Ngoài mẫu máy chấm công dấu vân tay thì các thiết bị dùng thẻ từ cũng là sản phẩm được các nhà quản lý tại nhiều doanh nghiệp lựa chọn để phục vụ vào việc quản lý nhân sự và chúng cũng được thay thế hoàn toàn cho những phương pháp thủ công
Ứng dụng thẻ từ trong các mẫu máy chấm công hiện nay
Hệ thống này được xây dựng dựa trên cách thức hoạt động khá đơn giản đem đến hiệu quả cao cho người sử dụng và cụ thể ở đây đó chính là các doanh nghiệp khi áp dụng vào việc quản lý nhân sự. Dòng thiết bị này ra đời nhằm thay thế hoàn toàn cho các mẫu chấm công bằng thẻ giấy do vậy nó sẽ hỗ trợ cho việc kiểm soát thông tin vào ra của nhân viên chỉ cần dựa vào những thẻ từ hợp lệ
Đặc điểm cơ bản của thiết bị chấm công bằng thẻ từ
Là một thiết bị quản lý thời gian vào ra của nhân viên dựa vào quá trình khai báo thông tin của họ. Việc khai báo này sẽ được thực hiện bằng quá trình sử dụng thẻ để kiểm tra lên đầu đọc của hệ thống
Các thẻ ở đây là những thẻ từ chứa mã riêng để không bị trùng lặp các thông tin. Ngoài ra cũng tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì ở trên các thẻ này còn được in thông tin chi tiết của từng cá nhân sở hữu thẻ đó
Vì mỗi thẻ có mã riêng do vậy dựa vào mã này cũng cho ra kết quả cụ thể của từng nhân viên khi họ đã xác nhận tại máy chấm công
Những thành phần quan trọng đối với hệ thống chấm công dùng thẻ để quản lý
– Đầu đọc để nhận diện các thẻ: tại đây nhân viên sẽ thao tác quẹt thẻ để được kiểm tra sự hợp lệ trước khi vào làm việc. Hiện tại nhiều đầu đọc thẻ còn trang bị để nhận dạng được cả vân tay thậm chí là khuôn mặt
– Hệ thống quản lý, lưu trữ thông tin đó chính là những phần mềm chấm công chuyên nghiệp. Việc quản lý, theo dõi, đánh giá kết quả hoàn toàn dựa vào những dữ liệu trên phần mềm đã thu được từ máy chấm công chuyển về
Bên cạnh đó thì nếu như doanh nghiệp nào ứng dụng kết hợp với thiết bị kiểm soát thì sẽ cần đến một số thiết bị chuyên dụng như: các khóa điện tử, khóa chốt, các đầu đọc phụ hoặc nút exit,…
Quá trình sử dụng thẻ khi chấm công
Từng nhân viên đều sẽ được cấp cho một thẻ từ và như đã đề cập thì thẻ này sẽ có mã riêng để phân biệt, xác định được từng nhân viên
Các đầu đọc sẽ được kết nối đến máy tính để quản lý, lưu trữ được các thông tin và để đảm bảo những thông tin đó không bị mất đi
Mỗi nhân viên sẽ tiến hành dùng thẻ của mình để thực hiện khai báo. Cần phải chú ý đặt thẻ đúng tại mắt đọc của máy để dễ dàng nhận diện hơn
Khi máy thu nhận thông tin vừa đưa tới chúng sẽ kiểm tra và phân tích. Nếu như thông tin trùng khớp với những dữ liệu đã tồn tại bên trong hệ thống thì thời gian nhân viên đó vừa thao tác sẽ được lưu trữ lại
Sau quá trình xác thực máy cũng đưa ra thông báo trên hệ thống
Những ưu điểm trong việc dùng thẻ để chấm công
– So với việc dùng vân tay thì ở thẻ từ tốc độ quét, kiểm tra được diễn ra nhanh nhạy hơn
– Các mẫu máy chấm công thẻ từ cũng có một dung lượng lưu trữ cực kỳ lớn điều này hoàn toàn phù hợp trong doanh nghiệp đông nhân viên
– Quản lý bằng thẻ cũng không cần quá lo lắng hay phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như ngành nghề,…
– Cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý chuyên nghiệp nhất
– Sẽ kiểm soát một cách đơn giản thời gian vào ra của từng cá nhân trong doanh nghiệp
– Nâng cao chất lượng khi cần phải tính lương hay trong vấn đề đánh giá ý thức làm việc của từng người
Một số mẫu máy ứng dụng thẻ tiêu biểu có thể kể đến như:
– Thiết bị chấm công bằng thẻ SC403 của thương hiệu Ronald Jack
– Máy chấm công Ronald Jack X938
– Máy chấm công cao cấp nhận diện thẻ tử Suprema Xpass XPE
Đối với quá trình ứng dụng thẻ từ doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các mẫu máy có kết hợp nhận diện vân tay do vậy chúng cực kỳ linh động và đem đến sự tiện lợi lớn cho các doanh nghiệp hiện nay
Tin tức liên quan
Những yếu tố nào quyết định việc dùng máy chấm công đạt hiệu quả?
