Nếu bạn muốn tạo bảng điều khiển tương tác trong Excel và khám phá dữ liệu của mình một cách trực quan, thì bạn cần bắt đầu sử dụng bộ cắt và đường thời gian
Chúng thực sự sẽ đưa sổ làm việc của bạn lên một tầm cao mới… và chúng thật dễ dàng
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ tìm hiểu mọi thứ cần biết về bộ cắt và đường thời gian trong Microsoft Excel
Có rất nhiều thứ để trang trải, vì vậy hãy bắt đầu
Slicer trong Excel là gì?
Slicer là một đối tượng trong Excel cho phép bạn lọc dữ liệu của mình
Nó hiển thị tất cả các giá trị có thể có từ một cột đã chọn trong dữ liệu của bạn và mỗi giá trị sẽ hiển thị dưới dạng một nút riêng lẻ bên trong máy cắt. Các nút có thể được sử dụng để chuyển đổi chế độ lọc đang hoạt động của tập dữ liệu của bạn
Đối tượng slicer nổi phía trên lưới bảng tính và sẽ luôn hiển thị và sẵn dùng để sử dụng
Bộ cắt có thể được sử dụng với cả Bảng và PivotTable
Dòng thời gian trong Excel là gì?
Dòng thời gian giống như máy cắt. Chúng cho phép bạn lọc dữ liệu của mình bằng giao diện trực quan, nhưng chúng đặc biệt được sử dụng với các trường ngày tháng
Chúng cho phép bạn dễ dàng lọc phạm vi ngày theo ngày, tháng, quý hoặc năm. Ngày xuất hiện theo đường ngang từ cũ nhất đến mới nhất khi bạn đi từ trái sang phải trên dòng thời gian
Dòng thời gian chỉ khả dụng để sử dụng với các trường ngày trong PivotTable
Phiên bản nào của Excel có Slicer và Timelines?
Slicers đã được giới thiệu trong Excel 2010
- Excel cho Office 365 hoặc Excel 2010 và các phiên bản mới hơn sẽ có Bộ cắt cho bảng tổng hợp
- Excel cho Office 365 hoặc Excel 2013 và các phiên bản mới hơn sẽ có bộ cắt cho bảng
- Excel cho Office 365 hoặc Excel 2013 và các phiên bản mới hơn sẽ có các mốc thời gian cho bảng tổng hợp
Các phiên bản Excel trước sẽ không có bộ cắt hoặc đường thời gian
Cách thêm Slicer vào bảng
Dữ liệu của bạn sẽ cần phải nằm trong một bảng Excel phù hợp. Bạn có thể tạo bảng Excel bằng cách chọn một ô bên trong dữ liệu của mình ➜ chuyển đến tab Chèn ➜ Bảng
Khi dữ liệu của bạn nằm trong một bảng, một tab theo ngữ cảnh mới sẽ xuất hiện. Chuyển đến tab Thiết kế bảng ➜ Chèn Slicer
Thao tác này sẽ mở menu Chèn bộ cắt và bạn sẽ có thể chọn các trường trong dữ liệu mà bạn muốn thêm bộ cắt
Bạn có thể chọn một hoặc nhiều trường từ danh sách để tạo nhiều đối tượng slicer cùng một lúc. Bạn sẽ có thể sử dụng chúng đồng thời để lọc dữ liệu dựa trên nhiều trường cùng một lúc
Nhấn OK và Excel sẽ tạo các đối tượng slicer cho bạn
Cách thêm Slicer vào PivotTable
Chọn bảng tổng hợp mà bạn muốn thêm bộ cắt ➜ chuyển đến tab Phân tích PivotTable ➜ Chèn bộ cắt
Sau đó, bạn có thể chọn các trường cần thêm và nhấn OK. Khi đó Excel sẽ tạo đối tượng slicer để điều khiển bảng tổng hợp
Cách thêm Dòng thời gian vào PivotTable
