Nội dung
- KPI là gì?
- OKR là gì?
- Lợi ích của KPI
- Lợi ích của OKR
- So sánh KPI – OKR
- digiiTeamW – Phần mềm Quản lý công việc và cộng tác
KPI là gì?
KPI [Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu] là hệ thống mục tiêu được kết nối theo quan hệ nhân quả để đạt các mục tiêu chiến lược trong một giai đoạn phát triển.
OKR là gì?
OKR [Objectives & Key Results – Mục tiêu và Kết quả cốt lõi] là phương pháp lập những mục tiêu đầy tham vọng giúp đưa ra những kết quả có thể đo lường được cho các nhóm và cá nhân.
Lợi ích của KPI
- Đánh giá được hiệu suất thực hiện công việc mang tính định lượng và được đo lường khách quan cho Công ty, bộ phận, cá nhân nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định điều hành để cải thiện hiệu suất, tăng trưởng và đạt mục tiêu chiến lược.
- Xác định lại yếu tố thành công cơ bản và điều chỉnh chiến lược trong thời kỳ mới.
- Tập trung và tổng hợp được dữ liệu đầy đủ giúp nhà quản lý xem xét tình trạng sức khoẻ doanh nghiệp và ra các quyết định tăng giảm nguồn lực theo mục tiêu trọng yếu để đáp ứng chiến lực.
- Khuyến khích hành động kịp thời và liên kết toàn bộ hoạt động của CBNV, phòng ban để hướng tới chiến lược.
- Điều chỉnh hành vi CBNV để đáp ứng chiến lược, cải thiện hiệu suất và tăng tính chủ động.
- Căn cứ định lượng, rõ ràng để trả lương hiệu quả, thưởng cho CBNV để tạo động lực và sự gắn bó.
Cách triển khai KPI
- Xây dựng hệ thống BSC-KPI:
- Tạo bản đồ chiến lược theo 4 viễn cảnh Tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển
- Tạo hệ thống mục tiêu năm của công ty gồm các chỉ tiêu KPI
- Phân bổ chỉ tiêu, kế hoạch cho Bộ phận, vị trí và cá nhân
- Xây dựng quy chế đánh giá và triển khai thực hiện
- Giao nhiệm vụ triển khai BSC-KPI
- Truyền thông thực hiện
Lợi ích của OKR
- Công cụ giúp thiết lập các mục tiêu thiết yếu, tham vọng, nhanh và quyết liệt phù hợp với tình hình phát triển nóng của doanh nghiệp.
- Tăng liên kết nội bộ: Giúp tập trung toàn bộ nguồn lực để đạt được mục tiêu [mô hình theo dạng dự án, huy động nguồn lực xuyên bộ phận để thực hiện tận dụng được năng lực đội ngũ và tăng tính phối hợp]
- Tăng tính công khai, minh bạch do việc chia sẻ hệ thống mục tiêu và kết quả then chốt liên tục được thảo luận trong nội bộ.
- Giúp CBNV phát huy tối đa năng lực và đạt được những kết quả ấn tượng, vượt qua được ngưỡng giới hạn của bản thân.
Cách triển khai OKR
- Áp dụng đối với các mục tiêu tham vọng, đột phá, ít lặp lại
- Thành lập dự án tương ứng và giải thể nhóm dự án khi hoàn thành
- Huy động nhân sự ưu tú từ các bộ phận
- Truyền thông liên tục, minh bạch
So sánh KPI – OKR
So sánh KPI – OKR
BSC-KPI là hệ thống quản lý hiệu quả gắn kết chặt chẽ với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, được triển khai theo chiều liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu công ty, bộ phận đến vị trí.
Trong khi đó, OKR là hệ thống quản lý theo mục tiêu tham vọng và không lặp lại cho đội nhóm nhằm huy động nguồn lực ưu tú phù hợp nhất từ tất cả các bộ phận trong công ty để đạt đến mục tiêu cuối cùng.
Có nên áp dụng KPI – OKR vào đánh giá kết quả công việc của cá nhân hay không?
Về phương pháp, Ban đầu KPI hay OKR không áp dụng để đánh giá kết quả công việc của cá nhân mà chỉ áp dụng để đánh giá hiệu quả hay thúc đẩy hoàn thành mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, dựa theo nhu cầu và ứng biến linh hoạt, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp này để đánh giá kết quả thực hiện công việc của các cá nhân.
