Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử Microsoft Access, từng bước để tạo ra bảng dữ liệu đầu tiên trong Access cũng như thiết lập những cột dữ liệu cùng kiểu dữ liệu tương ứng. Cùng đón đọc nhé!
CÁCH TẠO MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU MỚI TRONG MICROSOFT ACCESS:
Để có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Microsoft Access, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở phần mềm Access, rồi bấm thẻ File, chọn New [hoặc bấm phím tắt CTRL + N] sau đó click chọn Blank database
Bước 2: Tiến hành đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới tạo sau đó bấm nút Create
Bước 3:
Sau khi đã tạo ra 1 cơ sở dữ liệu mới với tên Employee, Access lúc này sẽ tự động tạo ra cho bạn 1 bảng mặc định có tên là Table1 như hình. Bảng là nơi bạn sẽ lưu trữ dữ liệu. Trong Table1, Access cũng đã tạo ra sẵn 1 cột đầu tiên có tên là ID.
Bước 4: Tới bước này, bạn có thể tiến hành đổi tên bảng tính. Quy tắc đặt tên đó là phần đầu biểu thị loại đối tượng [tbl – table] còn phần sau chỉ ra đối tượng với chức năng hay nhiệm vụ gì: tblEmployees – bảng chứa thông tin về nhân viên trong 1 công ty. Để có thể đổi tên bảng trong bảng tính Access, ta thực hiện bấm chuột phải vào bảng Table1 trong khu vực All Access Objects rồi chọn Rename
Sau khi đã bấm Rename, bạn sẽ nhận được thông báo như bên dưới:
Thông báo này có ý nghĩa rằng bạn không thể đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu – “Table1” khi đang được mở. Để khắc phục lỗi này bạn bấm nút OK, tiếp đó bạn cần bấm phím tắt CTRL + S để lưu bảng lại với cái tên mong muốn – tblEmployees. Như vậy là bạn đã có thể vừa lưu được bảng vừa đổi tên được bảng. Trong quá trình sử dụng bảng, nếu bạn muốn đổi tên thì có thể đóng bảng bằng việc bấm chuột phải vào thẻ tên của bảng rồi sau đó chọn Close rồi bấm chuốt phải để đổi tên bảng trong khu vực All Access Objects là xong.
Vậy là những hướng dẫn sử dụng access 2010, 2013 cơ bản đã xong rồi đấy. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp đến bạn đọc rất nhiều khoá học khác như khoá học excel online, học Word… Đừng quên theo dõi nhiều bài viết hướng dẫn về cách sử dụng Microsoft Accees trên trang web của chúng tôi nhé!
Bạn đã được biết đến cách tạo và thiết kế bảng trong Access. Và bây giờ là lúc học cách thao tác trên toàn bộ các bảng. Bạn đừng nhầm khái niệm này với tính năng soạn thảo đã được biết ở chương 2 “Học Access trong 1 giờ”. Các tính năng đó chỉ đề cập đến các trường hay các bản ghi riêng lẻ trong một bảng.
Trong 3 phần tiếp theo, bạn sẽ được học cách thực hiện các thao tác sau:
Sao chép một bảng
Đổi tên cho bảng
Xóa bảng
Sao chép bảng
Có lúc bạn muốn sao chép toàn bộ bảng. Ví dụ, bạn cần sao chép một bảng sao cho có thể sử dụng bản sao chép đó như một bảng khác. Hoặc bạn muốn sao chép nó để giữ một bản sao lưu tạm thời.
Để sao chép một bảng, thực hiện các bước sau:
1. Chọn nút Table trong cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
2. Lựa chọn tên bảng bạn muốn sao chép. Ví dụ, chọn bảng Addresses.
3. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + C
4. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hoặc ấn tổ hơp phím CTRL + V. Lần lượt như vậy, Access hiển thị hộp thoại Paste Table As như hình 1.
Hình 1: Hộp thoại Paste Table As
5. Trong mục Table Name, nhập tên bảng sao chép mà bạn vừa tạo. Ví dụ, nhập tên Temporary Addresses, nhưng chưa ấn nút ENTER
6. Trong phần Paste Options, chọn kiểu sao chép bạn muốn. Khi muốn sao chép toàn bộ bảng, bạn tích vào tùy chọn thứ hai, Structure and Data. [Nếu chỉ muốn sao chép cấu trúc mà không có dữ liệu, bạn chọn Structure Only]
7. Kích chuột vào nút OK, Access sẽ sao chép bảng và cập nhật bảng mới vào cửa sổ Database như hình 2.
Hình 2: Cửa sổ Database đã được cập nhật bảng
Đổi tên bảng
Access cho phép bạn đổi tên một cũng tương tự như cách Windows File Manager đổi tên files. Để đổi tên bảng, thực hiện theo các bước sau:
1. Chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
2. Chọn tên bảng bạn muốn đổi. Ví dụ, chọn bảng Temporary Addresses.
3. Chọn Rename từ thực đơn Edit. Access sẽ bôi đen tên bảng và thực hiện thao tác đổi tên, như vậy bảng có thể được đổi tên
4. Nhập một tên mới cho bảng hoặc sửa tên sẵn có. Không sử dụng tên đã có trong bảng. Ví dụ, bạn có thể gõ tên New Addresses.