Chọn bảng tổng hợp mà bạn muốn thêm dòng thời gian vào ➜ chuyển đến tab Phân tích PivotTable ➜ Chèn dòng thời gian
Thêm một bộ cắt hoặc dòng thời gian từ danh sách trường PivotTable
Ngoài ra, bạn có thể thêm một slicer hoặc đường thời gian vào bảng tổng hợp từ cửa sổ Trường PivotTable
Nhấp chuột phải vào trường mà bạn muốn thêm bộ cắt cho ➜ rồi Thêm dưới dạng Bộ cắt hoặc Thêm dưới dạng Dòng thời gian
Kết quả giống như việc thêm bộ cắt hoặc dòng thời gian từ ruy-băng, đôi khi nó có thể thuận tiện hơn
Sử dụng máy cắt lát
Sử dụng máy cắt rất dễ dàng và có một số cách khác nhau để chọn các mục
Chọn một mục Slicer
Để chọn một mục trong máy cắt, bạn có thể nhấp vào mục. Điều này sẽ lọc dữ liệu của bạn để chỉ hiển thị dữ liệu cho mặt hàng đó
Chọn nhiều mục Slicer liền kề
Để chọn nhiều mục liền kề trong một bộ cắt, hãy nhấp vào mục đầu tiên, sau đó kéo con trỏ đến mục cuối cùng và nhả chuột. Thao tác này sẽ lọc dữ liệu của bạn để chỉ hiển thị các mục đã chọn
Bạn cũng có thể sử dụng phím Shift để chọn nhiều mục liền kề. Bấm vào mục đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và bấm vào mục cuối cùng
Chọn hoặc bỏ chọn nhiều mục bộ cắt không liền kề
Bạn có thể sử dụng phím Ctrl để chọn hoặc bỏ chọn nhiều mục trong một slicer. Giữ phím Ctrl và nhấp vào bất kỳ mục nào bạn muốn chọn hoặc bỏ chọn
Bật Chế độ đa lựa chọn của Slicer
Có một tùy chọn để bật chế độ nhiều lựa chọn cho máy cắt để bạn không phải giữ phím Ctrl. Nhấp vào biểu tượng đa lựa chọn ở góc trên bên trái của trình cắt để bật đa lựa chọn
Điều này cũng có thể được bật hoặc tắt bằng phím tắt. Với bộ cắt được chọn, nhấn Alt + S trên bàn phím của bạn
Xóa bộ lọc mục Slicer đã chọn
Bạn có thể muốn đặt lại bộ cắt của mình và xóa mọi bộ lọc được áp dụng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng biểu tượng bộ lọc ở góc trên cùng bên phải của trình cắt
Xóa bộ lọc cũng có thể được thực hiện bằng phím tắt. Với bộ cắt được chọn, nhấn Alt + C trên bàn phím của bạn
Sử dụng Dòng thời gian
Thay đổi Nhóm Dòng thời gian
Điều đầu tiên bạn muốn làm với dòng thời gian mới là thay đổi tùy chọn Nhóm ngày. Tại đây, bạn có thể chọn nhóm các ngày trong dữ liệu của mình thành ngày, tháng, quý hoặc năm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách nhóm dòng thời gian và lọc ngày của bạn
Chọn một khoảng thời gian dòng thời gian duy nhất
Để chọn một khoảng thời gian trong dòng thời gian, bạn có thể nhấp vào khoảng thời gian. Thao tác này sẽ lọc dữ liệu của bạn để chỉ hiển thị các ngày trong khoảng thời gian đó
Chọn Nhiều Khoảng thời gian Dòng thời gian Liền kề
Để chọn nhiều khoảng thời gian liền kề trong một dòng thời gian, hãy nhấp vào khoảng thời gian đầu tiên, sau đó kéo con trỏ đến mục cuối cùng và nhả chuột. Thao tác này sẽ lọc dữ liệu của bạn để chỉ hiển thị ngày trong phạm vi đã chọn
