Kỹ năng đàm phán, chìa khóa thành công trong giao dịch
Một trong những kỹ năng không thể thiếu trong kinh doanh là kỹ năng thương lượng và đàm phán. Đàm phán không chỉ cần khi ký các hợp đồng giao dịch thương mại, mà ngay cả trong công tác quản lý nhân sự, tuyển chọn lao động, hay đơn cử như khi cần đưa ra một ý kiến trước tập thể thì chủ doanh nghiệp phải có những kỹ năng để bảo vệ quan điểm của mình.
| Nhiều doanh nghiệp đã có được những hợp đồng tốt nhờ vào tài đàm phán. Trong ảnh: Lãnh đạo Công ty CP Công nghệ Việt -Séc ký hợp đồng đóng tàu chuyên dụng cho khách hàng. |
Trong giai đoạn hiện nay, công tác đàm phán càng trở nên quan trọng hơn do kinh tế suy giảm, thị trường co hẹp, đầu ra cho sản phẩm khó khăn hơn. Theo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh và marketing Phạm Đức Đạt, Giám đốc Công ty AmBrand [TP. Hồ Chí Minh], khi có vấn đề cần đàm phán, trước khi ngồi đối diện với đối tác để trao đổi ý kiến và mặc cả về một hợp đồng kinh tế, các doanh nhân cần có sự chuẩn bị tích cực, nắm rõ thông tin về đối tác và phải có nghệ thuật giao tiếp. Trong quá trình đàm phán, cần tách con người ra khỏi vấn đề, hai bên không nên quá quan tâm vào lập trường mà nên tập trung vào lợi ích của nhau thì mới dễ dàng đi đến một “kết thúc có hậu”, làm thỏa mãn lợi ích của đôi bên.
Giải quyết vấn đề dựa trên lợi ích của đôi bên là cách tối ưu, thường được giới kinh doanh sử dụng trong các cuộc đàm phán giao dịch thương mại. “Giá trị của nghệ thuật đàm phán là ở chỗ phải biết lắng nghe đối tác cần gì và cố gắng phân tích lợi ích của họ và của bản thân mình. Từ đó, đưa ra giải pháp cuối cùng sao cho đôi bên đều thỏa mãn” - ông Phạm Đức Đạt nói.
Tuy nhiên, trong kinh doanh cũng có những cuộc đàm phán mang tính chất tranh chấp. Trong trường hợp này nhiều người đã sử dụng “đòn cân não” ngay từ đầu khiến đối phương mất bình tĩnh, để lộ nhiều thông tin và điểm yếu. Và, họ đã lợi dụng điều này để tấn công liên tiếp, làm cho đối phương nghĩ rằng rất khó bỏ qua những điều kiện của họ và đi đến tâm lý “thỏa hiệp cho xong”, khi đó đối phương sẽ vứt bỏ nhiều lợi ích của họ.
