Mẫu thư đòi nợ quá hạn bằng tiếng Anh

• Ls. Luyện Ngọc Hùng |
• 15-07-2022 |
• Biểu mẫu , |
• 2376 Lượt xem

Thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh? Công ty Luật Hùng Sơn cung cấp mẫu thư thông báo nợ bằng tiếng anh để Quý khách hàng tham khảo và áp dụng trên thực tiễn.

From:

________________________________________

________________________________________

________________________________________

________________________________________

To:

________________________________________

________________________________________

________________________________________

________________________________________

Date _______________

Dear Customer:

Please take note that your account is still past due in the amount of $ __________

We sent you a statement a short time ago, which was not acted upon by you. Please submit payment immediately.

Your failure to pay the amount due on your account is a violation of the terms of your credit agreement with us. We therefore will suspend your account in seven days from the date of this letter if we do not receive payment. Once we suspend your account, it is unlikely that we will reactivate credit terms on your account.

We sincerely hope that you submit payment in full.

Thank you.

• About
• Latest Posts

Khi viết thư thu hồi nợ, hay thẳng thắn hơn là đòi nợ, thì ta có hai mục đích cần phải cân bằng: một là đòi hỏi khách hàng phải thanh toán nợ đến hạn, và hai là giữ được sự thiện chí và mối làm ăn. Vậy nên một bức thư đòi nợ viết khéo là phải đáp ứng được cả hai mục tiêu ấy.

Khi đòi nợ chúng ta thường bắt đầu bằng cách nhắc lại bổn phận trả nợ của đối phương để cho họ thu xếp trả tiền. Tuy nhiên, sau ba mươi, sáu mươi, hay chín mươi ngày mà đối phương vẫn chưa trả, thì đó sẽ là các mốc thời gian để bạn gửi thư đòi nợ cho họ, và sự thúc bách sẽ tăng dần theo từng mốc. Chỉ khi nào đối phương tảng lờ tất cả các thư đòi nợ thì chúng ta mới phải nhờ tới các cơ quan thu hồi nợ. Nhiều công ty lớn có sẵn các quy trình để dự đoán khách hàng nào cần phải đòi sớm. Cũng nên nhớ rằng, nếu bạn có một số đông các khách hàng cần đòi nợ, thì phương pháp thu hồi hiệu quả nhất đó là trực tiếp gọi điện nhắc nợ.

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Thư thu hồi nợ có thể bao gồm:

• Thông báo khoản nợ đã được chuyển qua luật sư/cơ quan thu hồi nợ xem xét.
• Thư gửi cho luật sư / cơ quan thu hồi nợ
• Thư đòi nợ cá nhân: gửi bạn bè người thân
• Thư nhắc nợ
• Thư đòi nợ gửi định kỳ, mức độ thúc giục tăng dần
• Thư cám ơn ơn đã trả nợ

Nội dung

• Nên nói gì khi viết thư đòi nợ tiếng Anh
• Những gì không nên nói
• Một số mẹo viết thư đòi nợ tiếng Anh
• Một số trường hợp đặc biệt
• Từ vựng để viết thư đòi nợ tiếng Anh
• Cụm từ tiếng Anh hữu dụng
• Mẫu câu tiếng Anh dùng đòi nợ
• Mẫu đoạn văn đòi nợ
• Mẫu thư đòi nợ tiếng Anh

Nên nói gì khi viết thư đòi nợ tiếng Anh

Viết thư đòi nợ là một nghệ thuật, phải làm sao mà vừa đòi được nợ mà lại không làm mất lòng khách hàng. Để không làm mất đi thiện chí, ban đầu chúng ta cần luôn tin tưởng rằng khách hàng sẵn sàng trả nợ, chỉ là vì họ quên mà thôi, và quên thì chúng ta nhắc. Mỗi lá thư gửi đến một khách hàng trễ nợ đều cần phải viết như thể đây là lá thư duy nhất và cuối cùng. Bạn cần lạc quan, tin tưởng, và dứt khoát. Vậy thì trong một bức thư đòi nơ, những thông tin sau là quan trọng: danh tính khách hàng, số hóa đơn, ngày tháng và số tiền cần thanh toán; mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua; thời điểm bạn mong muốn nhận được thanh toán; một vài nhắc nhở tới các lá thư trước nếu có; đề xuất lộ trình thanh toán nếu cần thiết; cùng những thông tin minh họa khác nếu có. Hãy dành đủ thời gian cho người ta [hai đến ba tuần giữ mỗi lá thư] để họ thu xếp trả nợ.