Với các mốc thời gian, bạn không thể chọn các khoảng thời gian không liền kề
Điều chỉnh khoảng thời gian đã chọn
Bạn có thể sử dụng Trình điều khiển Dòng thời gian để tăng hoặc giảm phạm vi ngày đã chọn. Nhấp và kéo các núm điều khiển ở bên trái hoặc bên phải của phạm vi dòng thời gian đã chọn
Xóa bộ lọc dòng thời gian đã chọn
Giống như máy cắt, dòng thời gian cũng đi kèm với một cách để đặt lại và xóa mọi bộ lọc được áp dụng. Điều này có thể được thực hiện bằng biểu tượng bộ lọc ở góc trên cùng bên phải của dòng thời gian
Phím tắt tương tự để xóa bộ lọc cũng hoạt động với các mốc thời gian. Với dòng thời gian đã chọn, nhấn Alt + C trên bàn phím của bạn
Slicer và tab theo ngữ cảnh dòng thời gian
Khi bạn chọn một slicer hoặc đường thời gian, một tab mới sẽ xuất hiện trong dải băng cho đối tượng đó. Đây là các tab theo ngữ cảnh và chỉ xuất hiện trong ngữ cảnh của một đối tượng slicer hoặc dòng thời gian đã chọn
Tab Slicer và tab Timeline chứa nhiều tùy chọn giống nhau nhưng có một vài điểm khác biệt
Thẻ cắt lát
Tab Slicer sẽ cho phép bạn
- Thay đổi chú thích của bộ cắt hoặc mở cài đặt bộ cắt
- Mở kết nối báo cáo cho slicer
- Thay đổi kiểu slicer
- Sắp xếp, căn chỉnh hoặc nhóm máy thái
- Tùy chỉnh bố cục nút slicer
- Điều chỉnh kích thước của máy thái
Thẻ Dòng thời gian
Tab Dòng thời gian sẽ cho phép bạn
- Thay đổi chú thích dòng thời gian
- Mở kết nối báo cáo cho dòng thời gian
- Thay đổi kiểu dòng thời gian
- Sắp xếp, căn chỉnh hoặc nhóm dòng thời gian
- Điều chỉnh kích thước của dòng thời gian
- Hiển thị hoặc ẩn các thành phần khác nhau của dòng thời gian
Ẩn Slicer hoặc Timeline
Bạn có thể ẩn bộ cắt và đường thời gian khỏi ngăn cửa sổ Lựa chọn
Chọn bất kỳ bộ cắt hoặc dòng thời gian nào ➜ chuyển đến tab Bộ cắt hoặc Dòng thời gian ➜ mở Ngăn lựa chọn từ phần Sắp xếp
- Bạn có thể nhấn nút Ẩn tất cả để ẩn tất cả các bộ cắt và đường thời gian trong trang tính hiện tại
- Bạn có thể ẩn các bộ cắt và đường thời gian riêng lẻ bằng cách nhấn vào Biểu tượng con mắt ở bên phải cho đối tượng đó
Thay đổi Slicer hoặc Chú thích Dòng thời gian
Chú thích là đoạn văn bản xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của trình cắt hoặc dòng thời gian. Bạn có thể thay đổi điều này thành bất cứ điều gì bạn muốn và nó có thể bao gồm các ký tự khoảng trắng
Bạn có thể thay đổi chú thích trong tab Slicer hoặc Timeline. Nhập chú thích mới vào phần Slicer Caption hoặc Timeline Caption và nhấn Enter
Không in Slicers hoặc Timelines
Có thể loại trừ bộ cắt và đường thời gian khi in báo cáo Excel của bạn
Chọn slicer hoặc dòng thời gian mà bạn không muốn in ➜ nhấp chuột phải ➜ chọn Kích thước và Thuộc tính từ menu ➜ bỏ chọn tùy chọn Đối tượng in
Bằng cách này, bạn vẫn có thể sử dụng bộ cắt và đường thời gian để lọc báo cáo của mình, nhưng chúng sẽ không hiển thị khi báo cáo được in