Tại buổi tập huấn về nghệ thuật thương lượng và đàm phán do VCCI Vũng Tàu tổ chức giữa tháng 12 này, thạc sĩ Phạm Đức Đạt đã chia sẻ cùng các học viên một câu chuyện rất sống động được coi như một trải nghiệm nhỏ trong nghệ thuật đàm phán, tạm gọi là câu chuyện chia cam: Có một quả cam nhưng cả hai chị em đều muốn sử dụng để phục vụ mục đích riêng mình: Một người muốn lấy vỏ để làm bánh và người kia muốn có một ly nước cam. Là người thứ ba phải đứng ra giải quyết vấn đề, nếu bạn cắt quả cam ra làm đôi và chia cho mỗi người một nửa là bạn đã thất bại, vì chắc chắn không ai trong số họ muốn nhận một nửa quả cam. Còn nếu bạn giải quyết vấn đề dựa trên mục đích sử dụng của hai người là lấy toàn bộ vỏ cam giao cho người có nhu cầu làm bánh, còn lại phần ruột giao người có nhu cầu uống nước, thì bạn sẽ có một kết quả đàm phán thông minh. |
Giới kinh doanh rất cần phải biết giữ thái độ bình tĩnh khi thương thuyết với khách hàng. Một chủ nhà hàng kể, anh ta thường xuyên bị khách hàng kiếm cớ “chê” chất lượng phục vụ của nhân viên, nhằm mục đích hạ giá dịch vụ khi đi đặt tiệc. Thay vì “đỏ mặt tía tai” vì bỗng dưng vô cớ bị chê trách, anh đã sử dụng nghệ thuật thỏa hiệp với khách hàng bằng cách giả vờ công nhận sự yếu kém của mình và đề nghị khách hàng cùng kiểm soát chất lượng phục vụ của nhân viên. Anh cam kết, nếu trong quá trình phục vụ, khách phát hiện có sai sót gì thì anh sẽ chịu trách nhiệm. Với “chiêu” thỏa hiệp đó anh không những làm cho khách cảm thấy mình quan trọng hơn, mà còn lôi kéo họ đứng về phía mình. Rốt cuộc anh không những không bị giảm một xu nào giá dịch vụ, mà còn tạo thêm uy tín cho mình qua thái độ coi trọng khách hàng.
Đối với khách hàng là người nước ngoài, người tham gia đàm phán thường vấp phải khó khăn về ngôn ngữ. Khi đó đối tác thường lợi dụng sự mất tự tin của đối phương do rào cản ngôn ngữ để khiến đối phương phải thỏa hiệp cho xong. Giám đốc kinh doanh của một Công ty xuất khẩu thủy sản kể, có lần mới bắt đầu cuộc đàm phán anh đã bị đối tác tung một “đòn cân não”: “Làm sao tôi có thể hiểu anh được với kiểu phát âm buồn cười như vậy?”. Rất may lúc đó anh đã kịp nhận ra ý đồ của đối phương và anh đã bình tĩnh đáp lại: “Tôi nghĩ là tôi đã rất cố gắng. Ngôn ngữ của tôi không có liên quan đến vấn đề chúng ta đang thảo luận”. Với câu nói này anh đã vượt qua được áp lực tâm lý, không bị chi phối bởi khả năng ngoại ngữ của mình, mà còn chủ động buộc đối tác phải tập trung vào vấn đề.
Đàm phán là một nghệ thuật không thể thiếu trong kinh doanh. Ai có được kỹ năng đàm phán là coi như nắm trong tay chiếc chìa khóa vàng. Bởi, các hợp đồng giao thương có thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào khả năng đàm phán của doanh nghiệp. “Ngoài những khả năng “trời phú”, các nhà doanh nghiệp muốn thành công trong các cuộc thương thảo cần học hỏi rất nhiều về kỹ năng giao tiếp, sự bình tĩnh, khôn khéo và sáng tạo” - đó là ý kiến của thạc sĩ Phạm Đức Đạt. Còn giới kinh doanh, các chủ doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh cũng có những góc nhìn khác nhau về nghệ thuật đàm phán.