Suy cho cùng, một phương pháp hay công cụ được áp dụng nhằm nâng cao tính hiệu quả hay đạt được mục tiêu đột phá của doanh nghiệp đều được xây dựng và vun đắp bởi con người. Vì vậy, việc đánh giá thành tích nhân sự tham gia cũng là nhu cầu tất yếu. Nguyên tắc “cây gậy và củ cà rốt” có thể được cân nhắc để không chỉ đưa ra các mục tiêu cho nhân viên thực hiện, doanh nghiệp vẫn cần có cơ chế thưởng, phạt, tạo động lực để thúc đẩy CBNV thực hiện hiệu quả hơn. Căn cứ để xem xét, áp dụng cơ chế, chính sách tạo động lực đến từng vị trí, cá nhân là dựa trên kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân.
KPI – OKR có thể được áp dụng cùng lúc trong doanh nghiệp được không?
KPI – OKR là hai phương pháp theo hai quan điểm khác nhau, mới nghe tưởng chừng như chỉ có thể lựa chọn một trong hai phương pháp để áp dụng vào hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, kết hợp KPI – OKR cùng trong doanh nghiệp để tạo nên cách thức quản lý toàn diện, đột phá và bên vững, tại sao không?
Giai đoạn Covid và cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, những ứng dụng mạnh mẽ của khoa học công nghệ và tình hình kinh tế, thị trường biến đổi khó lường. Do vậy, bốn viễn cảnh trong BSC-KPI bao gồm Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi phát triển dường như chưa bao quát, chưa đủ hết những gì doanh nghiệp muốn lan tỏa, mở rộng và khát khao tạo sự khác biệt, cạnh tranh. Để tạo dựng vị thế trên thị trường, doanh nghiệp cần quan tâm tới những khía cạnh khác biệt hơn như Cải tiến, sáng tạo vượt bậc. Vì vậy, ngoài việc đặt ra những mục tiêu chiến lược được nhìn dưới góc độ bốn viễn cảnh cân bằng của BSC-KPI hiện có, nhiều doanh nghiệp đặt ra những mục tiêu tham vọng, đột phá để nhanh chóng chớp lấy cơ hội.
Và đương nhiên, những mục tiêu tham vọng, đột phá đó không được thực hiện theo lẽ thường là giao từ công ty xuống bộ phận, vị trí, cá nhân như KPI, việc triển khai cần quyết liệt và nhanh gọn hơn. Từ đó, những dự án đột phá được thành lập nhanh chóng với sự huy động những thành viên ưu tú nhất của nhiều bộ phận trong công ty để bằng mọi giá hoàn thành được mục tiêu đầy tham vọng, thách thức mà trước giờ chưa bao giờ triển khai đó. Như một cơn lốc kéo theo toàn bộ năng lượng và hoài bão của nhóm để đáp ứng được mục tiêu với những kết quả trọng yếu cụ thể, tạo nên thành công không ngờ cho nhiều doanh nghiệp.
Mô hình thực hiện theo dự án như trên không xa lạ với nhiều doanh nghiệp ngày nay, đặc biệt là các doanh nghiệp trong các ngành công nghê, dịch vụ, ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại.
Như vậy, KPI – OKR như là hai công cụ có thể được sử dụng song song, cùng bổ trợ nhau để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được đầy đủ những mục tiêu chiến lược của mình.
→ Hiểu được điều đó, OOC cung cấp phần mềm digiiTeamW linh hoạt và đa dạng cách thức quản lý.
digiiTeamW – Phần mềm Quản lý công việc và cộng tác
Với phần mềm digiiTeamW, giờ đây các doanh nghiệp không còn phải lo lắng về những thiếu sót trong công tác quản lý cũng như dễ dàng áp dụng được cả hai phương pháp ưu việt là KPI – OKR cho các mục tiêu khác nhau.
