Tài khoản sổ cái là gì

Sổ cái đại diện cho hệ thống lưu trữ hồ sơ dữ liệu tài chính của một công ty, với hồ sơ tài khoản ghi nợ và ghi có được xác thực bằng bảng cân đối thử. Nó cung cấp hồ sơ về từng giao dịch tài chính diễn ra trong suốt vòng đời của một công ty hoạt động và nắm giữ thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty. Dữ liệu giao dịch được tách biệt, theo loại, thành các tài khoản cho tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

Lưu ý:

- Sổ cái là nền tảng của hệ thống kế toán ghi sổ kép của một công ty.

- Tài khoản sổ cái bao gồm tất cả các dữ liệu giao dịch cần thiết để lập báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.

- Các giao dịch trên sổ cái là bảng tổng hợp các nghiệp vụ được thực hiện dưới dạng ghi sổ vào các tài khoản trên sổ cái.

- Bảng cân đối thử là một báo cáo liệt kê mọi tài khoản trên sổ cái và số dư của tài khoản đó, giúp việc điều chỉnh và xác định sai sót dễ dàng hơn trong khi kiểm tra .

Là một nhân viên kế toán đòi hỏi bạn cần hiểu rõ về sổ cái. Tuy nhiên sẽ có những người không hiểu sâu về thuật ngữ này Vậy sổ cái là gì? Sổ cái mang những đặc trưng như thế nào?

Sổ cái được biết đến như một thuật ngữ chuyên dùng trong các nghiệp vụ kế toán. Chúng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tròng bài viết ngày hôm nay hãy cùng dichvuluat.vn tìm hiểu xem sổ cái là gì? Chúng có đặc trưng và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp nhé!

Khái niệm và ý nghĩa về sổ cái dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức ban đầu liên quan đến sổ cái. Vì vậy đừng lướt qua mà hãy đọc hiểu thật kỹ nhé!

Vậy sổ cái là gì? Trước tiên, trong tiếng anh sổ cái thường được gọi là ledger. Hay còn được gọi là sổ kế toán tổng hợp những nghiệp vụ tài chính phát sinh dựa theo tài khoản kế toán. Đó có thể là tài sản, vốn chủ đầu tư, doanh thu, chi phí sản xuất,…Với mỗi tài khoản sẽ đều được mở một hoặc nhiều trang trong sổ cái nhằm ghi chép thông tin theo từng niên độ tháng, quý, năm. 

Tóm lại, sổ cái kế toán là sổ kế toán tổng hợp, được sử dụng để ghi chép mọi thông tin giao dịch của doanh nghiệp trên từng tài khoản. Những số liệu có trong sổ cái sẽ được người phụ trách tổng hợp lại, đến cuối mỗi kỳ sổ sẽ bị khóa lại. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể phản ánh được tình hình kinh doanh, tài sản đang có. Có thể dùng số liệu này để kiểm tra sự chênh lệch, từ đó nắm được tình hình tổng quát nhất.

Sổ cái là sổ được sử dụng để ghi chép mọi thông tin giao dịch của doanh nghiệp trên từng tài khoản

Khi bắt đầu bất kỳ một công việc nào, bạn cần hiểu rõ chúng có ảnh hưởng và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp. Sổ cái cũng vậy, chúng mang những ý nghĩa quan trọng:

• Cơ sở để các kế toán viên dựa theo và làm báo cáo tài chính tuân thủ theo pháp luật.
• So sánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng xác định được đang thu về lợi nhuận hay thua lỗ. Để từ đó, đưa ra những chiến lược kinh doanh khác cụ thể, phù hợp hơn.
• Là cơ sở để doanh nghiệp có những quyết định khác nhau nhờ vào:

• Tình hình doanh thu [lỗ/lãi];
• Những khoản thu chi bất thường được phát hiện và làm rõ;
• Sự rõ ràng về các con số;
• Việc tra cứu, đối chiếu dễ dàng hơn

Sổ cái được sử dụng để so sánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Vậy những đặc trưng cơ bản của sổ cái kế toán là gì? Hãy hiểu rõ về chúng để chắc chắn rằng bạn đang làm đúng yêu cầu công việc:

