Việc sử dụng Microsoft Excel tại nơi làm việc là gì? Danh sách các cách mà các doanh nghiệp sử dụng chương trình bảng tính là dài. Nhưng chúng tôi đã chia nó xuống danh sách top 10 sau khi phân tích dữ liệu trên 800 quảng cáo việc làm [sử dụng Excel bằng cách này].
Việc sử dụng kinh doanh phổ biến nhất của MS Excel là phân tích kinh doanh, quản lý danh sách mọi người, quản lý hoạt động và báo cáo hiệu suất. Phần mềm này cũng tiện dụng cho quản trị văn phòng, quản lý dự án và quản lý các chương trình, hợp đồng và tài khoản.
Ở cấp độ cơ bản, Excel đang sử dụng để lưu trữ thông tin, phân tích và sắp xếp và báo cáo. Nền tảng này là phổ biến trong kinh doanh vì một bảng tính Excel rất trực quan và khá dễ sử dụng.
1. Phân tích kinh doanh
Việc sử dụng số 1 của Microsoft Excel tại nơi làm việc là để cải thiện hiệu suất kinh doanh thông qua phân tích. Điều này về cơ bản là sử dụng dữ liệu được thu thập để thông báo cho việc ra quyết định.
Các doanh nghiệp thu thập dữ liệu một cách tự nhiên trong các hoạt động hàng ngày của họ, có thể là dữ liệu về bán sản phẩm, lưu lượng truy cập trang web, chi tiêu cho vật tư, yêu cầu bảo hiểm, v.v. Phân tích là hoạt động chuyển đổi dữ liệu thành một thứ hữu ích cho những người điều hành doanh nghiệp .Analysis is the activity of converting data into something useful to the people who run the business.
Ví dụ, bạn có thể chạy một báo cáo lợi nhuận vào ngày trong tuần. Nếu doanh nghiệp luôn mất tiền vào Chủ nhật, quản lý thông tin đó có thể được sử dụng để đưa ra quyết định không mở cửa vào Chủ nhật.
Ví dụ về công việc: Nhà phân tích kinh doanh, Nhà phân tích kế hoạch kinh doanh, Nhà phân tích giải pháp kinh doanh, Nhà phân tích tuyên bố, Nhà phân tích bộ sưu tập, Cán bộ tín dụng, Nhà phân tích dữ liệu, Nhà phân tích dữ liệu và khán giả, Nhà phân tích kinh doanh tài chính, Nhà phân tích danh mục đầu tư, Nhà phân tích dữ liệu Junior, Nhà phân tích tài chính khu vực, Dữ liệu cao cấp Nhà phân tích, nhà phân tích tài chính cao cấp, nhà phân tích danh mục đầu tư cao cấp.: business analyst, business planning analyst, business solutions analyst, claims analyst, collections analyst, credit officer, data analyst, data and audience analyst, finance business analyst, investment operations portfolio analyst, junior data analyst, regional finance analyst, senior data analyst, senior finance analyst, senior portfolio analyst.
2. Quản lý con người
Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng một trong những cách sử dụng hàng đầu của Microsoft Excel trong kinh doanh là quản lý mọi người. Bảng tính Excel là một cách mạnh mẽ để tổ chức thông tin về mọi người, cho dù họ là nhân viên, khách hàng, người ủng hộ hoặc người tham dự đào tạo.
Sử dụng Excel, thông tin về một cá nhân có thể được lưu trữ và truy xuất hiệu quả. Một hàng bảng tính hoặc cột có thể được sử dụng cho một bản ghi riêng lẻ có thể bao gồm thông tin như tên, địa chỉ email, ngày bắt đầu, các mục được mua, trạng thái đăng ký và liên hệ cuối cùng. A spreadsheet row or column can be used for an individual record that may include information like name, email address, start date, items purchased, subscription status, and last contact.
Ví dụ về công việc: Điều phối viên tăng trưởng khách hàng, quản lý và quản lý khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dịch vụ khách hàng, chuyên gia dịch vụ khách hàng, tư vấn dịch vụ sử dụng lao động, quản trị nhân sự nhà phân tích, hòa giải và nhân viên thanh toán, quản lý mối quan hệ.: client growth coordinator, client management and administration, client relationship manager, client service manager, client service specialist, employer service consultant, HR administrator, human resources administrative assistant, human resources administrator, human resources adviser, human resources officer, junior HR analyst, reconciliation and payments officer, relationship manager.
3. Quản lý hoạt động
Excel phụ thuộc rất nhiều để quản lý các hoạt động hàng ngày của nhiều doanh nghiệp.
Mặc dù Amazon sử dụng phần mềm tùy chỉnh tinh vi để quản lý hoạt động, Microsoft Excel là một công cụ quan trọng cho nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn [hoặc một phần của các doanh nghiệp lớn hơn]. Một lợi thế của Excel là nó có công nghệ tương đối thấp, cho phép nó được sử dụng bởi nhiều người và không có nguy cơ lập trình lỗi.An advantage of Excel is that it’s relatively low tech, allowing it to be used by many people and without the risk of programming bugs.
Các hoạt động kinh doanh thường có thể liên quan đến hậu cần khá phức tạp. Các luồng hàng tồn kho cần được kiểm soát để bạn có thể tiếp tục hoạt động hoạt động trơn tru - và mà không quá khó khăn trên các mục cụ thể. Điều đó có nghĩa là theo dõi các giao dịch của nhà cung cấp và khách hàng, liệt kê các ngày quan trọng và quản lý thời gian và lịch trình.
Ví dụ về công việc: Nhà phân tích hoạt động kinh doanh, Giám đốc điều hành dữ liệu, Chương trình sau đại học - Chuỗi cung ứng và hoạt động, trong nhà phân tích chuỗi cung ứng thị trường, Nhà phân tích kinh doanh hoạt động, Cộng tác viên hỗ trợ vận hành, Chuyên gia quản lý kiến thức hoạt động, Chuỗi liên kết chuỗi cung ứng, Chuyên gia chuỗi cung ứng.: business operations analyst, data operations manager, graduate program – supply chain and operations, in market supply chain analyst, operational business analyst, operational enablement associate, operational knowledge management specialist, supply chain associate, supply chain specialist.
4. Báo cáo hiệu suất
Giám sát và báo cáo hiệu suất là một loại phân tích công ty chuyên biệt có thể được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng Microsoft Excel. Ví dụ, nhiều kế toán vẫn sử dụng Excel [một phần vì nó tương thích với phần mềm kế toán dựa trên đám mây].
Một cách phổ biến để chuyển đổi dữ liệu thành một báo cáo hiệu suất trong Excel là tạo một bảng trục. Bằng cách chèn một bảng trục và liên kết nó với dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng thông tin hữu ích từ bộ dữ liệu. Các bảng Pivot có nhiều chức năng được xây dựng cho phép các tác vụ như đếm và tổng hợp một số loại dữ liệu trong bộ dữ liệu.By inserting a pivot table and linking it to data, you can extra useful information from the dataset quickly. Pivot tables have numerous in-built functions that allow for tasks such as counting and summing certain types of data within the dataset.
Ví dụ về công việc: Kế toán tài chính, Nhà phân tích dự báo / Hỗ trợ bán hàng, Nhà phân tích hiệu suất, Nhà phân tích hiệu suất - Mua sắm, Nhà phân tích hoạt động dịch vụ chuyên nghiệp, Nhà phân tích báo cáo, Nhà phân tích phát triển báo cáo, Điều phối viên bán hàng, Nhà phân tích hoạt động bán hàng.: financial accountant, forecast analyst / sales support, performance analyst, performance analyst – procurement, professional services operations analyst, reporting analyst, reporting development analyst, sales coordinator, sales operations analyst.
5. Quản trị văn phòng
Nhấn mạnh tầm quan trọng của Microsoft Excel, các quản trị viên Office sử dụng Excel để nhập và lưu trữ dữ liệu quản trị chính. Dữ liệu tương tự sau đó có thể được sử dụng để báo cáo kế toán và báo cáo tài chính, cũng như phân tích hoạt động và báo cáo hiệu suất.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ, Excel còn hữu ích trong quản trị văn phòng để hỗ trợ các công việc hàng ngày như lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn và liên hệ với nhà cung cấp và khách hàng. Nó là một công cụ đa năng để theo dõi và quản lý các hoạt động văn phòng. It’s an all-purpose tool for keeping track of and managing office activities.
