Có một tính năng thú vị trong Excel cho Microsoft 365 mà không nhiều người biết đến. Các kiểu dữ liệu được liên kết cho phép bạn truy cập dữ liệu từ nhiều lĩnh vực chủ đề như tài chính, địa lý, dinh dưỡng và phương tiện trực tiếp trong Excel
Bạn có cần đưa tỷ giá hối đoái mới nhất, giá cổ phiếu của công ty hoặc số liệu dân số thành phố vào bảng tính của mình không?
Mục lục
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Các kiểu dữ liệu được liên kết là gì?
Bạn có biết rằng Excel có quyền truy cập dữ liệu về hàng trăm chủ đề như dữ liệu công ty, quốc gia và thành phố, thực phẩm, động vật, v.v.
Phạm vi dữ liệu có sẵn thông qua các loại dữ liệu được liên kết đã tăng lên đáng kể trong vài năm qua và hiện bao gồm dữ liệu trên 19 danh mục .
- Các hoạt động
- Giải phẫu học
- Loài vật
- Hoá học
- Các thành phố
- tiền tệ
- thực phẩm
- Địa lý
- Vị trí
- Thuộc về y học
- Phim
- Những người
- Thực vật
- Không gian
- cổ phiếu
- cấu trúc
- địa hình
- trường đại học
- yoga
Các kiểu dữ liệu được liên kết giúp bạn dễ dàng hoàn thành các tác vụ thông thường hàng ngày trong Excel, chẳng hạn như sử dụng tỷ giá hối đoái theo thời gian thực trong các tính toán tài chính của bạn hoặc tham chiếu thông tin dinh dưỡng trong cơ sở dữ liệu công thức mà bạn đã tạo
Một số trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm
- Chuyển đổi tiền tệ – nếu bạn có bảng tính cần chuyển đổi tiền tệ, thì bạn nên sử dụng loại dữ liệu Đơn vị tiền tệ vì loại dữ liệu này sẽ luôn tính đến tỷ giá hối đoái gần đây nhất
- Phân tích giá Thị trường chứng khoán – bạn có thể nhanh chóng thực hiện một số phân tích giá cơ bản bằng cách sử dụng loại dữ liệu Cổ phiếu
- Phân tích công thức - bạn có thể tạo công thức nấu ăn và tóm tắt các khía cạnh dinh dưỡng khác nhau dựa trên thông tin được lấy từ loại dữ liệu Thực phẩm
- Người lập kế hoạch/Người theo dõi tập thể dục – bạn có thể tạo một kế hoạch tập thể dục bằng cách sử dụng dữ liệu từ loại dữ liệu Hoạt động và theo dõi tiến trình thực tế về lượng calo đã đốt cháy
- Nội dung thú vị – bạn có thể tạo các câu đố bằng cách sử dụng bất kỳ nguồn dữ liệu nào hoặc danh sách phim yêu thích
Microsoft đã tạo một số mẫu thể hiện một số kiểu dữ liệu. Bạn có thể xem chúng tại đây .
Khi bạn đã thấy việc sử dụng các loại dữ liệu được liên kết dễ dàng như thế nào, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều trường hợp sử dụng cho chúng, vì vậy, hãy xem một ví dụ
Cách sử dụng các kiểu dữ liệu được liên kết
Cách tốt nhất để xem cách sử dụng các kiểu dữ liệu được liên kết là với một ví dụ
Hãy lấy một ví dụ hơi giả tạo khi tôi muốn tạo danh sách rút gọn các thành phố ở Texas sẽ là địa điểm tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ mà tôi muốn bắt đầu ở đó. Rõ ràng là có một số yếu tố cần xem xét cụ thể đối với bản chất của doanh nghiệp, nhưng ở mức độ chung, tôi quan tâm đến một nơi có thu nhập trung bình cao, mức độ tội phạm thấp và tỷ lệ thất nghiệp thấp. Tôi có thể lấy tất cả thông tin này trong vài phút bằng cách sử dụng các kiểu dữ liệu được liên kết trong Excel
Đầu tiên, tôi cần tạo một danh sách các thành phố trong Excel
Bây giờ tôi cần nói với Excel rằng các ô này có các thành phố trong đó và tôi muốn truy xuất dữ liệu được liên kết cho từng thành phố. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu phạm vi ô và nhấp vào Dữ liệu và từ tùy chọn Loại dữ liệu, chọn Thành phố
Excel bây giờ sẽ kết nối với nguồn dữ liệu [trong trường hợp này là ] và nếu các thành phố được nhận dạng, loại ô sẽ được chuyển đổi thành các ô loại dữ liệu được liên kết [một ô nhỏ . Có một thành phố trả về nhiều hơn một kết quả, vì vậy Excel đã gắn cờ thành phố đó và nhắc chúng tôi chọn nên sử dụng kết quả nào.
