Cách sắp xếp danh sách trong Excel theo hàng hoặc cột. Mẹo chỉ ra cách tránh những sai lầm đau đớn khi sắp xếp bảng tính của bạn. Cách sắp xếp nhiều cột, hàng hoặc sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh. Video và sổ làm việc Excel
Tránh rắc rối sắp xếp. Kiểm tra dữ liệu của bạn
1] Tạo bản sao lưu dữ liệu của bạn
Đảm bảo tạo một bản sao lưu tệp Microsoft Excel của bạn, trước khi bạn bắt đầu sắp xếp dữ liệu. Sau đó, bạn có thể quay lại phiên bản đã lưu, nếu có vấn đề gì xảy ra
Mẹo. Để có bản sao lưu nhanh chóng và dễ dàng, hãy tải công cụ Sao lưu Excel miễn phí của tôi. Công cụ này tạo một bản sao lưu trong thư mục hiện tại và KHÔNG ảnh hưởng đến sổ làm việc đang hoạt động. Công cụ sao lưu có định dạng xlam nên rất dễ cài đặt trên máy tính của bạn - giống như bất kỳ tệp Excel nào khác
2] Kiểm tra dữ liệu của bạn
Trước khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, hãy đảm bảo không có hàng hoặc cột trống nào trong phạm vi dữ liệu trên trang tính. Các bước dưới đây cho thấy làm thế nào để làm điều đó
Tại sao việc kiểm tra dữ liệu của bạn lại quan trọng?
- Nếu có một hàng trống hoặc cột trống trong dữ liệu, một phần dữ liệu có thể được sắp xếp, trong khi dữ liệu khác không được sắp xếp
- Bạn có thể kết thúc với tên và số điện thoại không khớp hoặc đơn đặt hàng có địa chỉ khách hàng sai
- Kiểm tra các công thức bao gồm tên trang tính, trong tham chiếu đến các ô trên trang tính hiện tại. Để biết ví dụ về công thức, hãy xem Bài toán sắp xếp VLOOKUP bên dưới
Cách kiểm tra hàng hoặc cột trống
Để giúp ngăn chặn sự cố sắp xếp, hãy làm theo các bước sau trước khi bạn sắp xếp dữ liệu Excel
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp
- Nhấn Ctrl + A, để chọn toàn bộ vùng
- Kiểm tra khu vực đã chọn để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được bao gồm
- Ví dụ: trong ảnh chụp màn hình bên dưới, cột ẩn E trống
- Sau khi nhấn Ctrl+A, các cột F, G [ẩn], H và I không được chọn
3] Sửa hàng và cột trống
- Nếu một số dữ liệu KHÔNG được chọn, hãy tìm các hàng hoặc cột trống
- Bạn có thể cần bỏ ẩn các hàng hoặc cột để tìm các hàng hoặc cột trống
- Sau khi bạn tìm thấy một hàng hoặc cột trống
- Nếu hàng hoặc cột trống không cần thiết, hãy xóa nó
- Nếu cần hàng hoặc cột trống, hãy nhập ít nhất một mục vào hàng hoặc cột đó
- Ví dụ: nhập "x" vào tiêu đề cột, làm trình giữ chỗ
Sau đó, sau khi bạn sửa bất kỳ cột hoặc hàng trống nào
- Nhấn Ctrl + A lần nữa để xem toàn bộ vùng đã được chọn chưa
- Nếu không, hãy tìm các hàng hoặc cột trống khác và xóa hoặc điền chúng
- Nếu toàn bộ khu vực được chọn, dữ liệu có thể được sắp xếp một cách an toàn
Sắp xếp nhanh với các nút sắp xếp
Trong Excel, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp dữ liệu của mình bằng cách sử dụng các nút A-Z [thứ tự tăng dần] và ZA [thứ tự giảm dần] trên tab Dữ liệu của Dải băng
Làm theo các bước sau để sắp xếp bằng các nút lệnh Quick Sort
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp
- Trên Dải băng Excel, bấm vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào Sắp xếp từ A đến Z [nhỏ nhất đến lớn nhất] hoặc Sắp xếp Z đến A [lớn nhất đến nhỏ nhất]
Kiểm tra kết quả
Ngay sau khi sắp xếp và trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác
- Kiểm tra dữ liệu đã sắp xếp, xem dữ liệu đã được sắp xếp đúng chưa
Nếu bất cứ điều gì có vẻ không chính xác, hoặc không theo thứ tự
- Nhấp ngay vào nút Hoàn tác trên thanh công cụ
Sắp xếp các nút trên Thanh công cụ truy cập nhanh
Nếu bạn sắp xếp thường xuyên, bạn có thể thêm các nút Sắp xếp vào Thanh công cụ truy cập nhanh [QAT] của mình. Điều đó làm cho việc sắp xếp nhanh trong Excel trở nên dễ dàng hơn. Có các bước "cách thực hiện" trên trang Thanh công cụ truy cập nhanh. chỉ ra cách thêm các nút
Sau đó, để sử dụng các biểu tượng Sắp xếp đó, hãy làm theo các bước trong phần Sắp xếp nhanh bằng các nút A-Z, nhưng thay vào đó hãy sử dụng các nút QAT
Sắp xếp hai hoặc nhiều cột
Nếu bạn muốn sắp xếp 2 hoặc nhiều cột trong bảng Excel, hãy sử dụng hộp thoại Sắp xếp, nơi bạn có thể thiết lập sắp xếp nhiều cấp
Trong ví dụ này, bảng chứa dữ liệu cá nhân và nó sẽ được sắp xếp theo 3 cột
- Đầu tiên, theo giới tính
- Tiếp theo, theo tiểu bang
- Cuối cùng, theo năm sinh
Hãy làm theo các bước sau để sắp xếp tập hợp dữ liệu theo 3 cột một cách an toàn
- Chọn tất cả các ô trong danh sách.
