Trong quá trình triển khai thực hiện, bên cạnh việc ban hành các văn bản, Lãnh đạo Sở Tư pháp Quảng Bình đã thường xuyên chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị thuộc Sở thực hiện theo đúng nội dung, thời gian các nhiệm vụ đã đề ra; các thủ tục hành chính [TTHC] trong lĩnh vực tư pháp được công khai kịp thời, đầy đủ thông qua các hình thức, như: niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan, tại Trung tâm hành chính công tỉnh, công khai trên Cổng Thông tin điện tử của UBND tỉnh Quảng Bình, Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp... Trong năm 2018, thực hiện ủy quyền phê duyệt quy trình nội bộ theo quy định tại Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, Sở đã ban hành 04 Quyết định phê duyệt Quy trình nội bộ với 137 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở; đồng thời, rà soát, xây dựng và trình UBND tỉnh phê duyệt 33 TTHC liên thông theo kế hoạch chung của UBND tỉnh về việc xây dựng quy trình tin học hóa giải quyết TTHC.
Ngoài ra, để tăng cường hơn nữa trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc giải quyết hồ sơ, TTHC, đồng thời triển khai thực hiện nghiêm túc Quyết định số 15/2018/QĐ-UBND ngày 19/6/2018 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc công khai xin lỗi tổ chức, cá nhân khi để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn trong quá trình giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, ngoài việc chỉ đạo chung trong Ngành, Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản, tổ chức nhiều cuộc họp liên ngành để đề nghị các cơ quan có liên quan tăng cường việc phối hợp cung cấp thông tin án tích để Sở Tư pháp có cơ sở cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người dân. Bằng nhiều giải pháp khác nhau nên tỷ lệ số lượng hồ sơ giải quyết quá hạn giảm rất nhiều, chỉ chiếm 0,48%/tổng số hồ sơ đã giải quyết; Sở cũng đã thực hiện có hiệu quả việc rút ngắn 10% thời gian giải quyết TTHC theo quy định của pháp luật; tăng cường tiếp nhận và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính, qua trực tuyến nên về cơ bản đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong việc lựa chọn các hình thức thực hiện TTHC, rút ngắn được thời gian, chi phí đi lại cho người dân.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác CCTTHC và kiểm soát TTHC vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc như sau:
Một là, việc giải quyết TTHC trong cấp Phiếu lý lịch tư pháp vẫn còn trễ hẹn. Theo quy định của pháp luật thì Sở Tư pháp cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên cơ sở kết quả xác minh của cơ quan công an và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia; đối với những trường hợp phức tạp [đã từng có án tích] thì phải có kết quả xác minh của nhiều cơ quan [TAND, VKSND, cơ quan THAHS, THADS, UBND cấp xã nơi người đó cư trú...]. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, sự phối hợp của một số cơ quan, đơn vị có liên quan đôi lúc còn thiếu chặt chẽ, trách nhiệm chưa cao, nên có một số trường hợp quá thời hạn theo quy định.
Hai là, hiện nay, chủ trương của Chính phủ đang đẩy mạnh thực hiện TTHC ở mức độ 3 và mức độ 4, tuy nhiên qua thực tiễn thực hiện, nhận thấy rằng, mặc dù đã tuyên truyền rộng rãi và hình thức thực hiện TTHC đã thể hiện rõ tại Cổng Thông tin điện tử mục Dịch vụ công trực tuyến của tỉnh và của từng sở, ngành, nhưng kết quả giải quyết TTHC mức độ 3, 4 vẫn đang còn thấp, thậm chí có lĩnh vực không phát sinh hồ sơ. Nguyên nhân của vấn đề này thứ nhất, đó là người dân chưa có thói quen sử dụng mà chỉ muốn đến trực tiếp để làm TTHC, thứ hai điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ này đang còn hạn chế, nhất là ở những địa bàn vùng nông thôn, vùng có điều kiện kinh tế khó khăn [máy vi tính có kết nối internet, máy scan] nên nếu có nhu cầu thì cũng không thực hiện được. Mặt khác, theo quy định đối với phương thức gửi hồ sơ trực tuyến thì sau khi nhận được hồ sơ trực tuyến đầy đủ, cán bộ tiếp nhận gửi Phiếu hẹn trả kết quả có chữ ký số của cán bộ tiếp nhận đến địa chỉ thư điện tử cho người có yêu cầu. Tuy nhiên, trên thực tế, do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế nên mặc dù đã triển khai sử dụng chữ ký số nhưng chưa thể đăng ký chữ ký số cho cán bộ tiếp nhận. Do vậy, phương thức gửi hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến chủ yếu được thực hiện ở mức độ tiếp nhận Tờ khai và hồ sơ.