Bây giờ chúng ta có một cột các ô đã được chuyển đổi sang kiểu dữ liệu được liên kết. Tất cả những gì chúng ta cần làm bây giờ là chọn dữ liệu nào chúng ta muốn truy xuất từ nguồn dữ liệu Thành phố. Để làm điều này, trước tiên chúng ta nên chuyển đổi danh sách các thành phố thành Bảng [chọn một ô trong danh sách và nhấp vào CTRL-T] – chuyển đổi thành bảng giúp làm việc với các loại dữ liệu được liên kết nhanh hơn và dễ dàng hơn
Bây giờ, nếu bạn chọn một thành phố trong bảng và nhấp vào biểu tượng, thẻ dữ liệu sẽ được hiển thị – thẻ này hiển thị tất cả các cột có sẵn cho loại dữ liệu cụ thể đó
Trong ví dụ này, tôi sẽ chọn một số lĩnh vực liên quan đến các chỉ số kinh tế và tội phạm để xây dựng bảng sau
Lưu ý rằng không thể truy xuất tỷ lệ thất nghiệp của Arlington. Điều này thường là do thiếu dữ liệu trong nguồn dữ liệu hoặc loại dữ liệu không khớp [e. g. nguồn có thể nói “N/A” là văn bản, trong khi Excel đang mong đợi các con số]
Cuối cùng, tôi sẽ thêm một số định dạng có điều kiện để giúp dễ dàng chọn ra một số điểm nổi bật từ dữ liệu này và giúp tôi dễ dàng đưa vào danh sách rút gọn các địa điểm ưa thích ở Texas. Dựa trên các ô được đánh dấu, có vẻ như Frisco và Plano sẽ là những địa điểm tốt cho danh sách rút gọn của tôi
Một vài điều khác cần lưu ý về việc sử dụng các kiểu dữ liệu được liên kết
- Bạn có thể làm mới dữ liệu trong các ô dữ liệu được liên kết bằng cách chọn một ô và nhấp vào Dữ liệu > Làm mới tất cả
- Bạn có thể xem bản xem trước dữ liệu cho một ô cụ thể bằng cách nhấp vào biểu tượng của ô đó hoặc chọn ô, nhấp chuột phải và chọn 'Hiển thị thẻ loại dữ liệu'
- Bạn có thể lấy dữ liệu từ một ô dữ liệu được liên kết bằng cách tham chiếu ô nguồn và trường để lấy, e. g. nếu bạn nhập nội dung sau vào một ô, bạn sẽ nhận được giá trị dân số cho bất kỳ thành phố nào trong B3. =B3. [dân số thành phố]
Cách tạo các kiểu dữ liệu được liên kết của riêng bạn
Khi mọi người thấy cách các kiểu dữ liệu được liên kết hoạt động trong Excel, một trong những điều đầu tiên họ nói là "Điều này thật tuyệt, nhưng tôi cũng có thể tạo các kiểu dữ liệu của riêng mình không?". Câu trả lời là “đại loại là”
Microsoft đã thêm một tính năng vào Power Query cho phép bạn tạo kiểu dữ liệu của riêng mình dựa trên các cột dữ liệu đã chọn. Nó được giải thích khá rõ ràng tại đây . Ví dụ này lấy một số dữ liệu từ một bảng trong bài viết Wikipedia, nhưng bạn có thể lấy dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu được hỗ trợ nào [e. g. tệp phẳng, cơ sở dữ liệu, Azure].