Đây là cách sắp xếp an toàn nhất. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn một ô và Excel sẽ phát hiện chính xác phần còn lại của danh sách -- nhưng điều đó không chắc chắn 100%. Một số dữ liệu có thể bị bỏ sót. - Trên Dải băng Excel, bấm vào tab Dữ liệu
- Trong nhóm Sắp xếp & Lọc, bấm vào nút Sắp xếp
- Nhấn nút Add Level để thêm bậc sắp xếp đầu tiên
- Từ trình đơn thả xuống Sắp xếp theo, chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, Giới tính sẽ là cột đầu tiên được sắp xếp
Ghi chú. Nếu danh sách thả xuống hiển thị các chữ cái Cột thay vì tiêu đề, hãy thêm dấu kiểm vào Dữ liệu của tôi có tiêu đề
- Từ trình đơn thả xuống Sort On, hãy chọn tùy chọn mà bạn muốn. Chúng tôi đang sắp xếp các giá trị trong cột Giới tính, vì vậy hãy để cài đặt mặc định là Giá trị
- Tiếp theo, từ trình đơn thả xuống Đơn hàng, hãy chọn một trong các tùy chọn. Danh sách các tùy chọn Thứ tự sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đã chọn trong cột Sort On. Bởi vì chúng tôi đã chọn các giá trị, các tùy chọn Thứ tự là A đến Z, Z đến A và Danh sách tùy chỉnh. Chúng tôi sẽ chọn từ A đến Z
- Nếu bạn đang sắp xếp trên nhiều cột, hãy nhấp vào nút Thêm cấp độ để thêm cấp độ tiếp theo và chọn các tùy chọn từ các hộp thả xuống của nó
Ở đây, chúng tôi đã chọn Giới tính, Bang và Năm sinh làm các trường sắp xếp và tất cả đều được sắp xếp theo Giá trị. Vì cột BirthYr chỉ chứa các số nên các tùy chọn Thứ tự của nó hơi khác so với các tùy chọn cột văn bản
- Sau khi bạn đã chọn tất cả các mức Sắp xếp và các tùy chọn của chúng, hãy nhấp vào OK
Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự mà bạn đã chỉ định. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới
- Cột giới tính được sắp xếp đầu tiên, vì vậy tất cả tên nữ đều ở trên cùng
- Tiếp theo, cột Bang được sắp xếp, vì vậy phụ nữ từ Alabama đứng đầu danh sách
- Cuối cùng, BirthYr được sắp xếp, với năm sinh sớm nhất ở đầu mỗi tiểu bang
Sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh
Trong hộp thoại Sắp xếp hoặc trên Dải băng Excel, bạn có thể chọn thứ tự sắp xếp, chẳng hạn như từ A đến Z hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất. Ngoài các tùy chọn tiêu chuẩn này, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh, chẳng hạn như thứ tự tháng hoặc thứ tự ngày trong tuần. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp một cột có tên ngày trong tuần, sử dụng lệnh Ribbon Excel
Xem các bước để thực hiện sắp xếp tùy chỉnh trong video Sắp xếp thứ tự tùy chỉnh hoặc làm theo hướng dẫn bằng văn bản bên dưới video
Sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh
Trong hộp thoại Sắp xếp hoặc trên Dải băng Excel, bạn có thể chọn thứ tự sắp xếp, chẳng hạn như từ A đến Z hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất. Ngoài các tùy chọn tiêu chuẩn này, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh, chẳng hạn như thứ tự tháng hoặc thứ tự ngày trong tuần. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp một cột có tên ngày trong tuần, sử dụng lệnh Ribbon Excel
Để sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp
- Nhấn Ctrl + A, để chọn toàn bộ vùng
- Kiểm tra khu vực đã chọn để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được bao gồm
- Trên Dải băng Excel, bấm vào tab Trang đầu
- Trong nhóm Chỉnh sửa, nhấp vào mũi tên trên Sắp xếp & Lọc
- Nhấp vào Đơn đặt hàng tùy chỉnh
- Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn cột Ngày trong hộp Sắp xếp theo
- Từ trình đơn thả xuống Đơn hàng, chọn Danh sách tùy chỉnh
- Trong hộp thoại Tùy chỉnh, chọn một danh sách tùy chỉnh rồi bấm OK hai lần để đóng hộp thoại
Cột Ngày được sắp xếp theo thứ tự ngày trong tuần, thay vì thứ tự bảng chữ cái, vì vậy Chủ nhật xuất hiện ở đầu danh sách
Sắp xếp một hàng