Ví dụ về công việc: Trợ lý quản trị, nhân viên quản trị, giám sát hành chính, trợ lý hành chính, hoạt động kinh doanh và quản lý văn phòng, nhân viên văn phòng và nhân viên hành chính, quản lý quản trị văn phòng, hỗ trợ văn phòng - bảo trì / nhiệm vụ chung.: administration assistant, administration officer, administration supervisor, administrative assistant, business operations and office manager, junior clerical and administrative officer, office admin manager, office support – maintenance / general duties.
6. Phân tích chiến lược
Đối với việc sử dụng Excel, phân tích chiến lược là nơi các quyết định kinh doanh được kết nối chặt chẽ với dữ liệu và công thức trên bảng tính. Bạn áp dụng Excel để hướng dẫn các hành động như đầu tư và phân bổ tài sản.
Ví dụ, dựa trên mô hình Excel, bạn có thể quyết định rút tiền bảo hiểm tiền tệ. Phân tích bảng tính được thiết kế để thông báo các quyết định kinh doanh theo một cách cụ thể.Spreadsheet analysis is designed to inform business decisions in a specific way.
Ví dụ về công việc: Quản lý tài sản - Bộ phận Quản lý Bất động sản, Sáp nhập và mua lại Định giá - Nhà phân tích, Thành viên và Chiến lược chiến dịch, Cộng tác viên Quản trị Danh mục Danh mục đầu tư, Nhà phân tích danh mục đầu tư, Phó danh mục đầu tư - Quản lý tài sản, Nhân viên quản lý danh mục đầu tư - Tài chính tài sản.: asset manager – realty management division, mergers and acquisitions valuations – analyst, membership and campaigns strategist, portfolio administration associate, portfolio analyst, portfolio associate – wealth management, portfolio management officer – asset finance.
7. Quản lý dự án
Mặc dù các nhà quản lý dự án có quyền truy cập vào phần mềm Quản lý dự án [PM] được xây dựng có mục đích, một cuốn sách bài tập Excel thường là một giải pháp thay thế hiệu quả.
Các dự án là các hoạt động kinh doanh thường có ngân sách và ngày bắt đầu và kết thúc. Các kế hoạch dự án có thể được đặt vào một sổ làm việc, sau đó có thể được sử dụng để theo dõi tiến trình và giữ dự án đúng tiến độ. Trong một tờ Excel, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt để vạch ra các tác vụ về thời lượng và ngày chính.Project plans can be placed into a workbook, which can then be used to track progress and keep the project on schedule. In an Excel sheet, you can create a Gantt chart to map out tasks in terms of durations and key dates.
Một lợi thế của việc sử dụng Excel là bạn có thể dễ dàng chia sẻ sổ làm việc dự án cho người khác, bao gồm cả những người không quen thuộc hoặc thiếu quyền truy cập vào phần mềm PM tùy chỉnh.
Ví dụ về công việc: Nhà phân tích dự án, Trợ lý dự án / Cán bộ [CNTT], Nhà phân tích kinh doanh dự án.: project analyst, project assistant / officer [IT], project business analyst.
8. Quản lý chương trình
Microsoft Excel là một nền tảng tốt để quản lý các chương trình. Nó có thể được điều chỉnh để xử lý các đặc điểm cụ thể của một chương trình nhất định. Và, vì MS Excel được biết đến rộng rãi, các hồ sơ chương trình có thể dễ dàng được quản lý bởi nhiều người và khi đến lúc, được bàn giao cho một người quản lý mới.