Tùy chỉnh các nút Slicer
Bạn có thể tùy chỉnh bố cục của các nút máy thái của mình. Bạn có thể thay đổi chiều cao, chiều rộng và số cột của nút mà chúng xuất hiện trong
Theo mặc định, các nút xuất hiện trong một cột xếp chồng lên nhau theo chiều dọc. Ví dụ trên đã tăng các cột từ 1 lên 5 để các nút xuất hiện theo chiều ngang
Ví dụ cũng tăng chiều cao của nút và giảm chiều rộng của nút
Để tùy chỉnh các nút bộ cắt của bạn, hãy chọn bộ cắt ➜ chuyển đến tab Bộ cắt ➜ Điều chỉnh Cột, Chiều cao và Chiều rộng trong phần Nút
Slicer và Timeline Styles
Excel cho phép bạn tùy chỉnh kiểu slicer của mình và đặt kiểu mặc định cho sổ làm việc
Thật không may, mặc định cấp ứng dụng là không thể
Có thể thay đổi kiểu trong tab Slicer hoặc Timeline
- Nhấp vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của phần kiểu để truy cập vào lựa chọn các kiểu có sẵn
- Nhấp vào bất kỳ kiểu nào để thay đổi kiểu của slicer hoặc dòng thời gian đã chọn
- Nếu nhấp chuột phải vào một kiểu, bạn sẽ có tùy chọn Sửa đổi, Sao chép, Xóa hoặc Đặt làm mặc định
- Bạn cũng có thể tạo Kiểu cắt lát mới của riêng mình
Khi tạo các kiểu tùy chỉnh của riêng bạn, việc sao chép một kiểu hiện có và sau đó sửa đổi nó sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc bắt đầu một kiểu bộ cắt mới trống. Sau khi tạo một kiểu tùy chỉnh, bạn có thể đặt nó làm kiểu mặc định cho bất kỳ bộ cắt hoặc đường thời gian mới nào trong sổ làm việc
Khi tạo kiểu máy cắt mới hoặc sửa đổi kiểu hiện có, bạn sẽ cần xem qua các Thành phần máy cắt khác nhau, sau đó nhấp vào nút Định dạng để tùy chỉnh thành phần đó
Báo cáo kết nối
Báo cáo các kết nối là cách bạn có thể quản lý các bảng hoặc bảng tổng hợp mà một slicer được kết nối với
Bạn có thể sử dụng kết nối báo cáo để kết nối một slicer với nhiều bảng hoặc bảng tổng hợp. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng một slicer để kiểm soát nhiều bảng hoặc bảng tổng hợp
Bạn có thể mở menu Báo cáo kết nối của bộ cắt hoặc dòng thời gian từ hai nơi
- Chuyển đến tab Slicer hoặc Timeline và chọn Report Connections
- Nhấp chuột phải vào bộ cắt hoặc dòng thời gian và chuyển đến Báo cáo kết nối
Trong menu Báo cáo kết nối, sau đó bạn có thể chọn tất cả các bảng tổng hợp trong sổ làm việc mà bạn muốn kết nối với máy cắt
Lưu ý, bạn không thể kết nối máy cắt với bảng và bảng tổng hợp
Slicer And Timeline Di chuyển và kích thước với các ô
Khi bạn chèn, xóa hoặc thay đổi kích thước ô, thao tác này có thể thay đổi kích thước hoặc di chuyển bất kỳ bộ cắt và đường thời gian nào trên trang tính
Có một số tùy chọn để ngăn máy cắt di chuyển khi thay đổi ô
Chọn bộ cắt hoặc dòng thời gian ➜ nhấp chuột phải ➜ chọn Kích thước và Thuộc tính từ menu ➜ chuyển đến phần Thuộc tính. Tại đây bạn có thể chọn từ 3 tùy chọn khác nhau
- Di chuyển và kích thước với các ô
- Đây là tùy chọn mặc định
- Máy cắt của bạn sẽ di chuyển nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi độ rộng của cột sang trái
- Máy cắt của bạn sẽ di chuyển nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi chiều cao của hàng phía trên nó
- Bộ cắt của bạn sẽ thay đổi kích thước nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi độ rộng của cột bên dưới bộ cắt
- Bộ cắt của bạn sẽ thay đổi kích thước nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi chiều cao của một hàng bên dưới bộ cắt
- Di chuyển nhưng không thay đổi kích thước với các ô
- Máy cắt của bạn sẽ di chuyển nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi độ rộng của cột sang trái
- Máy cắt của bạn sẽ di chuyển nếu bạn chèn, xóa hoặc thay đổi chiều cao của hàng phía trên nó
- Bộ cắt của bạn sẽ không thay đổi kích thước khi thay đổi hàng hoặc cột bên dưới bộ cắt
- Không nhiều hơn hoặc kích thước với các ô
- Bộ cắt của bạn sẽ không di chuyển hoặc thay đổi kích thước dựa trên bất kỳ thay đổi nào đối với các hàng hoặc cột trong trang tính
Vô hiệu hóa thay đổi kích thước và di chuyển bộ cắt hoặc đường thời gian
Slicers và timelines rất tuyệt nhưng chúng thậm chí còn tốt hơn khi bạn khóa chúng tại chỗ. Bằng cách này, người dùng có thể sử dụng chúng để tương tác với bảng tính nhưng sẽ không thể di chuyển hoặc thay đổi kích thước chúng
Chọn bộ cắt hoặc dòng thời gian ➜ nhấp chuột phải ➜ chọn Kích thước và Thuộc tính từ menu ➜ chọn tùy chọn Tắt thay đổi kích thước và di chuyển trong phần Vị trí và Bố cục
Tùy chọn Slicer
Slicer Settings có sẵn từ ruy-băng hoặc menu nhấp chuột phải
- Chuyển đến tab Bộ cắt ➜ Cài đặt Bộ cắt
- Nhấp chuột phải vào bộ cắt ➜ Cài đặt bộ cắt
Có một vài lựa chọn khác nhau đáng để biết
- Bạn có thể thay đổi chú thích trong Cài đặt bộ cắt hoặc bạn có thể ẩn hoàn toàn tiêu đề của bộ cắt. Bỏ chọn tùy chọn Hiển thị tiêu đề và thao tác này sẽ ẩn các nút phụ đề, chọn nhiều mục và xóa bộ lọc khỏi bộ lọc
- Bạn có thể sắp xếp thứ tự của các nút slicer theo thứ tự Tăng dần hoặc Giảm dần. Nếu không có thứ tự nào trong số này phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh cho thứ tự sắp xếp
- Có nhiều tùy chọn khác nhau để hiển thị các mục trong một trường không có dữ liệu
Hiển thị hoặc ẩn các yếu tố thời gian
Đây là một trong những điểm khác biệt chính giữa tab Slicer và Timeline. Tab Dòng thời gian cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn một số thành phần trong đối tượng dòng thời gian
Tại đây, bạn có thể hiển thị hoặc ẩn bộ chọn Tiêu đề, Thanh cuộn, Nhãn lựa chọn hoặc Mức thời gian cho bất kỳ dòng thời gian nào
kết luận
Với các bộ cắt và đường thời gian, các báo cáo Excel của bạn sẽ trông thật ngoạn mục
Họ cũng sẽ thêm một số tương tác thú vị vào trang tổng quan tĩnh của bạn. Đảm bảo, sếp của bạn sẽ thích chúng