Cuối mỗi lá thư bạn đừng quên thêm một câu kiểu như nếu quý khách đã trả tiền rồi thì xin bỏ qua lá thư này. Nếu là gửi thư qua đường bưu điện thì hãy gửi kèm theo một bì thư đã trả sẵn cước phí để họ trả lời cho bạn. Dưới đây xin đề xuất một lộ trình cho sáu lá thư đòi nợ liên tiếp. Tất nhiên, tùy nhu cầu mà bạn có thể vận dụng và tăng giảm, điều chỉnh thời gian.

Thư đòi nợ thứ nhất: sau khi đã nhắc nhở nhiều lần về tình trạng trễ hạn của khách hàng [chẳng hạn qua tin nhắn, qua điện thoại v.v.] bạn hãy gửi một lá thư với lời lẽ nhẹ nhàng, thân thiện nhắc nhở người ta về khoản nợ trễ hạn. Bức thư này cần ngắn gọn và đơn giản, nêu rõ ràng rằng khoản nợ đã trễ hạn nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Và lịch sự yêu cầu họ thanh toán.

Thư đòi nợ thứ hai: sau bức thư thứ nhất mà đối phương vẫn im hơi lặng tiếng thì bạn cần kiên nhẫn và tiếp tục gửi lá thư thứ hai nhắc cho họ biết là bạn vẫn chưa nhận được thanh toán. Trong lá thư này, hãy yêu cầu họ giải thích lý do trễ nợ, hoặc đưa ra vài dự đoán và hỏi họ xem có phải vì thế hay không [bill was overlooked, was lost in the mail, customer was away]. Kết thư bằng cách bày tỏ sự tin tưởng rằng khoản nợ sẽ được thanh toán ngay lập tức.

Viết thư đòi nợ là một nghệ thuật. Bạn cần tiếp cận theo mức độ tăng dần để tránh làm mất lòng đối phương

Thư đòi nợ thứ ba: Đây là lúc bạn có thể thay đổi giọng điệu, gay gắt hơn một chút, thư dài hơn, và đưa ra những lý do buộc đối phương phải thanh toán: it will protect their credit rating and reputation; it is a matter of fairness/justice/conscience; it is the responsible thing to do; it will make them feel good; it is a matter of their self-respect; it is in their own best self-interest. Trong lá thư này hoặc lá thư tiếp theo, bạn hãy đề xuất hai lộ trình trả nợ có thể chấp nhận cho đối phương lựa chọn. Một là trả góp từng tuần, hai tuần, hoặc theo tháng; hai là thanh toán làm hai lần. Cái đó tùy bạn.

Thư đòi nợ thứ tư: Lúc này giọng văn cần nghiêm trọng và gay gắt. Bạn tiếp tục đưa ra những lý do hiền nhiên cần phải trả nợ: bạn đã cung cấp hàng hóa dịch vụ, và giờ tới phiên họ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán; số tiền nợ quá nhỏ nếu đem ra so với uy tín; khách hàng không muốn phải nằm trong sổ đen của bạn; cho họ biết sắp tới bạn sẽ không bán hàng nữa. Và trong bức thư này, hãy đưa ra cảnh báo đầu tiên về khả năng bạn sẽ nhờ tới luật sự hoặc công ty thu hồi nợ.

Thư đòi nợ thứ năm: Đến nước này thì rõ ràng khách hàng cố tình không trả nợ. Tuy vẫn giữ thái độ lịch sự, nhưng bạn hãy thẳng thắn và gửi đi một thông điệp mạnh mẽ có tính cảnh báo. Hãy cho đối phương biết có thể sẽ xảy ra rắc rối pháp lý; bạn có thể sẽ nhờ tới các công ty thu hồi nợ. Mà nếu bạn định thưa kiện thật thì hãy nhờ luật sư cố vấn lời lẽ cho rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn hãy dành cho khách hàng một tuần hoặc mười ngày, như là cơ hội cuối cùng để họ thu xếp trả nợ, trước khi mọi thứ không thể cứu vãn được nữa.

Thư đòi nợ thứ sáu: đây là bức thư cuối cùng, niềm tin cuối cùng của bạn rằng khách hàng vẫn sẽ chịu trả. Hãy nói rằng trường hợp trễ nợ này đang được xem xét thưa kiện, và cho họ biết thời gian bạn sẽ thực hiện việc đó. Bức thư này chỉ nhằm mục đích thông báo, chứ bạn không trông mong gì họ sẽ trả nợ nữa.

Khi nhờ tới một cơ quan thu hồi nợ thì bạn hãy cung cấp đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, bản sao các chứng từ, hóa đơn v.v.

Đọc thêm:
Hướng dẫn viết thư xin việc tiếng Anh
Cách viết thư xin lỗi trong tiếng Anh

Những gì không nên nói

– Đừng lấy luật pháp hay công ty đòi nợ ra đe dọa khách hàng vội, hãy luôn thân thiện và tin tưởng. Nhưng cũng hãy dứt khoát với những lời nói của mình, nếu bạn nói rằng sẽ thưa kiện trong 1 tháng, thì hãy làm như vậy.

– Đừng dùng những từ như failure [Your failure to respond; failure to pay], ignore [you have ignored our letters], insist hay demand [we insist that you send payment at once]. Những từ như thế khiến đối phương cảm thấy bạn đang xem thường họ.

– Đừng nói những lời lẽ tiêu cực hay thô tục [xúc phạm, gọi thẳng tên, hăm dọa, nhục mạ, chửi rủa]. Nên nhớ mục đích của bạn là đòi cho được nợ chứ không phải đi gây sự chuốc thêm rắc rối.

– Tránh nói những lời giả tạo, quanh co, chẳng hạn như: We simply cannot comprehend why someone with such a good credit rating…; We are at a loss to understand why we have not heard from you; We’ve been scratching our heads…

– Đừng nói bất kỳ điều gì có tính bôi nhọ người ta.

Một số mẹo viết thư đòi nợ tiếng Anh

– Luôn luôn tế nhị. Ngay cả những người kém uy tín nhất cũng không bao giờ nghĩ mình như vậy. Một bức thư đòi nợ viết không tốt có thể sẽ làm đối phương nổi giận, cảm thấy xấu hổ, hoặc chây ì ra. Và kết quả là bạn sẽ không nhận được một đồng nào hết.

– Hãy tính toán đủ thời gian để họ có thể thu xếp và thu hẹp dần khoảng thời gian bạn cho phép. Ban đầu hãy gửi thư nhắc nợ hàng tháng, ngay sau ngày phải trả. Càng về sau hãy gửi càng thường xuyên hơn. Có thể điều chỉnh mức độ thường xuyên theo uy tín của khách hàng.

Về lý thuyết thì trong chuyện tiền bạc mọi thứ cần bảo mật. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin tài chính, các khoản nợ của khách hàng với bên thứ ba.

Một số trường hợp đặc biệt

Nếu đối phương báo rằng họ đang gặp chuyện [ốm, mất việc, đổ nợ], hãy cân nhắc một phương án trả nợ khả thi đối với cả hai bên. Bạn có thể kiểm tra tình trạng của họ, xem có đúng là họ đang gặp hoàn cảnh khó khăn xứng đáng được xem xét hay không. Giảm nợ có thể là biện pháp hữu hiệu để đôi bên cùng nhau vượt qua khó khăn.

Nhắc bạn bè hoặc người thân trả nợ là một điều khó khăn và tế nhị. Nếu phải nhắc thì bạn hãy rào trước đón sau cho nghiêm chỉnh để người ta không cảm thấy bị mất mặt [I know how busy you are…; I wonder if you forgot about…; Am I mistaken, or did we agree that you’d repay the loan September 1?]. Nếu mà có giấy nợ thì bạn hãy lưu ý về sự tồn tại của nó. Nếu đòi đến lần thứ hai thì hãy gửi cả bản sao giấy nợ cho họ.

Từ vựng để viết thư đòi nợ tiếng Anh

Cụm từ tiếng Anh hữu dụng

Mẫu câu tiếng Anh dùng đòi nợ

Mẫu đoạn văn đòi nợ

Mẫu thư đòi nợ tiếng Anh