5. Nhấn ENTER hoặc kích chuột bất cứ chỗ nào ngoài vùng làm việc. Access đổi tên bảng và thêm tên mới cho cửa sổ Database [hình 3]
Hình 3: Cửa sổ Database sau khi đã đổi tên bảng
Xóa một bảng
Xóa một bảng cũng dễ dàng như sao chép hay đổi tên. Thực tế, bạn có thể xóa một bảng bằng nhiều cách giống như xóa các tài liệu hay các thư mục con trong nhiều chương trình ứng dụng khác của Windows. Để xóa một bảng, thực hiện các bước sau:
1. Lựa chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn có thể thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
2. Chọn tên bảng muốn xóa. Ví dụ, chọn bảng New Addresses.
3. Chọn Delete từ thực đơn Edit hoặc chỉ cần ấn phím DEL trên bàn phím. Access sẽ hỏi bạn để xác nhận lại hành động.
Hình 4: Xác nhận việc xóa bảng
Kích chuột vào nút Yes để xóa bảng hoặc kích vào nút No để bỏ qua lựa chọn này.
3 kỹ thuật cơ bản Mỗi người dùng truy cập nên biết
Bảng là nền tảng cho tất cả dữ liệu được lưu trong Microsoft Access 2013. Giống như trang tính Excel, bảng có thể lớn hoặc nhỏ; chứa tên, số và địa chỉ; và thậm chí chúng bao gồm nhiều chức năng giống nhau được sử dụng bởi Microsoft Excel [ngoại trừ các tính toán]. Dữ liệu bằng phẳng, nhưng càng có nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu thì cấu trúc dữ liệu trở nên phức tạp hơn.
Quản trị cơ sở dữ liệu tốt quản lý cơ sở dữ liệu của họ, một phần, bằng cách sao chép, đổi tên và xóa bảng.
Sao chép bảng trong Microsoft Access
Các nhà phát triển cơ sở dữ liệu sử dụng chức năng bảng sao chép trong Access để hỗ trợ ba trường hợp sử dụng khác nhau. Một phương thức đơn giản là sao chép một cấu trúc rỗng, không có dữ liệu, hữu ích cho việc xây dựng một bảng mới bằng cách sử dụng các thiết lập của bảng hiện có. Một phương thức khác có chức năng giống như "bản sao" thực - nó mang về cả cấu trúc và dữ liệu. Tùy chọn thứ ba nối các bảng có cấu trúc tương tự bằng cách chèn các bản ghi trong một bảng vào một bảng hiện có. Tất cả ba tùy chọn đều theo một quy trình tương tự:
- Nhấp chuột phải vào tên bảng trong ngăn dẫn hướng , sau đó chọn sao chép . Nếu bảng sẽ được sao chép vào cơ sở dữ liệu hoặc dự án khác, hãy chuyển sang cơ sở dữ liệu hoặc dự án đó ngay bây giờ.
- Nhấp chuột phải một lần nữa trong Ngăn Dẫn hướng và chọn Dán .
- Đặt tên cho bảng trong cửa sổ mới. Chọn từ một trong ba lựa chọn: Chỉ cấu trúc [chỉ sao chép cấu trúc, bao gồm các điều kiện và khóa chính], Cấu trúc và dữ liệu [sao chép toàn bộ bảng] hoặc Nối dữ liệu vào bảng hiện có [sao chép dữ liệu từ bảng này sang bảng khác và yêu cầu cả hai các bảng có cùng các trường].
Đổi tên bảng trong Microsoft Access
Đổi tên một bảng theo sau một quá trình đơn giản:
- Nhấp chuột phải vào tên của bảng để đổi tên và chọn Đổi tên .
- Nhập tên mong muốn.
- Nhấn Enter .
Bạn có thể cần phải kiểm tra các tài sản như truy vấn, biểu mẫu và các đối tượng khác để đảm bảo rằng thay đổi tên đã lan truyền chính xác trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Truy cập cập nhật cơ sở dữ liệu cho bạn, nhưng các truy vấn được mã hóa cứng, ví dụ, có thể không tự động điều chỉnh sang tên mới.
Xóa bảng trong Microsoft Access
Xóa bảng bằng một trong hai phương pháp:
- Nhấp chuột phải vào tên của bảng và chọn Xóa .
- Chọn tên của bảng sẽ bị xóa, sau đó nhấn phím Delete .
Để thực hành các hành động này mà không làm hỏng các bảng hiện có, hãy tải xuống một số cơ sở dữ liệu mẫu và thử nghiệm cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái khi thao tác các bảng trong cơ sở dữ liệu quan trọng đối với bạn.
Xem xét
Microsoft Access không phải là một môi trường tha thứ cho những sai lầm của người dùng cuối. Xem xét tạo bản sao của toàn bộ cơ sở dữ liệu trước khi bạn thao tác cấu trúc bảng của nó, vì vậy bạn có thể "khôi phục" bản gốc nếu bạn tạo ra lỗi không thể khôi phục.
Khi bạn xóa một bảng, thông tin liên quan đến bảng đó sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu. Tùy thuộc vào các ràng buộc mức bảng khác nhau mà bạn đã đặt, bạn có thể vô tình phá vỡ các đối tượng cơ sở dữ liệu khác [như biểu mẫu, truy vấn hoặc báo cáo] phụ thuộc vào bảng bạn đã thay đổi.