Tất cả những gì bạn cần để tạo một chữ ký Gmail chuyên nghiệp là làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây. Khi hoàn tất, bạn sẽ sở hữu một chữ ký khiến người khác nhìn vào phải trầm trồ.
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail.
Bước 2: Bấm nút hình bánh răng ở phía trên góc phải.
Bước 3: Chọn tùy chọn Settings [Cài đặt] từ trình đơn xổ xuống.
Bước 4: Di chuyển xuống dưới cho đến khi bạn thấy phần Signature [Chữ ký].
Bước 5: Bây giờ, bạn cần nhập các thông tin liên lạc chi tiết cho chữ ký mới. Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ bao gồm ít nhất các thành phần sau:
- Tên đầy đủ
- Chức danh
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Bước 6: Nếu muốn chữ ký trông thú vị hơn, bạn có thể chèn thêm định dạng cho nó. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý đừng định dạng quá nhiều, đừng sử dụng quá nhiều phông chữ vì nó sẽ làm chữ ký trông rất lộn xộn.
Bước 7: Bạn cần bổ sung ít nhất một địa chỉ liên kết cho các đối tượng như địa chỉ trang web, địa chỉ email, hoặc tài khoản mạng xã hội.
- Chọn đối tượng bạn muốn chèn liên kết, và bấm nút hình mắc xích trên thanh công cụ.
- Gmail cho phép tạo liên kết bằng địa chỉ web, hoặc địa chỉ email. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi văn bản hiển thị nếu muốn.
- Nhấn nút OK, và văn bản sẽ có liên kết.
Nếu hài lòng với chữ ký mới, bạn cuộn xuống dưới cùng, và bấm nút Save changes [Lưu thay đổi]. Trường hợp bạn vẫn muốn chữ ký hấp dẫn hơn nữa, bạn có thể chèn thêm hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty vào chữ ký.
Bước 8: Chọn hình bạn muốn sử dụng.
- Upload nó lên dịch vụ lưu trữ ảnh. Gmail không cho phép bạn chèn ảnh trực tiếp vào chữ ký. Do đó, bạn phải upload ảnh lên các dịch vụ lưu trữ, và đặt nó ở chế độ công khai. Nếu không sử dụng Google Drive, bạn có rất nhiều dịch vụ miễn phí khác như Photobucket hoặc Tinypic.
- Bấm nút Insert image [Chèn ảnh], và nhập đường dẫn đến ảnh bạn vừa upload ở trên.
- Nếu đường dẫn chính xác, bạn sẽ thấy nó xuất hiện trong màn hình xem trước ở bên dưới. Ngược lại, bạn cần kiểm tra lại đường dẫn và chế độ chia sẻ ảnh.
- Nhấn nút Select [Chọn] và ảnh sẽ ngay lập tức xuất hiện trong chữ ký. Bạn có thể thay đổi kích thước ảnh. Gmail hỗ trợ các tùy chọn kích thước bao gồm Small [Nhỏ], Medium [Trung bình], Large [Lớn], và Original size [Kích thước gốc]. Chọn tùy chọn bạn muốn sao cho ảnh không chiếm quá nhiều không gian của chữ ký.
- Bạn có thể chèn liên kết đến một địa chỉ URL nào đó vào ảnh. Việc này hữu ích nếu bạn muốn chèn liên kết vào biểu tượng của các mạng xã hội hay logo trang web.
Bước 9: Cuối cùng, nếu bạn đã ưng ý với chữ ký mới, hãy cuộn xuống dưới, và nhấn nút Save changes [Lưu thay đổi].
Kể từ bây giờ, mỗi khi bạn soạn email mới, chữ ký sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Như bạn thấy, việc tạo một chữ ký Gmail chuyên nghiệp không mất nhiều thời gian. Nếu bạn muốn sử dụng các thiết kế phức tạp hơn cho chữ ký, bạn có thể sử dụng dịch vụ tạo chữ ký miễn phí tại đây. Sau khi tạo chữ ký, bạn có thể sao chép và dán nó vào trong trình biên tập chữ ký của Gmail.
Ca Tiếu [theo Exclaimer]
Thủ thuật Gmail: Cách hẹn giờ gửi email tự động
Gmail vừa bổ sung tính năng mới cho phép người dùng hẹn trước giờ gửi email lên đến 49 năm. Tính năng mới tương thích với cả Gmail trên web và ứng dụng trên Android và iOS.
Phần cuối cùng của mỗi email bao gồm những thông tin cơ bản của cá nhân và doanh nghiệp, chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp giới thiệu bản thân đối với bạn bè người thân hay đối tác của chúng ta.
Những thông tin cơ bản mà mỗi chữ ký email phải có:
- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi
- Tên công ty bạn đang làm việc.
- Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Hình ảnh giúp dể dàng nhận dạng bạn là ai, ngoài ra hình ảnh cần phải rõ ràng.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân làm nổ bật cá tính của bạn.
Nội Dung Chính
- 1. Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmai
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
- Bước 2: Tại nhóm thiết lập chung.
- Bước 3: Định dạng chữ ký Gmail
- Bước 4: Nhập nội dung chữ ký
- Bước 5: Chèn URL vào chữ ký trong Gmail.