Một chương trình giống như một dự án, nhưng có thể đang diễn ra và có thể phụ thuộc vào sự tham gia của người dùng. Excel giúp các nhà quản lý phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến trình và duy trì hồ sơ người tham gia. Các bảng Pivot rất hữu ích ở đây vì bạn có thể nhanh chóng tạo một bảng trục để tóm tắt một lượng lớn dữ liệu theo định dạng chéo đơn giản.Excel helps managers allocate resources, keep track of progress, and maintain participant records. Pivot tables are useful here because you can quickly create a pivot table to summarize large amounts of data in a simple cross-tabular format.
Ví dụ về công việc: Điều phối viên sự kiện, Cán bộ học tập và phát triển, Điều phối viên học tập và phát triển, Quản lý - Thực tập, Chương trình và Điều phối viên Văn phòng, Điều phối viên Hồ sơ và Kết quả, Quản trị viên Đào tạo.: event coordinator, learning and development officer, learning and development coordinator, manager – internships, programs and office coordinator, records and results coordinator, training administrator.
9. Quản trị hợp đồng
Các quản trị viên hợp đồng muốn sử dụng Microsoft Excel vì nó cung cấp một phương tiện không gây ồn ào để ghi chi tiết hợp đồng, bao gồm ngày, mốc quan trọng, sản phẩm và thanh toán.
Nhiều mẫu quản lý hợp đồng khác nhau có sẵn và chúng có thể được điều chỉnh để phù hợp với loại hợp đồng cụ thể hoặc giai đoạn của vòng đời hợp đồng.
Ví dụ về công việc: Quản trị viên hợp đồng xây dựng, quản trị viên hợp đồng, quản trị viên ước tính / hợp đồng, quản trị viên hợp đồng sau đại học, quản trị viên cho thuê, báo giá và quản trị viên đấu thầu.: building contract administrator, contracts administrator, estimator / contracts administrator, graduate contracts administrator, lease administrator, quote and tender administrator.
10. Quản lý tài khoản
Người quản lý tài khoản thường được yêu cầu là người dùng sổ làm việc Excel có thẩm quyền vì họ nhận được và cần duy trì hồ sơ khách hàng. Excel thường được sử dụng trong quản lý tài khoản vì nó cung cấp một cách đơn giản để chia sẻ và duy trì các tệp máy khách.Excel is commonly used in account management since it provides a simple way to share and maintain client files.
Công việc của người quản lý tài khoản là nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng hiện tại của doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đạt được lòng trung thành của khách hàng và bán hàng lặp lại. Nó là một loại vai trò tiếp thị và sự nghiệp phổ biến cho sinh viên tốt nghiệp MBA.
Ví dụ về công việc: Điều phối viên tài khoản, Quản lý quảng cáo, Quản lý tài khoản Studio thiết kế, Quản lý tài khoản kỹ thuật số, Quản lý tài khoản Junior.: account coordinator, advertising manager, design studio account manager, digital account manager, junior account manager.
Tại sao bạn cần kỹ năng Excel trong kinh doanh
Nếu danh sách này đã thuyết phục bạn rồi, các kỹ năng bảng tính Excel rất hữu ích tại nơi làm việc. Kỹ năng của bạn cũng có thể dễ dàng thích nghi với các chương trình bảng tính khác như Google Sheets.
Không phải tất cả các công việc đều sử dụng Excel và những công việc thường được coi là ‘kỹ năng trung bình. Tuy nhiên, Excel được sử dụng rộng rãi. Có kỹ năng bảng tính tốt cho bạn khả năng làm việc trên tất cả các loại nhiệm vụ khác nhau. Và bạn có thể dễ dàng nhận được giá trị từ thông tin mà Lừa được chia sẻ trong sổ làm việc.Having good spreadsheet skills gives you the ability to work on all sorts of different tasks. And you can more easily get value out of information that’s being shared in workbooks.
Khi bạn biết cách sử dụng Excel, bạn sẽ thấy mình sử dụng nó ngày càng nhiều. Bạn cũng có thể nhanh chóng mở rộng từ các tác vụ cơ bản như sắp xếp danh sách thông qua việc viết các công thức và tạo các bảng xếp hạng và bảng xếp hạng đẹp mắt. Nó có một nền tảng có thể truy cập có thể được sử dụng để thực hiện cả các nhiệm vụ kinh doanh đơn giản và rất tinh vi.