Tôi có một trang tính có 122 dòng X 13 cột, kích thước 12 phông chữ, mặc dù điều này đã xảy ra trong quá khứ với các trang tính có kích thước khác nhau. Excel đã tự ý chia trang tính thành 5 trang trở xuống & 2 cột rộng bằng 10 trang tổng cộng. Tôi đã cố gắng biến điều này thành – giả sử 2 hoặc 3 trang và quan trọng nhất – rộng một trang. Tôi đã làm điều này với hàng trăm trang tính lớn hơn, nhìn chung không có vấn đề gì. Tuy nhiên, khi tôi cố gắng điều chỉnh các trang theo bất kỳ cách nào, tôi nhận được điều đáng sợ là xử lý một trang trên mỗi ô trong bản xem trước ngắt trang trong đó mỗi ô được chỉ định trang riêng của nó, để lại cho tôi hàng nghìn trang in của mỗi ô. Tôi đặt lại vùng in thành một ô và mở rộng ra;
NateO
Huyền thoạiTham gia ngày 17 tháng 2 năm 2002Tin nhắn9,700
- 13 Tháng tư 2011
- #2
DPI của bạn được đặt thành bao nhiêu trong Tùy chọn thiết lập trang?
Nnew4me
Thành viên mới
Tham gia ngày 20 tháng 11 năm 2002Messages47
- 13 Tháng tư 2011
- #3
NateO nói DPI của bạn được đặt thành bao nhiêu trong Tùy chọn thiết lập trang? Bấm để mở rộng
Nó thường là 600. Đối với điều này, nó là 300. Tôi đã thay đổi nó thành nhiều cài đặt khác nhau và nó không giúp được gì. Tôi đang in sang pdf
NateO
Huyền thoạiTham gia ngày 17 tháng 2 năm 2002Tin nhắn9,700
- 13 Tháng tư 2011
- #4
300, theo kinh nghiệm của tôi, không hoạt động. Điều đó có nghĩa là bạn có Trình điều khiển In không tương thích - hãy tìm một Trình điều khiển khác
NateO
Huyền thoạiTham gia ngày 17 tháng 2 năm 2002Tin nhắn9,700
- 13 Tháng tư 2011
- #5
Bạn đang nói rằng Trình điều khiển In của bạn là Phần bổ trợ PDF? Nếu bạn thường in dữ liệu/công việc của mình trong Excel, tôi chắc chắn rằng bạn đã gặp phải vấn đề in nhiều trang thay vì một trang Đôi khi, thật khó chịu khi một trang mới được in chỉ để chứa thêm một vài dòng dữ liệu [điều này cũng dẫn đến lãng phí giấy] Có một số kỹ thuật đơn giản mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu Excel của bạn được in trên một trang [hoặc số lượng trang ít hơn trong trường hợp bạn đang in một báo cáo lớn] Trong hướng dẫn Excel này, tôi sẽ chia sẻ một số phương pháp bạn có thể sử dụng để in trang tính Excel trên một trang. Bạn có thể sử dụng kết hợp các phương pháp này để đạt hiệu quả tốt nhất Vậy hãy bắt đầu Hướng dẫn này bao gồm
- Kiểm tra số lượng trang sẽ được in [Xem trước]
- Các cách để điều chỉnh và in trang tính Excel trong một trang
- Điều chỉnh chiều rộng cột [hoặc chiều cao hàng]
- Thay đổi tỷ lệ [Vừa tất cả hàng/cột trong một trang]
- Ẩn hoặc Xóa Hàng/Cột
- Thay đổi hướng trang
- Thay đổi lề trang
- Giảm cỡ chữ
- Chỉ in Dữ liệu đã chọn [hoặc Đặt vùng in]
- [Phần thưởng] Thêm ngắt trang
Kiểm tra số lượng trang sẽ được in [Xem trước]
Trước khi bạn bắt đầu tối ưu hóa cài đặt để in công việc Excel trong một trang tính, tốt nhất bạn nên kiểm tra trạng thái hiện tại bằng Print Preview
Đừng lo. Bạn không phải in bất cứ thứ gì cho việc này. Bạn có thể chỉ cần kiểm tra xem bản in sẽ trông như thế nào và số lượng tờ sẽ được in
