SWOT là viết tắt của bốn từ tiếng Anh, đó là điểm mạnh [strong], điểm yếu [weak], cơ hội [oppotunity] và thách thức [threats]. Trong cuộc sống, để thành công trong bất cứ công việc gì chúng ta cũng cần có kỹ năng phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của bản thân, bởi trong muôn vàn cái điều biết, biết mình là quan trọng hàng đầu.
* Điểm mạnh, điểm yếu.
Điểm mạnh là những điều kiện, phương tiện giúp chúng ta hoàn thành công việc [nào đó] một cách tốt nhất với một sự cố gắng không quá sức. Còn điểm yếu là những điều kiện, phương tiện cản trở việc hoàn thành một công việc nào đó. Không có điểm mạnh chung cho mọi công việc, mọi hoàn cảnh. Một người hay nói, thích tham gia công việc mang tính bề nổi, hoạt bát trong giao tiếp, hình thức ưa nhìn, có khiếu thẩm mỹ cao sẽ là điểm mạnh cho công việc tiếp thị, quảng cáo, dẫn chương trình, tổ chức sự kiện. Nhưng chưa chắc đã là điểm mạnh cho công việc của một người kế toán.
Không phải ai cũng biết điểm mạnh của bản thân. Có người còn tưởng điểm yếu là điểm mạnh. Trong khi xác định điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, con người thường có tính chủ quan. Chúng ta có thể liệt kê vài trang giấy về điểm mạnh của mình, nhưng đến phần điểm yếu, có khi phải nghĩ nát có mới chỉ ra được vài điểm vụn vặt như: Hay ngủ dậy muộn; còn thiếu tinh thần phê và tự phêVì vậy, chúng ta cần phải tranh thủ lắng nghe ý kiến nhận xét, đánh giá của người khác về mình mới khách quan được
* Cơ hội, thách thức.
Cơ hội là những điều kiện thuận lợi do khách quan, từ bên ngoài đem đến. Với một người khát khao học đại học, thì việc các trường đại học hiện nay mở nhiều hình thức đào tạo khác nhau như đào tạo tại chức, chuyên tu, học buổi tối, liên kết với các cơ quan mở lớp đại học vào ngày nghỉ, học đại học từ xa, học cao đẳng rồi liên thông lên đại học là cơ hội.
Ngược lại, thách thức là những khó khăn, cản trở từ bên ngoài tạo ra. Với một toà báo, thì việc hiện nay có quá nhiều tờ báo, tạp chí, ấn ẩm ra đời, văn hoá đọc của người dân ngày càng giảm sút bởi có nhiều phương tiện truyền thông nghe nhìn khác hữu hiệu và hấp dẫn hơn, giá cả leo thang, đời sống người dân gặp khó khăn do suy thoái kinh tế toàn cầu là thách thức.
Phải xác định cơ hội để nắm bắt thời cơ, chớp lấy thời cơ khi nó đến gần. Cần xác định thách thức để có kế hoạch đối phó, tháo gỡ, vượt qua.
Điểm mạnh [ của bản thân] và cơ hội [từ bên ngoài] tạo nên thuận lợi. Những điểm yếu của bản thân và những thách thức của khách quan hình thành nên những khó khăn. Trong các bản báo cáo, chúng ta thường đề cập đến thuận lợi và khó khăn, nhưng chưa phân định rạch ròi 4 yếu tố: Điểm mạnh điểm yếu cơ hội thách thức. Vì thế khi nhìn vấn đề nó không được sáng sủa, rõ ràng.
* Những câu hỏi phải được trả lời.
Trong kỹ thuật phân tích SWOT, điều quan trọng phải đặt ra được một hệ thống các câu hỏi và tự trả lời trung thực. Chẳng hạn, một người muốn phấn đấu mua một mảnh đất nhỏ, xây một ngôi nhà để cưới vợ. Người đó phải trả lời các câu hỏi như: Mình định mua căn nhà khoảng bao nhiêu tiền? Hiện tại đã có bao nhiêu tiền rồi? Ai ủng hộ, ai ngăn cản mình trong việc mua nhà này? Thiếu tiền thì vay ai? Tại sao lại nghĩ đến những người ấy? Mua đất ở đấy có thuận tiện cho việc sinh sống và đi làm của mình không? Con cái sau này có bị ảnh hưởng gì từ môi trường xung quanh, có trường học gần nhà, có tiện cho việc đi chợ không. Nếu không thuận tiện, hay gặp trở ngại thì khắc phục thế nào. Tự đặt câu hỏi và tự trả lời hết những câu hỏi ấy là bạn đã có kỹ năng xác định SWOT rồi đấy.