Điều này hữu ích khi bạn muốn thực hiện cập nhật hàng loạt đối với một từ sai chính tả liên tục hoặc thay thế một thuật ngữ bằng một thuật ngữ khác;
Tính năng này tồn tại trong Microsoft Excel và nó thực hiện hành động tương tự, nhưng nó có thể làm gì ngoài tác vụ cơ bản này không?
Hãy cùng tìm hiểu
Truy cập tính năng Tìm/Thay thế
Tính năng Tìm/Thay thế có thể được kích hoạt bằng cách chọn tab Trang chủ, Chỉnh sửa [nhóm], nhấp vào nút có nhãn “Tìm & Chọn”, sau đó nhấp vào “Tìm…” hoặc “Thay thế…”
Nếu bạn là kiểu người dùng thích khởi chạy các tính năng thông qua phím tắt, bạn có thể kích hoạt Tìm thông qua tổ hợp phím CTRL-F hoặc Thay thế thông qua tổ hợp phím CTRL-H
Sử dụng tính năng Tìm/Thay thế
Giả sử bạn đã quen với việc sử dụng thao tác cơ bản của tính năng Tìm và Thay thế, hãy tìm hiểu sâu hơn một chút về các tùy chọn ít được biết đến hơn của công cụ
Có thể tìm thấy các tùy chọn thú vị bằng cách nhấp vào nút “Tùy chọn >>” [được đặt tên phù hợp]
Tùy chọn đầu tiên, được gắn nhãn “Bên trong”, là khả năng giới hạn tìm kiếm văn bản của bạn trong trang tính đang hoạt động hoặc tìm kiếm tất cả các trang tính trong sổ làm việc
Tùy chọn có nhãn “Tìm kiếm” chỉ ra hướng tìm kiếm;
Tùy chọn “Look In” kiểm soát những gì cần kiểm tra. Có ba lựa chọn
- Công thức – kiểm tra những gì đã được nhập vào các ô, văn bản tĩnh hoặc văn bản trong công thức
- Giá trị – kiểm tra những gì được hiển thị trong một ô, văn bản tĩnh hoặc kết quả của một công thức
- Nhận xét – kiểm tra văn bản đã nhập trong nhận xét ô
Các tùy chọn “Khớp chữ hoa chữ thường” và “Khớp toàn bộ nội dung ô” hoạt động giống như các tùy chọn “So khớp chữ hoa chữ thường” và “Chỉ tìm toàn bộ từ” trong tính năng Tìm/Thay thế của Microsoft Word
Thực hiện Tìm
Một trong những tùy chọn tốt nhất của tính năng Tìm có khả năng liệt kê tất cả các vị trí chứa tiêu chí tìm kiếm của bạn. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng tùy chọn “Tìm tất cả”
Kiểm tra danh sách này thường hiệu quả hơn so với việc “đi bộ” qua từng vị trí một thông qua tùy chọn “Tìm tiếp theo”
Bằng cách nhấp vào một trong các mục trong danh sách, Excel sẽ đặt con trỏ của bạn vào ô được tìm thấy
Một trong những khả năng ít được biết đến là khả năng chọn nhiều mục danh sách và chọn các ô được liên kết
Nếu bạn muốn chọn tất cả các mục trong danh sách, hãy nhấp vào bất kỳ mục nào và nhấn tổ hợp phím CTRL-A trên bàn phím của bạn
Tại thời điểm này, chúng ta có thể đóng hộp thoại Tìm và các ô sẽ vẫn được chọn
Bây giờ chúng tôi có thể thực hiện sửa đổi hàng loạt, chẳng hạn như đặt màu tô cho tất cả các ô đã chọn
Tìm/Thay thế bằng định dạng
Một tùy chọn khác là khả năng thay thế một bộ văn bản này bằng một bộ văn bản khác và đồng thời áp dụng định dạng cho văn bản mới
Để minh họa, nhấn tổ hợp phím CTRL-H trên bàn phím của bạn để mở tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế
Nhập văn bản bạn muốn tìm vào trường “Tìm gì” và văn bản bạn muốn thay thế vào trường “Thay thế bằng”
Ở ngoài cùng bên phải của trường “Thay thế bằng”, nhấp vào mũi tên xuống nhỏ bên cạnh từ “Định dạng…” và chọn “Định dạng…”