Điều này cho phép bạn hiểu những điều bạn có thể thay đổi để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng số lượng giấy tối thiểu trong khi vẫn giữ cho báo cáo in của bạn đẹp và dễ đọc
Dưới đây là các bước sử dụng Print Preview để xem tác vụ in cuối cùng trông như thế nào
- Nhấp vào tab Tệp
- Nhấp vào Tùy chọn in
Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Control + P [Command + P nếu dùng Mac]
Thao tác này sẽ mở trang Xem trước bản in nơi bạn có thể xem có bao nhiêu trang sẽ được in và những gì sẽ được in trên mỗi trang
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để chuyển đến trang tiếp theo/trang trước khi ở chế độ Xem trước bản in
Các cách để điều chỉnh và in trang tính Excel trong một trang
Bây giờ, hãy xem một số phương pháp bạn có thể sử dụng để khớp tất cả dữ liệu trong một trang tính trên một trang và sau đó in báo cáo của bạn trên một trang [hoặc số lượng trang ít hơn]
Điều chỉnh chiều rộng cột [hoặc chiều cao hàng]
Trong nhiều trường hợp, bạn không cần cột quá rộng
Và vì đây là yếu tố quyết định trực tiếp lượng dữ liệu được in trên một trang, nên bạn có thể tiết kiệm rất nhiều giấy bằng cách giảm chiều rộng cột
Nhưng sau đó, làm thế nào để bạn biết liệu bạn đã làm đủ hay chưa?
Để thực hiện việc này dễ dàng, bạn có thể sử dụng Chế độ xem bố cục trang trong Excel – hiển thị cho bạn trong thời gian thực lượng dữ liệu sẽ được in trên mỗi trang trong báo cáo của bạn
Dưới đây là các bước để vào chế độ Bố cục trang và sau đó giảm chiều rộng cột
- Bấm vào tab Xem trong dải băng
- Trong nhóm Chế độ xem sổ làm việc, nhấp vào tùy chọn 'Bố cục trang'. Thao tác này sẽ thay đổi cách hiển thị dữ liệu [và bạn sẽ thấy tỷ lệ ở trên cùng và bên trái của trang tính]
- Giảm chiều rộng cột để vừa với dữ liệu trên một trang. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ ở cạnh của con trỏ trên tiêu đề cột mà bạn muốn giảm kích thước. Sau đó nhấp và kéo
Khi bạn có tất cả dữ liệu trên một trang, bạn có thể tiếp tục và in nó
Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy rằng dữ liệu trong một ô bị cắt và không được hiển thị đầy đủ. Điều này thường xảy ra khi bạn thay đổi độ rộng cột. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách bật tùy chọn Wrap text trong Excel
Để quay lại chế độ xem bình thường [và thoát khỏi chế độ xem Bố cục trang], hãy nhấp vào tab Chế độ xem rồi nhấp vào 'Bình thường'
Thay đổi tỷ lệ [Vừa tất cả hàng/cột trong một trang]
Excel có một tùy chọn tích hợp cho phép bạn thay đổi tỷ lệ trang tính theo cách phù hợp với nhiều hàng/cột hơn trên một trang
Khi bạn làm điều này, nó chỉ đơn giản là thu nhỏ mọi thứ để vừa với tất cả các cột hoặc hàng trong một trang
Giả sử bạn có một trang tính trong đó các cột tràn sang trang tiếp theo khi được in
Dưới đây là các bước để thu nhỏ trang tính trong khi in
- Nhấp vào tab Tệp
- Bấm vào In [hoặc sử dụng phím tắt – Control + P]
- Trong cửa sổ In, nhấp vào tùy chọn Thu nhỏ [đây là tùy chọn cuối cùng bên trái]
- Nhấp vào bất kỳ một trong các tùy chọn
- Fit Sheet trên một trang
- Fir tất cả các cột trên một trang
- Khớp tất cả các hàng trên một trang