- Bước 6: Nhấp vào nút Lưu thay đổi để hoàn thành tạo chữ ký trong Email.
- 2. Tạo thông tin cá nhân cuối email trong Outlook
- Bước 1: Nhấn chọn tab Home ở phía trên, sau đó nhấn New Email .
- Bước 2: Nhấn vào nút Signature.
- Bước 4: Trong mục Type a name for this signature field
- Bước 5: Sau đó chọn Ok để lưu thay đổi chữ ký email của các bạn.
- 3. Một số mẫu chữ ký email đẹp
1. Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmai
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa trên màn hình và chọn Cài đặt.
Chữ ký email
Bước 2: Tại nhóm thiết lập chung.
Kéo nội dung xuống bên dưới tới phần Chữ ký và bạn tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
>>Xem thêm: Google Workspace tính năng chi tiết 2021.
Bước 3: Định dạng chữ ký Gmail
Tại phần khung trắng bên dưới có các tùy chọn cho bạn để sử dụng thiết kế chữ ký trên gmail. Mỗi một biểu tượng mang một ý nghĩa riêng:
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có nhỏ, thường, lớn và rất lớn
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản thường được dùng là in đậm [B], in nghiêng [I] và gạch chân [U]
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký, có thể là trang web công ty, địa chỉ mạng xã hội của bạn…
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký
- Căn dòng căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký
Chữ ký email
>>Xem thêm: Cách tạo tài khoản Gmail không cần số điện thoại.
Bước 4: Nhập nội dung chữ ký
Nội dung chữ ký các bạn nhập những thông tin cơ bản: số điện thoại, địa chỉ Gmail, địa chỉ trang web hoặc Facebook, Twitter…
Nhấp vào biểu tượng hình ảnh để chèn biểu tượng icon hình ảnh nổi bật.
Để nổi bật các bạn có thể tự tạo hình ảnh thiết kế theo cá tính riêng của mình.
Đối với công ty: Hình ảnh rõ nét, đẹp, có logo công ty, trong hình ảnh có thể thiết kế làm nổi bật vai trò và dịch vụ của công ty. Có slogan làm nổi bật tầm nhìn và sứ mệnh công ty.
>>Bấm xem ngay: Cách sử dụng Google Drive chi tiết. Sử dụng Google Drive trên máy tính, trên điện thoại, cách tải file và sắp xếp trong Google Drive.
Bước 5: Chèn URL vào chữ ký trong Gmail.
Chữ ký email
Các bạn có thể tùy chỉnh kích thước ảnh để phù hợp với bố cục và nộ dung chữ ký.
Chữ ký email
Sau khi bạn nhấp vào ảnh các bạn có thể chỉnh sửa URL phù hợp.
>>Xem thêm: Sự khác nhau giữa email và Gmail chi tiết.
Nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn chỉnh sửa. Các bạn có thể chèn URL là blog cá nhân, địa chỉ mạng xã hội của các bạn. Chỉ cần nhấp vào hình ảnh sẽ đưa người dùng đến trang của bạn.
Chữ ký email
>>Xem thêm: Microsoft 365 bộ công cụ email đáng sử dụng nhất.
Để chữ ký đẹp và chuyên nghiệp hơn trong mắt người dùng các bạn có thể định dạng lại phù hợp.
Bước 6: Nhấp vào nút Lưu thay đổi để hoàn thành tạo chữ ký trong Email.
Chữ ký email
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp dung lượng lưu trữ lơn. Giả sử doanh nghiệp của bạn phát triển lĩnh vực trung tâm gia sư email tên miền có dạng hotro@trungtamgiasu.com. Email doanh nghiệp sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng
2. Tạo thông tin cá nhân cuối email trong Outlook
Tài khoản Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Là một trong những dịch vụ email hàng đầu thế giới được nhiều người sử dụng.
Bước 1: Nhấn chọn tab Home ở phía trên, sau đó nhấn New Email .
Chữ ký email
Bước 2: Nhấn vào nút Signature.
Sau khi chọn New E-Mail > Chọn Signatuer.
>>Xem thêm: Cách tạo Google Drive Unlimited không giới hạn ngay.
Bước 3: Trong tab Email signature, nhấn New.
Chữ ký email 12
>>Xem thêm: Cách xóa tài khoản Gmail vĩnh viễn và những lưu ý.
Bước 4: Trong mục Type a name for this signature field
Nhập nội dung cho chữ ký email, sau đó nhấn OK để xác nhận việc tạo tên.
Bước 5: Sau đó chọn Ok để lưu thay đổi chữ ký email của các bạn.
>>Xem thêm: Tính năng chi tiết 3 giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới hiện nay.
3. Một số mẫu chữ ký email đẹp
Khi tạo chữ ký email các bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp để chuyên nghiệp hơn đối với người nhận.
Chữ ký email
Chữ ký email
>>Xem thêm: Cách xem lại lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheet đơn giản.
Chữ ký email
Chữ ký email
>>Xem thêm: CC và BCC Cách sử dụng hiệu quả trong công việc.
Các bạn tham khảo thêm: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp trên nền điện toán đám mây an toàn tuyệt đối.
Chúc các bạn thành công!
Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho: