Mẫu bảng lương là một bảng thống kê nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.
Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel.
1. Các thành phần thuộc bảng tính lương Excel
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,... Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
- Họ và tên: Tên của từng nhân viên cần được đưa vào bảng để kiểm soát và quản lý. Bạn có thể kèm theo chức vụ, cách liên lạc [email, số điện thoại,…] nếu cần thiết.
- Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. Bạn hãy đưa mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lí. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng năm 2020 đã tăng lên so với năm trước nên các doanh nghiệp cần cẩn thận cập nhật các thông tin này. Cụ thể:
- Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng [tăng 240.000 đồng so với quy định tại Nghị định 157]
- Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng [tăng 210.000 đồng/tháng]
- Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng [tăng 180.000 đồng/tháng]
- Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng [tăng 150.000 đồng/tháng]
- Phụ cấp: Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay phụ cấp khu vực, thâm niên. Các phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở. Xem thêm Mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp [mới cập nhật].
- Thu nhập danh nghĩa: Thụ nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
- Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
- Tổng lương thực tế: Lương thực tế hay còn hiểu cách khác đó là lương thực chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Đây là số tiền đúng mà người nhân viên sẽ được trao tận tay nếu không có bất kỳ phát sinh gì [trích bảo hiểm, tạm ứng, …]. Có 2 cách để tính lương thực tế:
- Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Thực nhận = [Thu nhập danh nghĩa/Số ngày công trong tháng] X Số ngày công thực tế
- Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Thực nhận = [Thu nhập danh nghĩa/24] X Số ngày công thực tế
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Thực nhận = [Thu nhập danh nghĩa/26] X Số ngày công thực tế
Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc một món hời cho nhân viên. Ví như tháng 2 có 28 ngày thì khả năng số ngày công không tới 24 nên khi chia cho 24, số tiền đáng nhẽ mà nhân viên được nhận sẽ bị chia nhỏ. Bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày, nhân viên sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.
- Lương để đóng bảo hiểm: Phần này doanh nghiệp sẽ chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
- Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty có thời hạn từ 3 tháng trở lên. Xem thêm thông tin về Thuế TNCN.
- Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng [nếu có].
Vậy là chúng ta đã đi qua các thành phần của một mẫu bảng lương đúng chuẩn. Hãy cùng xem qua một mẫu bảng lương sẽ được trình bày như thế nào nhé!
2. Bảng tính lương Excel mới nhất dành cho mọi doanh nghiệp [có thể tải về]
>> Xem và tải về file file tính lương bằng Excel mới nhất TẠI ĐÂY