Các bước trên sẽ chia tỷ lệ trang tính cho vừa với trang [dựa trên những tùy chọn bạn đã chọn]. Bạn cũng sẽ có thể xem dữ liệu sẽ trông như thế nào trong bản xem trước trang tính ở bên phải
Tùy chọn ‘Fit Sheet on One Page’ phù hợp khi bạn chỉ có một vài hàng/cột tràn ra ngoài. Trong trường hợp có nhiều, sử dụng tùy chọn này có thể làm cho dữ liệu được in quá nhỏ để đọc
Điều này không ảnh hưởng đến dữ liệu trang tính. Nó chỉ chia tỷ lệ dữ liệu cho mục đích in
Ẩn hoặc Xóa Hàng/Cột
Một cách thông minh khác để lấy mọi thứ trên một trang khi in là ẩn mọi cột hoặc hàng mà bạn không cần
Bạn luôn có tùy chọn hiển thị lại các mục này trong trường hợp bạn cần sau này, nhưng việc ẩn các mục này trong khi in sẽ đảm bảo rằng bạn đang tối ưu hóa không gian và sử dụng ít trang hơn để in
Để ẩn một hàng/cột, chỉ cần chọn chúng, nhấp chuột phải rồi chọn Ẩn
Một lần nữa, tốt nhất là trước tiên hãy chuyển sang chế độ Bố cục trang và sau đó thực hiện việc này. Điều này đảm bảo bạn có thể biết mình cần ẩn bao nhiêu hàng/cột để vừa với tất cả dữ liệu trên một trang trong Excel
Và đây là các bước bỏ ẩn hàng/cột trong Excel
Thay đổi hướng trang
Nếu bạn có nhiều cột và hàng hơn, bạn nên thay đổi hướng của trang trong khi in
Có hai Định hướng trong Excel;
- Dọc [mặc định trong Excel] – Nhiều hàng được in hơn cột
- Ngang - Nhiều cột được in hơn hàng
Trong trường hợp bạn có nhiều cột hơn hàng [như hình bên dưới], bạn có thể thay đổi hướng trang thành Ngang để đảm bảo dữ liệu của bạn vừa vặn và được in trên một trang
Dưới đây là các bước để thay đổi hướng trang trong Excel
- Nhấp vào tab Bố cục trang
- Trong nhóm Page Setup, nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại. Thao tác này sẽ mở hộp thoại 'Cài đặt trang'
- Nhấp vào tab Trang trong hộp thoại [nếu chưa được chọn]
- Trong tùy chọn Định hướng, chọn Cảnh
- Nhấp vào OK
Bây giờ bạn có thể vào Print Preview và xem báo cáo được in của bạn trông như thế nào
Phím tắt để mở hộp thoại Page Setup ALT + P + S + P [nhấn liên tiếp các phím này]
Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi hướng trong cửa sổ Xem trước bản in bằng cách chọn Hướng ngang từ trình đơn thả xuống trong cài đặt
Thay đổi lề trang
Đôi khi, bạn chỉ có một hoặc hai cột bổ sung đang được in trên một trang mới [hoặc một vài hàng bổ sung đang tràn sang trang tiếp theo]
Một chút điều chỉnh trong lề Trang có thể giúp bạn khớp mọi thứ trên một trang
Nếu bạn đang thắc mắc lề trang là gì – khi bạn in một trang tính Excel, mọi trang được in sẽ có một số khoảng trắng ở các cạnh. Điều này là do thiết kế để đảm bảo dữ liệu trông đẹp khi được in
Bạn có tùy chọn để giảm khoảng trắng này [lề trang] và chứa nhiều dữ liệu hơn trên một trang
Dưới đây là các bước giảm lề trang trong Excel
- Nhấp vào tab Bố cục trang
- Trong nhóm Page Setup, nhấp vào ‘Margins’
- Nhấp vào Thu hẹp
Các bước trên sẽ làm giảm lề trang và bạn có thể thấy một số hàng/cột thừa bị chèn ép trên cùng một trang
Trong trường hợp bạn muốn giảm thêm lề trang, hãy nhấp vào tùy chọn 'Lề' trong ruy-băng, sau đó nhấp vào 'Lề tùy chỉnh'. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thiết lập trang nơi bạn có thể điều chỉnh thêm lề
Giảm cỡ chữ