Ba là, thực tế qua thực tiễn rà soát TTHC để đề xuất phương án đơn giản hóa gửi cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật cho phù hợp tuy nhiên, qua theo dõi nắm bắt thì đề xuất phương án đơn giản hóa TTHC của các sở, ngành, địa phương chưa được các cơ quan có thẩm quyền tiếp thu xử lý kịp thời.
Bốn là, việc quy định thời gian giải quyết TTHC trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, ngành Trung ương chưa thống nhất về cách tính thời gian giải quyết giữa ngày và ngày làm việc. Nhiều thủ tục hành chính quy định ngày nên rất khó phân định khi xây dựng quy trình các bước giải quyết TTHC cụ thể giữa các cơ quan. Đồng thời, nhiều văn bản không quy định thời gian cụ thể mà chỉ quy định chung chung như trong thời hạn . ngày kể từ ngày nhận được văn bản này, nên còn gặp khó khăn trong quá trình phối hợp giải quyết TTHC.
Năm là, nguồn lực thực hiện nhiệm vụ TTHC chưa đảm bảo, tôi lấy ví dụ như trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp, theo quy định của Thông tư 244/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp thì tất cả kinh phí thu được đều nộp vào ngân sách nhà nước và chuyển cho các cơ quan có liên quan [Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia 4%; cơ quan hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát 60%; số còn lại nộp vào ngân sách nhà nước], Sở Tư pháp pháp không được trích lại một khoản nào để chi cho hoạt động trong khi đó tất cả các thủ tục đều thực hiện tại Sở Tư pháp
Sáu là, có một số TTHC trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp [chẳng hạn như: thủ tục Chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư trong trường hợp chấm dứt hoạt động do Trưởng văn phòng luật sư, Giám đốc công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên chết, thủ tục Thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư, chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư, thủ tục Giải thể đoàn luật sư ...] qua thực tiễn tham mưu công bố nhận thấy các TTHC nêu trên đây không phải là TTHC mà là một biện pháp quản lý hành chính của cơ quan nhà nước. Vì theo quy định, để cấu thành 01 TTHC phải có thành phần hồ sơ, cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC, tuy nhiên đối với các TTHC nêu trên, thì Luật Luật sư và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định thành phần hồ sơ, không có yêu cầu của cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC.
Bảy là, Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 63/2010/NĐ ngày 08/6/2010 của Chính phủ quy định về kiểm soát TTHC quy định thủ tục hành chính ban hành phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật nhưng Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa quy định phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến mà chỉ quy định trong Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 08/01/2015 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến nên đã gây khó khăn trong quá trình ban hành TTHC và triển khai thực hiện.
Từ những khó khăn, vướng mắc nêu trên, xin đưa ra một số giải pháp cần tập trung triển khai thực hiện trong thời gian tới:
Thứ nhất, tiếp tục CCTTHC hướng tới bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng giữa các cơ quan, đơn vị trong việc phối hợp cùng tạo ra một sản phẩm TTHC, có tính đến mức độ, trách nhiệm và công sức bỏ ra trong môi trường làm việc giống nhau. Thường xuyên rà soát, sửa đổi các TTHC theo hướng đơn giản, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Thứ hai, có cơ chế kiểm tra, giám sát việc tiếp nhận và giải quyết các TTHC, xử lý nghiêm người vi phạm, khen thưởng kịp thời những người thi hành xuất sắc nhiệm vụ nhằm tiếp tục tạo bước chuyển căn bản trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau trong giải quyết và thực hiện các TTHC.
Thứ ba, đối với các TTHC liên thông có sự phối hợp của các cơ quan, để giải quyết tình trạng chậm trễ trong giải quyết TTHC đề nghị mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan cần xác định rõ hơn nữa vai trò và trách nhiệm của mình trong việc phối hợp, thực hiện nhiệm vụ nhằm hướng tới không chỉ "nói không" với việc chậm trả kết quả giải quyết TTHC mà ngày càng rút ngắn hơn nữa thời gian giải quyết nhằm đáp ứng yêu cầu CCTTHC trong giai đoạn hiện nay.
Thứ tư, đề nghị cơ quan có thẩm quyền khi nhận được phương án đơn giản hóa TTHC của các địa phương, cần sớm nghiên cứu để đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật cho phù hợp với thực tiễn; đối với các TTHC không quy định thành phần hồ sơ, không có yêu cầu của cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC mà là một biện pháp quản lý hành chính của cơ quan nhà nước thì không đưa vào các quyết định công bố TTHC. Cần có biện pháp hoặc chế tài đối với các cơ quan phối hợp để chậm trễ trong việc thực hiện TTHC.
Thứ năm, cần đẩy mạnh hơn nữa việc phân cấp thẩm quyền giải quyết TTHC nói chung và TTHC trong lĩnh vực tư pháp nói riêng cho địa phương các cấp thực hiện. Cơ quan Trung ương chỉ quản lý vĩ mô, không trực tiếp giải quyết TTHC của cá nhân, tổ chức./.
Võ Thị Diệu Hương