Quá trình bao gồm các bước sau
- Nhận dữ liệu từ một nguồn vào Power Query
- Thực hiện mọi thao tác dọn dẹp hoặc chuyển đổi khác trong Power Query [tùy chọn]
- Chọn các cột bạn muốn có sẵn trong kiểu dữ liệu được liên kết
- Tạo kiểu dữ liệu liên kết, chỉ định cột hiển thị chính
- Tải cột kiểu dữ liệu được liên kết vào Excel từ Power Query
- Sử dụng dữ liệu
Kết quả là bạn có thể lấy dữ liệu từ nguồn bên ngoài vào Excel để nó hoạt động giống như kiểu dữ liệu được liên kết. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị loại dữ liệu được liên kết với Tổng thống Hoa Kỳ từ ví dụ của Microsoft
Vấn đề là bạn không thể sử dụng lại kết nối này bên ngoài sổ làm việc mà bạn tạo nó trong. Điều này có nghĩa là nó không hữu ích như các kiểu dữ liệu được liên kết tiêu chuẩn khác
Về bản chất, quy trình này chỉ nhập dữ liệu từ một nguồn ở định dạng thu gọn và cung cấp cho bạn khả năng xem chi tiết qua thẻ dữ liệu hoặc mở rộng bảng để bao gồm các cột bổ sung
Một giải pháp hoàn chỉnh hơn sẽ liên quan đến việc tạo một loại dữ liệu được liên kết mà bất kỳ người dùng nào trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập được. Một ví dụ tuyệt vời là nếu bạn có thể tạo một loại dữ liệu được liên kết chứa thông tin về các sản phẩm của công ty bạn [e. g. Tên sản phẩm, Mô tả, Giá thành, Giá bán, SKU, v.v.]. Sau đó, người dùng có thể truy xuất thông tin về danh sách sản phẩm bằng cách sử dụng loại dữ liệu được liên kết 'Sản phẩm của công ty'. Tất nhiên, việc tạo kiểu dữ liệu được liên kết sẽ cần có sự tham gia của Quản trị viên CNTT của bạn để đảm bảo rằng nó sẵn dùng cho tất cả những người đăng ký có liên quan đến tài khoản Excel for Microsoft 365 của tổ chức
Bản tóm tắt
Các kiểu dữ liệu được liên kết cho phép bạn truy cập trực tiếp vào nhiều loại thông tin công khai từ bên trong Excel và đưa thông tin đó vào bảng tính của bạn. Nếu bạn cần bao gồm thông tin phổ biến như giá cổ phiếu, số liệu thống kê địa lý, số liệu dinh dưỡng thực phẩm và kiến thức chung khác, thì việc sử dụng các loại dữ liệu được liên kết sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
Mặc dù bạn có thể tạo các loại dữ liệu được liên kết tùy chỉnh của riêng mình, nhưng tính năng này hiện tại hơi bị hạn chế và chúng tôi hy vọng sẽ thấy nhiều tiến bộ hơn từ Microsoft trong lĩnh vực này trong tương lai gần
Nếu bạn cần một cách nhanh chóng và dễ dàng để nhập dữ liệu từ SQL Server vào Excel và thực hiện các bản cập nhật mà bạn có thể lưu trở lại SQL, thì hãy xem Sự khác biệt của SQL.
Bài viết của
Andy McDonald
Andy đã làm việc hơn 20 năm trong lĩnh vực Kỹ thuật, Tài chính và CNTT với công việc phân tích và trình bày dữ liệu bằng các công cụ như SQL Server, Excel, Power Query và Power BI