Dùng máy chấm công vân tay hay thẻ từ sẽ tốt hơn?
Hiện nay có rất nhiều máy chấm công trên thị trường như:
– Máy chấm công bằng khuôn mặt
– Máy chấm công bằng vân tay
– Máy chấm công bằng thẻ giấy
– Máy chấm công bằng thẻ từ và thẻ cảm ứng
Máy chấm công thẻ giấy vẫn là lựa chọn hàng đầu được các doanh nghiệp, công ty trong nước, ngoài nước hay các nhà máy, xưởng, xí nghiệp tin dùng.
Nếu như bạn đang tìm mua một loại máy chấm công phù hợp cũng như thắc mắc chấm công thẻ giấy là gì? Tác dụng của máy chấm công bằng thẻ giấy ra sao? Ưu, nhược của loại máy này? Một số kiểu máy chấm công bằng thẻ giấy hãy thử tìm hiểu bài viết dưới đây để được giải đáp tất cả các câu hỏi trên.
máy chấm công thẻ giấy1. Máy chấm công thẻ giấy là gì?:
Máy chấm công thẻ giấy là máy chấm công sử dụng công nghệ dập in giờ giấc đến và giờ về của nhân viên nơi làm việc.
Có thể thấy được máy chấm công bằng thẻ giấy là loại máy sử dụng nhất vì nó không cần đến khai báo thẻ hay vân tay khi chấm công. Thiết bị này thích hợp với các mô hình quy mô nhỏ như nhà hàng, xí nghiệp, văn phòng…
Bạn có thể tìm hiểu thêm:
Máy chấm công giá rẻ
3 cách kết nổi máy chấm công với máy tính hiệu quả nhất hiện nay
2 cách qua mặt máy chấm công bằng vân tay
2. Ưu điểm cũng như một vài nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:
2.1.Ưu điểm:
– Với những máy chấm công khác thì việc tổng kết dữ liệu phải dựa trên phần mềm rất phức tạp phải có máy tính để thực hiện việc tổng kết. Thay vì mất nhiều công sức như vậy thì máy sẽ tự động chấm công sau mỗi lần nhân viên quẹt thẻ vào máy, lúc này máy sẽ in ra một tờ giấy chấm công gồm những hạng mục giờ giấc và tổng kết công ở phần dưới, như lúc chúng ta đi ăn ở nhà hàng khi thanh toán vậy.
– Sử dụng hai hình thức in giấy, nhưng tất cả đều nhận thẻ giấy của nhân viên.
– Đối với một số máy sở hữu màn hình LCD lớn có thể hiển thị thay đổi màu khi nhân viên đi muộn về sớm.
– Bên cạnh đó nhằm nhấn mạnh lúc nhân viên đi muộn hay về sớm mà máy sẽ in ra một mài mực khác nhau.
– Máy chấm công thẻ giấy có thể phân biệt được thẻ in và tránh tình trạng in sai ngày công của nhân viên.
– Việc lắp đặt cũng rất đơn giản gọn nhẹ vì không cần dùng đến phần mềm chấm công, không cần phải kết nối với máy tính qua đó giảm thiểu được phần nhiều chi phí phát sinh về sau như bảo dưỡng, sữa chữa hay tháo lắp sản phẩm.
– Giá thành máy chấm công bằng thẻ giấy rất rẻ hơn so với các loại máy chấm công khác, có thể nói không có sản phẩm nào có mức giá rẻ hơn thiết bị chấm công bằng thẻ giấy. Với tầm giá vỏn vẹn trong 2 triệu đồng thì đã có thể sở hửu một máy chấm công bằng thẻ giấy, không có chi phí đi kèm vì vây mà đại đa số các doanh nghiệp tin dùng và hài lòng về sản phẩm.
– Cách thức sử dụng cũng đơn giản hơn nhiều so với các loại máy chấm công khác, chỉ cần quẹt thẻ vào máy là xong, không cần phải cung cấp hình ảnh chân dung hay dấu vân tay như các máy chấm công khác, giảm thiểu thời gian.
– Chưa hết, máy chấm công bằng thẻ giấy còn có chức năng báo động, cảnh báo hết thời gian làm, hết ca ở xưởng hay công ty, có thể lặp lại 24 lần một ngày rất tiện ích cho người dùng.