Cùng tìm hiểu vì sao digiiTeamW lại là sự kết hợp hoàn hảo và linh hoạt phương pháp KPI – OKR trong một phần mềm như dưới đây
Những tính năng vượt trội của digiiTeamW
- Thứ nhất, digiiTeamW – có thể dùng như một phần mềm để triển khai chuẩn phương pháp BSC – KPI trong doanh nghiệp
- Thiết lập được Bản đồ chiến lược, hệ thống mục tiêu theo bốn viễn cảnh chuẩn phương pháp BSC – KPIcũng như phân bổ được đầy đủ mục tiêu, chỉ tiêu theo nguyên tắc “thác đổ” từ công ty xuống bộ phận và vị trí/cá nhân. Ngoài ra người dùng có thể linh hoạt bổ sung thêm các chỉ tiêu KRI [các chỉ tiêu kết quả theo chức năng nhiệm vụ để đánh giá đúng bản chất của vị trí]
- Nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá hay theo dõi quá trình thực hiện, hoàn thành mục tiêu, chỉ tiêu của công ty, bộ phận, cá nhân thông qua hệ thống báo cáo, theo dõi chặt chẽ được phân quyền chi tiết
- Thứ hai, digiiTeamW – có thể dùng như một phần mềm OKR
- Trên phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập được các mục tiêu [O – Objectives] và các Kết quả trọng yếu [KRs – Key results] và phân giao cho đội, nhóm có thể không theo cây cơ cấu của doanh nghiệp
- Việc đánh giá và tổng hợp kết quả của từng KRs cũng như mức độ hoàn thành của O được thiết lập hết sức đơn giản, trực quan trên cùng một giao diện.
- Thứ ba, digiiTeamW – kết hợp hoàn hảo của KPI – OKR trong cùng hệ thống
Nhờ công nghệ hiện đại và thiết kế linh hoạt cho người dùng, doanh nghiệp có thể sử dụng cùng lúc KPI – OKR trên cùng một giao diện để phân giao các chỉ tiêu KPI theo bốn viễn cảnh cũng như bổ sung cả các mục tiêu tham vọng trong cùng một hệ thống. Nhà quản lý có một bức tranh toàn cảnh về hệ thống mục tiêu mình giao và được giao cũng như quá trình thực hiện của từng nhân sự trong phòng/nhóm
Đến cá nhân, hệ thống cũng tự tổng hợp và phân chia rõ ràng các nhóm chỉ tiêu KPI hay nhóm kết quả trọng yếu KRs, cập nhật được đầy đủ tình trạng hoàn thành, mức độ hoàn thành, kết quả yêu cầu… và tự động tính toán mức độ hoàn thảnh theo từng cấp độ KPI/ KRs, hay các mục tiêu cấp cao.
Từ các chỉ tiêu KPI – OKR, quản lý hay cá nhân có thể phân tách thành các nhiệm vụ [task] theo nhiều cấp nhỏ hơn để giúp CBNV và quản lý theo dõi được từng công việc thường nhật nhằm hoàn thành các mục tiêu lớn.
KPI hay OKR hay quản lý công việc, muốn triển khai hiệu quả không thể thiếu sự tương tác giữa các thành viên tham gia hoàn thành mục tiêu hay task. Thay vì dùng các MXH khác gây loãng dữ liệu, từng task trong digiiTeamW đều hỗ trợ người quản lý và cán bộ nhân viên trao đổi, thảo luận, góp ý trên từng task.
Ngoài ra, digiiTeamW cũng được coi như một công cụ quản lý dự án đơn giản
Với các dự án được hình thành bởi OKR hay các dự án khác, một công cụ quản lý dự án hiệu quả là điều tất yếu. Quản lý dự án đơn giản sẽ được xem xét bởi những yếu tố cơ bản như Tiến độ dự án, chất lượng dự án và thành viên tham gia dự án. digiiTeamW có thể tạo thành các dự án riêng biệt với các thành viên được bổ nhiệm vào dự án theo các vai trò mà doanh nghiệp tự định nghĩa và phân quyền.
Đồng thời, quản lý dự án có thể phân công công việc cũng như đánh giá, theo dõi chi tiết từng tiến độ công việc, chất lượng công việc của từng thành viên dựa trên các chỉ số báo cáo kết quả của dự án. Nhờ vậy, việc đáp ứng được kế hoạch và hoàn thành xuất sắc dự án là điều không còn xa lạ đối với các nhà quản lý dự án vì họ có công cụ quản lý dự án đơn giản nhưng tiện ích trong tay.
Nhìn chung, sử dụng KPI – OKR trong doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào định hướng, nhu cầu phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc kết hợp khéo léo và linh hoạt giữa KPI – OKR nếu có ứng dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiến bước nhanh hơn, giảm lãng phí, tăng hiệu quả, tiệm cận với quá trình chuyển đổi số để vươn mình mạnh mẽ, khẳng định được vị thế trên thị trường, đáp ứng sát mục tiêu chiến lược.