Định dạng có điều kiện là một công cụ tích hợp trong Google Trang tính cho phép bạn định dạng một ô hoặc một dải ô dựa trên các quy tắc hoặc điều kiện. Nếu các điều kiện được đáp ứng, thì ô sẽ được định dạng theo cài đặt của bạn. Định dạng có điều kiện có nhiều cách sử dụng thực tế cho bảng tính mới bắt đầu đến nâng cao
Định dạng có điều kiện là một cách tuyệt vời để xác định các giá trị hoặc văn bản cụ thể, làm nổi bật các xu hướng hoặc giá trị ngoại lệ trong tập dữ liệu của bạn, cải thiện tính thẩm mỹ cho bảng tính của bạn, v.v. Sao chép bảng thực hành bên dưới để làm theo khi chúng tôi xem xét các ví dụ về định dạng có điều kiện khác nhau và các cách sử dụng phổ biến
Sao chép tờ thực hành
Sử dụng định dạng có điều kiện phổ biến
- Định dạng hàng chẵn
- Định dạng văn bản cụ thể
- Định dạng dựa trên một cột khác
- Định dạng hàng lẻ
- Định dạng n giá trị nhỏ nhất
- Định dạng giá trị trùng lặp
- Định dạng phạm vi ngày
- Định dạng n giá trị lớn nhất
- Định dạng các giá trị bị thiếu
Cách truy cập định dạng có điều kiện trong Google Sheets
- Chọn ô hoặc các ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện cho
- Chọn “Định dạng” từ menu
- Chọn “Định dạng có điều kiện”
Areas of Conditional Formatting Menu
- Quy tắc màu- Bạn có thể định dạng một ô dựa trên một màu duy nhất hoặc trên thang màu
- Áp dụng cho phạm vi- Ô hoặc phạm vi ô để áp dụng định dạng có điều kiện của bạn cho
- Quy tắc định dạng- Có 4 loại quy tắc định dạng; . Các danh mục này giúp việc tạo quy tắc xung quanh các giá trị dữ liệu chung trở nên đơn giản
- Kiểu định dạng- Định dạng màu sắc và văn bản của một ô
- Thêm quy tắc khác- Bạn có thể có nhiều quy tắc cho một ô hoặc phạm vi. Hãy nhớ rằng thang màu có thể là một giải pháp nếu bạn cần nhiều quy tắc để hiển thị các màu khác nhau
Quy tắc định dạng có điều kiện
Các quy tắc định dạng có điều kiện là nơi bạn tạo các điều kiện sẽ định dạng các ô của mình. Trước đây chúng tôi đã đề cập có 4 loại mà các quy tắc định dạng này rơi vào
Hãy khám phá từng loại quy tắc để hiểu cách chúng hoạt động và sử dụng thực tế. Sao chép bảng thực hành của chúng tôi để làm theo cùng
Sao chép tờ thực hành
Kịch bản tờ thực hành
Jim, bạn là nhân viên bán báo và sếp của bạn đang xem xét doanh số bán hàng quý 1. Tuy nhiên, bạn nhận thấy rằng doanh số Quý 1 của mình thấp hơn dự kiến. Định dạng có điều kiện có thể giúp bạn tìm thấy những khác biệt này
Quy tắc dựa trên văn bản
Có 7 quy tắc dựa trên văn bản được xác định trước để tạo định dạng có điều kiện khi một ô đáp ứng tiêu chí của chúng tôi
- trống
- Không có sản phẩm nào
- văn bản chứa
- Văn bản không chứa
- Văn bản bắt đầu bằng
- Văn bản kết thúc bằng
- Văn bản chính xác
Các quy tắc được xác định trước này giúp việc xác định các ô có mẫu văn bản nhất quán trở nên dễ dàng
Kịch bản tờ thực hành
Trong bảng thực hành, bạn có thể xem tất cả doanh số bán hàng đã ghi trong Q1. Bạn chỉ quan tâm đến doanh số bán hàng của mình
Bạn bắt đầu bằng cách đánh dấu tất cả doanh số bán hàng được ghi nhận trong Q1 được phân bổ cho bạn bằng cách sử dụng các điều kiện dựa trên văn bản