– Tốc độ in của máy cũng cực kỳ nhanh với thời gian chấm công chỉ vỏn vẹn rơi vào 1s/người, máy còn có thiết kế gọn nhẹ nên có thể cầm đi tuỳ ý mà không lo sợ bị hỏng hóc và có thể sử dụng bình thường mọi lúc.
cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy2.2. Một vài nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:
– Không đảm bảo được tính an toàn cũng như trung thực vì có thể giả mạo bằng cách chấm công hộ.
– Nếu như bản quản không tốt thì thẻ có thể bị rách, ướt.
– Tốn chi phí cho mực và làm thẻ giấy.
– Chỉ sử dụng cho chấm công từ 200 đến 500 nhân viên.
– Việc tổng hợp dữ liệu chấm công được thực hiện hoàn toàn bằng thủ công nên rất mất thời gian dẫn đến sai sót.
3. Hướng dẫn cách cài đặt máy chấm công thẻ giấy:
3.1. Các phím chức năng trên máy chấm công thẻ giấy bao gồm:
- Phím F1 đến F5 là dãy phím chức năng
- Phím E dùng để lưu lại
- Phím PRO dùng để chọn chương trình phù hợp
- Phím + – là dùng để tăng giảm một giá trị
- Để cài đặt ngày, tháng, năm cho thiết bị, nhấn phím F1. Lúc này màn hình máy chấm công sẽ hiện lên các con số tương ứng với Ngày – Tháng – Năm mà máy đã lưu sẵn trong bộ nhớ. Nếu muốn thay đổi ngày tháng năm, bạn hãy thực hiện các thao tác với các phím E, phím + và phím -. Ví dụ như: màn hình đang hiển thị 01 – 02 – 18 thì bạn hãy làm như sau để điều chỉnh:
- Nhấn phím E: số 01 sẽ nhấp nháy
- Nhấn phím + thì 01 sẽ nhảy lên 02, nếu nhấn phím – thì sẽ nhảy xuống 31 hay 30.
- Tiếp tục nhấn phím E, thì số 02 sẽ nhấp nháy, nếu muốn thay đổi năm bạn hãy nhấn phím + hoặc –
- Cứ tiếp tục nhấn phím E sự nhấp nháy sẽ nhảy đến những con số mà bạn muốn điều chỉnh.
- Để cài đặt thời gian, nhấn phím F2 lúc này màn hình sẽ hiển thị các con số theo thứ tự giờ-phút với định dạng 24h.
- Cài đặt khoảng thời gian đổ chuông: đè phím PRO cho đến khi màn hình chuyển sang P2 và nhấn F.
- Cài đặt giờ đổ chuông: nhấn phím PRO để màn hình chuyển qua P2 và nhấn F2.
- Cài đặt đổi màu ruy băng: nhấn phím PRO để chuyển màn hình qua P2 vầ nhấn F3
- Cài đặt giờ chuyển cột: nhấn phím PRO đến khi chuyển sang P2 và nhấn F4.
3.2. Cách tiến hành cài đặt
3.3. Cài đặt thời gian:
4. Một số kiểu máy chấm công bằng thẻ giấy:
Trên thị trường hiện nay có hai loại cơ bản là in búa và in kim. Dựa trên hai thể loại in ấn này mà ra thẻ tương ứng là thẻ mỏng và thẻ dày.
+ Máy in kim thường sử dụng loại thẻ tương ứng là thẻ mỏng có lỗ khuyết và cài đặt thêm để sử dụng cho cả loại giấy không có lỗ khuyết.
+ Máy in búa thường sử dụng loại thẻ dày không có lỗ khuyết và cũng có thể sử dụng cả cho loại thẻ mỏng.
Dù là máy in kim hay là in búa thì tất cả đều có chức năng tự động nhận mặt thẻ, tự động chuyển đến cột tương ứng khi tới giờ quy định, lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong suốt thời gian sử dụng, có cả chức năng nhạc chuông báo giờ, có thể kết nối đến loa ngoài, trong máy có pin dự phòng đề phòng lúc mất điện, tuổi thọ máy cao bên cạnh đó thời gian bấm thẻ cũng nhanh do tốc độ in nhanh chóng và không có trường hợp bị đơ máy.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng sản xuất máy chấm công thẻ giấy nhưng người dùng nên lựa chọn của những hãng uy tín để sử dụng, tránh trường hợp “tiền mất tật mang”. Một số hãng được người dùng tin tưởng mà bạn có thể tham khảo như: Ronald Jack, Wise Eye, Kings Power;…
Qua bài viết này Shop1888 mong các bạn sẽ lựa chọn được loại máy chấm công thẻ giấy tốt nhất phù hợp với nhu cầu nơi làm việc cũng như gia tăng sự hiểu biết về máy chấm công thẻ giấy.