Thay vì sắp xếp dữ liệu theo cột, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo hàng. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp bảng doanh số hàng tháng, vì vậy tháng có tổng doanh số lớn nhất ở bên trái. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng menu bật lên nhấp chuột phải
Bạn có thể xem các bước trong video Sắp xếp theo hàng ngắn này và đọc hướng dẫn chi tiết bên dưới
Sắp xếp một hàng
Thay vì sắp xếp dữ liệu theo cột, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo hàng. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp bảng doanh số hàng tháng, vì vậy tháng có tổng doanh số lớn nhất ở bên trái. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng menu bật lên nhấp chuột phải
Để sắp xếp theo hàng, hãy làm theo các bước sau
- Chọn một ô trong hàng bạn muốn sắp xếp
- Nhấn Ctrl + A, để chọn toàn bộ vùng
- Kiểm tra khu vực đã chọn để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được bao gồm
- Nhấp chuột phải vào một ô trong hàng mà bạn muốn sắp xếp
- Trong menu bật lên, nhấp vào Sắp xếp, sau đó nhấp vào Sắp xếp tùy chỉnh
- Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn cột Ngày trong hộp Sắp xếp theo
- Từ trình đơn thả xuống Đơn hàng, chọn Danh sách tùy chỉnh
- Ở đầu hộp thoại Sắp xếp, bấm vào nút Tùy chọn
- Trong hộp thoại Tùy chọn sắp xếp, bên dưới Định hướng, chọn Sắp xếp từ trái sang phải
- Bấm OK, để đóng hộp thoại Tùy chọn
- Từ trình đơn thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn hàng bạn muốn sắp xếp
- Không có tiêu đề nào, vì vậy hãy chọn số Hàng chính xác
- Chọn các tùy chọn Sort On và Order, sau đó bấm OK
Dữ liệu được sắp xếp theo các giá trị trong hàng đã chọn.
Sắp xếp dữ liệu theo biểu tượng ô
Xem video ngắn này để biết các bước thêm biểu tượng ô và sắp xếp theo biểu tượng của ô đã chọn. Có ghi các bước bên dưới video
Khi bạn tạo một bảng Excel đã đặt tên hoặc áp dụng Bộ lọc Tự động cho một danh sách, mỗi ô tiêu đề sẽ có một mũi tên thả xuống. Nhấp vào mũi tên đó và bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn sắp xếp và lọc dữ liệu
Nếu bạn thêm các biểu tượng định dạng có điều kiện vào một trong các cột, bạn cũng có thể sắp xếp theo các biểu tượng đó. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, các biểu tượng đèn giao thông đang được thêm vào cột Số lượng
Sắp xếp theo biểu tượng ô đã chọn
Sau khi thêm các biểu tượng, cách nhanh nhất để sắp xếp theo một biểu tượng cụ thể là
- Nhấp chuột phải vào ô chứa biểu tượng bạn muốn ở đầu danh sách
- Trong menu bật lên, nhấp vào Sắp xếp
- Nhấp vào Đặt biểu tượng ô đã chọn lên trên cùng
Danh sách được sắp xếp, để di chuyển tất cả các mục có biểu tượng đã chọn lên đầu danh sách
Các mục khác không được sắp xếp và các mục đã được chuyển lên đầu danh sách được để lại theo thứ tự ban đầu, trong nhóm đó
Sắp xếp theo tiêu đề Danh sách thả xuống
Sau khi bạn đã thêm các biểu tượng ô, bạn cũng có thể sắp xếp theo biểu tượng từ danh sách thả xuống trong tiêu đề
- Nhấp vào mũi tên thả xuống trong ô tiêu đề
- Nhấp vào Sắp xếp theo màu
- Bấm vào một biểu tượng, để di chuyển nó lên đầu danh sách
Vấn đề sắp xếp VLOOKUP
Lúc đầu, công thức VLOOKUP có thể trả về kết quả đúng, nhưng sau đó hiển thị kết quả không chính xác nếu danh sách các mục được sắp xếp. Điều này có thể xảy ra nếu tham chiếu đến giá trị Tra cứu bao gồm tên trang tính. Ví dụ
=VLOOKUP['Phiếu đặt hàng'. B5, Sản phẩm. $B$2. $C$6,2,SAI]
GHI CHÚ. Sự cố này cũng có thể xảy ra với các hàm khác, chẳng hạn như công thức tra cứu INDEX/MATCH
Xem video này để biết các bước khắc phục sự cố và tải xuống tệp mẫu bài toán Sắp xếp VLOOKUP để làm theo. Hướng dẫn bằng văn bản có trên trang Cách sử dụng Excel VLOOKUP - Ví dụ
Sắp xếp sổ làm việc mẫu
Để thử các kỹ thuật sắp xếp, hãy lấy sổ làm việc mẫu Sắp xếp. Tệp ở định dạng tệp xlsx và được nén. Nó không chứa bất kỳ macro nào