Mỗi ngày chúng tôi sử dụng các ứng dụng cho phép chúng tôi quản lý dữ liệu đúng cách với nhiều chức năng và tính năng được phát triển với mục đích tự động hóa các quy trình. Một trong những ứng dụng này là Word, trong phiên bản 2013 hoặc 2016, cung cấp cho chúng tôi nhiều tùy chọn để tạo các tài liệu độc đáo với mức độ tùy biến và hiệu suất cao.
Chúng ta thường thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong Word như chỉnh sửa văn bản, tạo bảng hoặc nhập satos và một trong những cách chúng ta tiết kiệm thời gian để không lặp lại các tác vụ này là tạo các macro thực hiện nhiệm vụ cho chúng ta. Solvetic vào ngày này sẽ phân tích cách tạo macro trong Word 2016 nhưng quy trình tương tự này áp dụng cho Word 2013 hoặc 2010.
Một vĩ mô là gì?
Một macro về cơ bản là một chuỗi các lệnh và hướng dẫn được nhóm lại trong cùng một lệnh để hoàn thành một nhiệm vụ tự động. Cách dễ nhất để tạo macro là cho phép Word ghi lại mọi hành động chúng ta thực hiện và sau đó thực hiện các hành động mong muốn liên quan đến chỉnh sửa dữ liệu trong Word. Sau khi được ghi lại, chúng ta có thể bảo Word lặp lại những gì chúng ta làm bất cứ lúc nào.
1. Tạo một macro trong Word 2016 hoặc 2013
Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ tạo một macro tự động tạo bảng trong Word. Đây có thể là một trường hợp khá đối với các trường hợp chúng ta phải tạo một bảng mới trong Word vì chúng ta sẽ tránh thực hiện quy trình này theo cách thủ công hoặc sao chép và dán một bảng hiện có.
Để tạo macro trong Word, chúng tôi chuyển đến menu View, nhóm Macros và từ các tùy chọn được hiển thị, chúng tôi chọn tùy chọn Ghi macro:
Nhấp vào nút này sẽ hiển thị cửa sổ sau:
Ở đó chúng tôi chỉ ra tên của macro và điều quan trọng cần nhớ là tên không được chứa khoảng trắng. Chúng ta có thể thấy rằng để thực hiện macro của chúng ta, chúng ta có hai tùy chọn:
Nút
Nếu chúng tôi chọn tùy chọn này, một cửa sổ bật lên mới sẽ được hiển thị. Việc này có vẻ phức tạp nhưng chỉ Word mới cho phép bạn thêm nút vào thanh truy cập nhanh và chạy macro trực tiếp từ đó.
Bước 1
Nếu chúng ta nhấp vào tab Nút, cửa sổ sau sẽ được hiển thị:
Bước 2
Ở đó chúng tôi chọn tên của macro của chúng tôi và nhấp vào nút Thêm để nó được thêm vào cột Tùy chỉnh của thanh công cụ truy cập nhanh. Khi điều này được thực hiện, chúng ta có thể thấy macro của mình trong cột đó:
Bước 3
Ở đó chúng tôi sẽ chọn nó và nếu chúng tôi muốn thiết lập một biểu tượng tùy chỉnh, chúng tôi sẽ nhấp vào nút Sửa đổi ở phía dưới và cửa sổ sau sẽ được hiển thị nơi chúng tôi sẽ chọn biểu tượng mong muốn:
Bước 4
Khi biểu tượng được chọn, nhấp vào OK và chúng ta có thể thấy nút macro đã được đặt trong thanh truy cập nhanh Word [phía trên bên trái]:
Ở đó, chỉ cần nhấp vào nó để bắt đầu quá trình ghi macro.
Bàn phím
Nếu chúng tôi chọn tùy chọn này, có thể ghi lại macro trong Word 2016 hoặc 2013 bằng cách sử dụng tổ hợp phím tùy chỉnh.
Để thực hiện việc này, nhấp vào tab này và trong cửa sổ được hiển thị, đi đến trường Phím tắt mới và ở đó chúng tôi sẽ nhập kết hợp mong muốn bằng cách nhấn trực tiếp vào bàn phím vật lý và nó sẽ được tự động tải:
$config[ads_text5] not foundNhấp vào nút Assign để xác định kết hợp này và chúng tôi sẽ thấy rằng thay đổi được áp dụng. Nhấp vào Đóng để lưu các thay đổi chung.
2. Ghi macro Word 2016
Khi chúng tôi xác định cách chúng tôi muốn ghi lại macro, chỉ cần nhấn nút hoặc sử dụng tổ hợp phím và bắt đầu quá trình chỉnh sửa trong Word, trong trường hợp này là tạo bảng:
Khi chúng tôi hoàn thành các trường mong muốn, chúng tôi quay lại menu View, nhóm Macros và ở đó chúng tôi chọn tùy chọn Dừng ghi:
$config[ads_text5] not foundBằng cách này, toàn bộ quá trình chúng tôi đã làm sẽ được ghi lại trong macro. Bây giờ chúng ta có thể sử dụng tổ hợp phím hoặc nhấn nút và chúng ta sẽ thấy rằng mọi thứ hoặc những gì chúng ta đã làm sẽ được tạo tự động:
Bằng cách này, macro giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian.
3. Sửa đổi một macro trong Word 2016 hoặc 2013
Nếu vì lý do nào đó, chúng tôi phải sửa đổi macro đã tạo, chúng tôi quay lại tùy chọn Vista / Macros và ở đó chúng tôi chọn tùy chọn Xem macro:
Chọn macro đã tạo và nhấp vào nút Sửa đổi và cửa sổ VBA sau [Visual BASIC] sẽ được hiển thị nơi chúng tôi có thể thực hiện các thay đổi tương ứng:
4. Xóa macro Word 2016 hoặc 2013
Nếu chúng tôi muốn xóa bất kỳ macro đã tạo, chỉ cần quay lại Vista / Macros và ở đó chúng tôi chọn tùy chọn Xem macro, nơi chúng tôi sẽ chọn macro của chúng tôi và nhấp vào nút Xóa:$config[ads_text5] not found
Thông báo sau sẽ được hiển thị. Ở đó chúng tôi bấm vào nút Có để xác nhận hành động.
5. Cho phép macro có sẵn cho tất cả các tài liệu Word 2016 hoặc 2013
Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể muốn một macro nhất định được bật cho tất cả các mẫu Word chứ không chỉ cho tài liệu đang hoạt động.
Trong trường hợp này một lần nữa trong tuyến Vista / Macros, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Xem macro ở đó chúng tôi nhấp vào macro của chúng tôi và nhấp vào nút Sắp xếp và cửa sổ sau sẽ được hiển thị:
$config[ads_text6] not foundỞ đó chúng tôi chọn macro trong cột tương ứng và nhấp vào nút Sao chép để nó có sẵn trong tất cả các tài liệu.
$config[ads_text5] not foundChúng ta có thể thấy các macro trở thành một trợ giúp tuyệt vời khi tối ưu hóa các tác vụ trong Word 2016 hoặc 2013 và do đó cho phép chúng tôi thực hiện nhiều tác vụ quản lý hơn.