Bảng chấm công là một căn cứ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc hay nghỉ hưởng chế độ BHXH, để đánh giá sự chuyên cần, tích cực,chăm chỉ, hiệu quả công việc của từng nhân viên, qua đó làm cơ sở để tính lương.
Xem Nhanh
- Quy định về mẫu bảng chấm công
- Bảng chấm công theo mẫu dùng chung cho nhiều trường hợp
- Hướng dẫn điền Bảng chấm công
Quy định về mẫu bảng chấm công
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 200 và Điều 10 Thông tư 133:
Các căn cứ kế toán đề thuộc loại hướng dân [không bắt buộc], doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với các đặc điểm hoạt động và yêu cầu cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hưởng dẫn Luật Kế toán.
Hoặc áp dụng theo bảngchấm công ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200.
Bảng chấm công theo mẫu dùng chung cho nhiều trường hợp
Mẫu bảng chấm công ngày bằng Excel
TÊN ĐƠN VỊ:
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng. năm 20..
Ký hiệu chấm công:
- Ốm, điều dưỡng: Ô
- Con ốm: Cô
- Thai sản: TS
- Tai nạn: T
- Chủ nhật CN
- Nghỉ lễ NL
- Nghỉ bù: NB
- Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
- Nghỉ không lương: K
- Ngừng việc: N
- Nghỉ phép: P
- Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
- Làm nửa ngày công: NN
Ngàytháng.năm.
Người chấm công[Ký, họ tên] Phụ trách bộ phận
[Ký, họ tên] Giám đốc
[Ký, họ tên]
Mục đích lập bảng chấm công
Bảng chấm công được dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc hay nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người, quản lý lao động trong đơn vị.
Phương pháp và trách nhiệm ghi bảng chấm công
Mỗi bộ phận [phòng, ban, tổ hay nhóm] phải lập chấm công hàng tháng.
Hàng ngày tổ trưởng [trưởng ban, phòng hay nhóm] hay người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện chấm công cho từng người trong ngày ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ ngày 1 đến ngày 31 theo các ký hiệu đúng trong chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công được lưu tại phòng [ban, tổ] của kế toán cùng các chứng từ có liên quan.
Phương pháo chấm công
Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị sử dụng một trong các phương pháp chấm chông sau:
- Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hay làm việc khác như hội nghị, họp thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó của bảng chấm công
- Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện của công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ được hưởng lương thời gian nhưng không phải thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm NB và vẫn tính trả lương theo thời gian.
Cần chú ý hai trường hợp:
Nếu trong ngày, người lao động làm hai việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc được chiếm nhiều thời gian nhất.
Nếu trong ngày người lao động làm hai việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc được diễn ra trước.
XEM THÊM:Mẫu bảng lương excel cơ bản dùng cho nhiều loại doanh nghiệp
Hướng dẫn điền Bảng chấm công
1. Hàng ngày, trưởng phòng, ban hay bộ phận, hoặc người được ủy quyền căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện chấm công theo bảng chấm công cho từng người trong ngày, đồng thời ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
2. Phương pháp chấm công:
Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất và kinh doanh của từng đơn vị để thực hiện phương pháp chấm công thích hợp và hiệu quả.
Mẫu Bảng chấm công trên đây được thực hiện chấm công theo ngày. Theo đó, người lao động làm việc tại đơn vị hay làm các việc khác như học tập, hội nghị, nghỉ chế độ, thì dùng ký hiệu tương ứng để chấm công cho ngày hôm đó.
3. Bảng chấm công thể hiện rõ ràng số ngày trong tháng [tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng]. Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần đó. Việc lập bảng chấm công chi tiết sẽ tạo thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.
4. Người lao động làm việc tại đơn vị có đủ thời gian theo hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sẽ được tính là 1 công và đánh dấu x vào ngày đó.
Các trường hợp khác đánh dấu theo các ký hiệu tương ứng.
5. Tổng hợp tính công theo tháng [Từ cột 35 cột 39]:
- SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động đó;
- P: Tổng số ngày người lao động đã xin nghỉ phép trong tháng;
- L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo đúng quy định của Nhà nước [ban gồm ngày nghỉ chính thức, ngày nghỉ bù];
- Ô: Tổng số ngày người lao động nghỉ do ốm trong tháng [nếu có];
- CĐ: Tổng số ngày người lao động được nghỉ hưởng chế độ trong tháng [du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, lao động nghĩa vụ,nghỉ không hưởng lương]
6. Cuối tháng, người chấm công, hoặc người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan [Đơn xin nghỉ mát và Đơn xin nghỉ việc không hưởng lương,] về bộ phận kế toán kiểm tra và đối chiếu.
Bộ phận kế toán dựa vào đó xây dựng bảng lương tháng trả cho người lao động và trình cùng Bảng chấm công này lên Giám đốc/Tổng Giám đốc ký phê duyệt.
KẾT LUẬN:
Bảng chấm công là một dạng văn bản được sử dụng trong việc tính lương cho người lao đông. Hy vọng với những chia sẻ mà chúng tôi đã đề cập ở trên, sẽ giúp ích được mọi người trong công việc.