi:

• Luôn chủ động và sáng tạo, lấy công nghệ làm nền tảng cốt lõi để phát triển dịch vụ.
• Chuyên nghiệp & tận tâm với khách hàng và người tìm việc bằng những dịch vụ tốt nhất.
• Làm việc chính trực, tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, không vụ lợi cá nhân và luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.

Nếu bạn đang muốn kết nối với những nhà tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam, đừng ngần ngại hãy TẠO CV NGAY để tăng gấp 5 lần cơ hội có được công việc với mức lương tốt nhất nhé!