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thay thế Định dạng. Điều này có tất cả các tùy chọn giống như hộp thoại Định dạng ô truyền thống sở hữu
Chúng ta có thể thay đổi kiểu chữ, màu chữ, cỡ chữ, kiểu số, căn chỉnh, đường viền, màu ô, v.v…
Chọn bất kỳ và tất cả các tùy chọn định dạng bạn muốn và nhấp vào nút “Thay thế tất cả”
Thay thế một màu ô bằng một màu ô khác
Hãy thử một cách sử dụng kỳ lạ hơn cho công cụ Tìm/Thay thế. Giả sử bạn muốn thay thế tất cả các ô chứa một màu bằng một màu khác;
Quay lại tính năng Thay thế bằng cách nhấn CTRL-H. Bởi vì chúng tôi không tìm kiếm bất kỳ văn bản cụ thể nào, chúng tôi sẽ xóa các trường cho cả trường “Tìm nội dung” và “Thay thế bằng”
Có khả năng là chúng tôi không biết chính xác sắc thái của màu xanh nhạt mà chúng tôi đang tìm kiếm. Sử dụng tùy chọn “Tìm gì”, nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở bên phải tùy chọn chọn “Định dạng…” và chọn “Chọn định dạng từ ô…”
Bấm vào bất kỳ ô nào có màu tô xanh nhạt
Bây giờ, bằng cách sử dụng tùy chọn “Thay thế bằng”, hãy chọn mũi tên xuống nhỏ ở bên phải của tùy chọn chọn “Định dạng…” và chọn “Định dạng…”
Trong hộp thoại Thay thế định dạng, chọn tab Tô màu và chọn màu xanh nhạt áp dụng
Click “Replace All” để thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta bỏ lỡ một vài mục?
Nếu bạn nhận thấy từ các kết quả bên dưới, một số ô nhất định không nhận được màu lục nhạt được cập nhật mặc dù chúng có màu tô xanh nhạt thích hợp
Lý do là khi chúng ta nhấp vào một ô để xác định màu ô hiện tại, chúng ta cũng [vô tình] xác định cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, căn chỉnh ô, đường viền, các thuộc tính đậm, nghiêng, gạch chân, v.v…
Nói cách khác, tất cả các khía cạnh trực quan của tế bào
Các ô không in đậm không nhận được màu tô màu lục nhạt vì thao tác Thay thế chỉ tìm kiếm các ô có văn bản in đậm
Để chọn các ô dựa trên màu tô của chúng chứ không phải bất kỳ thuộc tính trực quan nào của ô khác, chúng ta chỉ cần tìm kiếm màu
Một cách dễ dàng để xác định màu tìm kiếm ban đầu là chọn một ô hiện có với màu tô màu lam nhạt và chọn mũi tên xuống bên cạnh nút “Màu tô” rồi chọn “Màu khác…”
Trong hộp thoại Màu, chọn tab “Tùy chỉnh” và ghi lại các giá trị nằm trong các trường “Đỏ”, “Xanh lá cây” và “Xanh lam”
Hủy hộp thoại và quay lại hộp thoại “Thay thế” [CTRL-H]
Vì tính năng Thay thế giữ lại các lựa chọn trước đó nên chúng tôi cần xóa các tùy chọn định dạng khỏi tùy chọn “Tìm gì”. Sử dụng tùy chọn “Tìm gì”, nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở bên phải tùy chọn “Định dạng” và chọn “Xóa định dạng tìm kiếm”
Nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở bên phải tùy chọn “Định dạng” và chọn “Định dạng”
Chọn tab Tô màu và sau đó nhấp vào nút “Thêm Màu sắc” để truy cập bảng màu tô
Trên tab “Tùy chỉnh”, hãy nhập cùng mã số “Đỏ”, “Xanh lục”, “Xanh lam” được ghi từ bước trước đó
Vì chúng tôi muốn thực hiện sửa đổi này trên tất cả các trang tính trong sổ làm việc, hãy thay đổi tùy chọn “Bên trong” thành “Sổ làm việc” và nhấp vào “Thay thế tất cả”
Mọi ô trên mọi trang tính trong sổ làm việc sở hữu màu tô xanh nhạt ban đầu đã được cập nhật bằng màu tô xanh lục nhạt mới