• Có thể mở linh hoạt một hoặc nhiều trang liên tiếp liền kề trong sổ cái. Mục đích để ghi chép đầy đủ, khoa học trong một niên độ kế toán.
• Sổ cái được mở cho từng tài khoản khác nhau ở doanh nghiệp.
• Mọi số liệu về đầu kỳ, cuối kỳ hay biến động đều được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ cái tài khoản.
• Thông tin sẽ được hệ thống hóa dựa theo từng đối tượng khác nhau hoặc theo tài khoản mở sổ.
• Sổ cái được xem như cuốn lịch sử thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp.
• Sổ cái cho phép mở đối với bất kỳ loại tài khoản nào.

Sổ cái được xem như cuốn lịch sử thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều loại sổ cái khác nhau, mỗi loại đều mang một mục đích sử dụng khác nhau của doanh nghiệp. Dưới đây là là những loại sổ cái phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:

Phân chia theo hình thức, sổ cái có 5 loại sau:

• Hình thức nhật ký chung;
• Hình thức nhật ký – sổ cái;
• Hình thức trên máy tính;
• Hình thức nhật ký chứng từ;
• Hình thức chứng từ ghi sổ.

Trong đó có 2 loại mẫu sổ cái được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đó là Hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ.

Dựa theo nội dung, sổ cái kế toán được phân chia như sau:

• Sổ tổng hợp;
• Sổ chi tiết;
• Sổ tổng hợp và chi tiết

Sổ cái kế toán phân chia theo nội dung

Nội dung dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái kế toán dựa theo hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ. Vậy cụ thể cách ghi này khác nhau như thế nào? Cùng theo dõi nhé!

Sổ cái ghi theo hình thức nhật ký chung sẽ có quy định cụ thể, thống nhất dựa theo mẫu, gồm có:

• Cột A: Ngày tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Số hiệu và ngày nhân viên kế toán lập chứng từ.
• Cột D: Những nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi rõ ràng.
• Cột E: Chú thích rõ số trang trong sổ Nhật ký chung.
• Cột G: Số thứ tự dòng ứng với số ghi trong Nhật ký chung.
• Cột H: Số hiệu tài khoản đối ứng
• Cột 1, 2: Số tiền phát sinh của bên Nợ hoặc bên Có dựa theo từng nghiệp vụ kinh tế.

Đầu tháng, nhân viên kế toán có nhiệm vụ ghi lại số dư đầu kỳ tại dòng trên cùng của cột nợ hoặc có.

Cuối tháng, Tính ra số dư dựa theo số tiền phát sinh tại bên nợ hoặc bên có. Đây cũng sẽ là cơ sở để nhân viên kế toán lập bảng cân đối tài chính và làm báo cáo.

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chung

Hình thức nhật ký chứng từ sẽ có những loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký chứng từ;
• Bảng thống kê;
• Sổ cái kế toán;
• Sổ kế toán chi tiết;

Ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ có quy định như sau:

• Hàng ngày: Kế toán viên phải lấy số liệu của các chứng từ kế toán để ghi vào nhật ký chứng từ. Số liệu này sẽ phải là số liệu được kiểm tra và thông qua. Đó sẽ là những số liệu về chi phí sản xuất, các phí phát sinh, chi phí quản lý,…
• Cuối tháng: Nhân viên kế toán có trách nhiệm khóa sổ, các số liệu được sử dụng để đối chiếu và kiểm tra so với các loại hồ sơ. Sau khi đã được thông qua, các số liệu được ghi vào sổ cái. Bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lập theo từng tài khoản.

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chứng từ

Trên đây là những thông tin chi tiết giải thích về thuật ngữ số cái là gì? Thông qua đó cho bạn đọc thấy được đặc trưng và ý nghĩa của sổ cái đối với mỗi doanh nghiệp. Mong rằng bài viết này, dichvuluat.vn đã cho bạn có một cái nhìn cụ thể nhất về sổ cái. Cảm ơn và chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp của mình.