Lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu

17 Tháng Giêng, 2022

Chứng từ kế toán là một tài liệu quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Không chỉ việc xác lập chứng từ kế toán luôn cần được thực hiện một cách đúng đắn, minh bạch và rõ ràng mà việc quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán cũng là những vấn đề quan trọng mà bộ phận Tài chính – Kế toán cần phải hết sức lưu ý. Dưới đây là những quy định lưu trữ chứng từ kế toán được cập nhật mới nhất cho tới thời điểm hiện tại.

Nội dung Nghị định 174/2016/NĐ-CP tập trung làm rõ các vấn đề liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

1. Những loại chứng từ kế toán nào phải được lưu trữ theo quy định?

Trên thực tế, bộ phận Kế toán sẽ phải quản lý rất nhiều loại tài liệu kế toán cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên việc quy định lưu trữ chỉ cần áp dụng với một số tài liệu mang tính chất quan trọng cao bao gồm:

• Chứng từ kế toán
• Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Các loại báo cáo gồm: Báo cáo tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng hợp quyết toán ngân sách; BC kế toán quản trị; BC kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Các loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: hợp đồng; hồ sơ; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; Quyết định liên quan đến việc thay đổi nguồn vốn, thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp; Tài liệu liên quan đến thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.

>>> Xem thêm: Kiến thức chung về chứng từ kế toán

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

a. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán phải thực hiện quy định lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ bao gồm:

• Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.
• Đối với những trường hợp khác, được quy định cụ thể về thời hạn khác thì doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành theo quy định đó.

b. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu chứng từ kế toán sau sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

• Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính; Các bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu… Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
• Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
• Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
• Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.
• Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
• Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
• Có những tài liệu được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện theo các quy định đó.

c. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn

Đối với chứng từ có tính sử sách, mang giá trị kinh tế, chính trị - xã hội, doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Các tài liệu chứng từ kế toán đấy bao gồm:

• Sổ kế toán tổng hợp
• Báo cáo Tài chính năm
• Chứng từ và tài liệu kế toán khác.

3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm các vấn đề cần lưu ý như sau:

• Các tài liệu kế toán được ghi chép trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ thì phải được in ra giấy cùng với đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định như [mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu] mới được đưa vào lưu trữ.
• Lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Kế toán viên phải phân loại chứng từ kế toán và sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong mỗi niên độ kế toán. Việc sắp xếp này sẽ đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu dễ dàng khi cần phải sử dụng.
• Quy định nêu rõ, chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán thì doanh nghiệp phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán.
• Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị đầu tư, cũng chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
• Việc lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến các hoạt động làm thay đổi chủ sở hữu hoặc vốn điều lệ của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần… thì phải thực hiện chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc thủ tục. 

4. Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán

Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về nơi lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

• Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị mình. Kho lưu trữ phải đảm bảo trang thiết bị bảo quản đầy đủ và an toàn [chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc, côn trùng…]
• Các công ty liên doanh, hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài 100% phải lưu trữ tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam.
• Tài liệu chứng từ kế toán của các doanh nghiệp giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan cấp quyết định giải thể, phá sản.
• Đối với các doanh nghiệp sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
• Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là người đứng đầu mà sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ những nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.

5. Mức xử phạt các hành vi liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định mới nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, thì các hành vi vi phạm liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán sẽ phải chịu các mức phạt sau:

• Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Không thực hiện việc lưu trữ theo đúng thời gian quy định; Không thực hiện việc phân loại, sắp xếp các tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ.
• Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với một trong số các hành vi sau: Chứng từ kế toán lưu trữ không đầy đủ; Làm mất mát, hư hỏng các chứng từ trong thời gian lưu trữ; Tự ý sử dụng các chứng từ trong thời gian lưu trữ không đúng theo quy định; Không thực hiện việc kiểm kê, phân loại và phục hồi các tài liệu chứng từ bị mất.
• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Tiêu hủy chứng từ kế toán không đúng theo quy định [không thành lập hội đồng, không đúng phương pháp, không lập biên bản].

Trên đây là toàn bộ kiến thức tổng hợp xoay quanh vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán. Hy vọng bài viết sẽ có tính chất nhắc nhở để doanh nghiệp lưu tâm và thực hiện theo đúng quy định chung.

>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán tổng hợp BRAVO 8R2

Chứng từ vốn là một dạng tài liệu quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Và người cần thường xuyên làm việc với chứng từ chính là kế toán viên phụ trách. Thông tin bạn cần đặc biệt quan tâm là “thời gian lưu trữ chứng từ kế toán”. Bạn còn băn khoăn gì liên quan đến thông tin đó không? Để Kế Toán Việt Hưng giúp bạn giải đáp nhé!

Chứng từ kế toán là gì

Chứng từ là loại tài liệu sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản phí, thuế khấu trừ, khoản thu thuế và lệ phí thuộc NSNN theo quy định về quản lý thuế.