Một cách đơn giản khác để nhanh chóng tạo thêm một số hàng/cột [hiện đang tràn sang các trang bổ sung khi được in] vừa với cùng một trang có thể bằng cách giảm kích thước phông chữ
Điều này có thể cho phép bạn thay đổi kích thước một vài cột sao cho vừa với một trang khi in
Điều này có thể hữu ích khi bạn có dữ liệu in thường nằm trong phụ lục – thứ bạn cần có nhưng không ai đọc hoặc quan tâm đến nó
Chỉ in Dữ liệu đã chọn [hoặc Đặt vùng in]
Đôi khi, bạn có thể có một tập dữ liệu lớn, nhưng bạn có thể không muốn in tất cả dữ liệu đó. Có thể bạn chỉ muốn in dữ liệu đã chọn
Nếu đây là việc chỉ xảy ra một lần khi bạn muốn in nhanh dữ liệu đã chọn trong trang tính, bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách sử dụng bước bên dưới
- Chọn dữ liệu muốn in
- Nhấp vào tab Tệp
- Bấm vào In [hoặc sử dụng phím tắt – Control + P]
- Trong màn hình In xuất hiện, nhấp vào tùy chọn đầu tiên trong Cài đặt
- Nhấp vào tùy chọn Lựa chọn in. Bạn sẽ nhận thấy rằng phần xem trước cũng thay đổi để chỉ hiển thị cho bạn phần sẽ được in
- Nhấp vào In
Các bước trên sẽ chỉ in tập dữ liệu đã chọn
Lưu ý rằng trong trường hợp bạn đã chọn một tập dữ liệu không thể vừa với một trang khi in, tập dữ liệu đó sẽ được in trên nhiều trang. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tỷ lệ thành 'Fit Sheet on One Page' để in lựa chọn trên một trang
Phương pháp trên là tốt khi thỉnh thoảng bạn phải in dữ liệu đã chọn
Nhưng bạn cần in cùng một lựa chọn từ nhiều trang tính, tốt hơn là bạn nên đặt vùng in. Sau khi được đặt, Excel sẽ coi Vùng in này là phần dùng để in và sẽ bỏ qua các dữ liệu khác trên trang tính
Dưới đây là các bước thiết lập vùng in trong Excel
- Chọn dữ liệu mà bạn muốn đặt làm vùng in
- Nhấp vào tab Bố cục trang
- Trong nhóm Page Setup, nhấp vào tùy chọn Print Area
- Nhấp vào Đặt vùng in
Đó là nó
Bây giờ khi bạn thử in một trang tính, chỉ vùng in sẽ được in [và chỉ vùng này sẽ được hiển thị trong Bản xem trước khi in]
[Phần thưởng] Thêm ngắt trang
Trong trường hợp bạn có một tập dữ liệu lớn. rõ ràng là nó không thể vừa với một trang và việc in toàn bộ dữ liệu này sẽ chiếm nhiều trang
Bạn có thể thêm dấu ngắt trang trong Excel để cho Excel biết nơi dừng in trên trang hiện tại và chuyển phần còn lại sang trang tiếp theo
Dưới đây là các bước để thêm ngắt trang trong Excel
- Chọn ô mà bạn muốn chèn dấu ngắt trang. Từ ô này trở đi, mọi thứ sẽ được in trên trang tiếp theo
- Nhấp vào tab Bố cục trang
- Trong nhóm Page Setup, nhấp vào tùy chọn Breaks
- Nhấp vào Chèn ngắt trang
Các bước trên sẽ thêm ngắt trang và mọi thứ trước ngắt trang sẽ được in trong một trang tính và dữ liệu còn lại trong các trang tính khác
Lưu ý rằng trong trường hợp bạn đã đặt vùng in, nó sẽ được ưu tiên hơn ngắt trang
Vì vậy, đây là những phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để khớp dữ liệu vào một trang và in bảng tính Excel trên một trang. Trong trường hợp bạn có nhiều dữ liệu, việc in dữ liệu trên một trang có thể không hợp lý, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng các phương pháp trên để giảm thiểu việc sử dụng giấy và sắp xếp cùng một dữ liệu vào ít trang hơn