Khi nghĩ đến “Quản lý tổ chức”, tôi muốn giải thích về “7S trong tổ chức” - một công cụ hiệu quả để tìm hiểu về cơ chế hoạt động. “Quản lý tổ chức” là khái niệm được tạo thành từ 7 chữ cái đầu tiên của việc quản lý nguồn lực, chúng ta hãy bắt đầu từ những vấn đề cơ bản nhé.
Quản lý tổ chức là gì?
Nếu giải thích theo từng câu chữ thì “Quản lý tổ chức” có nghĩa là “Vận hành tổ chức một cách trơn tru”. “Tổ chức” có nghĩa là 2 người trở lên có cùng chí hướng tập hợp lại, cùng nhau làm việc tập thể, vì thế để “vận hành một cách trơn tru” thì cần có những kiến thức, bí quyết riêng.
Nói đến công cụ hiệu quả trong việc “Quản lý tổ chức”, Công ty McKinsey đã khởi xướng và phổ biến frame work “7S trong quản lý tổ chức”. Tổ chức sử dụng công cụ tạo thành 7 chữ cái đầu tiên của 7 yêu tố trong quản lý nguồn lực, nhằm cải thiện mối quan hệ giữa các nguồn tài nguyên và các nguồn lực, nó được thiết kế để tận dụng lợi thế của toàn bộ tổ chức một cách hiệu quả và toàn vẹn.
7S trong tổ chức là gì?
Cụ thể những nguồn lực kinh doanh tạo thành “7S trong quản lý bao gồm”
・ 「戦略[Strategy]」- Chiến lược
・ 「組織[Structure]」- Cơ cấu
・ 「社内システム[System]」- Hệ thống
・ 「スキル[Skill]」 - Kỹ năng
・ 「人材[Staff]」- Đội ngũ
・ 「スタイル・社風[Style]」- Phong cách
・ 「価値観[Shared Value]」- Giá trị được chia sẻ
7 yếu tố này chia thành 2 nhóm: yếu tố cứng và yếu tố mềm. Nhóm yếu tố cứng bao gồm: Structure-Cơ cấu, Strategy-Chiến lược và System-Hệ thống; nhóm yếu tố mềm bao gồm: Skill-Kỹ năng, Staff-Đội ngũ, Style-Phong cách, Shared Values-Giá trị được chia sẻ. Mỗi một tổ chức đều có đầy đủ 7 yếu tố, chúng tồn tại ở các dạng khác nhau. Vì vậy, sẽ gặt hái được thành công nếu gây dựng 7 yếu tố trên một cách hợp lý và hài hoà.
Nhóm yếu tố cứng
Nhóm yếu tố cứng 3S sắp xếp theo thứ tự có thể thay đổi được là “Strategy”→”Structure”→”System”. Nếu có ý định làm quản lý thì có thể so sánh một cách đơn giản, dễ dàng thay đổi với 3 yếu tố này.
Mặt khác, “nhóm 4 yếu tố mềm”, ngoại trừ “Shared Value” thể thay đổi thứ tự thì “Skill” → “Staff” →”Style” lại mất nhiều thời gian để xây dựng, thay đổi hơn. Hãy thử xem 1 ví dụ cụ thể. Trường hợp công ty A mua lại công ty B và tiến hành sát nhập.
“3 yếu tố cứng” sau khi công ty A và B sát nhập, thực hiện “Chiến lược” hiệu quả hơn khi chính thức sát nhập, thay đổi “Cấu trúc” bên trong công ty, thành lập các bộ phận mới, Thay đổi của "Hệ thống" cũng rơi vào thể loại này, chẳng hạn như các quy tắc mới được ban hành và các quy định về việc tiến hành kinh doanh của thời kỳ hội nhập. Đây cũng là những hoạt động mang tính vật lý, có thể thực hiện tương đối dễ dàng.