Giờ đây, bạn có thể xem tất cả doanh số được phân bổ cho bạn từ tập dữ liệu
Quy tắc dựa trên ngày
Quy tắc dựa trên ngày là các quy tắc được xác định trước mong đợi các ô chứa thông tin ngày. Có 3 quy tắc chính với 7 điều kiện phụ
3 quy tắc chính
- Ngày là
- Ngày trước
- Ngày là sau
7 quy tắc tập hợp con
- Hôm nay
- Ngày mai
- Hôm qua
- trong tuần qua
- trong tháng qua
- trong năm qua
- ngày chính xác
Các điều kiện được xác định trước này giúp dễ dàng định dạng các ô đáp ứng các điều kiện dựa trên giá trị ngày. Các điều kiện này cũng tự động cập nhật. Chẳng hạn, nếu bạn muốn luôn đánh dấu dữ liệu trong tuần trước, định dạng có điều kiện của bạn sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở bảng tính của mình
Kịch bản tờ thực hành
Bây giờ, chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả doanh thu đã nhập thực sự được ghi nhận là doanh thu quý 1 năm 2008. Chúng tôi sẽ sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện ngày để đánh dấu bất kỳ ô nào được nhập ngoài phạm vi ngày của Q1
Để thực hiện điều này, chúng tôi sẽ tạo 2 quy tắc định dạng có điều kiện cho cột ngày của chúng tôi. Bằng cách sử dụng các quy tắc Ngày trước và Ngày sau để nhanh chóng đặt điều kiện làm nổi bật các ô được nhập sai và là doanh số Q 1 thực tế
Chúng tôi thấy rằng hai ngày đã được nhập không chính xác và đã thực sự được hoàn thành trong Q1 nhưng nằm ngoài phạm vi ngày của Q1. Những doanh số bán hàng này không được tính vào tổng doanh thu của Jim
Quy tắc dựa trên số
Quy tắc dựa trên số cho phép bạn định dạng ô dựa trên giá trị số. Có 8 quy tắc dựa trên số được xác định trước để định dạng ô theo điều kiện trong Google Trang tính
- Lớn hơn
- Lớn hơn hoặc bằng
- Ít hơn
- Ít hơn hoặc bằng
- Bằng
- Không bằng
- Ở giữa
- không nằm giữa
Đây là một cách đơn giản để phát hiện các xu hướng hoặc giá trị không mong đợi, đặc biệt đối với các tập dữ liệu lớn
Kịch bản tờ thực hành
Bạn nhớ thương vụ lớn nhất mà bạn đã chốt là với một công ty danh bạ điện thoại với giá 1.002 đô la. Sử dụng điều kiện dựa trên số, bạn có thể định dạng bất kỳ ô nào nằm ngoài phạm vi $0 và $1002
Bạn sử dụng quy tắc Không ở giữa và đặt các giá trị thành 0 và 1002. Bây giờ các ô bên ngoài phạm vi này được đánh dấu màu đỏ
Bây giờ, dễ dàng nhận thấy rằng một số giao dịch bán hàng của bạn đã được nhập dưới dạng âm bản hoặc trả lại
Bạn chia sẻ bảng tính mới của mình với các lỗi được đánh dấu với sếp của bạn và việc sửa chữa đã được thực hiện. Bây giờ bạn có các công cụ để tìm dữ liệu có thể là ngoại lệ hoặc đã được nhập không chính xác
Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính cung cấp cho bạn các công cụ mạnh mẽ để định dạng ô dựa trên các quy tắc
Công thức tùy chỉnh
Công thức tùy chỉnh cho phép bạn định dạng các ô thỏa mãn các điều kiện của công thức. Để định dạng mọi hàng lẻ khác, bạn sẽ sử dụng công thức như hình bên dưới. Google Trang tính hiện cung cấp một tính năng tích hợp để thay thế các ô tô sáng. Xem các cách sử dụng bổ sung của chúng tôi ở đầu trang này để tìm hiểu cách sử dụng định dạng có điều kiện của công thức tùy chỉnh