Theo quy định chứng từ bao gồm biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, phí, lệ phí được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Có 4 loại chứng từ kế toán:

+ Chứng từ liên quan tiền mặt

+ Chứng từ liên quan ngân hàng

+ Chứng từ mua bán hàng

+ Chứng từ liên quan tiền lương

Tại sao cần lưu trữ chứng từ kế toán

Nếu bạn là người tròn ngành kế toán thì chắc hẳn bạn cũng biết rằng tài liệu chứng từ đối với doanh nghiệp có tầm quan trọng như thế nào. Đó đều là những vật chứng quan trọng. Trong nhiều trường hợp những loại tài liệu này còn liên quan ít nhiều đến sự phát triển của chính doanh nghiệp.

Hơn nữa, những chứng từ tài liệu kế toán quan trọng này cũng được sử dụng để quyết toán các khoản. 1 số tài liệu quan trọng của DN là chứng từ kế toán, kho, thuế…

Đây đều là các tài liệu chứa dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Vậy nên, lưu giữ và sắp xếp chứng từ kế toán là việc làm hoàn toàn cần thiết.

Khi bạn đã biết cách lưu giữ những chứng từ này 1 cách thông minh và khoa học nhất thì nó sẽ giúp ích cho công việc bạn rất nhiều.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với tài liệu kế toán cần lưu trữ tối thiểu 05 năm

[1] Không sử dụng chứng từ kế toán trực tiếp để ghi sổ kế toán [SKT] và lập BCTC như phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu xuất kho không lưu ở tập tài liệu của bộ phận kế toán.

[2] Tài liệu dùng cho quản lý hoặc điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi SKT và lập BCTC.

[3] Trường hợp với TLKT được quy định trong 2 mục trên nhưng pháp luật khác quy định phải lưu trữ chúng trên 05 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với TLKT phải lưu trữ tối thiểu là 10 năm

[4] Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi SKT và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các SKT chi tiết, các SKT tổng hợp, BCTC theo tháng, quý, năm của ĐVKT, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy TLKT lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi SKT và lập BCTC.

[5] TLKT liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ; đánh giá tài sản, báo cáo kết quả kiểm kê.

[6] TLKT của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm TLKT của kỳ kế toán năm và TLKT về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

[7] TLKT liên quan việc thành lập, tách, chia, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

[8] Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của KTNN, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của CQNN có thẩm quyền hoặc hồ sơ tổ chức kiểm toán độc lập.

[9] Các tài liệu khác không thuộc trường hợp phải lưu trữ 5 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp TLKT quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ > 10 năm thì phải thực hiện lưu trữ tài liệu đó theo quy định.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn

[10] Đối với ĐVKT trong lĩnh vực kế toán nhà nước, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng quyết toán NSNN năm đã được Quốc hội phê chuẩn, BCQT ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, BCQT dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng của quốc gia; TLKT khác có tính sử liệu và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Việc xác định TLKT khác cần lưu trữ vĩnh viễn do chính người đại diện theo pháp luật của ĐVKT, do ngành hoặc địa phương quyết định dựa trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế, quốc phòng.

[11] Đối với các hoạt động KD, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các TLKT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu – người đại diện theo pháp luật của ĐVKT quyết định, căn cứ dựa trên tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới dạng bản gốc hoặc hình thức khác.

*Lưu ý: Thời hạn lưu trữ TLKT vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ > 10 năm cho đến khi TLKT bị hủy hoại tự nhiên.

Cách lưu trữ chứng từ kế toán cần biết

Trong thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, cách lưu trữ chứng từ ngân hàng

Bộ chứng từ NH thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi, hồ sơ tiền vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng CTKT mà bạn có thể lựa chọn quyển để đóng theo tháng, theo quý

Thứ tự đóng quyền: Tờ sao kê tổng hợp [có dấu của ngân hàng], sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, uỷ nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay cùng phụ lục đính kèm, khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm hợp đồng vay được sắp xếp với thứ tự theo thời gian cho từng hợp đồng vay.

Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn… thường là số liệu đã chế biến, vì thế với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc có thể sử dụng các cách đánh dấu, để tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

Cách lưu trữ chứng từ lương sắp xếp như sau:

– Kế toán tạo 1 folder lương cho từng năm để lưu trữ bảng lương theo từng tháng trong năm đó

– Để dễ theo dõi, bạn nên sử dụng các chia file để lưu bảng thanh toán lương theo từng tháng và 1 file riêng về những quyết định hoặc chứng từ liên quan đến lương trong năm đó.

– Chứng từ liên quan tiền lương hàng tháng cần lưu bao gồm:

+ Bảng thanh toán lương đã có ký duyệt

+ Bảng lương chuyển NH và UNC photo [nếu thanh toán lương qua ngân hàng]

+ Các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của NLĐ

+ Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của NLĐ.

Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho:

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT [photo] – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển [nếu có], biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ [nếu có]

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra [photo], biên bản giao hàng….

Tìm hiểu thêm thật nhiều thông tin bổ ích, hỗ trợ quá trình làm việc của mình hiệu quả nhất tại website, fanpage và kênh youtube của Kế Toán Việt Hưng nhé. Ngoài ra, đội ngũ giáo viên nhiều năm kinh nghiệm có thể hỗ trợ trả lời cho bạn các câu hỏi tình huống liên quan thực tế với doanh nghiệp của bạn.

Thắc mắc, băn khoăn bạn có thể để lại ở phần bình luận, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc. Kế Toán Việt Hưng sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển sự nghiệp của mình. Chúc bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và trở thành kế toán viên giỏi đúng như mong muốn.