Nhóm yếu tố mềm
Tuy nhiên, “Nhóm yếu tố mềm 4S”, “Chiến lược sát nhập” được xây dựng, “Cấu trúc” và “hệ thống” có thay đổi chăng nữa, “Kỹ năng” của công ty B sẽ du nhập từ bên ngoài vào sau khi sát nhập với công ty A đã định hình từ trước, thao tác này cũng sẽ mất thời gian. mặt khác có lẽ cũng cần bồi dưỡng “Nhân lực” bên trong của công ty A để tạo hiệu quả tổng hợp giữa “kỹ năng” vốn có và “kỹ năng” mới được du nhập vào. Hơn nữa,các “Kỹ năng” vốn có đó sau khi sát nhập thông qua việc đào tạo “Nhân sự” tạo thành “Văn hóa doanh nghiệp”, tuy nhiên kết quả của việc thay đổi “Giá trị được chia sẻ” của doanh nghiệp không phải đơn giản mà là một dự án cần nhiều thời gian và tốn nhiều công sức.
Tổ chức là một sinh vật sống, “Quản lý tổ chức” là sự kết hợp của “Yếu tố cứng 3S + Yếu tố mềm 4 S=7S”, hướng tới mực tiêu thành công trong kinh doanh, cần phải kết hợp cá chứ năng để đạt hiệu quả cao nhất.
Mô hình 7-S thực chất là phương pháp áp dụng để thích nghi nhanh chóng với sự chuyển đổi mà không phải từ bỏ lợi ích. Hai yếu tố Đội ngũ và Phong cách quản lý là những kỹ năng mềm tiêu biểu, đó là kỹ năng mềm của con người trong mối tác động tương hỗ với người khác, nó có thể làm thay đổi các yếu tố còn lại, tạo sự thích nghi với thay đổi của môi trường xung quanh. Trong trường hợp phải ứng phó trước sự thay đổi của môi trường, nhiều đơn vị thường tập trung vào đổi mới nhóm yếu tố cứng hơn là nhóm yếu tố mềm, dẫn đến tình trạng không thích nghi, khô cứng và không phát triển, thậm chí phá sản. Ngược lại, tập trung gây dựng nhóm yếu tố mềm một cách tối đa sẽ là tiền đề cho sự phát triển bền vững, bởi cơ cấu tổ chức và chiến lược chỉ phát huy được khi dựa trên nền tảng văn hóa và giá trị chuẩn mực tồn tại trong đơn vị./.
Nguồn dịch và tham khảo:
//allabout.co.jp/gm/gc/408226/
//thanhhoavci.edu.vn/vi/news/Tap-chi-day-hoc-nghe/Ap-dung-mo-hinh-7-S-trong-quan-ly-74/
Quản lý là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của một tổ chức hay bộ máy. Chức năng quản lý được thực hiện thông qua những công cụ quản lý với những nội dung quản lý nhất định mang tính chuyên môn cao. Bài viết này sẽ tìm hiểu về khái niệm, vai trò và chức năng của quản lý.
1. Quản lý là gì?
Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên [hoặc tình nguyện viên] để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực.
Nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định [tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh].
Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
2. Các cấp quản lý và hệ thống thứ bậc:
Việc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp lớn thường được chia làm 3 bậc lớn:
Quản lý cao cấp
– Yêu cầu một nguồn kiến thức rộng rãi về các vai trò và kỹ năng quản lý.
– Có nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường.
– Các quyết định của các nhà quản lý cao cấp thường mang tính dài hạn.
– Quyết định của các nhà quản lý cao cấp phải dựa trên các quá trình phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu liên quan tới nhận thức, hành vi, mức độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên.
– Có trách nhiệm với các quyết định mang tính chiến lược.
– Có khả năng vạch ra các kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.
– Về mặt bản chất, nhà quản lý cao cấp chính là người điều hành cả doanh nghiệp.
Quản lý trung cấp
– Nhà quản lý trung cấp cần có một nguồn kiến thức chuyên ngành về một số nhiệm vụ quản lý.
– Có trách nhiệm về việc thực hiện các quyết định của quản lý cấp cao.
Quản lý hạ cấp
– Cấp quản lý này có nhiệm vụ đảm bảo các kế hoạch và quyết định của hai cấp quản lý cao hơn được thực hiện.