Bài, ảnh: LAM PHƯƠNG
Mềm dẻo, sáng tạo nhưng vẫn kiên quyết Để thành công trong cuộc đàm phán, trước hết nên xác định rõ mục tiêu cần đạt được và có kế hoạch cụ thể, chi tiết cho buổi đàm phán. Sau đó, tìm hiểu, nắm bắt những thông tin về đối tác để có thể chủ động trong quá trình đàm phán, thương lượng. Cũng cần sáng tạo, chỉ ra những điểm lợi của đối tác mà không phải là điểm bất lợi của bạn, đồng thời luôn sẵn sàng ứng phó với bất kỳ tình huống nào đối tác nêu ra một cách mềm mỏng. Lưu ý là phải chọn thời gian, không gian, địa điểm phù hợp và thuận lợi cho việc đàm phán trong điều kiện có thể; Chọn trang phục phù hợp, nghiêm túc nhằm tạo sự tự tin cho mình và làm “vừa mắt” đối tác. Tác phong, lời nói, lập trường cương quyết, nhưng khéo léo. Không nên tự cho mình là kẻ bề trên Trong giai đoạn khó khăn hiện nay, khi giao dịch kinh doanh cần mềm dẻo, linh hoạt để giành được hợp đồng và giữ được mối quan hệ lâu dài với đối tác. Trường hợp nếu ta ở thế thượng phong, thì cũng không nên tự cho mình là kẻ bề trên, đặt quá nhiều điều kiện làm khó cho đối tác. Vì nếu quá quan tâm đến lợi ích của mình mà o ép đối tác, thì có những trường hợp “cực chẳng đã” họ buộc phải thực hiện hợp đồng, nhưng mối quan hệ làm ăn này sẽ không bền vững. Không khư khư giành phần thắng về mình Muốn đàm phán thành công, tôi cho rằng điều quan trọng trước hết là phải “biết mình biết ta”. Người tham gia đàm phán phải luôn giữ nguyên tắc, nhưng cũng phải có kinh nghiệm, quan trọng là phải nắm bắt đối tác cần gì, từ đó biết chia sẻ lợi ích đôi bên, không nên lúc nào cũng giành phần thắng về mình. Tốt nhất là chọn cách ứng xử phù hợp, linh hoạt tùy theo thế mạnh - yếu của hai bên.Trong trường hợp không đạt mục tiêu cao nhất thì có thể hạ xuống mục tiêu thứ hai, nhưng cũng phải bảo đảm hài hòa lợi ích giữa ta và đối tác. Có lúc cũng phải biết “vừa đấm, vừa xoa” mới thành công. |
Theo Báo BRVT.
Những điều cần tránh trong văn hóa đàm phán và thương lượng
Cập nhật lúc 08:03 ngày 25/07/2016
/Images/Upload/Article/0/22/2286/251019653.jpg
Dưới đây là một số vấn đề cần tránh khi tham gia đàm phán, thương lượng để cuộc đàm phán được thành công và đúng mục đích.
1. Tránh phạm phải lời nói kiên kị dẫn đến khó khăn trong đàm phán
Trên thế giới, mỗi quốc gia, mỗi dân tộc có những sắc thái ngôn ngữ khác nhau do đặc điểm về địa lý, sự phát triển về lịch sử, tôn giáo tín ngưỡng, phong tục tập quán khác nhau. Dân tộc nào cũng có những cấm kị trong ngôn ngữ. Khéo léo sử dụng ngôn ngữ, nắm rõ các cấm kị là biểu hiện thanh thục của nhà đàm phán và cũng là điều kiện quyết định sự thành công của đàm phán.
2. Tránh phạm phải những kiêng kị về văn hóa của các quốc gia, vùng lãnh thổ trong đàm phán
Ở quốc gia nào thì phải chú ý đến phong tục tập quán của quốc gia đó. Khi đàm phán, tránh chạm vào những điều kiêng kị. Mỗi địa phương đều có dặc trưng riêng về văn hóa, chuẩn mực sống. Do đó, trước khi đàm phán phải chuẩn bị đầy đủ mọi thứ và không được tùy tiện hủy bỏ cam đoan; lắng nghe nhiều, nhìn nhiều, hiểu nhiều để có những tác động phù hợp đến đàm phán. Thương lượng tránh đối diện với điều khó giải quyết, bế tắc: Khi đưa ra ý kiến phản đối thì bạn nên suy nghĩ cẩn thận, phân tích kỹ càng, gợi ý cho đối phương nói ra mục tiêu của mình khi tham gia đàm phán, tránh làm mất mặt đối phương và làm cho đàm phán đi vào bế tắc.
3. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán
Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.
4. Không có kế hoạch cụ thể
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
5. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác
Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.
6. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác.
7. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán
Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã “bắn hết đạn” ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hóa” các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
8. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác
Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.
9. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán
Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.
10. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.
TD [tổng hợp]