– Các quyết định của quản lý cấp này chỉ mang tính thời vụ [ngắn kỳ].
3. Vai trò của nhà quản lý:
Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Với chức trách của mình, người quản lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản lí đều phải thực hiện:
– Vai trò giao tiếp, quan hệ:
+ Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.
+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung.
– Vai trò thông tin:
+ Thu thập thông tin từ cấp dưới.
+ Phổ biến thông tin từ cấp trên.
+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài.
– Vai trò quyết định:
+ Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý.
+ Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.
Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên giao cho, một nhà quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:
Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung:
Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty. Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể. Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên.
Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể:
Đạo đức tốt và tinh thần tập thể là hai thành phần chủ yếu của một nhóm. Bản chất của tinh thần tập thể có thể là sự nhiệt tình hứng khởi, những kết quả làm hài lòng, sự vui thích. Nó có thể bắt nguồn từ sự quan tâm dù nhỏ của nhà quản lý như một bó hoa trên bàn, một bức vẽ hài hước trên bảng thông báo, một chiếc bánh gatô. Tóm lại, những hành động như thế phải được tiến hành đủ để cho nhân viên thấy được nhà quản lý có quan tâm đến họ. Từ đó, nhân viên sẽ hết lòng hết sức vì công việc chung.
Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự:
Để hoàn thành một công việc theo cách có lợi nhất, con người luôn cần có sự an toàn. Nhà quản lý sẽ không bao giờ thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào vòng nguy hiểm, các cộng sự chính là đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm sự trợ giúp và lòng trung thành ở họ vì thế nhất thiết phải tạo cho họ niềm tin và sự an toàn.
Truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm:
Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian để cải thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn. Chính qua hành động này, nhà quản lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một nhân vật có đủ khả năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích các cộng sự hơn.
4. Chức năng của nhà quản lý:
Chức năng của nhà quản lý bao gồm:
Hoạch định
Hoạch định là việc xác lập mục tiêu và phương thức đạt tới mục tiêu. Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến mà còn để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức.
Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý. Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều. Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.
Tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý. Với một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.
Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng.
Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên.
Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên.
Lãnh đạo
Lãnh đạo là việc nhà quản lý tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
Kiểm tra
Kiểm tra là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra.
5. Các yêu cầu đối với nhà quản lý:
Các yêu cầu căn bản đối với một nhà quản lí bao gồm:
– Khả năng quản lí.
– Khả năng lãnh đạo.
– Khả năng giao tiếp.
– Khả năng truyền thông, truyền đạt lời nói/thuyết trình.
– Khả năng thích nghi/ứng phó với môi trường.
– Nắm vững kiến thức chuyên môn nghề nghiệp mình quản lý.
– Khả năng tư duy.
Các chức năng của nhà quản lý không thay đổi nhiều xuyên suốt qua thời gian.
6. Kỹ năng và phẩm chất của nhà quản lý cần có:
Kỹ năng
Nhà quản lý nói chung cần phải có các kỹ năng sau:
– Kỹ năng kỹ thuật, chuyên môn: khả năng thực hiện một công việc cụ thể
– Kỹ năng tư duy, nhận thức: khả năng nắm bắt, nhận thức thông tin, cơ hội, nguy cơ
– Kỹ năng nhân sự: khả năng giao tiếp, lãnh đạo, động viên…
Tùy vào nhà quản lý đang ở vị trí nào mà yêu cầu đối với các kỹ năng đó có thể khác nhau.
Phẩm chất
– Có khả năng giao tiếp tốt với mọi người.
– Có khả năng ra quyết định một cách nhanh chóng.
– Có tính logic, phân tích và lập luận một cách chặt chẽ.
– Có khả năng động viên và lãnh đạo mọi người.
– Có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng và không rời khỏi khi công việc chưa hoàn thành.
– Có khả năng thuyết phục mọi người làm việc.
– Có khả năng ra những mệnh lệnh.
– Có một khả năng về chuyên môn nhất định.